1. PELAKSANAAN SPPU V6.0 (KPI)

2. CARTA ALIR PELAKSANAAN SPPU V6.0
6 September 2010
8 Oktober 2010
Mei 2010
Okt ’10 – Julai ‘11
15 Ogos 2011
15 – 23 Nov 2011
Disember 2011
Mac 2012
Disember 2012 1
Persetujuan mengguna sistem SPPU V6.0 berdasarkan kaedah KPI berlandaskan Pelan Transformasi UKM 2
Merangka KPI berdasarkan 5 dimensi KPI yang menyokong 6 tonggak UKM 3
Membentuk Talent Team yang terdiri daripada kakitangan pelbagai skim perkhidmatan dan gred jawatan 4
Mengendalikan beberapa siri bengkel pembentukan KPI 5
Melaksanakan kajian rintis (pilot study) yang melibatkan Jabatan Farmasi dan Perpustakaan UKM 6
Mengadakan Program Penerangan SPPU V6.0 kepada semua PTJ 7
Penetapan KPI jabatan di PTJ
Penetapan KPI individu 8
Individu menginput KPI masing-masing secara atas talian 9
Penilaian KPI secara atas talian SPPU V6.0

3. KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN
1. Merancang Pencapaian (meletakkan KPIs – Target & Objektif)
2. Memantau dan Mendokumen Pencapaian
3. Coaching untuk Pencapaian
4. Coaching untuk Perkembangan Pencapaian
5. Semakan Keseluruhan Pencapaian
6. Imbuhan & Kompensasi
KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN
KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN

4. FASA 1 : SPPU V6 (KPI)
Mesyuarat Pengurusan PPKK bersama Naib Canselor Bil.1/2010 telah bersetuju dibina SPPU V6.0 bagi menggantikan SPPU yang sedia ada.
SPPU V6.0 menggunakan kaedah KPI (100%) untuk menilai prestasi bersesuaian dengan tugas jawatan.
Melibatkan semua
Kakitangan bukan akademik (Fasa 1)
Kakitangan akademik (Fasa 2)
KPI untuk keperluan UKM berdasarkan 5 Dimensi dan disasarkan kepada pelaksanaan 6 Tonggak Pelan Transformasi.
Ketua Jabatan/Penilai menilai KPI dalam 5 dimensi melalui kualiti, kuantiti dan tempoh masa yang dihabiskan untuk melaksanakan sesuatu beban tugas yang diberikan.

5. PELAKSANAAN 1. JK Pelaksana SPPU Baru : Pengarah PPKK - Pengerusi
Prof. Abd. Razak Hamdan/PTM - Membangun Sistem
Tn. Hj Mahyudin , Timb Pengarah (PB) PPKK - Penyelaras
Talent Team Wakil skim perkhidmatan/
gred jawatan
Bahagian Pengurusan Bakat PPKK - Sekretariat
2. Membangun sistem berkomputer SPPU V.6 atas talian dan cara kemasukan data.
3. Mengadakan roadshow kepada semua kakitangan mengenai pelaksanaan SPPU V. 6 dan bengkel penilaian kepada para Penilai.
4. Pembentukan Talent Team – ahli daripada pelbagai Skim Perkhidmatan, gred jawatan dan jenis tugas (job descriptions) dibentuk bagi membantu pelaksanaan SPPU V.6.

6. samb ……..PELAKSANAAN
Talent Team mengumpul maklumat tentang tugas, merangka draf KPI jawatan/jabatan dan dilatih menjadi fasilitator untuk memberi taklimat mengenai SPPU V.6 kepada kakitangan jawatan masing-masing.
6. Setiap kakitangan tetapkan KPI masing-masing dengan persetujuan Ketua Jabatan berdasarkan kepada KPI jabatan.
7. KPI ditetapkan mengikut 5 Dimensi KPI universiti :
Inovasi
Kepuasan Pelanggan
Keberkesanan Kos
Keefisienan Dalaman
Keterlibatan Masyarakat dan Industri
KPI mesti berbentuk boleh ukur iaitu kualiti, kuantiti dan (tempoh) masa (Q,Q,T).
KPI tidak boleh melebihi 10 kriteria tidak termasuk keterlibatan masyarakat & industri.

7. samb ……..PELAKSANAAN KPI
jangan sangat ketat (rigid), boleh diubahsuai mengikut pengaruh luar dan dalaman
mengikut keupayaan kakitangan dan kewujudan sumber serta tuntutan senarai tugas
berdasarkan prestasi, sejarah prestasi lepas dan mengikut keupayaan dalaman/jabatan.
“Setting targets which are impossible to realize or to meet is very demoralizing and ultimately be counter productive. On the other hand, setting targets that are substandard will not justify actual needs and counter productive.”

