1. OLEH: ARKIB NEGARA MALAYSIA
KONSEP SISTEM FAIL
OLEH:
ARKIB NEGARA MALAYSIA

2. KONSEP SISTEM FAIL 1. 2. 3. A G H I A A N Prosedur B I R R E T G S I
PEWUJUDAN REKOD 1.
MENGKELAS 2.
MENGINDEKS
KAEDAH FAIL
(Filing Method)
KAEDAH REGISTRI
(Straight Forward
Alphabetic)
1. Kaedah Indexing
2. Kaedah warna (colour coding)
3. Kaedah Geografic
4. Kaedah Universal Subject
classification.
5. Kaedah Kelompok
(Block Numeric)
6. Kaedah soundeks
7. dll
Maklumat
SKIMA FAIL
(Filing Scheme) A G H I
MANUAL FAIL
THESAURUS FAIL A A N
Prosedur B
UNIT-UNIT
FAIL
Peralatan I R
Peruntukan R
Manusia E T G S I 3.
MENYIMPAN &
MENGESAN
SUSUNAN FAIL
(File Arrangement)

3. SISTEM Sistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat. Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran. Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

4. APA DIA FAIL
BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).
“A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.
SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.
TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

5. SISTEM FAIL Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan: Penciptaan Fail Penggunaan Fail Penutupan Fail Pemisahan Fail Titikpusatnya ialah: Unit Registri Bahagian Pendaftaran Surat Bahagian Registri Bahagian Pendaftaran Fail Bahagian Pendaftaran Mail Bahagian Rekod Pusat Rekod

6. Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:. Mengadakan Fail. Mentiadakan Fail
Fungsi asas Bahagian/Unit Registri: Mengadakan Fail Mentiadakan Fail Mengedarkan Fail Mengesan Kembali Fail Memisahkan Fail

7. TUGAS UTAMA SISTEM FAIL Proses: MENGKELAS MENGINDEKS MENYIMPAN MENGESAN KEMBALI KAEDAH FAIL Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu dilaksanakan.

8. MATLAMAT SISTEM FAIL Memberi maklumat (fail) yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa yang ditetapkan dengan kos/perbelanjaan yang terendah BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS? Input Proses output

9. KOMPONEN SISTEM FAIL INPUT PROSES OUTPUT Maklumat 1. PENUTUPAN FAIL
Peralatan
Peruntukan
Manusia
Prosedur: SKIMA FAIL
Manual
Thesaurus:
-Housekeeping
- Functional
Pendaftaran
Pergerakan
1. PENUTUPAN FAIL
i. Mengkelas
ii. Mengindeks
iii. Mengesan
2. PENYIMPANAN,
PEMELIHARAAN
& PENGGUNAA FAIL
3. PEMISAHAN FAIL
MAKLUMT
Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan.
Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.
MATLAMAT:

10. PENGKELASAN
Ertinya:-
- Proses intelektual dan
deduktif yang mendahului
kerja-kerja mengindeks
- Penyusunan maklumat atau segala
surat-suratan yang diwujudkan ke
dalam kumpulan-kumpulan yang
seakan-akan sama maksudnya, di
mana tiap-tiap kumpulan dikenali
dengan identitinya yang tersendiri
Contohnya: Housekeeping
Functional
Tahap Keselamatan
Kod/Jenis

11. AKTIVITI PENGKELASAN
- Penyediaan Tesaurus
- Penyediaan Kod
- Penyediaan Skima

12. KAEDAH KELASIFIKASI
- Abjad (Alphabetic)
- Nombor (Numeric)
- Alphanumeric (Abjad + Nombor)
- Perkara
- Kronologi
- Geografi
- Warna
- Nama
- Dan Lain-lain

13. PENGKELASAN PERKARA
Perkara Ertinya:
Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep.
Pengkelasan Perkara bermakna:
Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara yang telah ditetapkan.

14. MENGINDEKS (MENGFAHARASAT)
Ertinya:
- Menyediakan petunjuk
- Berdasarkan perkataan- perkataan yang dipilih dari
tajuk fail

15. AKTIVITI MENGINDEKS
- Mengenalpasti perkataan utama yang berkaitan dengan perkara
- Menyusun mengikut abjad

16. KAEDAH MENGINDEKS
- Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail
- Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A
- Komputer
- Kod Indeks 3” x 5”
- Penyusunan Mengikut Abjad
- Penyusunan Mengikut Nombor

17. MENGESAN
Mendapatkan semula maklumat
mengikut sistem yang telah disediakan

18. AKTIVITI MENGESAN
- Rujuk Indeks
- Kawal Edaran
- Penyusunan fail dalam kabinet/rak

19. KAEDAH MENGESAN
- Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad
- Penggunaan Kad Edaran Fail
- Penggunaan Komputer
- Penggunaan Senarai Fail atau
Buku Daftar Fail
- Penggunaan Buku Daftar Surat

20. SIRI FAIL
Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.

21. TERIMA KASIH