1. Trening
za korisnike grantova u okviru 3. Poziva za dostavljanje
prijedloga projekata
Nabavke
IPA Prekogranični program Hrvatska-Crna Gora
Kotor, 12. novembar 2015. 1

2. Dnevni red 11:00 – 13:00 Načela provođenja sekundarnih nabavki
Tipovi ugovora/vrste procedura u sekundarnim nabavkama:
• procedura jedne ponude (single tender)
• takmičarsko pregovarački postupak (competitive negotiated: CNP)
• lokalni otvorni tender sa objavom u nacionalnim medijima (Local open tender procedure with local publication)
Nabavke usluga - primjeri
13:00 – 13:00
Pauza za osvježenje
13:30 – 15:30
Nabavke opreme - primjeri
Nabavke radova - primjeri
Primjeri revizorskih nalaza u sekundarnim nabavkama
15:30 – 16:00
Pitanja i odgovori, diskusija

3. Pojmovnik Terms of Reference (ToR) – opis poslova
Technical Specifications (TS) - tehničke specifikacije
Competitive negotiated procedure (CNP) – takmičarsko pregovaračka procedura
Single tender – procedura jedne ponude
Bill of Quantities - premjer i predračun

4. Ciljevi
Identifikovati smjernice i načela temeljem kojih se sprovodi sekundarna nabavka u cilju potpunijeg razumijevanja procesa i povezanih rizika
Upoznati se s tipovima ugovora u sekundarnoj nabavci
Procedure u nabavci: procedura jedne ponude (single tender) i takmičarsko pregovaračka procedura (competitive negotiated-CNP)
Upoznati se s primjerima revizorskih nalaza u sekundarnoj nabavci

5. Annex IV Grant ugovora
definiše opšta načela nabavke i prihvatljivost ugovora
objašnjava pravilo nacionalnosti i porijekla roba
definiše pravila za nabavku roba, radova i usluga
za svaku vrstu nabavke definiše pragove i pravila nabavke (nabavka opreme, usluga, radova)
Ref. Annex IV.doc

6. Annex IV Grant ugovora Smjernice i načela
Article
Principle from Annex IV of the grant contract
Art. 1
Best value for money
Transparency
Fair competition
Avoidance of conflict of interest
Non-eligible expenditures (i.e. breach of procedures)
EC ex-post checks on compliance with the rules
Art. 2.1
The rule of nationality
Art. 2.2
The rule of origin: The tenderer MUST state the origin of supplies. The term origin is defined in articles 23 and 24 of Council Regulation (EEC) no 2913/92 of establishing the Community Customs Code.

7. Annex IV Grant ugovora Smjernice i načela
Article
Principle from Annex IV of the grant contract
Art. 2.2
Certificate of origin: Contractors MUST present a certificate of origin to the Beneficiary no later than when the first invoice is presented, for equipment and vehicles of a unit cost on purchase of more than 5.000,00 EUR.
Art. 2.3
Exceptions to the rules on origin and nationality
Art. 2.4
Grounds for exclusion from participation in procurement
Art. 2.5
Grounds for exclusion from contract award procedure
Art. 3
Preparation of tender documents according to the best international practice. Templates to be used: own documents, PRAG documents, documents from Implementation package
The time-limits for receipt of tenders and requests to participate: must be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders

8. Annex IV Grant ugovora Smjernice i načela
Article
Principle from Annex IV of the grant contract
Art. 3
Equal treatment: All requests to participate and tenders declared as satisfying the requirements must be evaluated and ranked by an evaluation committee on the basis of the exclusion, selection and award criteria announced in advance
Nomination of the Evaluation Committee: Evaluation committee must have an odd number of members, at least three, with all the technical and administrative capacities necessary to give an informed opinion on the tenders
Art. 4-6
Transparency: Common advertising rules (selected procedures)
Procurement thresholds
Art. 4.2, 5.3 and 6.3
Competitive Negotiated procedure: Beneficiary consults at least three candidates of its choice and negotiates terms of contract with one or more of them (applicable for service, supply and works tender procedure within particular procurement thresholds)
Art. 7
Use of negotiated procedure on basis of single tender: overview of circumstances authorizing use of this procedure
Art. 8
Special cases: applicable procurement procedures in case of other donors and institutions (Contracting Authority within public administration of MS, international organizations and central buying offices)

