1. Bab 6: Pengurusan Kos Projek
Copyright Course Technology 2001

2. Kepentingan Pengurusan Kos Projek
Projek TM mempunyai rekod buruk dalam memenuhi matlamat kos
Purata tambahan kos dari kajian CHAOS 1995 adalah 189% dr anggaran asal; meningkat kpd 45% dlm kajian 2001
Pada 1995, kerugian disebabkan projek TM yg dibatalkan bernilai lebih dr $81 billion (US)
Copyright Course Technology 2001

3. Copyright Course Technology 2001
Apa Yg Silap?
According to the San Francisco Chronicle front-page story, "Computer Bumbling Costs the State $1 Billion," the state of California had a series of expensive IT project failures in the late 1990s, costing taxpayers nearly $1 billion…ironic that the state which leads in creation of computers is the state most behind in using computer technology to improve state services.
…The Internal Revenue Service (IRS) managed a series of project failures that cost taxpayers over $50 billion a year—roughly as much money as the annual net profit of the entire computer industry.
Copyright Course Technology 2001

4. Apakah Kos dan Pengurusan Kos Projek?
Kos – sumber yg dihabiskan utk mencapai objektif tertentu atau sesuatu yg terlibat dlm penukaran
Kos biasanya diukur dalam unit wang seperti RM, peso, rupee
Pengurusan kos projek melibatkan proses yg diperlukan untuk menentukan bahawa projek dihabiskan dlm belanjawan yg diluluskan
Copyright Course Technology 2001

5. Proses Pengurusan Kos Projek
Perancangan sumber: tentukan apa sumber dan kuantiti yg perlu digunakan
Anggaran kos membangunkan anggaran kos dan sumber yg diperlukan utk menyiapkan projek
Belanjawan kos: mengagihkan kos keseluruhan kepada butir kerja individu untuk tentukan baseline (utk mengukur prestasi)
Kawalan kos: mengawal perubahan kepada belanjawan projek
Copyright Course Technology 2001

6. Copyright Course Technology 2001
Kuiz
Suppose you sell 10 widgets per day on average, and the average cost per widget is $10. If you sold 11 widgets on day, what would the affect on profits be?
Suppose you were buying 10 PCs for your new business. What would some of the life cycle costs be?
Give examples of “tangible” vs. “intangible” benefits of a new project
Copyright Course Technology 2001

7. Prinsip Asas Pengurusan Kos
Kebanyakan CEO dan lembaga tahu banyak mengenai kewangan berbanding TM, pengurus projek TM perlu bertutur bahasa yg sama
Keuntungan = pendapatan – perbelanjaan
Kos kitar hayat – anggar kos projek sepanjang hayatnya
Analisa aliran tunai menentukan kos dan keuntungan tahunan utk projek
Keuntungan dan kos boleh jadi tangible atau intangible, direct atau indirect
Sunk cost sepatutnya tidak jadi kriteria dalam pemilihan projek
Copyright Course Technology 2001

8. Jadual 6-1. Kos Kerosakan Perisian
Penting utk membelanjakan byk wang pd peringkat awal dalam projek TM utk mengelakkan perbelanjaan yg lebih banyak kemudian.
Copyright Course Technology 2001

9. Copyright Course Technology 2001
Perancangan Sumber
Sifat projek dan organisasi akan mempengaruhi perancangan sumber
Beberapa soalan:
Adakah kerja tertentu yg sukar dilakukan dlm projek ?
Adakah apa-apa yg unik dalam pernyataan skop projek yg akan mempengaruhi sumber?
Apakah sejarah organisasi dalam melaksanakan tugas yg serupa?
Sudahkah atau bolehkah organisasi mendapatkan pekerja, peralatan dan bahan untuk melaksanakan kerja?
Copyright Course Technology 2001

10. Copyright Course Technology 2001
Anggaran Kos
Output penting dari pengurusan kos projek ialah anggaran kos
Ada beberapa jenis anggaran kos dan teknik untuk membuat anggaran
Perancangan pengurusan kos juga perlu dibangunkan utk menerangkan bagaimana varians kos projek diuruskan
Copyright Course Technology 2001

11. Jadual 6-2. Jenis Anggaran Kos
Copyright Course Technology 2001

12. Alat dan Teknik Anggaran Kos
3 alat dan teknik asas anggaran kos :
Atas-bawah: gunakan kos sebenar projek terdahulu yg sama sebagai asas anggaran baru
Bawah-atas: anggarkan butir kerja individu dan jumlahkan utk dapatkan jumlah anggaran
Parametrik: gunakan sifat-sifat projek dalam model matematik untuk menganggar kos
Copyright Course Technology 2001

