1. HIGH PERFORMANCE DELIVERY
KAJIAN SEMULA DAN PERANCANGAN
STRATEGIK PELAN GLOBAL UTM
(FASA 2):
22 JULAI 2014 (SELASA)
PUSAT LATIHAN UTM
Laporan
Task Force Bagi Bidang Tumpuan Utama:
HIGH PERFORMANCE DELIVERY

2. RUMUSAN UMUM
Strategi-strategi utama dalam menambahbaik KAI bagi High Performance Delivery adalah seperti berikut:
Memusatkan pengurusan Customer Satisfaction Index
Mempertingkat/meluaskan hubungan kerjasama (networking) dengan pihak luar (pihak industri, badan profesional) bagi mengenalpasti trend terkini, sumber penajaan dan sumber modal insan.
Menambahbaik polisi/dasar/peraturan semasa supaya menyokong tercapainya sasaran KAI.
Membangunkan/menyediakan staf berkompetensi tinggi yang mempunyai minda global dan menghayati DNA UTM.
Pemilihan/penentuan KAI adalah pada perkara yang benar-benar “key” dalam sesuatu Objektif Strategik.
(Contoh: dicadangkan IDP dikeluarkan dari KAI UTM kerana ia sebenarnya adalah sesuai sebagai inisiatif untuk CIS, bukannya sebagai ‘key’ untuk produktiviti dan kompetensi staf)
Cadangan tambahan KAI baru bagi tahun 2015 di bawah Strategic Objective : Competente & Productive Staff iaitu ‘Competency Index for Academic Staff’
(Cadangan Portfolio Owner tambahan KAI Competency Index For Academic Staff adalah dibawah UTMLead)
Dicadangkan Strategic Objective “Excellent Service Delivery” dipinda kepada “High Performance Culture”

3. Strength Weakness Opportunity Threat -Pakar bidang dirujuk
-Sistem dibangunkan oleh pakar dalaman
-Kursus berkualiti
-Multiskilled Staff
-Bakat muda (young talents)
-Makmal berteknologi tinggi
Weakness
-Tiada 1 alat yg seragam utk mengukur kepuasan pelanggan
-Dapatan bagi Competency Index Staff (CIS) tidak digunakan sepenuhnya. Contoh: dapatan boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan staf
-Definisi yang kurang jelas bagi CPD
-Sistem dibangunkan tidak berpusat (akaun berlainan untuk setiap log masuk)
-SPP dibangunkan secara berasingan tidak berpusat
-Prasarana yang ada tidak menggalakkan budaya entrepreneurial
-Kompetensi Bahasa Inggeris yang lemah
-Budaya kerja yang mengongkong staf untuk multitasking
-Tiada penulis/editor yang berpusat secara gunasama di peringkat universiti
-Pemasaran produk universiti tidak berpusat
Opportunity
-Mewujudkan perkongsian pintar dengan organisasi lain yang mempunyai konteks sama (contoh: menggunakan sistem yang sama, berkongsi makmal penyelidikan)
-Menjana pendapatan dengan kepakaran yang ada
-Memikirkan kelainan pendekatan (differentiation strategy) dalam mempertingkatkan kualiti budaya kerja.
Threat
-Organisasi luar semakin meningkat dari segi perkhidmatan
-Perkembangan teknologi semakin canggih & pantas
-Sumber kewangan semakin berkurangan
-Staf berkualiti tinggi berstatus kontrak diberi tawaran lebih baik oleh organisasi luar
-Staf burnout

4. Strategy or Strategic Objective (SO)
Status
(New,
Improved,
Retain,
Deleted)
KAI Statement or
Operational Definition
Prog./ Project/ Initiative
Implications – Finance, HR, Physical, Governance
Strategic Objective
High Performance Culture
New
Memusatkan pengurusan CSI Universiti
Inisiatif Sediaada
Beberapa PTJ mempunyai set soalan tersendiri dan HEK akan mengumpulkan semua hasil/output
Strategy
Memusatkan pengurusan CSI kepada satu entiti
Mewujudkan instrumen yang menyeluruh dan berkesan
Operation Definition
Customer Satisfaction across university using standard questionnaire
Inisiatif Baru
Memusatkan pengurusan CSI Universiti:
Menyeragamkan dan menyelaras pengurusan soalselidik antara PTJ yang dibuat secara online
Menyelaras pengurusan CSI antara PTJ
Memantau pengisian soal selidik oleh staf dalam tempoh tertentu - menentukan peratus responden mengisi mengikut piawaian kajian ilmiah
Membuat pelaporan CSI Universiti
Governance

5. Strategy or Strategic Objective (SO)
Status
(New,
Improved,
Retain,
Deleted)
KAI Statement or
Operational Definition
Prog./ Project/ Initiative
Implications – Finance, HR, Physical, Governance
Strategic Objective
High Performance Culture
New
Retaining of talented staff
Reward and incentives
Mewujudkan polisi latihan staf akademik
Pengurusan bakat staf
Penerapan soul UTM
Transforming mind set and culture
Programs to transform mind set and culture