9. Ostale smjernice i načela
Načela i prakse koje se izričito ne spominju u Aneksu IV, ali mogu biti uzete u obzir pri nadzoru i ex-post kontroli dokumentacije ili sprovedenog postupka:
• Razmjernost – preduzete aktivnosti ne izlaze iz okvira neophodnog za postizanje cilja
• Načelo zabrane diskriminacije - postavljeni uslovi takmičenja i odluke ne smiju se rukovoditi nacionalnim ili drugim afinitetima (spol, rasa itd.)
• Zdravo finansijsko upravljanje – odluke i postupci nadležnog tijela trebaju se bazirati na načelima ekonomičnosti i efikasnosti
• Srodne nabavke postaju dio jednog tendera, obvezno je provesti grupisanje

10. Vrste ugovora i procedure nabave
SERVICE CONTRACTS
≥ €
International restricted tender procedure following publication of procurement notice
< € but > €
Competitive negotiated procedure without publication
≤ €
Beneficiary's own procedures while respecting art. 1, 2 and 3 of Annex IV of the grant contract
In case of application of PRAG rules and templates
≤ €
Single tender
SUPPLY CONTRACTS
International open tender procedure following publication of procurement notice
< € but ≥ €
Local open tender procedure with local publication
<€ but > €
WORKS CONTRACTS
≥ €
< € but ≥ €
< € but>

11. Procedura jedne ponude (Single tender)
Primjenjuje se za:
nabavku usluga, roba i radova vrijednosti ,00 EUR i manje
ugovori se dodjeljuju na bazi kriterija navedenih u pojednostavljenoj tenderskoj dokumentaciji bez prethodne objave tendera
korisnik kontaktira min. 1 (preporuka više) ponuditelja/dobavljača po svom izboru

12. Takmičarsko pregovaračka procedura (CNP)
Primjenjuje se za nabavku:
Usluga vrijednosti više od ,00 do ,00 EUR
Roba vrijednosti više od ,00 do ,00 EUR
Radova vrijednosti više od ,00 do ,00 EUR
Ugovori se dodjeljuju na bazi kriterijuma navedenih u tenderskoj dokumentaciji bez prethodne objave tendera
Korisnik kontaktira min. 3 ponuđača/dobavljača po svom izboru

13. CNP – priprema tenderske dokumentacije (Faza 1)
Istraživanje tržišta (Market research)
Sprovodi se kako bi se dobile informacije o trenutnim tržišnim cijenama
U ovoj fazi takođe je potrebno provjeriti da li potencijalni ponuđači zadovoljavaju selekcijske kriterijume učestvovanja u tenderu (npr. ekonomski i financijski kapaciteti, da nisu u bankrotu, da nemaju dugovanja prema državi)
Korisno je za određivanje kriterijuma koji će se koristiti u tenderu
Priprema se u slobodnoj formi kontaktiranjem više od 3 potencijalna dobavljača/davaoca usluge ili istraživanjem na internetu (s jasnim referencama na provjerljive stranice)
Rezultati istraživanja se čuvaju kao dio tenderske dokumentacije (npr. print screen, preliminarne ponude)

