1. HIGH PERFORMANCE DELIVERY
KAJIAN SEMULA DAN PERANCANGAN
STRATEGIK PELAN GLOBAL UTM
(FASA 2):
13 OGOS 2014
DEWAN SENAT
Laporan
Task Force Bagi Bidang Tumpuan Utama:
HIGH PERFORMANCE DELIVERY

2. KETUA: Tn Hj Wan Zawawi bin Wan Abd Rahman
Ahli Task Force
HIGH PERFORMANCE DELIVERY
KETUA: Tn Hj Wan Zawawi bin Wan Abd Rahman
BIL
NAMA
JABATAN/PEJABAT 1
Prof Dr Masputeriah binti Hamzah
Pejabat Hal Ehwal Korporat 2
PM Ir Hayati bin Abdullah
UTMLead 3
PM Dr Aminuddin bin Ruskam
Fakulti Tamadun Islam 4
Tn Hj Samsudin bin Nyat
Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi 5
Tn Hj Hassan bin Husin
Bahagian Pengurusan Modal Insan 6
En Ismaal bin Samat
Bahagian Pembangunan Modal Insan 7
Pn Siti Hawa bin Man

3. BIL
NAMA
JABATAN/PEJABAT 8
En Abd Jalel bin Ahmad
Bahagian Pengurusan Organisasi 9
Tn Hj Dahari bin Derani
Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni 10
Hjh Najmah binti Samsudin
Pejabat Pendaftar Akademik UTM (UTM ARO) 11
Pn Norizan binti Saleh
Pejabat Hal Ehwal Korporat 12
En Abdul Rahim bin Abdul Karim
Bahagian Keselamatan 13
En Khairull Azmi bin Ishak
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) 14
En Abd Razib bin Hj Shahuddin
Pusat Kualiti dan Pengurusan Risiko 15
Puan Siti Salamah binti Mohd Shihab
Pejabat Hal Ehwal Korporat UTMKL 16
En Ariffin bin Basserany
UTMLead 17
Nor Qamariah binti Othman (Urus setia)

4. Strength Opportunity Threat -Pakar bidang dirujuk
-Sistem dibangunkan oleh pakar dalaman
-Kursus berkualiti
-Multiskilled Staff
-Bakat muda (young talents)
-Makmal berteknologi tinggi
Weakness
-Tiada 1 alat yg seragam utk mengukur kepuasan pelanggan
-Dapatan bagi Competency Index Staff (CIS) tidak digunakan sepenuhnya. Contoh: dapatan boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan staf
-Sistem dibangunkan tidak berpusat (akaun berlainan untuk setiap log masuk)
-SPP dibangunkan secara berasingan tidak berpusat
-Prasarana yang ada tidak menggalakkan budaya entrepreneurial
-Kompetensi Bahasa Inggeris yang lemah
-Budaya kerja yang mengongkong staf untuk multitasking
-Tiada penulis/editor yang berpusat secara gunasama di peringkat universiti
-Pemasaran produk universiti tidak berpusat
Opportunity
-Mewujudkan perkongsian pintar dengan organisasi lain yang mempunyai konteks sama (contoh: menggunakan sistem yang sama, berkongsi makmal penyelidikan)
-Menjana pendapatan dengan kepakaran yang ada
-Memikirkan kelainan pendekatan (differentiation strategy) dalam mempertingkatkan kualiti budaya kerja.
Threat
-Organisasi luar semakin meningkat dari segi perkhidmatan
-Perkembangan teknologi semakin canggih & pantas
-Sumber kewangan semakin berkurangan
-Staf berkualiti tinggi berstatus kontrak diberi tawaran lebih baik oleh organisasi luar
-Staf burnout

