1. SEMINAR PEMANTAPAN
PENGURUSAN AKADEMIK IPTA 2006
ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI
Oleh
BAHARUDIN YAACOB
Jabatan Hal Ehwal Akademik
Universiti Utara Malaysia

2. ABSTRAK
Bertujuan untuk mencetuskan idea dan cadangan untuk mengkaji tentang sistem Pengurusan Bahagian Akademik (BPA) Insititusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) mengenai :
Struktur organisasi
Fungsi utama
Perjawatan
Dasar dan prosedur
Proses kerja
Memastikan perkhidmatan BPA benar-benar cekap, berkesan dan bertanggungjawab dan dapat menjimatkan kos.
Meliputi skop perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan tindakan penambahbaikan yang berterusan.

3. PERANCANGAN STRATEGIK IPT (2001 – 2010)
5 teras perancangan strategik IPT
Mengujudkan perancangan pengajian tinggi yang sistematik.
Mengukuhkan pengurusan pengajian tinggi negara.
Menambahkan kapisiti, akses dan penyertaan dalam pengajian tinggi
Meningkatkan kualiti pengajian tinggi.
Mengantarabangsakan pengajian tinggi.

4. PERANCANGAN STRATEGIK IPT 2001-2010
Sebagai nadi utama pengurusan akademik IPTA, maka BPA juga perlu merancang strategi yang berkesan untuk merealisasikan usaha IPTA untuk mencapai sasaran seperti yang terkandung dalam pelan strategik IPTA yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Antara matlamat pelan strategik ini ialah seperti berikut:
Pendemokrasian pendidikan
Pengantarabangsaan
Menghasilkan graduan bermutu tinggi
Penekanan teknologi dan komunikasi (ICT)
Pembudayaan yang berkualiti.

5. NILAI-NILAI KORPORAT Berintegriti
Melaksanakan amanah dan tanggungjawab dengan jujur, adil dan saksama
Profesionalisme
Berilmu pengetahuan & berkemahiran tinggi dalam tugas
Semangat kerja berpasukan
Bekerjasama dalam melaksanakan tugas
Berorientasikan pelanggan
Perkhidamatan terbaik kepada pelanggan dari segi kecekapan masa, tahap layanan dan kualiti perkhidmatan
Berorientasikan warga Kementerian Pengajian Tinggi.
Perihatin kebajikan staf & utamakan kepentingan organisasi

6. LATAR BELAKANG
Terdapat 18 buah Universiti dan Kolej Universiti awam yang beroperasi melalui struktur organisasi yang tidak seragam antara IPTA.
BPA merupakan nadi kepada setiap IPTA dalam mengurus dan mengawal segala rekod pelajar seperti kemasukan, penjadualan kuliah, pemindahan kredit, peperiksaan dan pengijazahan, Pembangunan Akademik dsb.
BPA juga berfungsi sebagai urusetia semua Mesyuarat penting universiti seperti Senat dan semua Jawatankuasa Tetap Senat dan lain-lain jawatankuasa.

7. GURU
PENTADBIR
KEMUDAHAN
KURIKULUM
MAHASISWA
SISTEM
UNIVERSITI

8. AMANAH
CEKAP
ILMU
PENTADBIR
KEPIMPINAN
LATIHAN
KREATIF

9. SISTEM KEMASUKAN & PROMOSI FAKULTI PENGIJAZAHAN SENAT/ J/K TETAP SENAT
PENDAFTARAN &
PENGKULIAHAN
PEPERIKSAAN
FAKULTI

10. FUNGSI BPA SEBAGAI SEKRETERIAT
J/Kuasa Kemasukan/ Pengambilan Pelajar
J/Kuasa Peperiksaan
J/Kuasa Hadiah
J/Kuasa Ijazah Kehormat
J/Kuasa Perancangan & Pembangunan Akademik
J/Kuasa Ijazah Lanjutan
J/Kuasa Pengajian
J/Kuasa Promosi Universiti
J/Kuasa Pengijazahan
J/Kuasa Seminar Universiti
J/Kuasa Tatatertib Peperiksaan
J/Kuasa Kerja Konvokesyen
J/Kuasa Majlis Profesor
J/Kuasa Jadual Waktu Kuliah
J/Kuasa Pemindahan Kredit
J/Kuasa Pengiktirafan
J/Kuasa Kajian Pengesanan Graduan
J/Kuasa Pentaksiran & Penilaian Akademik