14. Koraci – CNP (Faza 2) Priprema tenderske dokumentacije sadrži:
Tenderska dokumentacija mora biti kvalitetno pripremljena, specifična i detaljna (najvažniji dio je Opis posla-za usluge (Terms of Reference/TOR), tehničke specifikacije-za radove i robu (TS)), tako da je često potrebno uključiti stručnjake iz predmetnog područja nabavke. ToR i TS sadrži instrukcije i zahtjeve prema ponuđačima, postaju aneksi ugovora i predstavljaju vodiče za ugovarača.
Priprema tenderske dokumentacije sadrži:
Instrukcije za ponuđače;
Opis posla - Terms of reference (ugovori o pružanju usluga) ili tehničke specifikacije (TS) (roba i radovi);
Organizacija i metodologija (ugovori o uslugama);
Maksimalni iznos budžeta (navodi se eksplicitno samo za usluge);
Obrazac za podnošenje ponuda (Tender submission form);
Izjavu ponuđača (Tenderer’s declaration form);
Finansijska ponuda; Evaluacijske tablice koji će se koristiti za ocjenjivanje ponuda (Evaluation grid);
Nacrt ugovora (Draft contract); Ostale dokumente…(npr. CV, crteži…)

15. Koraci CNP - Imenovanje odbora za ocjenjivanje ponuda (Faza 3)
Imenovanje odbora za ocjenjivanje ponuda vrši se paralelno s pripremom tenderske dokumentacije.
Odbor se sastoji od predsjednika i sekretara koji nemaju pravo glasa i najmanje 3 člana s pravom glasa (neparan broj).
Članovi s pravom glasa trebaju imati tehničke i administrativne kapacitete potrebne za davanje stručnog mišljenja o ponudama.
Ugovorna tijela i/ili ZTS mogu imenovati posmatrača za cijeli ili dio evaluacionog procesa.
Svi članovi Odbora za ocjenjivanje kao i posmatrači potpisuju izjavu o nepristranosti i povjerljivosti podataka (Declaration of impartiality and confidentiality)
Ova faza uključuje i slanje poziva s tenderskom dokumentacijom potencijalnim ponuđačima.

16. Koraci CNP – primanje ponuda i izbor ponuđača (Faza 4)
Primanje ponuda- svaka ponuda treba biti neotvorena (do prvog sastanka Odbora za ocjenjivanje), zavedena sa datumom i vremenom primanja.
Sastanak Odbora za ocjenjivanje i otvaranje ponuda.
Procjena ponuda prema unaprijed utvrđenim kriterijima (“najbolji odnos cijena-kvalitet” u slučaju usluga i “najniža cijena” u slučaju roba i radova (pod uslovom da su ispunjeni svi tehnički zahtjevi iz tendera) i odabir ponude predložene za podugovaranje.
Rad Odbora (sve faze ocjenjivanja, rasprave i odluke) bilježi se u Izvještaj o evaluaciji/ocjenjivanju (Evaluation report).
Izvještaju se prilažu obrasci ocjenjivanja (selekcijski i evaluacijski gridovi), ponude i druga relevantna dokumentacija.
Izvještaj o ocjenjivanju, kao i cijeli proces evaluacije, povjerljive je prirode i služi samo za službenu upotrebu (može se dati na uvid samo ugovornim tijelima i ZTS-u).

17. Koraci CNP - Potpisivanje ugovora i slanje obavještenja (Faza 5)
Šalje se obavještenje uspješnom ponuđaču.
Ugovor s odabranim ponuđačem se potpisuje prema odluci Odbora.
Slanje obavještenja neuspješnim ponuđačima (učesnicima tendera).
Provjeravaju se isporučena dobra, usluge ili radovi prije plaćanja.
Primjenjuje se procedura oslobađanja od PDV-a i izvršava plaćanje prema ponuđaču.
Napomena:
Izvještaj o napretku projekta (Progress report) treba sadržati sve relevantne podatke o sprovedenoj nabavci.
Sva relevantna dokumentacija vezana za postupak nabavke čuva se 5 godina nakon završnog plaćanja.