8. Open communication between all parties until an agreement is reached
PENETAPAN KPI
Top Management
Heads of PTJ set Faculty/ Centre/ Institution/ Department KPI based on UKM KPI
Middle Management
Middle management set KPI based on PTJ KPI and discussion
Individual
Individual sets their own KPI based on discussion with their immediate superior
Open communication between all parties
until an agreement is reached

9. SPPU V6 (KPI)
Membangunkan sistem penilaian prestasi SPPU V6.0 bagi setiap skim dan gred jawatan menggunakan kaedah KPI
SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan melalui penilaian prestasi kerja menggunakan kaedah KPI bagi menyokong pelaksanaan 6 tonggak Pelan Transformasi:
5 Dimensi penentu KPI yang menyokong
6 Tonggak Pelan Transformasi UKM
5 Dimensi
6 Tonggak
Inovasi
Bakat
Penyelidikan & Inovasi
Pengajaran & Pembelajaran
Kepemimpinan
Governans
Keterlibatan Universiti dengan Industri dan Masyarakat
Kepuasan Pelanggan
Keberkesanan Kos
Keefisienan Dalaman
Keterlibatan Masyarakat dan Industri
SPPU V6.0 menilai tahap pencapaian keseluruhan prestasi kakitangan yang disasarkan bagi setiap jawatan dengan 100% markah kiraan KPI
SPPU V6.0 diguna untuk penganugerahan APC kepada pekerja yang sangat cemerlang dan salah satu kaedah mengenalpasti calon bagi Kumpulan Bakat (Talent Pool ) untuk:
Kenaikan Pangkat, dan
Pelan Penggantian (Succession Planning)

10. FORMAT SPPU V 6.0 BAGI KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK
SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan melalui penilaian prestasi kerja menggunakan kaedah KPI yang diukur berdasarkan 5 Dimensi Penilaian :
Wajaran setiap KPI bergantung kepada kepentingan dimensi
Dokumentasi yang sistematik dan telus harus di simpan dalam ‘folder’ individu sebagai bahan bukti
Prestasi pencapaian membantu menentukan kakitangan melalui ‘normal track’ atau ‘fast track’ career development
Bil.
KPI Dimensi
Wajaran
Kakitangan Pengurusan & Profesional dan
Kakitangan Sokongan
Wajaran Pentadbir Akademik 1
Inovasi
10% (ditetapkan oleh universiti) 2
Kepuasan Pelanggan
85% (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10% bagi setiap dimensi)
90% (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10% bagi setiap dimensi) 3
Keberkesanan Kos 4
Keefisienan Dalaman 5
Keterlibatan khidmat masyarakat dan industri/universiti
5%(ditetapkan oleh universiti)
Markah diambil kira dalam komponen Keterlibatan (K) dalam penilaian Kakitangan Akademik

11. FORMAT SPPU V 6.0 BAGI KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK ----- samb
Markah
Pencapaian
Status Pencapaian
Outcome
Kelayakan
Melebihi 100% sasaran
Sangat Cemerlang
Melebihi sasar
*Boleh dicalonkan Anugerah Khas Kualiti
Mencapai 100% sasaran dan >85% sasaran
Cemerlang
Menepati sasar
*Boleh dicalonkan APC, anjakan gaji & naik pangkat
Mencapai <85% sasaran dan >75% sasaran
Baik
Berusaha tetapi tidak menepati sasar
Boleh diberikan pergerakan gaji tahunan sahaja
Mencapai <75% sasaran dan > 50% sasaran
Sederhana
Mencapai <= 50% sasaran
Tidak Memuaskan
Gagal mencapai sasar
Pergerakan gaji tahunan statik
* Tertakluk kepada surat pekeliling JPA yang terkini
Markah bonus maksimum 5% diberi bagi pencapaian melebihi 100% saasaran untuk setiap dimensi
Untuk mendapat prestasi ‘sangat cemerlang’ maka kakitangan perlu sangat cemerlang dalam semua dimensi (tidak termasuk dimensi keterlibatan industri dan masyarakat)
Ruang ulasan disediakan selepas setiap dimensi serta pada akhir penilaian untuk meletak penerangan tentang kualiti pencapaian

