1. KELENGKAPAN KLINIK (STANDARDIZATION)
KUMPULAN PERUBATAN PENAWAR SDN BHD

2. PAPAN TANDA (SIGNBOARD)
Pastikan papan tanda dalam keadaan baik
dan bersih.
Lampu hendaklah di nyalakan pada waktu malam.

3. WAKTU RAWATAN
Pastikan klinik di buka mengikut waktu rawatan yang ditetapkan.
Anda di arahkan untuk bersedia ½ jam lebih awal sebelum waktu
klinik di buka.

4. ALAS KAKI Alas kaki mesti berada di depan pintu masuk klinik.
Pastikan alas kaki di bersihkan sebelum dan selepas klinik operasi.
Bagi klinik 24 jam kebersihan adalah pada setiap shift.

5. PINTU MASUK
Sentiasa pastikan pintu di bahagian depan ada ditandakan TOLAK & TARIK bagi kemudahan pesakit.

6. KEMUDAHAN RAWATAN (FACILITIES)
Pastikan kemudahan rawatan yang disediakan ada tertera di bahagian depan cermin

7. PERALATAN KECEMASAN Fire Extinguisher
Digantung di bahagian dinding klinik.
Wheel Chair
Hendaklah di letakkan di bahagian penjuru depan klinik
FIRE
EXTINGUISHER
WHEEL
CHAIR

8. LAMPU KECEMASAN Pastikan berfungsi.
Lampu ini akan terpasang secara automatik apabila elektrik tiada.
Semasa elektrik hidup, lampu ini berada dalam status di‘charge’.

9. KABINET KAD Mesti senantiasa dalam keadaan baik dan bersih.
Pastikan setiap drawer ditanda dengan huruf dan nombor lokasi bagi pesakit panel dan tunai.

10. KAD PESAKIT
Pastikan selepas kad pesakit di keluarkan, diletakkan semula mengikut lokasi yang di tetapkan.

11. JAM DINDING
Pastikan jam dinding berada dalam keadaan baik dan mengikut waktu sebenar.

12. MEJA PENDAFTARAN
Pastikan berada dalam keadaan baik dan kemas sentiasa.

13. SOFA
Kedudukan sofa hendaklah diselang – selikan dengan warna merah dan biru.
Segala kekotoran hendaklah di bersihkan dengan segera.

14. PAPAN HIJAU (GREEN BOARD)
Pastikan digunakan bertujuan untuk mempromosi dan maklumat terkini.

15. DISPENSARI
Pastikan ruangan dispensari berada dalam keadaan kemas supaya pelanggan selesa untuk menerima ubat yang diberikan.
Setiap pesakit tunai diberikan resit tunai.

16. DISPENSARI UBATAN Kemas dan tersusun.
Setiap ubat yang telah di bungkus di letakan dalam bakul yang di sediakan dengan tanda nama ubat.

17. PETI AIS
Pastikan peti ais hanya di gunakan untuk simpanan ubat sahaja.
Dilarang sama sekali staf menyimpan barang makanan dalam peti ais.
Pastikan rekod suhu sentiasa berupdate= Waktu pagi dan 5.00 petang
Pastikan termometer jangka suhu OK (4’C – 10’C)

18. SINKI
Pastikan bersih.
Sinki hendaklah sentiasa kosong kecuali Handwash sahaja dibenarkan..

19. POSTER RANGKAIAN POLIKLINIK PENAWAR
Diletakkan di bahagian cermin depan dispensari.
Bagi tujuan maklum pelanggan.

20. SOP
Pastikan prosidur kerja di tampal berdekatan dengan kerja yang hendak dilakukan.
Ia bertujuan sebagai panduan kepada staf semasa bekerja.

21. KEMPEN
Kempen prihatin pelanggan. ‘HIJAU’ berpuas hati, dan ‘MERAH’ tidak berpuas hati.
Talian aduan.
Perlantikkan sebagai panel klinik.