18. Nabavka usluga
Koristi se za angažman davaoca usluga-firme i/ili pojedinca stručnjaka
Ugovor o pružanju usluga ne može uključivati nabavku opreme i izvođenje radova
Vrste usluga: studije, istraživanja, treninzi, štampa,
dizajn, prijevod, izdavačke usluge, catering

19. Način ugovaranja usluga
Global price:
Ugovor na temelju ukupnog iznosa usluga, orijentirani na proizvod (npr. studije, analize....)
Ponuditelji ne dostavljaju razrađeni proračun nego ukupnu cijenu
Nije potrebno voditi tablice radnih sati stručnjaka (time sheets)
Pravila plaćanja po PRAG-u: avans 60 %, 40 % nakon izvršenja usluge

20. Način ugovaranja usluga
Fee based:
Ugovori na temelju jediničnih iznosa naknada stručnjaka, savjetodavne prirode (treninzi, edukacije, radionice....)
Obrazac budžeta kojeg ponuđači trebaju ispuniti je dio tenderske dokumentacije
U naknade za stručnjake (fee) mogu ući sljedeći troškovi: per diem, troškovi putovanja stručnjaka
Stručnjaci se biraju prema kriterijima koji su navedeni u ToR-u
Pravila plaćanja: prema PRAG-u: visina avansa ovisi o trajanju Ugovora

21. Nabavka usluga - CNP
Kontaktiraju se minimalno 3 potencijalna ponuđača usluge prema sopstvenom izboru (preporuka je i više)
Slanje poziva i cjelokupne tenderske dokumentacije
Mogućnost ugovaranja ako samo jedan ponuđač dostavi ponudu koja je ispravna
Firme moraju biti prihvatljive nacionalnosti (EU, EEA, ENPI, IPA)

22. Nabavka usluga - koraci
1. Priprema tenderske dokumentacije:
Izjava o objektivnosti i povjerljivosti
• Poziv na dostavljanje ponuda
• Nacrt ugovora s aneksima
• Opis poslova (Terms of Reference – ToR)
• Obrazac za CV
• Obrazac za budžet
• Obrazac za podnošenje ponude
• Deklaracija ponuđača
• Evaluacijska tablica

23. Nabavka usluga - koraci
2. Priprema pozivnog pisma za potencijalne članove evaluacijskog odbora
3. Potpisano pozivno pismo od strane članova ev. Odbora
4. Potpisane izjave o nepristranosti i povjerljivosti članova ev. Odbora
5. Slanje poziva za podnošenje ponude i cjelokupne tenderske dokumentacije potencijalnim ponuđačima

24. Nabavka usluga - koraci
6. Primanje ponuda – bilježenje datuma i vremena primanja svake ponude, numeriranje omota po redoslijedu primanja i sazivanje Evaluacionog odbora
7. Evaluacija pristiglih ponuda:
Sjednica otvaranja
Provjera ponuda
Tehnička evaluacija – bodovanje
Finansijska evaluacija – bodovanje
Ispunjavanje evaluacijskih tablica
Priprema evaluacionog izvještaja

25. Nabavka usluga - koraci
8. Potpisivanje ugovora sa izabranim ponuđačem
Aneksi ugovora: Opis poslova, CV i budžet
9. Slanje pisama neuspješnim ponuđačima
10. Provjera rada stručnjaka
Način isplate je na vama da odlučite i stavite u tendersku dokumentaciju (avans, po završetku rada/dostave outputa...)
11. Oslobođenje od plaćanja PDV-a

26. Priprema opisa poslova (ToR)
1. Temeljne informacije (Background)
Kratak opis projekta za koji tražite određene usluge
Naznačite probleme koji bi trebali biti riješeni nabavkom usluga
Uključite sve relevantne informacije koje bi bile od koristi potencijalnim ponuđačima (npr. iz kojeg programa se finansira pojekat, zakonska regulativa...)
Ref: A3 TOR eng.doc

27. Priprema opisa poslova (ToR)
2. Opis zadatka (Description of the assignment)
2.1. navedite organizaciju za koju će se usluge obavljati
2.2. navedite opšti cilj koji želite postići nabavkom usluga i pazite da je u skladu s problemima koje ste naveli u tački 1. Temeljne informacije
2.3. navedite detaljno aktivnosti za koje želite da podugovarač obavi
2.4. navedite očekivane rezultate za svaku pojedinu aktivnost koju ste naveli pod 2.3.