13. Constructive Cost Model (COCOMO)
Barry Boehm membangunkan model COCOMO utk menganggar kos pembangunan perisian
Parameter termasuk source lines of code atau function points
COCOMO II ialah model berkomputer yg terdapat di web
Boehm mencadangkan bhw hanya model parametrik yg bebas dari kekangan pembuatan keputusan manusia
Copyright Course Technology 2001

14. Masalah dgn Anggaran Kos TM
Menghasilkan anggaran untuk projek perisian besar adalah tugas kompleks yg memerlukan usaha. Anggaran dilakukan di berbagai tahap projek
Byk org yg membuat anggaran kurang berpengalaman. Sediakan latihan dan mentoring
Org kerap lebih berat underestimate. Ulas anggaran dan tanya soalan penting utk pastikan anggaran tidak berat sebelah.
Pengurusan mahukan nombor utk bid, bukan angggaran sebenar. Pengurus projek mesti berbincang dgn penaja projek untuk hasilkan anggaran kos yg realistik.
Copyright Course Technology 2001

15. Jadual 6-3. Gambaran Anggaran Kos Projek Business Systems Replacement
Copyright Course Technology 2001

16. Jadual 6-4. Analisa Aliran Tunai Projek Business Systems Replacement
Copyright Course Technology 2001

17. Copyright Course Technology 2001
Belanjawan Kos
Belanjawan kos melibatkan pengagihan anggaran kos projek kepada butir kerja individu dan menyediakan baseline kos
Cth, dlm projek Business Systems Replacement, terdpt anggaran jumlah kos sebyk 600,000 utk FY97 dan $1.2 million utk Information Services and Technology
Jumlah ini diagihkan ke belanjawan yg sesuai spt dlm Jadual 6-5
Copyright Course Technology 2001

18. Copyright Course Technology 2001
Jadual 6-5. Anggaran Belanjawan dan Penerangan FY97 utk Projek Business Systems Replacement
Copyright Course Technology 2001

19. Copyright Course Technology 2001
Kawalan Kos
Kawalan kos projek termasuk
Memantau prestasi kos
Tentukan hanya perubahan projek yg tertentu shj yg dimasukkan ke dalam baseline kos yg dikemaskini
Memberitahu pemegang saham projek tentang perubahan projek yg dibenarkan yg memberi kesan ke atas kos
Pengurusan earned value - alat penting utk kawalan kos
Copyright Course Technology 2001

20. Pengurusan Earned Value (EVM)
EVM – teknik pengukuran prestasi projek yg menggabungkan data skop, masa dan kos.
Diberikan baseline (rancangan asal + perubahan yg dibenarkan), anda boleh tentukan setakat mana projek mencapai matlamatnya.
Anda mesti memasukkan maklumat sebenar secara berkala utk guna EVM. Rajah 6-1 menunjukkan contoh borang untuk mengumpul maklumat.
Copyright Course Technology 2001

21. Copyright Course Technology 2001
R Cost Control Input Form for Business Systems Replacement Project
Copyright Course Technology 2001

22. Istilah Earned Value Management
Planned value (PV), bhgn jumlah anggaran kos yg dirancang utk digunakan pada aktiviti dlm masa tertentu
Actual cost (AC), jumlah kos direct dan indirect yg digunakan dlm menyiapkan kerja dalam aktiviti tertentu dlm masa tertentu
The earned value (EV), peratus kerja yg telah disiapkan darab nilai yg dirancangan
Copyright Course Technology 2001

23. Jadual 6-6. Earned Value Calculations for One Activity After Week One
Copyright Course Technology 2001

24. Jadual 6-7. Formula Earned Value
Utk menganggar kos menyiapkan projek atau berapa lama utk disiapkan berasaskan prestasi semasa, bahagikan kos atau anggaran masa dgn indeks tertentu
Copyright Course Technology 2001

25. Copyright Course Technology 2001
Petua untuk nombor EVA
Nombor negatif utk varians kos dan skedul menunjukkan masalah dlm bhgn itu. Projek memakan lebih kos atau mengambil masa lebih lama dr yg dirancangkan.
CPI and SPI < 100% menunjukkan masalah
Copyright Course Technology 2001

26. Copyright Course Technology 2001
R 6-2. Earned Value Calculations for a One-Year Project After Five Months
Excel file
Copyright Course Technology 2001

27. Rajah 6-3. Carta Earned Value Chart utk Projek selepas 5 bulan
Excel file
Copyright Course Technology 2001

28. Menggunakan Perisian utk Membantu dalam Pengurusan Kos
Hamparan adalah alat yg biasa digunakan untuk merancang sumber, menganggar kos, taksiran kos dan kawalan kos.
Byk sykt menggunakan perisian aplikasi kewangan yg lebih canggih dan terpusat untuk maklumat kos.
Perisian pengurusan projek mempunyai byk ciri-ciri tentang kos.
Copyright Course Technology 2001