12. KELEBIHAN SPPU V 6.0
SPPU Versi 6 yang berdasarkan KPI membantu kakitangan UKM mengetahui sasaran kerja masing-masing
Membantu kakitangan menjejak pencapaian sasaran KPI mereka pada bila-bila masa
KPI adalah terang kerana mempunyai nilai tertentu dan individu dinilai berdasarkan pencapaian, maka SPPU Versi 6 adalah lebih adil dan telus
Prestasi pencapaian membantu menentukan kakitangan melalui ‘normal track’ atau ‘fast track’ career development
Membantu ketua jabatan/ penilai 1 memantau prestasi individu dan dengan itu dapat menyediakan latihan sewajarnya bagi mereka yang tidak mencapai sasaran sebelum tahun penilaian
KPI menyokong aspirasi Pelan Transformasi UKM terbaru kerana sejajar dengan KRA (key result areas) UKM

13. CONTOH KPI JABATAN FARMASI
Bil
Dimensi Penilaian
Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian
KPI 1
Inovasi
Meningkatkan keberkesana dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi, PPUKM
Jabatan Farmasi menjalankan sekurang-kurangnya 2 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian pekhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi 2
Kepuasan Pelanggan
Aduan bertulis dari pelanggan
Tidak melebihi 10 aduan bertulis setahun 3
Keberkesanan Kos
Peratus ubat luput di Stor Farmasi Utama tidak melebihi standard yang ditetapkan.
Mengurus peruntukan ubat-ubatan dengan efisien
Tidak melebihi 0.5% dari nilai pegangan stok.
Peruntukan mencukupi sehingga akhir tahun. 4
Keefisienan Dalaman
Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam
Tempoh pesakit menerima ubat.
Tiada kesilapan dalam pembekalan ubat-ubatan kepada pesakit
Tiada ubat yang luput tarikh didispens kepada pesakit
Keselamatan ubat-ubatan di Stor Farmasi Utama dan juga di substor yang lain di Jabatan Farmasi
100%
>90% pesakit menerima ubat dalam masa 20 minit.
Zero defect
Zero defect
Tiada insiden kehilangan ubat 5
Keterlibatan
Keahlian dalam persatuan profesional
Ahli seumur hidup Persatuan Farmasi Malaysia

14. CONTOH KPI INDIVIDU U48 (JABATAN FARMASI)
Bil
Dimensi Penilaian
Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian
KPI 1
Inovasi
Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi PPUKM
Membangunkan atau menghasilkan sekurang-kurangnya 1 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian perkhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi 2
Kepuasan Pelanggan
Memastikan ubat pesakit di dalam wad disediakan dalam masa yang ditetapkan
Tidak menerima aduan bertulis melebihi 5 kali
setahun tentang kelewatan mendapatkan ubat
melebihi 3 jam selepas dinden 3
Keberkesanan Kos
Peratus ubat yang luput di substor Farmasi Bekalan Wad tidak melebihi standard yang ditetapkan
Nilai ubat yang dipulangkan dari wad
Kos ubat yang luput di Substor Farmasi Bekalan Wad adalah tidak melebihi 0.5% dari nilai pegangan stok.
Tidak melebihi 5% daripada kos bekalan 4
Keefisienan Dalaman
Menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun
Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun
Tiada kesilapan dalam proses penyediaan dan pendispensan ubat-ubatan kepada pesakit
Memastikan kadar pusingan perolehan stok menepati standard yang ditetapkan.
Memastikan tiada ubat yang kehabisan stok di stor Farmasi
100%
Zero defect
4 kali pusingan atau lebih 5
Keterlibatan
Keahlian dalam badan profesional
Ahli berdaftar di ‘Malaysian Pharmaceutical
Society’

15. CARTA ALIR PELAKSANAAN SPPU V6.0
6 September 2010
8 Oktober 2010
Mei 2010
Okt ’10 – Julai ‘11
15 Ogos 2011
15 – 23 Nov 2011
Disember 2011
Mac 2012
Disember 2012 1
Persetujuan mengguna sistem SPPU V6.0 berdasarkan kaedah KPI berlandaskan Pelan Transformasi UKM 2
Merangka KPI berdasarkan 5 dimensi KPI yang menyokong 6 tonggak UKM 3
Membentuk Talent Team yang terdiri daripada kakitangan pelbagai skim perkhidmatan dan gred jawatan 4
Mengendalikan beberapa siri bengkel pembentukan KPI 5
Melaksanakan kajian rintis (pilot study) yang melibatkan Jabatan Farmasi dan Perpustakaan UKM 6
Mengadakan Program Penerangan SPPU V6.0 kepada semua PTJ 7
Penetapan KPI jabatan di PTJ
Penetapan KPI individu 8
Individu menginput KPI masing-masing secara atas talian 9
Penilaian KPI secara atas talian SPPU V6.0