28. Priprema opisa poslova (ToR)
3. Profil stručnjaka (Expert’s profile)
3.1. navedite stepen obrazovanja, stručno područje i godine iskustva za svakog pojedinog stručnjaka kojeg tražite. Navedite i zadatke za koje će svaki od njih biti odgovoran.
3.2. navedite radni jezik te očekivani stepen znanja (od 1 do 5 gdje je 5 najviši stepen)

29. Priprema opisa poslova (ToR)
4. Lokacija i trajanje (Location and duration)
4.1. navedite datum početka obavljanja zadatka uzimajući u obzir da datum ne može biti prije nego što završi proces evaluacije i potpisivanja ugovora
4.2. navedite datum završetka zadatka na temelju procjene datuma početka
4.3. navedite broj dana za svakog pojedinog stručnjaka za izvršavanje njegovih/njezinih zadataka
4.4. navedite mjesto/a gdje će stručnjaci obavljati zadatke

30. Priprema opisa poslova (ToR)
5. Izvještavanje (Reporting)
5.1. navedite način i učestalost izvještavanja koji očekujete od podugovarača (sadržaj, jezik, format i broj izvještaja)
5.2. navedite rok za dostavljanje izvještaja
6.Budžet (Budget)
navedite ukupan raspoloživ proračun koji se ne može naknadno mijenjati
Ref:Example of good ToR.docx

31. Evaluacijski odbor (Evaluation Committee)
Ev. odbor se uvijek sastoji od neparnog broja članova
3 člana s pravom glasa + predsjedavajući i sekretar koji nemaju pravo glasa
3 člana s pravom glasa moraju imati znanje iz područja navedenog u Opisu poslova i za koje se traže stručnjaci
Paziti na sukob interesa među članovima ev. odbora (rodbinske veze, hijerarhijski odnosi)
Svi potpisuju izjavu o nepristranosti i povjerljivosti
Ref:Evaluation_documents_A4 Declaration of objectivity_tender preparation ENG.doc

32. Postupk evaluacije 1. Otvaranje pristiglih ponuda
2. Administrativna provjera ponuda (predsjedavajući i sekretar provjeravaju je li poslata sva tražena dokumentacija + nacionalnost-država u kojoj je osnovana firma)
3. Tehnička evaluacija ponuda (dodjeljivanje bodova od strane članova s pravom glasa)
Financsijski kapacitet firme
Iskustvo firme
Iskustvo stručnjaka
Usklađenost s Opisom poslova

33. Postupk evaluacije – tehnička evaluacija
Max. broj bodova je 100; za prolaz min. 80 bodova potrebno prikupiti
Svakoj ponudi svaki član s pravom glasa dodjeljuje određeni broj bodova koje upisuje u evaluacijsku tablicu
Konačni broj bodova svake ponude je suma pojedinih ocjena podjeljena s brojem evaluatora

34. Postupk evaluacije – tehnička evaluacija

35. Postupk evaluacije – finansijska evaluacija
4. Finansijska evaluacija ponuda
Zabilježi se cijena tehnički prihvatljivih ponuda
Najnižoj ponudi dodjeljuje se 100 bodova
Bodovi razmatrane ponude = najniža ponuda/razmatrana

36. Postupk evaluacije – konačna odluka
5. Zaključak evaluacijskog odbora
Ustanovi se najpovoljnija ponuda poređenjem tehničke i finansijske ocjene u odnosu 80:20

