1. VŽU PARTNERSTVA PRIPRAVA KONČNEGA POROČILA
Delavnica za pogodbenike
Ljubljana, 11. maj 2015
Končno poročilo za projekte COM,LdV & GRU Partnerstva 2012:
obrazec za končno poročilo
vsebina poročila
finance
oddaja poročila
Vprašanja
Predstavitev je zgolj v pomoč pogodbenikom in ni pravno zavezujoča.

2. Danes učinki programa VŽU priprava končnega poročila finance
vpis v bazo EST
diseminacija in trajnost projektnih rezultatov

3. Obrazec za končno poročilo
povezava na individualiziran obrazec za končno poročilo je bila poslana na el. naslov kontaktne osebe
za dostop je potrebna registracija v sistem ECAS:
obrazec SHRANITE na svoj računalnik

4. Vsebina končnega poročila
B, C in D poglavje: že vpisani podatki o projektu, pogodbeniku (VAŠI podatki) in partnerjih – ZGOLJ PREVERITE
E poglavje: skupno končno poročilo partnerstva  v ANG ali SLO
poglavja F - J: vaše individualno poročilo pogodbenika
K – podatki o e-oddaji poročila

5. Navodila za pripravo poročila I
Poglavje E: Skupno poročilo– gledano z vidika partnerstva (ne posamezne organizacije)
osnovno izhodišče naj bo odobrena prijavnica – cilji in rezultati zapisani v njej morajo biti doseženi (v primeru, da so spremembe, jih obrazložite)
pojasnite razlike med odobrenim in dejansko realiziranim (neizpolnjeno ali pa dodatno realizirano)
upoštevajte omejitve obsega (št. znakov)

6. Navodila za pripravo poročila II
opisujte z vidika celotnega partnerstva-ne zgolj vaše organizacije!
opišite vse relevantne okoliščine a držite se vprašanja oz. navodil
poročilo se vrednoti na podlagi NAPISANEGA – napišite VSE relevantno
izdelkov ni potrebno pošiljati (čim več izdelkov objavite na spletnih straneh partnerstva oz. organizacije).

7. Navodila za pripravo poročila III
del F: odgovarjajte (vsebina in statistika)-SAMO za vašo organizacijo!!
F.2: navedite VSE aktivnosti VAŠE organizacije – lokalno in tekom mobilnosti (NE navajajte samo mobilnosti!!)
bodite natančni (številke naj se ujemajo)

8. Navodila za pripravo poročila IV
pri učinkih (F.3) tudi obrazložite v polju „Utemeljitev“
F.4 Diseminacija in F.5 Trajnost – ZELO POMEMBNI točki, vpišite smiselno, glede na vsebino projekta
F.6 - opis mobilnosti: opišete posamezne poti (obisk partnerske institucije) in NE mobilnosti za vsakega posameznika posebej
F.6.1 mora sovpadati z F.1.1 (v delu mednarodne mobilnosti) ter s točko H

9. Splošni finančni pogoji za sredstva programa VŽU
so oblika dopolnilnega financiranja za projekte, ki ne bi bili mogoči brez podpore EU
ne smejo prinašati dobička koristniku sredstev
nikoli niso podeljena za nazaj, to je za že zaključene projekte
za posamezen projekt so lahko podeljena le enkratna nepovratna sredstva
dodeljena na podlagi rezultatov razpisa
namenjena so izvedbi mednarodnih mobilnosti v partnerske države in lokalnih aktivnosti

10. Upravičeni stroški so nastali v upravičenem obdobju
so nastali pri izvajalcu projekta
so dokazljivi in knjiženi v poslovne knjige organizacije na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin, ločeno od ostalih poslovnih dogodkov
so nastali po načelu preudarnega finančnega poslovanja
so nastali po načelu gospodarnosti (“best value for money”)
3E (economy, efficiency, effectiveness; gospodarnost, učinkovitost, uspešnost)
so v skladu z nacionalno zakonodajo
so nastali v skladu s poslovno prakso izvajalca
so načrtovani in odobreni v prijavnici in vključeni v eventualni finančni načrt projekta
niso in ne bodo financirani iz drugih virov sredstev
(vir: Kos, Marjetič 2008)

11. Financiranje partnerstev
Program VŽU 2013 – Vodnik – I. del, poglavje 4. E
pavšalna dotacija (lump sum)
COM, GRU in LDV Partnerstva

