1. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) E-mail: kamarz@intanbk.intan.my
National Institute of Public Administration
TATACARA
BAYARAN RM RM RM
KAMARUDDIN ZAINAL
Tel:

2. Kumpulan wang disatukan
WARAN AM
WARAN PERUNTUKAN
PERBELANJAAN

3. Prinsip-prinsip Asas Pembayaran
Tiada apa-apa pembayaran boleh dibuat dari kumpulan wang disatukan kecuali apabila diperuntukkan sebanyak yang ditetapkan bagi maksud-maksud yang tertentu telah dibenarkan oleh undang-undang Sek 13/ ap.6(i)
Apa-apa wang yang diperuntukkan bagi sesuatu maksud hendaklah diserah balik sekiranya tidak dibelanjakan dalam tempoh yang dibenarkan baginya SEK 13(6)/AP 6(ii)

4. KUASA KERAJAAN
BOLEH MENGENAKAN APA-APA HAD YANG PERLU TERHADAP PERUNTUKAN YANG DIBERI..
BOLEH MENGUBAH, MENARIK BALIK, MENGURANGKAN ATAU MENGENAKAN APA-APA SYARAT TERHADAP PERUNTUKAN YANG TELAH DILULUSKAN.
AP 18

5. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DI-
KEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN
BERKENAAN DENGAN SESUATU
PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN
DALAM MAKSUD PERBELANJAAN
ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH
KAWALANNYA SUPAYA VOT BAGI
PERKHIDMATAN ITU TIDAK DILAMPAUI

6. BERTANGGUNGJAWAB ATAS BETULNYA SEMUA PERBELANJAAN YANG DILAKUKAN BERKENAAN DENGAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU AKAUN AMANAH.
SESEORANG PEGAWAI YANG MEMBENARKAN ATAU MENGARAH SESUATU PERBELANJAAN TANPA KUASA YANG SEPATUTNYA AKAN DIPERTANGGUNGJAWABKAN SENDIRI BAGI SESUATU AMAUN YANG DIBELANJAKAN ITU.
AP. 92

7. TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI PENGAWAL
Memastikan Supaya:
Berbelanja Mengikut Keperluan/ Keutamaan (AP.54)
Bayaran Bil/Invois/Penyata Tuntutan Dijelaskan Dengan Teratur, Cepat Dan Tepat (AP103(b))
Baki Peruntukan Sentiasa Mencukupi (AP.93(i))
Buku Vot Dan Daftar Bil/Bayaran Sentiasa Kemaskini (AP.95(a)

8. PERWAKILAN KUASA
KEWAJIPAN KEWANGAN DAN PENGAKAUNAN BAGI PEGAWAI-PEGAWAI BAWAHAN YANG BEKERJA DI BAWAH SESEORANG PEGAWAI PENGAWAL MESTILAH DINYATAKAN DENGAN JELAS.
AP. 11

9. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR
PEGAWAI PEMBAYAR HENDAKLAH BERPUASHATI BAHAWA:
BAYARAN TIDAK AKAN MENYEBABKAN LEBIHAN PERUNTUKAN;
PERAKUAN DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG BERHAK DAN ‘PRIMA FACIE’ PERTANGGUNGAN ADALAH BETUL;
POTONGAN YANG SEPATUTNYA TELAH DIBUAT DENGAN SEWAJARNYA.
AP 93

10. PEJABAT-PEJABAT PENGAKAUNAN JABATAN AKAUNTAN BENDAHARI NEGARA NEGERI
CAWANGAN-CAWANGAN
JABATAN MENGAKAUN SENDIRI
PEMEGANG-PEMEGANG PANJAR
- PANJAR UNIT
- PANJAR 1/12
- PANJAR RUNCIT

11. DOKUMEN-DOKUMEN BAYARAN
1. WARAN PERUNTUKAN
2. BAUCER BAYARAN
3. BORANG KELOMPOK DLL.
BORANG-BORANG/
DOKUMEN
1. TUNTUTAN
2. PENYATA
3. KONTREK DLL.
PENYATA/TUNTUTAN
DAFTAR-DAFTAR
1. BUKU PERUNTUKAN
2. DAFTAR BAYARAN
3. DAFTAR BAUCER
4. DAFTAR BIL DLL.

12. WARAN PERUNTUKAN DOKUMEN YANG MEMBENARKAN PERBELANJAAN;
PERLBAGAI JENIS DAN KUASA:
WARAN PERUNTUKAN; WARAN PERUNTUKAN KECIL, WARAN PINDAH PERUNTUKAN DAN WARAN TARIK BALIK.
TIDAK BOLEH MELAKUKAN PERBELANJAAN ATAU TANGGUNGAN TANPA WARAN PERUNTUKAN.