37. VJEŽBA – OPIS POSLOVA Podijeliti se u grupe
Svaka grupa imenuje govornika koji predstavlja opis poslova za jednu od prošlih sprovedenih nabavki (prošli ili sadašnji projekat)
Pregledati opis poslova i identifikovati eventualne pogreške

38. Nabavka opreme Koristi se za kupovinu ili zakup robe ili opreme
Isporuka proizvoda može osim samog proizvoda uključivati i ugradnju i održavanje opreme
Oprema: vozila (npr. zakup broda), laboratorijska oprema, IT oprema, mašine, namještaj
SVA OPREMA, NEOVISNO O JEDINIČNOJ CIJENI MORA BITI IZ PRIHVATLJIVIH ZEMALJA!

39. Nabavka opreme - CNP
Kontaktiraju se minimalno 3 potencijalna dobavljača prema sopstvenom izboru (preporuka je i više)
Slanje poziva i cjelokupne tenderske dokumentacije
Mogućnost ugovaranja i ako samo jedan ponuđač dostavi ponudu koja je ispravna
Firme moraju biti prihvatljive nacionalnosti (EU, EEA, ENPI, IPA) te sva roba mora biti iz prihvatljivih zemalja

40. Nabavka opreme - koraci
1.Istraživanje tržišta
2. Priprema tenderske dokumentacije:
Izjava o objektivnosti i povjerljivosti
Tehničke specifikacije
3. Priprema pozivnog pisma za potencijalne članove evaluacijskog odbora
4. Potpisano pozivno pismo od strane članova ev. odbora

41. Nabavka opreme - koraci
5. Slanje poziva za podnošenje ponude i cjelokupne tenderske dokumentacije potencijalnim dobavljačima
6. Primanje ponuda – bilježenje datuma i vremena primanja svake ponude, numersanje omota po redoslijedu primanja i sazivanje ev. Odbora
7. Potpisane izjave o nepristranosti i povjerljivosti članova ev. Odbora
Ref: a4 Declaration of impartiality_Evaluation ENG.doc

42. Nabavka opreme - koraci
8. Evaluacija pristiglih ponuda:
Sjednica otvaranja
Provjera ponuda
Glasanje za najbolju ponudu prema kriterijumima tenderske dokumentacije
Priprema evaluacijskog izvještaja
9. Potpisivanje ugovora
10. Aneksi ugovora: tehničke specifikacije te budžet, odnosno sama ponuda (ispunjene tehničke specifikacije)

43. Nabavka opreme - koraci
10. Slanje pisama neuspješnim ponuđačima
11. Primanje robe te poređenje primljene i naručene robe (ono što je dostavljeno mora biti identično onome što je traženo)
12. Provjera potvrde o porijeklu robe
13. Oslobađanje od plaćanja PDV-a

44. Istraživanje tržišta
Opravdanost nabave i svrha opreme moraju biti jasno opisani
Ponude od minimalno 3 dobavljača moraju biti prikupljene
Ponuđeni proizvodi moraju zadovoljavati minimalne tražene zahtjeve (ne dostavljati tehničke specifikacije niti tendersku dokumentaciju)
Ponuđeni proizvodi moraju zadovoljavati pravilo porijekla opreme
Procjena troškova “after-sales” usluga također mora biti uključena u istraživanje tržišta ili mora biti jasno naznačeno da su troškovi uključeni u cijenu proizvoda
U istraživanju tržišta moraju biti izražene jedinične cijene bez poreza.
RefB1 Market Study for Supply Tenders.doc:

45. Istraživanje tržišta
Potrebno je definsati referentnu cijenu za svaki proizvod
Referentna cijena:
• Ne računati prosječnu cijenu
• U slučaju sličnih cijena - uzeti najvišu od svih 3
• U slučaju velikih odstupanja – revidirati tehničke, utvrditi koja bi cijena bila realna za proizvod traženih karakteristika, odbaciti ekstreme i uzeti najvišu od preostalih
Potrebno je uvijek definisati maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti po pojedinom lotu/ugovoru
Maksimalna cijena (obvezujuća cijena prilikom izbora ponuda) - ukupna cijena dobivena istraživanjem tržišta ili ukupna cijena uvećana za max. 20% (uz objašnjenje) => mora biti unutar alociranog budžeta
Ref:Market Study Supply_example.doc