11. OBJEKTIF
Mengkaji semula tentang sistem pengurusan akademik IPTA agar ianya dapat diseragamkan demi untuk:
1. Mempertingkatkan kecekapan Sumber
Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan kecekapan perkhidmatan dan penggunaan sumber kewangan yang maksimum.
Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan segala proses kerja dapat dilaksanakan dengan mudah dan cekap.

12. 2. Mengukuhkan Struktur Organisasi
OBJEKTIF
2. Mengukuhkan Struktur Organisasi
supaya susunan staf mengikut Unit agar selaras dengan dan fungsi perkhidmatan setiap Unit.
Menghasilkan norma perjawatan yang seragam agar mutu perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan cekap dan berkesan.
Untuk mengelakkan pertindihan fungsi di antara jabatan
Membolehkan beban kerja yang seimbang.
Memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat
Menjadi justifikasi yang kukuh membolehkan semua permohonan perjawatan dapat ditimbang oleh pihak agensi pusat dengan lebih adil .

13. 3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja
OBJEKTIF
3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja
Menyelaraskan fungsi dan proses kerja setiap Unit bagi membolehkan pewujudan peranan yang seragam di semua IPTA.
Manual Prosedur Kerja, Fail meja, Amalan ISO dan sebagainya boleh diseragamkan dan ia perlu dibuat penambahbaikan dari semasa ke semasa.
Manual prosedur kerja yang seragam ini akan memudahkan urusan pengambilalihan tanggungjawab oleh mana –mana staf apabila staf bercuti atau berlaku pertukaran staf.

14. 4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam
OBJEKTIF
4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam
Meneliti semua sistem rekod agar ianya seragam di semua IPTA.
Sistem rekod pelajar meliputi rekod pendaftaran, pengkuliahan dan pengijazahan adalah keperluan yang hampir sama oleh semua IPTA manakala rekod pentadbiran seperti senat , pembangunan program baru, perangkaan adalah merupakan perkara penting yang boleh diseragamkan.
Sistem rekod dan perangkaan yang sama akan memudahkan penyaluran maklumat kepada pihak Kementerian Pengajian Tinggi tanpa perlu menghubungi IPT.
Kemudahan ini akan mempercepatkan proses pengumpulan data/maklumat oleh pihak KPT.

15. OBJEKTIF
5. Mengautomasikan pentadbiran melalui aplikasi teknologi maklumat yang membolehkan “online services”
Pemodenan sistem automasi boleh memaksimum perkhidmatan dengan lebih cekap, cepat dan sistematik dan akan memberi kemudahan kepada pelajar dan staf.
Sistem automasi antara IPTA boleh dikongsi bersama oleh IPTA dan usaha ini perlu diselaras dan diperkukuhkan.
Dengan adanya kerjasama ini, maka IPTA tidak perlu lagi meng ”outsource” kepada pihak luar untuk membangunkan sistem bagi IPTA masing-masing

16. OBJEKTIF
6. Menyeragamkan dasar, peraturan , amalan pentadbiran dan hukuman kes tatatertib
Peraturan akademik semua IPTA perlu diseragamkan agar ianya adil.
Pelajar mendapat kefahaman yang jelas terutamanya dari segi Peraturan Pendaftaran, Peperiksaan dan Pengijazahan.
Bentuk hukuman atas kesalahan yang sama perlu seragam agar ianya tidak menimbulkan perasaan tidak puas hati diantara pelajar apabila perbandingan dibuat.
Penyeragaman sistem gred peperiksaan juga akan memudahkan penilaian apabila IPTA melaksanakan Program Pertukaran Pelajar diantara IPTA.