12. Obveznosti iz sporazuma o dotaciji
sporazum je osnova za nastanek pravnega razmerja
relacija koordinator – računovodja
hranjenje sporazumov – na sedežu obeh pogodbenikov
produkti, aktivnosti iz prijave
posebne obveznosti (sporazum o dotaciji in priloge (aneksi));
splošne obveznosti (splošni pogoji akcije/programa)
sporazum podpiše odgovorna oseba organizacije
za spremembo je treba zaprositi vsaj 60 dni pred zaključkom pogodbenega obdobja
za spremembo je treba zaprositi pisno in skleniti aneks k sporazumu
kadar ni potreben aneks k sporazumu zadošča obvestilo (po e-pošti)

13. Stroškovno mesto se odpre na osnovi podpisane pogodbe
na njem se evidentirajo vsi stroški in prihodki
zagotavlja sledljivost dogodkov in ustrezno revizijsko sled
omogoča vpogled v trenutno stanje sredstev projekta
omogoča izpis bilance projekta

14. Izplačila dotacije
Način izplačila je odvisen od pravno organizacijske oblike upravičenca in določil v sporazumu.
Organizacije, ki so v lasti države ali lokalnih skupnosti (univerze, občine, zavodi, društva,…) prejmejo 80 % sredstev predplačila v 30-ih dneh po podpisu pogodbe.
Končno plačilo prejmejo zadnjih 20% po oddanem in odobrenem končnem poročilu-s strani NA!
Organizacije v zasebni lasti, prejmejo delež predplačila v odvisnosti od finančne sposobnosti, ki jo ugotavljamo pred podpisom sporazuma.

15. Zahtevki za izplačila dotacije
Ustrezno in do roka oddano končno poročilo se šteje kot upravičenčeva zahteva za izplačilo preostanka dotacije:
60 dni za pregled in odobritev končnega poročila ter izplačilo! Rok se podaljša le, če je bil upravičenec pozvan k dopolnitvi-za toliko dni, kot je potreboval za dopolnitev.
30 dni za dopolnitve upravičenca (če je bil pozvan k dopolnitvi poročila).

16. Upravičeni stroški za dokazovanje mobilnosti - DOKAZILA
dokaz o prisotnosti na gostujoči organizaciji, ki ga izda gostujoča organizacija z datumi prihoda in odhoda IN
kopije dokazil iz katerih je razvidno, da so udeleženci na projektu izvedli mobilnosti (kopija letalskega kupona, kopija vozovnice za vlak/avtobus, kopija potnega naloga v primeru mobilnosti z lastnim ali službenim vozilom,…) – preverjamo vsebino in ne zneskov
na dokazilih MORA biti razvidno:
ime in priimek udeleženca,
datum prihoda/odhoda,
na potrdilu partnerske organizacije tudi ime, funkcija in podpis odgovorne osebe
dokazilo je lahko tudi skupinsko (več oseb navedenih na istem potrdilu)

17. Oddaja končnega poročila
obrazca ni mogoče oddati, če niso izpolnjena vsa polja, ki so rdeče obrobljena (preverite z gumbom validate)
ODDAJTE POROČILO  KLIK na „SUBMIT ONLINE“
natisnite e-oddano poročilo
J poglavje  IZPOLNITE ROČNO
PODPIS kontaktne IN odgovorne osebe (+žig) vaše organizacije
original + kopije dokazil pošljete najkasneje na CMEPIUS

18. POZOR!!! poročilo izpolnite v celoti poročilo morate oddati:
najkasneje do
preko spleta (klik na ustrezen gumb)
natisnjeno, podpisano in s priporočeno pošto na CMEPIUS, Ob železnici 30a, 1000 Ljubljana

19. Pregled poročila s strani NA
enotni evropski obrazec za pregled KP
NA ima za pregled 60 dni
v primeru nejasnosti ali pomanjkljivosti se zahteva dopolnitve
če na poročilo ni pripomb, se izplača preostanek dotacije (20 %)
v primeru, da mobilnosti (ali cilji) niso bili realizirani, se lahko dotacija ustrezno zmanjša ali celo zahteva vračilo celotnega zneska

20. Vprašanja
Leonardo da Vinci Maja Godejša 01/ Comenius Katjuša Radinovič 01/ Urška Šraj 01/ Grundtvig mag. Robert Marinšek 01/ Finance Sabina Benvenuti Topič 01/