46. Tehničke specifikacije
Tehničke specifikacije moraju biti jasne, sažete, neutralne i moraju osigurati jednak pristup svim ponuđačima.
Definiraju karakteristike tražene od proizvoda obzirom na predviđenu namjenu.
Za izradu ponekad je potrebno angažirati vanjske stručnjake.
Tehničke specifikacije sadrže minimalne zahtjeve koje ponuđena oprema mora zadovoljiti (riječi kao što su “minimum”, “at least”, “or higher” nije potrebno stavljati u specifikacije)
Opremu je potrebno grupisati u lotove ukoliko se unutar jednog tendera nabavljaju različiti tipovi opreme (npr. lot 1 kacige, lot 2. nosiljke, lot 3. router-i, lot 4 kamere)

47. Tehničke specifikacije
Podjela mora biti logična i u skladu sa stanjem na tržištu, a analiza tržišta mora pokazati da postoje dobavljači koji mogu isporučiti opremu za cijeli lot.
Zahtjevi u tehničkim specifikacijama moraju biti postavljeni na način da se za vrijeme odabira ponuda mogu ocijeniti s DA ili NE (zadovoljava ili ne zadovoljava).
Nije potrebno definirati zahtjeve koji nisu nužni za svrhu za koju će se oprema koristiti.
Ukoliko je potrebno, treba definirati zahtjeve za instalaciju, testiranje, trening itd.
U tehničkim specifikacijama zabranjeno je spominjati ili opisivati proizvod određene marke i time favorizirati ili isključivati određene proizvode.

48. Tehničke specifikacije
U slučaju operativnog sisitema moguće je koristiti izraz “or equivalent”, a u slučaju da je korisniku veoma važno da dobije tačno određeni OS (npr. zbog kompatibilnosti), potrebno je tražiti odobrenje za odstupanje od pravila porijekla robe (derogacija)
Zahtjev za dozvolu odstupanja od pravila mora sadržavati detaljno obrazloženje od strane korisnika te saglasnost tijela za ugovaranje (Delegacije EU)
“After-sales usluge” – usluge nakon prihvata robe (produžetak standardne garancije – “commercial warranty”, održavanje, nadogradnja opreme, vrijeme odziva i otklanjanja kvarova, dostupnost rezervnih dijelova i održavanja itd.)
Potrebno ih je opisati u posebnoj tablici na kraju specifikacija za svaki pojedini lot
Ref:c4f_annexiitechspeciiitechoffer_en

49. Najčešće greške - tehničke specifikacije
Korištenje imena proizvođača/proizvoda
Neusklađenost s analizom tržišta i ostatkom tenderske dokumentacije
Nepotrebni zahtjevi
Nezadovoljavajuće porijeklo robe
Cijene s obračunatim PDV-om i carinom
Neusklađenost između analize tržišta i priloženih ponuda
Tehničke specifikacije rađene prema tačno određenom proizvodu
Prerestriktivne i predetaljne tehničke specifikacije
Zastarjele tehničke specifikacije
Nelogična podjela na lotove
Nejasni zahtjevi

50. Postupak evaluacije 1. Otvaranje pristiglih ponuda
2. Zapisivanje ponuđenih cijena na ploču
3. Administrativna provjera ponuda (predsjedavajući i tajnik provjeravaju je li poslana sva tražena dokumentacija + nacionalnost i porijeklo robe)
4. Tehnička evaluacija ponuda (provode je isključivo članovi s pravom glasa)
usporedba pristiglih ponuda i tehničkih specifikacija (DA/NE princip)

51. VJEŽBA – tehničke specifikacije
Podijeliti se u grupe
Svaka grupa imenuje govornika
Pregledati tehničke specifikacije sa primjera
Identifikovati eventualne pogreške

52. Izvođenje radova
Ugovor o izvođenju radova obuhvaća ili izvođenje radova ili i izvođenje i izradu dokumentacije za radove
Rezultat radova je građevina ili izvršeni građevinski radovi na nekom objektu
Primjer radova: zgrade, putevi, komunalni radovi, uređenje objekata.