17. 7. Merancang kursus dan latihan secara bersama
OBJEKTIF
7. Merancang kursus dan latihan secara bersama
Kursus dan Latihan amat penting untuk memastikan staf BPA sentiasa cekap dan mampu bekerja dengan pengetahuan yang mendalam.
Skop keperluan latihan boleh diseragamkan demi memantapkan lagi pengetahuan staf.
Program latihan secara attachment juga boleh dilaksanakan antara BPA IPTA demi mencapai tahap yang lebih memuaskan disamping sebagai satu usaha memotivasikan staf.
IPTA tidak perlu lagi menghantar staf masing-masing untuk menjalani latihan dengan pihak swasta dan ini akan menjimatkan kos.

18. 8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama
OBJEKTIF
8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama
Database sistem perolehan bahan-bahan boleh diujudkan dengan hasrat perolehan bersama ini akan menjimatkan kos perolehan disamping kualiti yang baik.
Perolehan secara bersama daripada pembekal yang sama untuk bekalan bahan-bahan seperti jubah akademik, folder Ijazah, Cetakan Ijazah, pingat/hadiah dan sebagainya akan menjimat masa untuk proses perolehan kerana pembekal boleh dilantik sebagai pembekal tunggal

19. 9. Merancang Program Promosi secara bersama
OBJEKTIF
9. Merancang Program Promosi secara bersama
Program promosi memerlukan kos yang tinggi oleh setiap IPTA. Oleh itu IPTA boleh merancang untuk mengadakan program ini secara bersama tanpa memerlukan pihak luar sebagai penganjur.
Dengan adanya usahasama ini, maka IPTA tidak perlu bersaing sesama IPTA untuk melaksanakan promosi sedangkan promosi yang dibuat lebih kepada memberi kefahaman kapada pablik tentang program yang ditawarkan oleh semua IPTA.

20. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
1. Carta Organisasi yang tidak seragam
Terdapat IPTA mengstrukturkan BPA secara langsung dibawah Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) seperti UKM, UUM dan UPSI manakala IPTA lain dibawah Pendaftar.
Terdapat IPTA mengujudkan jawatan Dekan Pembangunan/ Pengurusan Akademik seperti UKM, UiTM, UUM, UMS, UIA, dan KUKUM.
Terdapat IPTA hanya menetapkan carta pengurusan akademik sebagai Seksyen Kemasukan dan rekod seperti UIA.

21. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Nama organisasi Pengurusan Akademik diantara IPTA juga tidak sama seperti UKM, UNIMAS, UTM , KUSTEM , KUKUM menggunakan nama Bahagian Pengurusan Akademik, Jabatan Hal Ehwal Akademik (UUM), Bahagian Akademik ( KUIM) , Bahagian Perkhidmatan Akademik (UMS), Bahagian Pengajian Prasiswazah (UNIMAS).
Nama Jawatan Ketua BPA juga tidak seragam contohnya Ketua Bahagian / Timbalan Pendaftar(UM, UKM, UPM), Pengarah Jabatan (UUM & UIA),
Terdapat IPTA meletakkan unit Hubungan Antarabangsa di bawah struktur BPA seperti UMS dan UUM.
Terdapat IPTA meletakkan Pusat Pengajian Siswazah di bawah BPA seperti UUM

22. STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK JABATAN PENDAFTAR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
TIMBALAN PENDAFTAR N54
Pembantu Tadbir N17 ( 1 )
URUSETIA SENAT
KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN N52
Pembantu Tadbir N17 ( 2 )
UNIT PENGAMBILAN
PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44
Penolong Pegawai Tadbir N27 ( 1 )
Pembantu Tadbir N17 ( 1 )
UNIT PEPERIKSAAN DAN PENGIJAZAHAN
KETUA PENOLONG PENDAFTAR N48
Pembantu Tadbir N17 ( 14 )
UNIT PENDAFTARAN DAN PENJADUALAN
UNIT PENTADBIRAN DAN LOGISTIK
PENOLONG PENDAFTAR N41
Pembantu Tadbir Kanan N22 ( 1 )
Juruteknik J17 ( 1 )
Pembantu Tadbir Rendah N4 ( 1)
Pembantu Tadbir Rendah N1 ( 1 )

23. BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA
ADM ASST
(N 22)
DEAN
ADM ASST (N17
DIRECTOR
(N54)
ADM ASST
(N17)
DEPUTY DEAN
ADM ASST (N17)
DEP DIR
KEMASUKAN (A ) ASST DIR (N41)
KEMASUKAN (M) SEN. EXEC. OFF (N32)
PENG. MAKLUMAT
PENT. AWAM & KREW ASST DIR (N41)
SEKRET. SENAT
ASST DIR (N41)
EXEC OFF. (N27)
AISO (F29)
S. ADM ASST. (N22)
AISO (F29)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
JUN. GEN ASST (N1)

24. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIK UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

25. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK UUM

26. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGAJIAN PRASISWAZAH (BPPs) UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

27. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKPEJABAT PENDAFTAR KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA

28. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AKADEMIK KOLEJ UNIVERSITI ISLAM MALAYSIA

29. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK 2006 KOLEJ UNIVERSITI SAINS DAN TEKNOLOGI MALAYSIA

30. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK JABATAN PENDAFTAR KUKUM

31. 2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA
Fungsi dan nama Unit diantara IPTA juga tidak seragam sedangkan peranan dan skop tugas semua BPA di setiap IPTA adalah sama. Nama-nama Unit / Seksyen bagi setiap IPTA adalah seperti berikut:

32. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

33. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA12
UDIM 13
KUITHO 14
KUTKM
Kemasukan & Rekod
U/Setia Senat & Konvokesyen
Peperiksaan & Pengijzahan 15
KUKTEM 16
KUIM
Kemasukan / Pentadbiran & Kewangan
Senat & Jaminan Kualiti
Peperiksaan
Penjadualan
Sistem Maklumat 17
KUSTEM
Kemasukan , Pendaftaran & Rekod
Senat, Peperiksaan & Pengkuliahan
Pentadbiran , Kewangan & Pengantarabngsaan 18
KUKUM
Senat & PraSiswazah
Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

34. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
3. Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian
Jumlah staf BPA disetiap IPTA juga tidak sama seperti berikut:
Jumlah staf pentadbiran dari segi nisbah staf / pelajar adalah tidak sama seperti jadual 2 di bawah.
Nisbah staf akademik/ pelajar didapati hampir sama bagi semua IPTA dengan purata 1: 11 hingga 1:23;
Kedududukan perjawatan di setiap BPA IPTA juga tidak sama;
Perbandingan nisbah pelajar / staf akademik / staf pentadbiran akademik antara IPTA adalah seperti berikut:

35. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Jadual 2 : Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian

36. 4. Bilangan staf mengikut Gred perjawatan
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
4. Bilangan staf mengikut Gred perjawatan
Jumlah staf dan penetapan staf mengikut gred juga tidak sama dan tidak seimbang diantara IPTA dan perbezaan ini boleh dilihat seperti Jadual 3 di bawah:
BIL
IPTA
N54
N52
N48
N44
N 41
N32
N27
N22
N17
N11 N4 N1
W17
F41
F29
F27
F11
J17 J1
JUMLAH 1 UM 2
USM 3
UKM 21 33 4
UPM 5
UTM 6
UITM 7
UIAM 12 23 8
UUM 9
UPSI 10
UNIMAS 11 19
UMS
UDIM 13
KUITHO 14
KUTKM 15
KUKTEM 16
KUIM 17
KUSTEM 18
KUKUM
Jadual 3 : Bilangan staf mengikut Gred perjawatan

37. 5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit
Bilangan staf mengikut Unit juga didapati tidak sama antara Unit BPA di setiap IPTA. Perbezaan bilangan staf mengikut unit akan menyebabkan beban kerja tidak seimbang antara staf terlibat. Perbezaan ini ditunjukkan seperti jadual 4 di bawah:

38. Perbandingan staf mengikut Unit
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Perbandingan staf mengikut Unit
BIL
IPTA
Unit Tadbiran & Kwangan & Senat & Logistik
Unit Pengambilan / Kemasukan
Unit Pendaftaran &JWK
Unit Peperiksaan
Unit Konvokesyen
Unit Pembangunan Akademik & Jaminan Kualiti
Pengurusam maklumat 1 UM 18 24 2
USM 3
UKM 10 16 4
UPM 6 8 5
UTM
UITM 7
UIAM 9
UUM
UPSI
UNIMAS 11
UMS 12
UDIM 13
KUITHO 14
KUTKM 15
KUKTEM
KUIM 17
KUSTEM
KUKUM
Jadual 4 : Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit

39. MODEL PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI LUAR NEGARA
Secara Umumnya pengurusan BPA bagi IPT di Luar negara adalah sama. Namun bagitu beberapa amalan pentadbiran yang berkaitan boleh diteliti untuk menambahbaikkan lagi pengurusan BPA IPTA dengan meneliti fungsi berikut:
1. University of Minnesota State
Academic support program
Advising support Unit
2.University of Tennesse, UK
Research & Assessment Unit
3. University of Wollonggong
One stop Centre
4. Keele University ,UK
Struktur organisasi yang lengkap

41. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
Bagi memperkukuhkan peranan BPA ini dan seterusnya dapat menjalankan tugas-tugas yang sistematik , adalah disyorkan supaya BPA beroperasi dengan berteraskan perkara berikut:

42. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
1. Struktur Organisasi
BPA perlu diletakkan di bawah Jabatan Pendaftar atau Timbalan Naib Canselor Akademik .
Mengujudkan Unit Penyelidikan & Penasihatan Akademik yang diletakkan dibawah BPA supaya semua perkara yang berkaitan dengan pelaksanaan dasar dan peraturan perlu diteliti, dibuat kajian untuk penambahbaikan yang berterusan.
Penasihatan akademik kepada pelajar juga penting bagi memastikan kadar kegagalan pelajar dapat dikurangkan kerana kebanyakan pelajar yang gagal dalam peperiksaan adalah kerana kelemahan mereka dalam merancang masa dan tidak faham tentang strategi pembelajaran.

43. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
2. Perjawatan
Gred Perjawatan
Perbezaaan gred perjawatan bagi setiap unit BPA perlulah diseragamkan kerana beban dan tanggungjawab setiap penjawat jawatan tersebut adalah sama. Adalah dicadangkan kriteria bagi setiap penjawat jawatan dan gred adalah seperti berikut:

44. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
3. Gred Perjawatan
Dicadangkan supaya gred perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan peningkatan kerjaya pegawai terlibat. Cadangan seperti jadual di atas boleh dijadikan asas untuk perbincangan tentang perkara ini.

45. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
4. Norma perjawatan
UNIT
KRITERIA
GRED
JUMLAH STAF
Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am
> 10,000 pelajar
< 10,000 pelajar
N54
N44
N41
N27
N17
N 1
N52 N1 1 5 2 3
Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar
> 3,000 ambilan
< 3,000 ambilan
N48
Ketua Unit Pengkuliahan
> 10,000 pelajar
< 10,000 pelajar
Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian 6

46. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
UNIT
KRITERIA
GRED
JUMLAH STAF
Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen
> 3,000 graduan
< 3,000 graduan
N44
N17
N41 1 3 2
Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod
> 10,000 pelajar
< 10,000 pelajar
F44
F41
F27
Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan Fakulti
> 30 Program
< 30 Program
N48
Ketua Unit Promosi & Penerbitan
> 30 program
< 30 program
N27

47. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
5. Norma perjawatan
Dicadangkan supaya norma perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan keseimbangan beban tugas staf BPA.
Penetapan norma perjawatan yang seragam antara IPTA akan memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat dan boleh menjadi rujukan IPTA baru.

48. 6. Fungsi Unit dan bidang tugas
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
6. Fungsi Unit dan bidang tugas
Fungsi Unit-unit dalam BPA boleh diselaraskan dengan mengujudkan manual prosedur kerja yang seragam
Dengan adanya MPK dan Fail Meja , maka akan memudah penyediaan dokumen ISO.
Penetapan Key Performance Indicator (KPI) berlandaskan perancangan strategik akan memudahkan penilaian prestasi staf.
KPI juga akan memudahkan pencapaian perancangan yang ditetapkan.
Tugas Pentadbir Fakulti perlu disemak dan perkemaskan.