13. BUKU VOT SEBUAH BUKU YANG DISELNGGARAKAN UNTUK
MEREKOD SEGALA MAKLUMAT YANG BERKAITAN
DENGAN KEDUDUKAN PERUNTUKAN JABATAN.
DI ANTARA MAKLUMAT YANG TERDAPAT IALAH:
> JUMLAH PERUNTUKAN BAGI SETIAP
OBJEK SEBAGAI;
> TANGGUNGAN MENGIKUT TARIKH YANG
DILAKUKAN;
> PEMBAYARAN YANG TELAH DIBUAT; DAN
> BAKI MASIH ADA.

14. BAUCER PELBAGAI JENIS DAN KEPERLUAN:
BAUCER BAYARAN; BAUCER JERNEL & BAUCER KECIL.
DISEDIAKAN SEBAGAI PERMINTAAN BAYARAN
KEPADA PERBENDAHARAAN;
PENGESAHAN YANG ADA DALAM BAUCER
DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG DIBERIKUASA.

15. MENANDATANGANI BAUCER
PEGAWAI PENGAWAL BOLEH MEWAKILKAN
KEPADA PEGAWAI LAIN;
NAMA DAN CONTOH T.TANGAN DIHANTAR KE
PERBENDAHARAAN;
PERWAKILAN KUASA BOLEH TERHAD:
- 2 tandatangan - kurang RM10,000
- 3 tandatangan - RM10,000 dan ke atas
terdiri daripada:
- Pegawai Penjaga Peruntukan,
- Pegawai yang menyemak dan
mengesahkan butir-butir baucer.
- Pegawai terkanan.

16. DAFTAR BIL DISELENGGARA UNTUK MENCATAT BUTIR-BUTIR BERIKUT: > AMAUN
> TARIKH BIL DITERIMA
> AMAUN
> TARIKH BIL DIPERAKUKAN
> TARIKH BIL DIKEMUKAKAN KE
BAHAGIAN KEWANGAN
> TARIKH BAUCER DISEDIAKAN
> TARIKH BAUCER DIHANTAR KE
PERBENDAHARAAN
> TARIKH CEK DITERIMA DLL.
DAFTAR BIL

17. PENYENGGARAAN DAFTAR BIL
DAFTAR BIL HENDAKLAH DI SENGGARAKAN DENGAN LENGKAP DAN SEMPURNA BAGI MENGAWAS PROSES BAYARAN DAPAT DIBUAT DENGAN LEBIH TELITI DAN BERKESAN;
DAFTAR BIL MERUPAKAN SATU REKOD YANG AMAT PENTING DAN KEGAGALAN DALAM MENYENGGARA DAFTAR INI BOLEH MENYEBABKAN PEGAWAI TERLIBAT DIKENAKAN TINDAKAN TATATERTIB;
DAFTAR BIL HENDAKLAH DIPERIKSA DAN DITANDATANGANI DARI SEMASA KE SEMASA SEKURANG-KURANGNYA 3 BULAN SEKALI SPP 10/1995

18. PERATURAN MEMBAYAR BIL
SEMUA BIL HENDAKLAH DIJELASKAN KEPADA PEMBEKAL /KONTREKTOR DALAM TEMPOH 30 HARI APABILA BIL YANG LENGKAP DITERIMA ATAU APA-APA TEMPOH YANG TELAH DITETAPKAN DI DALAM KONTRAK;
BIL YANG LEWAT DIBAYAR DISEBABKAN KERAGUAN, KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN ATAU KETUA JABATAN BERTANGGUNGJAWAB MEMBAYAR DENGAN SEGERA KEPADA PEMBEKAL/KONTREKTOR MENGIKUT PERUNTUKAN DI BAWAH (AP 59).

19. APABILA TERDAPAT ADUAN KELEWATAN MEMBAYAR BIL, KETUA SETIAUSAHA/KETUA JABATAN HENDAKLAH MENYIASAT ADUAN KELEWATAN TERSEBUT SERTA MENDAPATKAN PENJELASAN DARIPADA PEGAWAI BERKENAAN. SEKIRANYA PENJELASAN YANG DIBERI TIDAK MEMUASKAN TINDAKAN SURCAJ HENDAKLAH DIKENAKAN;
AGENSI HENDAKLAH MENYIMPAN SERTA MENGEMASKINI REKOD SETIAP BIL YANG DIJELASKAN MENGIKUT PERATURAN-PERATURAN YANG ADA SPP 10/1995