22. TELEVISION Penggunaan TV adalah untuk pesakit.
Staf dilarang menonton TV semasa bertugas.

23. TONG SAMPAH
Pastikan sampah-sarap tidak dibuang merata tempat dan berada di dalam tong sampah yang disediakan.

24. SISTEM PENTADBIRAN KLINIK
KUMPULAN PERUBATAN PENAWAR SDN BHD

25. KEBERSIHAN KLINIK Setiap shift mesti melakukan pembersihan.
Kotoran ketara mesti di bersihkan serta merta.
Pewangi digalakkan.
Keperluan pembersihan sentiasa ada. Jika tiada, perlu di beli.
Tanggungjawab semua.
Lantai – carpet & tiles.
Tandas – digalakkan guna pewangi & sabun.
Dispensari – almari pameran & rak bebas dari habuk.
Singki – tuala tangan.
Bilik rawatan – kemaskini peralatan & susun.
Kaki lima – disapu & mop.
Bilik doktor – meja & peralatan kemas dan bersih.
Siling & dinding – sawang dibersihkan.
Perabot & alatan elektrik – sofa, meja, kipas, peti ais dll.

26. MAINTENANCE
Sebarang kerosakan perlu diberitahu kepada Ketua Cawangan secepat mungkin untuk diambil tindakan samada dilaporkan ke HQ atau masukkan ke ONLINE MAINTENANCE atau tindakan Ketua Cawangan sendiri.
Kerosakan yang boleh diselesaikan sendiri, perlu mendapat kelulusan Ketua Cawangan dan beritahu ke HQ.

27. SERAH - MENYERAH
Perkara – perkara yang MESTI dilakukan pada SETIAP PERTUKARAN SHIFT / HARI
Jumlah pesakit
Jumlah pesakit tunai / panel
Jumlah wang tunai (collection)
Jumlah pemotongan & juga pecahan (perbelanjaan)
Jumlah yang dimasukkan ke bank (bank in)
Pesanan kerja / peribadi (medical check up, sampel makmal)
Kad & duit yang belum di billing
*Laporan harian hendaklah dihantar ke ibupejabat*

28. REKOD – REKOD DI KLINIK Fail Medication Report.
Rekod lokasi panel)
Trust book
Buku Locum
Buku Makmal
Buku FOMEMA
Buku Telefon
Rekod Imunisasi
Rekod Maintenance
Buku Serah Menyerah
Fail Perbelanjaan (voucher file)
Buku Kumpulan A (DDA, OCP, Ubat Mahal)
Rekod Kedatangan Doktor – TAS
Rekod Kedatangan staff – TAS
Rekod Penerimaan cek & bank in
Rekod Order Ubat (P/O & D/O)
Ringkasan Kutipan – disimpan bersama Daily Report

29. LAPORAN - LAPORAN LAPORAN HARIAN (DAILY REPORT) – ONLINE
Cara merekod pendapatan dan perbelanjaan harian
Locum
Makanan Locum
Mileage / Tambang doktor
Perbelanjaan lain / luar biasa
RINGKASAN KUTIPAN (DAILY SUMMARY)
LAPORAN KEDATANGAN (HR)

30. WANG KUTIPAN
Kesemua jumlah kutipan perlu di rekod setiap hari. Jumlah mesti sama dengan Data Komputer / laporan Harian / kiraan manual dan antara shift.
Jika masa pertukaran shift terdapat kehilangan / kekurangan wang, sila laporkan dengan segera ke Ibupejabat. Semua staf DIINGATKAN jangan menggantikan sebarang kekurangan dengan wang sendiri. Segala kekurangan atau kehilangan adalah tanggungjawab shift yang menerima.
Adalah penting untuk mengira jumlah kutipan sebelum diserahkan kepada shift berikutnya semasa pertukaran shift.
Borang serah menyerah perlu ada tandatangan orang yang menyerah dan yang menerima. Sebarang kesilapan, penerima akan bertanggungjawab.
Mencuri / pecah amanah adalah satu kesalahan di sisi undang – undang dan tindakan undang – undang akan di ambil kepada staf yang terlibat.
Semua jumlah kutipan setiap hari hendaklah di masukkan ke bank pada keesokan harinya, kecuali pada hari Ahad atau Kelepasan Am.