5. RUMUSAN UMUM
Matlamat yang disasarkan untuk UTM Global 2020 bagi bidang High Performance Delivery adalah :- Staf yang mempunyai minda kelas pertama (first class mentality)
Cadangan Strategic Objective “Excellent Service Delivery” dipinda kepada “High Performance Culture” kerana dilihat lebih menyeluruh (holistik).
Cadangan beberapa tambahan KAI baru bagi tahun 2015 iaitu:-
di bawah Strategic Objective : Competent & Productive Staff :-
‘Competency Index for Academic Staff’ (Cadangan Portfolio Owner adalah UTMLead)
di bawah Strategic Objective : High Performance Culture:-
‘Percentage reduction of talented staff turnover’
Strategi-strategi utama dalam menambahbaik KAI bagi High Performance Delivery adalah seperti berikut:
Memusatkan pengurusan Customer Satisfaction Index
Mempertingkat/meluaskan hubungan kerjasama (networking) dengan pihak luar (pihak industri, badan profesional) bagi mengenalpasti trend terkini, sumber penajaan dan sumber modal insan.
Menambahbaik polisi/dasar/peraturan semasa supaya menyokong tercapainya sasaran KAI.
Membangunkan/menyediakan staf berkompetensi tinggi yang mempunyai minda global dan menghayati DNA UTM.
Pemilihan/penentuan KAI adalah pada perkara yang benar-benar “key” dalam sesuatu Objektif Strategik.
(Contoh: dicadangkan IDP dikeluarkan dari KAI UTM kerana ia sebenarnya adalah sesuai sebagai inisiatif untuk CIS, bukannya sebagai ‘key’ untuk produktiviti dan kompetensi staf)

6. Ada inisiatif baru ditambah Ada inisiatif baru ditambah
OBJEKTIF STRATEGIK
KAI
PENCAPAIAN
CATATAN
2012
2013
2014 (JUN)
High Performance Culture
P8.1
Customer Satisfaction Index
 75.56
(80%)
 81.9  -
Ada inisiatif baru ditambah 
Percentage reduction of talented staff turnover -
BARU
Competent and Productive Staff
L1.1
a. Percentage of academic staff with PhD/DSc, D.Eng.
 70.15
(70%)
 74.5
(75%)
 76.34
Ada inisiatif baru ditambah
b. Percentage of academic staff with Professional Qualifications
12.87
(15%) 
 14.8
(15%)
 12.5
L1.2
Competency Index for Non Academic Staff (1-5 scale)
 4.1
(3.5)
 4.11
(4.5)
Competency Index for Academic Staff
(1-5 scale)
L1.3
Percentage of PPP engaged in Individual Development Plan (IDP)
19.6%
(60%)
CADANGAN DIKELUARKAN
DARI KAI UTM

7. Prog./ Project/ Initiative
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
High Performance Culture
IMPROVED
Customer Satisfaction Index
Memusatkan pengurusan CSI kepada satu entiti
Mewujudkan instrumen yang menyeluruh dan berkesan. (contohnya 2 set soalan:
Umum : soalan standard yang digunakan untuk keseluruhan UTM
Khusus : soalan lebih fokus pada fungsi fakulti
KEWANGAN:
peruntukan untuk 3-5 kali mesyuarat (anggaran=RM500.00)

8. Prog./ Project/ Initiative
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
High Performance Culture
NEW
Percentage reduction of talented staff turnover
Penerapan soul UTM
Mengadakan program yang berfokus kepada transformasi mind set dan budaya
Memberi ganjaran dan insentif
Mewujudkan polisi latihan staf akademik
Pengurusan bakat & karier staf
Nota:
Cadangan mengikut polisi latihan JPA:
3% daripada keseluruhan emolumen tahunan staf /staf HR
Melahirkan staf dan organisasi:
mempunyai DNA UTM
minda kelas pertama
top notch staff
2. KEWANGAN
Peruntukan kewangan untuk latihan*
Return on Investment (ROI)
Penjanaan pendapatan
GOVERNAN
Perubahan polisi latihan
Perubahan struktur latihan
4. FASILITI
Fasiliti dan infrastruktur:
Bangunan (UTM IDC, Bandar Penawar, Pusat Latihan UTM).