20. > NO BAUCER JABATAN DAFTAR PEMBAYARAN
DISELENGGARAKAN UNTUK MENCATAT MAKLUMAT-MAKLUMAT BERIKUT:
> NO BAUCER JABATAN
> PERIHAL RINGKAS BAUCER
> NO BAUCER PERBENDAHARAAN
> BUTIR-BUTIR CEK

21. DAFTAR PEMBAYARAN TARIKH CEK DITERIMA DAN DIBAHAGIKAN AMAUN
TARIKH DIENDOS & TANDATANGAN RINGKAS
PEGAWAI
TANDATANGAN PEGAWAI PENERIMA CEK
ATAU WANG TUNAI
TARIKH PEMBAYARAN DISEMPURNAKAN &
TANDATANGAN RINGKAS PEGAWAI

22. JENIS - JENIS
BAYARAN
BAYARAN - BAYARAN
TETAP
TUNTUTAN

23. GAJI ELAUN - ELAUN TETAP BAYARAN TETAP
ASAS BAYARAN:- MEMERLUKAN PENYATA PERUBAHAN (Kew.8)

24. ELAUN KERANA PERKHIDMATAN TERTENTU
BAYARAN TUNTUTAN
ELAUN PERJALANAN
ELAUN LEBIH MASA
ELAUN KERANA PERKHIDMATAN TERTENTU

25. ADA PENYATA TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN TUNTUTAN BERPATUTAN DAN WAJAR
DIPERAKUKAN
ADA DOKUMEN SOKONGAN
IKUT FORMAT
DIKEMUKAKAN SEBELUM 10HB

26. JALAN RAYA LINGKUNGAN 25KM
DEFINISI
IBU PEJABAT
JALAN BASIKAL/SUNGAI 8 KM
JALAN TANAH BOLEH DIHUBUNGI KENDERAAN BERMOTOR - 16KM

27. ELAUN LEBIH MASA DISAHKAN / DISOKONG IKUT KADAR - KADAR TERTENTU
ATAS KEPERLUAN TUGAS
DISAHKAN / DISOKONG
IKUT KADAR - KADAR TERTENTU

28. CARA - CARA PEMBAYARAN BAYARAN MELALUI CEK BAYARAN TUNAI
BAYARAN MELALUI BAUCER
JERNAL (PELARASAN)
BAYARAN MELALUI WARAN

29. BAYARAN MELALUI CEK BAYARAN DIBUAT DENGAN CEK BERPALANG
CEK BOLEH “DIBUKA” ATAS
PERMINTAAN
BAYARAN BOLEH JUGA DIBUAT
TERUS KE AKAUN BANK PENERIMA

30. BAYARAN DIBUAT MELALUI BAUCER/ PANJAR WANG RUNCIT
BAYARAN TUNAI
BAYARAN DIBUAT MELALUI BAUCER/
PANJAR WANG RUNCIT
JIKA MELLUI PANJAR WANG RUNCIT
BAYARAN TIDAK MELEBIHI RM500.00
JIKA MELALUI BAUCER, PERLU DAPAT-
KAN TANDATANGAN/CAP JARI PENERIMA

31. BAYARAN MELALUI JERNAL/WARAN
BAYARAN YANG DIBUAT DI ANTARA JABATAN-
JABATAN KERAJAAN DI BAWAH KAWALAN
PEJABAT PEMBAYAR YANG SAMA:-
PEJABAT ‘A’ YANG BERHUTANG DENGAN
PEJABAT ‘B’ AKAN MENYEDIAKAN BAUCER
JERNAL DAN MENGHANTARNYA KE PEJABAT
‘B’ UNTUK DISAHKAN.

32. Setelah diterima kembali, maka baucer itu akan dihantar ke
sambungan
Setelah diterima kembali, maka
baucer itu akan dihantar ke
pejabat pembayar yang akan di-
debitkan peruntukan pejabat ‘A’
kreditkan hasil pejabat ‘B’.
Bagi jabatan yang berlainan
pejabat pembayar, Waran ada-
lah diperlukan.

33. BAYARAN MELALUI PEMFAKTORAN
SESUAI DILAKSANAKAN DIAWAL KONTRAK
KONTRAKTOR/PEMBEKAL PERLU MEMBUAT PERJANJIAN DENGAN SYARIKAT PEMFAKTORAN;
KONTREK BERMINAT HENDAKLAH MENGEMUKAKAN SATU SALINAN SURAT PERJANJIAN DENGAN SYARIKAT PEMFAKTORAN KEPADA JABATAN
BAYARAN AKAN DIBUAT KEAPDA SYARIKAT PEMFAKTORAN APABILA KONTREKTOR MENGEMUKAKAN BILNYA.