49. 7. Dasar, peraturan dan hukuman
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
7. Dasar, peraturan dan hukuman
Terdapat sebahagian Perturan Akademik bagi setiap IPTA tidak sama. Antara peraturan tersebut adalah seperti berikut:
Tempoh pendaftaran
Tempoh gugur tambah
Tempoh tarikh diri kursus
Kalender akademik
Denda dan hukuman
Tempoh penangguhan pengajian
Adalah dicadangkan agar semua wakil IPTA dapat berbincang bersama untuk menyeragamkan Peraturan Pentadbiran Akademik agar dapat melicinkan proses tersebut dan boleh menjadi panduan kepada IPTA yang baru ditubuhkan.

50. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
Sistem Automasi
Proses automasi boleh dilaksanakan dengan lebih efektif sekiranya semua IPTA mengadakan perbincangan bersama untuk menghasilkan model sistem rekod yang lebih baik dan boleh diterima secara gunasama.
Kepakaran Bahagian Sistem Maklumat di semua IPTA boleh menghasilkan sistem rekod yang lebih canggih merangkumi sistem seperti berikut:
Sistem pendaftaran kemasukan
Sistem Jadual Waktu Kuliah
Sistem Jadual waktu Peperiksaan
Sistem semakan pengijazahan
Sistem Rekod Senat
Sistem Perangkaan

51. 9. Sistem rekod yang seragam
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
Sistem rekod yang seragam
Oleh itu, adalah dicadangkan supaya BPA bersama Bahagian Sistem Maklumat IPTA dapat mengadakan perbincangan bersama agar sistem rekod yang seragam dapat diujudkan supaya ia boleh diterima pakai oleh semua IPTA tanpa perlu mana-mana IPTA meng ”outsource” pembangunan sistem rekod kepada pihak luar dan ini akan dapat menjimatkan kos pengurusan semua IPTA.

52. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
10. Latihan staf
Staf yang cekap merupakan aset kepada Universiti dan mereka perlu diberi motivasi agar prestasi staf terus meningkat secara berterusan. Oleh itu adalah dicadangkan supaya BPA secara bersama berbincang untuk mengujudkan program berikut:
Program Attachment staf di Universiti terkemuka Luar negara / pertukaran staf antara IPTA
Lawatan Sambil belajar ke Luar Negara
Menggunakan kepakaran dalaman dalam mengendalikan kursus dan latihan.
Pusat Latihan Universiti

53. 11. Perolehan bekalan bahan-bahan secara bersama
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
11. Perolehan bekalan bahan-bahan secara bersama
Penjimatan kos akan dapat dicapai sekiranya IPTA secara bersama mengeluarkan pesanan perolehan barangan tertentu daripada syarikat yang sama. Oleh itu, usaha untuk merealisasikan cadangan ini boleh dibuat dengan mengadakan perbincangan terlebih dahulu antara IPTA bagi mendapat syarikat yang berwibawa dan perkara ini perlu diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) dan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti sebelum boleh dilaksanakan.

54. 12. Program Promosi secara bersama
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
12. Program Promosi secara bersama
IPTA tidak perlu bersaing antara sesama IPTA. Semua IPTA secara bersama boleh bergabung tenaga bersaing dengan IPT luar negara.
Program promosi boleh diadakan oleh semua IPTA disetiap IPTA tanpa perlu IPTA menyewa tempat atau mengambil bahagian dalam pameran yang dianjurkan oleh pihak swasta. Pameran yang diadakan di semua IPTA akan membolehkan pengunjung lebih memahami tentang suasana kampus. Kos penyertaan dalam promosi akan dapat dijimatkan. Perkara ini perlu

55. SYOR
Bengkel khas diadakan untuk memperincikan cadangan ini demi memastikan semua IPTA dapat melaksanakan segala cadangan ini secara bersama demi untuk memastikan Bahagian Pengurusan Akademik setiap IPTA dapat memainkan peranan masing-masing dengan licin dan sempurna demi manfaat semua pihak.
Mengujudkan Mesyuarat Timbalan Pendaftar (Akademik) IPTA untuk menyeragamkan urusan pentadbiran akademik IPTA

56. SEKIAN TERIMA KASIH