9. Prog./ Project/ Initiative
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
Competent and productive staff
IMPROVED
Percentage of academic staff with PhD/DSc, D.Eng
Inisiatif Sedia ada
Lantikan semula staf PhD yang bersara dan memenuhi syarat-syarat tambahan yang ditetapkan.
Lantikan semula staf berkelayakan profesional yang bersara dan memenuhi syarat-syarat tambahan yang ditetapkan
Kriteria khas untuk kenaikan gred staf antarabangsa
Penetapan skala gaji untuk staf antarabangsa
1. KEWANGAN:
- Sumbangan seimbang
2.GOVERNAN :
Keperluan RU
Finance :

10. Prog./ Project/ Initiative
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
Strategy
Memperbaiki polisi pengambilan staf berkualiti
Memperkasa hubungan kerjasama bagi mendapatkan calon yang ditaja MARA, JPA, Biasiswa Diraja, Peronas (mewujudkan team khas)
Operational Definition
Percentage of staff with PhD / DSc., and D.Eng. over total number of academic staff, not included tutor and below
Inisiatif Baru
Semakan semula polisi dan peraturan
Mewujudkan peruntukan khas bagi “membeli kontrak” yang mempunyai kepakaran tertentu
Mengadakan kerjasama / MoU dengan agensi /penaja luar bagi mendapatkan calon yang ditaja : MARA, JPA
Mengenalpasti penerima biasiswa yang tiada ikatan kontrak contoh Biasiswa Diraja
Membuat pemantauan terhadap staf cuti belajar dengan kerjasama universiti di mana staf cuti belajar. (UTM Lead)
GOVERNAN
KEWANGAN
Memperuntukkan sejumlah bajet -bergantung kepada jumlah staf dan jumlah baki kontrak calon.
GOVERNAN :
- Bakal calon telah dikenal pasti.

11. Prog./ Project/ Initiative
Strategy
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
Strategic Objective
Competent and productive staff
Meluaskan networking dengan badan profesional
Mewujudkan dasar/polisi/Peraturan yang memudahcarakan program yang menyokong pembangunan profesional
IMPROVED
Percentage of academic staff with Professional Qualifications (such as medical, engineers, architects, accountants etc)
Operational Definition
Percentage of staff with Professional Qualification over total number of academic staff, excluding tutors and below
Inisiatif Sedia Ada
Melaksanakan program & kursus mandatori badan profesional secara ‘in-house’.
Membantu graduan kejuruteraan UTM untuk berdaftar sebagai Jurutera Siswazah Lembaga Jurutera Malaysia
Mengadakan sesi bengkel untuk staf mengenai prosedur mendapatkan kelayakan profesional.
Pembiayaan yuran keahlian staf akademik dalam badan profesional untuk dua badan profesional dalam negara dan satu badan profesional luar negara.
Membina jaringan rangkaian kerjasama dengan institusi profesional dalam dan luar negara.
Inisiatif Baru
Peraturan latihan industri yang lebih efektif tidak terkecuali staf 40 tahun ke atas
Menyediakan insentif yang menarik bagi staf yang mendapatkan kelayakan profesional bagi bidang kritikal
Meluaskan kursus untuk membantu staf dalam bidang kelayakan profesional kepada Ar, Sr dll
KEWANGAN:
Inisiatif 1
3 Modul Kursus Mandatori BEM
= RM 115, 500.
Inisiatif 3
Bengkel:
RM 3,865
Inisiatif 4
Pembiayaan yuran=
RM210,000.
Inisiatif 5
Kos perjalanan=
RM2000
Inisiatif Baru 2
Insentif=
RM773,000
Inisiatif Baru 3
Kos kursus=
RM555,646.