34. PEMBAYARAN SECARA PUKAL
BAYARAN CARA INI BOLEH DIBUAT BAGI PEJABAT-PEJABAT DI BAWAH PEGAWAI PENGAWAL YANG SAMA UNTUK BIL- BIL PERKHIDMATAN UTILITI:-
AGENSI PEMBEKAL PERLU SENARAIKAN BIL DAN HANTARKAN PITA MEGNETIK KE PEJABAT PEMBAYAR UNTUK BAYARAN.
JABATAN-JABATAN MENERIMA BIL MASING-MASING UNTUK SEMAKAN
CATAT KE DALAM BUKU VOT APABILA JABATAN TERIMA LAPORAN PERBELANJAAN BULANAN

35. PEMBAYARAN AKAUN AKAUN KENA BAYAR/AP 58A
TUNTUTAN/BIL YANG DIKEMUKAKAN LEWAT, IAITU SELEPAS 31 DISEMBER MASIH BOLEH DIBAYAR SEOLAH-OLAH DARI PERUNTUKAN TAHUN SEMASA SEKIRANYA:
* BARANG/PERKHIDMATAN/KERJA TELAH DISEMPURNAKAN SEBELUM ATAU PADA 31 DISEMBER TAHUN BERKENAAN;
* BAUCER SEMPAT DIKEMUKAKAN UNTUK BAYARAN DALAM BULAN JANUARI SELEPAS TAHUN BERKENAAN.
AP 56a

36. AKAUN KENA BAYAR (ACCOUNT PAYABLE)
Tahun
Perbelanjaan
AKB %
BEZA
1999
RM66.3 BILION
RM2.6 BILION 4 -
2000
RM82.8 BILION
RM8.3 BILION 10
RM6 BILION
2001
RM79.5
BILION
RM12.3 15
RM5

37. AP. 58(a) SEBARANG PEMBAYARAN YANG DIBUAT
SELEPAS TUTUPNYA AKAUN KENA BAYAR
HENDAKLAH DIBUAT MELALUI ARAHAN
PERBENDAHARAAN 58A.

38. PERBELANJAAN DARURAT
PERBELANJAAN PATUT DILAKUKAN DENGAN SEGERA DAN MASA TIDAK MENGIZINKAN BAGI MENDAPAT KEBENARAN CARA BIASA;
LAPOR KEPADA PERBENDAHARAAN/PEGAWAI
KEWANGAN NEGERI DENGAN HURAIAN SEBAB-SEBAB MENYIMPANG DARI CARA BIASA.
BAYARAN DIBUAT MELALUI PENDAHULUAN DIRI ATAS NAMA PEGAWAI.
PERUNTUKAN SEBENARNYA AKAN DIPEROLEHI MELALUI ANGGARAN TAMBAHAN (AP 55)

39. PEMBAYARAN TIDAK DIAKUI
TIDAK ADA KETERANGAN YANG IA DILAKUKAN, DIBENARKAN DAN DISELESAIKAN DENGAN SEPATUTNYA;
BAYARAN TANPA PERUNTUKAN DALAM ANGGARAN;
BAYARAN TANPA PERUNTUKAN DAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN LAIN;
BAYARAN YANG MENGAKIBATKAN “OVER-DRAFT”;
AP 107 & SPP 10/1980

40. BAYARAN TANPA TANDATANGAN PEGAWAI YANG DIBERI KUASA ;
Sambungan….
BAYARAN TANPA KUASA;
BAYARAN TANPA TANDATANGAN PEGAWAI
YANG DIBERI KUASA ;
BAYARAN PENDAHULUAN TANPA
KEBENARAN;
BAYARAN DUA KALI;
BAYARAN KEPADA YANG TIDAK BERHAK.

41. ALIRAN PROSES BAYARAN SERAHKAN CEK KEPADA PIHAK BER- KENAAN WUJUD
TANGGUNGAN
DAFTARKAN
BAUCAR
CATATKAN
BUTIR-BUTIR
KE DALAM
BUKU VOT.
TERIMA
BIL/
TUNTUTAN
SEDIAKAN
KELOMPOK
HANTARKAN
BAUCER/BUKU
VOT UNTUK
TANDA TANGAN
DAFTAR KE
DALAM DAFTAR
BAUCER/PEM-
BAYARAN
SEMAK BIL/
TUNTUTAN
SEDIAKAN
BAUCAR
HANTAR BAUCAR
KE JAN/BENDAHARI
NEGERI UNTUK
PEMBAYARAN
PUNGUT CEK

42. SEKIAN, TERIMA KASIH