6. Strategy or Strategic Objective (SO)
Status
(New,
Improved,
Retain,
Deleted)
KAI Statement or
Operational Definition
Prog./ Project/ Initiative
Implications – Finance, HR, Physical, Governance
Strategic Objective
To obtain and develop competent and productive staff
Strategy
Memperbaiki polisi pengambilan staf berkualiti
Improved
Percentage of academic staff with PhD/DSc, D.Eng
Inisiatif Sediaada
Lantikan semula staf PhD yang bersara
Lantikan semula staf berkelayakan profesional yang bersara
Kriteria khas untuk kenaikan gred staf antarabangsa
Penetapan skala gaji untuk staf antarabangsa
Memperkasa hubungan kerjasama bagi mendapatkan calon yang ditaja MARA, JPA, Biasiswa Diraja, Peronas (mewujudkan team khas)
Operation Definition
Percentage of staff with PhD / DSc., and D.Eng. over total number of academic staff, not included tutor and below
Inisiatif Baru
Semakan semula polisi dan peraturan
Mewujudkan peruntukan khas bagi “membeli kontrak” yang mempunyai kepakaran tertentu
Mengadakan kerjasama / MoU dengan agensi /penaja luar bagi mendapatkan calon yang ditaja : MARA, JPA
Mengenalpasti penaja biasiswa yang tiada ikatan kontrak contoh Biasiswa Diraja
Membuat pemantauan terhadap staf cuti belajar dengan kerjasama universiti di mana staf cuti belajar

7. Strategy or Strategic Objective (SO)
Status
(New,
Improved,
Retain,
Deleted)
KAI Statement or
Operational Definition
Prog./ Project/ Initiative
Implications – Finance, HR, Physical, Governance
Strategic Objective
To obtain and develop competent and productive staff
Strategy
Meluaskan networking dengan badan profesional
Mewujudkan dasar/polisi/Peraturan yang memudahcarakan program yang menyokong pembangunan profesional
Improved
Percentage of academic staff with Professional Qualifications (such as medical, engineers, architects, accountants etc)
Operation Definition
Percentage of staff with Professional Qualification over total number of academic staff, excluding tutors and below
Inisiatif Sedia Ada
Melaksanakan program & kursus mandatori badan profesional secara ‘in-house’.
Membantu graduan kejuruteraan UTM untuk berdaftar sebagai Jurutera Siswazah Lembaga Jurutera Malaysia (BEM).
Mengadakan sesi bengkel untuk staf mengenai prosedur mendapatkan kelayakan profesional.
Pembiayaan yuran keahlian staf akademik dalam badan profesional untuk dua badan profesional dalam negara dan satu badan profesional luar negara.
Membina jaringan rangkaian kerjasama dengan institusi profesional dalam dan luar negara.
Inisiatif Baru
Peraturan latihan industri yang lebih efektif tidak terkecuali staf 40 tahun ke atas
Menambah syarat keperluan kelayakan profesional di dalam Polisi Pengesahan Jawatan bagi bidang-bidang kritikal
Meluaskan kursus untuk membantu staf dalam bidang kelayakan profesional kepada Ar, Sr dll

8. Strategy or Strategic Objective (SO)
Status
(New,
Improved,
Retain,
Deleted)
KAI Statement or
Operational Definition
Prog./ Project/ Initiative
Implications – Finance, HR, Physical, Governance
Strategic Objective
To obtain and develop competent and productive staff
Strategy
Membangunkan staf berminda global (global minded staff)
Membangunkan entrepreneurial minded staff
Improved
Competency Index for Non Academic Staff
(1-5 scale)
Operation Definition
Competency Index for Non-Academic base on study on Staff Competency instrument
Inisiatif Sedia ada
Menyediakan CIS online
Mengukur tahap kompetensi staf berdasarkan instrumen yang disediakan
Penambahbaikan set soalan

9. Strategy or Strategic Objective (SO)
Status
(New,
Improved,
Retain,
Deleted)
KAI Statement or
Operational Definition
Prog./ Project/ Initiative
Implications – Finance, HR, Physical, Governance
Inisiatif Baru
Pemantapan program latihan yang lebih menjurus kepada laluan kerjaya dengan mengambilkira kompetensi universiti
Analisis jurang kompetensi dan potensi
Pemantapan DNA UTM bermula dari awal pelantikan
Mengikuti kursus online bersama INTAN (ePSA)
Pelaksanaan program pemantapan Bahasa Inggeris
Pelaksanaan program pengantarabangsaan -silang budaya (cth : GOP staf PPP)

10. STRATEGIC OBJECTIVE L1: COMPETENT & PRODUCTIVE STAFF
KAI
INISIATIF SEDIA ADA
ISU, CABARAN, GAP
CADANGAN STRATEGI
CADANGAN INITIATIF
L1.3
Percentage of PPP engaged in Individual Development Plan (IDP)
Mengukur bilangan staf PPP Gred 41 ke atas yang mengikuti program IDP
Pengukuran bilangan tidak mengambarkan tahap kompetensi atau produktiviti staf
Peruntukan terhad
Dicadangkan KAI ini (IDP) digugurkan dari KAI UTM untuk tahun 2015.
Dijadikan sebagai sebahagian inisiatif CIS.

11. OPERATIONAL DEFINITON
CADANGAN KAI BARU 2015
STRATEGIC OBJECTIVE
KAI
OPERATIONAL DEFINITON
PORTFOLIO OWNER
DATA COLLECTOR
L1: Competent & Productive Staff
L1.4: Competency Index for Academic Staff
Competency Index for Academic Staff based on study on Staff Competency Instrument.
UTMLead
ALL FACULTIES