12. Prog./ Project/ Initiative
Strategy
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
2. GOVERNAN:
Perlu perbincangan lanjut tentang Peraturan Latihan Ikhtisas sedia ada (Inisiatif Baru 1)
Penyediaan kertas kerja untuk pelaksanaan skim insentif dan dibawa masuk ke Mesyuarat LPU (Inisiatif Baru 3)

13. Prog./ Project/ Initiative
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
Competent and productive staff
Strategy
Membangun-kan staf berminda global (global minded staff)
Membangun-kan entrepreneurial minded staff
IMPROVED
Competency Index for Non Academic Staff
(1-5 scale)
Operational Definition
Competency Index for Non-Academic based on study on Staff Competency instrument
Inisiatif Sedia ada
Menyediakan CIS online
Mengukur tahap kompetensi staf berdasarkan instrumen yang disediakan
Penambahbaikan set soalan
Inisiatif Baru
Pemantapan program latihan yang lebih menjurus kepada laluan kerjaya dengan mengambilkira kompetensi universiti
contoh:
Mengikuti kursus online bersama INTAN (ePSA)
Pelaksanaan program pemantapan Bahasa Inggeris
Pelaksanaan program pengantarabangsaan -silang budaya (cth : GOP staf PPP)
Pelaksanaan IDP
Analisis jurang kompetensi dan potensi
Pemantapan DNA UTM bermula dari awal pelantikan
1. KEWANGAN:
Kos bengkel penambahbaikan instrument CIS di anggarkan sebanyak RM2,
bajet latihan : 3% daripada keseluruhan emolumen tahunan staf /staf(polisi latihan JPA)
2. HR
Kewujudan Assessment Centre (Penilaian kompetensi staf)
3.GOVERNANCE
Perubahan polisi latihan
Perubahan struktur latihan

14. Prog./ Project/ Initiative
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
Competent and productive staff
IMPROVED
(NEW KAI)
Competency Index for Academic Staff
(1-5 scale)
Operational Definition
Competency Index for Academic based on study on Staff Competency instrument
KIV
- Requires in depth discussion on KAI Statement

15. Prog./ Project/ Initiative
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
Competent and productive staff
IMPROVED
(NEW KAI)
Competency Index for Academic Staff
(1-5 scale)
Operational Definition
Competency Index for Academic based on study on Staff Competency instrument
KIV
- Requires in depth discussion on KAI Statement

16. KEY AMAL INDICATOR YANG DICADANGKAN DIKELUARKAN DARI KAI UTM
Strategic Objective
Status
KAI Statement
Prog./ Project/ Initiative
Implications
Competent and productive staff
DELETE
Percentage of PPP engaged in Individual Development Plan (IDP)
Mengukur bilangan staf PPP Gred 41 ke atas yang mengikuti program IDP
Dicadangkan KAI ini (IDP) dikeluarkan dari KAI UTM.
Dijadikan sebahagian inisiatif CIS.

17. LAMPIRAN : Pengiraan
L1.1 (b) : Percentage of academic staff with Professional Qualifications
Inisiatif 1
3 Modul Kursus Mandatori BEM
RM 550 X 70 peserta x 3 modul
= RM 115,
Inisiatif 4
RM 350 (dalam negara) + RM 700 (luar negara) = RM 1050
RM 1050 X 200 (staf dengan kelayakan profesional)
= RM 210, *
Inisiatif 3
RM 5 (Kos refreshment) X Bilangan staf yang tiada kelayakan profesional : 591 (PEng/ CEng) + 66 (Ar.) & 116 (Sr.)
RM 5 X 773 = RM
Inisiatif 5
RM 500 (Kos perjalanan) X 4 sesi = RM 2, *
* Sekadar anggaran, perlu perbincangan lanjut

18. LAMPIRAN : Pengiraan
L1.1 (b) : Percentage of academic staff with Professional Qualifications
Inisiatif Baru 3
Kewangan (Perancangan Jangka Panjang)
Jumlah kos bagi Kursus Persediaan untuk Ar. & Sr = (RM RM 1143) = RM 3053
Jumlah kos X Bilangan Staf yang tiada kelayakan Ar. & Sr.
RM 3053 X 182
= RM 555,646.00
Inisiatif Baru 2
Kewangan (Perancangan Jangka Panjang)
Cadangan Nilai Insentif X Bilangan staf yang tiada kelayakan profesional : 591 (PEng/ CEng) + 66 (Ar.) & 116 (Sr.)
RM 1000 X ( )
RM 1000 X 773
= RM 773,000.00