31. PENERIMAAN CEK DARI PANEL ATAU BIL
Sebarang bil hendaklah direkod dan dihantar ke Ibu Pejabat dengan nota kenyataan yang jelas.
Slip bank-in panel mesti di faks dan nyatakan panel mana yang membayarnya.
Tuliskan butiran dengan terang dan lengkap.
Nyatakan pembayaran dibuat bagi bulan mana.
Jika ada lampiran, sertakan dengan cek.
Bil utiliti juga perlu di hantar ke HQ & pastikan di tulis dengan lengkap

32. PANEL Bahan rujukan panel Komputer Panel Guide
Pihak CS akan mengeluarkan menghantar ke cawangan yang mengandungi maklumat panel setiap kali terdapat lantikan panel baru untuk rujukan staf di klinik.
Maklumat ini perlu di print out untuk mendapatkan “hardcopy” (cetakan bertulis) dan failkan mengikut sistem filling (panel guide) yang disediakan untuk rujukan jangka panjang. Filling mengikut abjad.
Pastikan setiap panel guide baru dipaparkan di papan kenyataan selama seminggu untuk rujukan semua kakitangan klinik.
Komputer
Semakan panel baru juga boleh dibuat melalui sistem Medinet yang ada.

33. Tatacara Panel Semak tarikh berkuatkuasa Tatacara mendapatkan rawatan
Medical Chit (Penawar atau syarikat)
BPR (Borang Pengesahan Rawatan)‏
Lain-lain - Kad syarikat atau Buku Rawatan Syarikat
Jika pesakit tidak membawa sebarang Chit atau tanda pengesahan, sila semak syarat yang diberi oleh syarikat berkenaan melalui sistem atau Panel Guide atau telefon ke Ibu Pejabat.
Sekiranya tiada rujukan, terima pesakit seperti biasa dan ambil maklumat syarikat kemudian serahkan kepada ibu pejabat (Corporate Services).

34. Caj Panel Caj Malam Syarat-syarat Syarikat
Sila semak maklumat panel untuk memastikan mana syarikat yang dikenakan caj malam dan mana yang tidak. Pastikan caj malam bagi panel tidak melebihi RM
Syarat-syarat Syarikat
Kebanyakan syarikat hanya membenarkan rawatan biasa
Beri perhatian pada syarat maksimum dan ‘flat rate’ sekiranya ada
Caj mengikut kadar yang ditetapkan oleh KPP - Itemised Billing

35. PROSES PERSEDIAAN BIL UNTUK PANEL
Medical Slip
Slip perlu dihantar setiap 5 hari ke Ibu Pejabat dan disertakan dengan ringkasan kutipan harian.
Slip perlu diisi dengan betul
Nama syarikat
Tarikh / masa lawatan
Nama penanggung/ pekerja
Nombor Kad pengenalan, no pekerja, no kakitangan
Jabatan / Tempat bertugas
Harga (RM)‏
Tandatangan pesakit / pekerja
Tandatangan doktor bertugas / nama / cop
Cawangan klinik / cop
Susunan slip hendaklah mengikut panel & kod dan hendaklah di klip.
Penyemakan hendaklah dibuat dan nama penyemak dicatat di belakang slip panel.
Segala ruang kosong dalam medical slip perlu di isi dengan lengkap.
Tuliskan diagnosis di belakang medical slip bagi kos rawatan yang melebihi RM35.00.

36. Pastikan data panel di key in dalam sistem yang telah di sediakan (MediNET)
Bil & Invois
Semua bil dan invois berkenaan panel adalah dibawah penyelenggaraan.
Jabatan Biling Ibu Pejabat ( EFSB )‏
Oleh itu semua slip panel hendaklah dihantar terus ke Ibu Pejabat (kecuali panel UTM)‏
Perlu diingat bahawa slip panel pada akhir bulan MESTI SAMPAI ke Ibu Pejabat selewat-lewatnya pada 1 hb. Ini kerana kesemua invois panel harus dikeluarkan pada 5 hb setiap bulan.

37. MEDICAL CHECK UP Jenis-jenis Prosedur FOMEMA Syarikat Insuran
Lain-lain
Prosedur
Pastikan pesakit membawa borang dari syarikat. Jika tiada, guna borang Penawar
Pastikan jenis ujian yang diperlukan. Semak maklumat melalui surat yang dibawa atau arahan dari Ibu Pejabat (sekiranya pesakit diperolehi dari Ibu Pejabat- CS)‏
Sampel air kencing atau darah dihantar ke lab. Pastikan arahan menyimpanan di patuhi.
X-Ray - rujuk ke tempat yang sepatutnya (sekiranya anda di tempatkan di klinik yang tiada kemudahan X-Ray)‏
Rekodkan medical check-up yang dibuat dalam buku yang disediakan, komputer dan buku lab (dimana perlu)‏
Untuk rekod komputer, masukkan didalam ruangan lain-lain jumlah harga medical check-up tersebut. Tidak perlu asingkan konsultansi.
Simpan borang Medical check-up sementara menunggu keputusan lab kedalam fail medical check-up (keputusan pemeriksaan mesti siap tidak melebihi seminggu)‏

38. FINDING SURVEILLANCE

39. MASUK KERJA- TEPAT WAKTUNo
Name
Date/Time In
Date/Time Out
Dur
1st November 2010 3
DR KRISHNAKUMAR
:56 PM
:01 PM
5h 5m 4
SHANTI BINTI ENI
:03 AM
:59 PM
15h 56m 5
HAIZELLIN BTE HUSSAIN 6
SALIMAH BT SAIMIN
:59 PM
:00 PM
8h 0m 7
ROHANI BINTI AWANG
:01 PM
15h 58m

40. KAWAD HARIAN WAJIB Menghadap kamera CCTV
Ikrar di baca oleh semua staff untuk memulakan shift kerja
24JAM= 7AM, 3PM, 11PM
12JAM= 9AM, 2PM, 5PM
baca KAWAD sain DSAR
Sms KHDR report kepada unit surv

41. BACA IKRAR KAWAD HARIAN

42. Lesen Clinic & APC terkini (tak gantung) tiada komputer @ meja doktor
FINDING SURVEILLANCE
Lesen Clinic & APC terkini (tak gantung)
tiada meja doktor
buku serah menyerah (buat semula dengan table) main sain ajer..tak kemas langsung
carta organisasi- buat dan tampal
Notis2 jangan tampal di dinding kaca- tampal di notis board
botol air peti sejuk – tak cukup standard KKM

43. FINDING SURVEILLANCE borang serah menyerah tak tandatangan
daily report tak kepil dgn borang serah menyerah
medication oct & sept bercampur
medication bulan ogos tak jumpa ada separuh dibawah /separuh di atas –hostel
billing –bercampur –campur pesakit yg datang dulu –billing kemudian
ada peningkatan dari segi kebersihan –tapi bilik air masih kotor
susun atur –bilik dressing –kena diperbetulkan alat-alat yg tidak digunakan boleh lah dimasukkan dlm stor

44. FINDING SURVEILLANCE panel kad dah nak habis (request terus)
sapu sampah kat laluan bilik air (berpasir)
ubat ais- sila labelkan namanya
cadar doktor tidak mengikut standard yg dikehendaki
sinki mcm kat rumah sendiri (bersihkan)
bilik rehat –tidak dikemas –kipas terpasang
toilet masih kotor
ubat tidak disusun distor
Store ubat- ubat tiada label
banting yg terlalu banyak sehingga bertindih dgn yg ada dipapan hijau

45. Pandan
Pandan
Perling
ktgi
Senai
Kulai
Tmn u

46. Sebelum selepas

47. PEMBELIAN MENGGUNAKAN DUIT KLINIK
NO SIRI: APPROVAL BY
No siri yg diminta hendaklah digunakan pada hari tersebut..
semakan daily report pd setiap hari..
DAILY RPT: dapatkan kebenaran sebelum membeli, nombor siri dan tuliskan NAMA pegawai yang memberi kebenaran
Mana-mana pembelian menggunakan ‘duit klinik’ tanpa kelulusan dan no siri boleh dianggap sebagai pecah amanah..

48. APPROVAL BY:
PN LISA: Stok Refreshment (cth: gula, milo, plastik sampah, ajax…)
EN.RAFIQ/ PN ERNY: Stok Pharma (cth: borang time slip & medical check-up, enema, wooden touge, bincard, ..dll)
PN ERNY(SURV): Stationary (cth: pen, stapler, fax paper..dll) & Photostate (semua jenis borang.. )..
PN IMA: Maintenance (cth: betulkan tv, services aircon..dll) & Alatan Klinik (cth: bateri, cerek, tong sampah, lampu, kerusi..dll)
PN ITA/ EN RAMLI: Mileage (cth: staff ke CMM, guard- surveillance..) &

49. NO SIRI: 0167218 837 (erny) No berpusat AK – Alatan Klinik
ST- Stationary
PH – photostate
ML – Mileage
RF – Refreshment
FM – Farmasi
ET – lain-lain