53. Izvođenje radova - CNP
Kontaktiraju se minimalno 3 potencijalna izvođača prema vlastitom izboru (preporuka je i više)
Slanje poziva i cjelokupne tenderske dokumentacije
Mogućnost ugovaranja i ako samo jedan izvođač dostavi ponudu koja je ispravna
Firme moraju biti prihvatljive nacionalnosti (EU, EEA, ENPI, IPA) te sva roba/materijal/sirovine/alat mora biti iz prihvatljivih zemalja

54. Izvođenje radova - preduvjeti
Idejni projekt → lokacijska dozvola ili rješenje o uslovima gradnje (za građevine ispod 400 m²)
Glavni projekt (tehničko rješenje građevine, izrađen u skladu s idejnim projektom) → građevinska dozvola ili potvrda glavnog projekta
Stručni nadzor nad izgradnjom građevine
CG zakoni!

55. Izvođenje radova - koraci
1. Priprema tenderske dokumentacije:
Izjava o objektivnosti i povjerljivosti
Pozivno pismo potencijalnim izvođačima
Nacrt ugovora s aneksima
Opšti uslovi ugovora
Obrazac premjer i predračuna (Bill of Quantities)
Tehničke specifikacije
Obrazac za podnošenje ponude
Izjava dobavljača
Uputstva potencijalnim izvođačima
Evaluacijska tablica
Nacrti

56. Izvođenje radova - koraci
2. Priprema pozivnog pisma za potencijalne članove evaluacionog odbora
3. Pismeni odgovor/potpisano pozivno pismo od strane članova ev. Odbora
4. Slanje poziva za podnošenje ponude i cjelokupne tenderske dokumentacije potencijalnim izvođačima
5.Primanje ponuda – bilježenje datuma i vremena primanja svake ponude, numerisanje omota po redoslijedu primanja te sazivanje evaluacionog odbora
Svi članovi evaluacionog odbora potpisuju deklaraciju o nepristranosti i povjerljivosti

57. Premjer i predračun (Bill of quantities)
Sadrži sve neophodne radove, uključujući materijale i opremu, koji se trebaju izvesti na objektu
Grupirani prema vrsti radova i/ili građevinskim cjelinama
Prikazuje sve stavke iz tehničkih specifikacija
Jedinica mjere i predviđena količina
Excel format:C4 Bills of Quantity ENG - HR.xls

58. premjer i predračun Cost estimate:
Popunjen premjer i predračun (Bill of Quantities) iz dostavljene ponude
Ukupan budžet = predviđeni troškovi iz budžeta grant ugovora
Sve stranice parafirane i potpisan od strane ovlaštenog inženjera
Ref: Primjer premjer i predračuna.xls

59. Tehničke specifikacije
Svrha TS je precizno definirati tražene radove
Tehničke karakteristike
Tražena kvaliteta
Uslovi korištenja
Svojstva svih materijala i opreme
Povezanost s premjerom i predračunom i nacrtima

60. Postupak evaluacije
1. Otvaranje pristiglih ponuda i provjera dostavljene dokumentacije
2. Administrativna provjera ponuda (predsjedavajući i sekretar provjeravaju je li poslana sva tražena dokumentacija te je li ona u skladu s tenderskom dokumentacijom)
3. Tehnička evaluacija ponuda (sprovode je isključivo članovi s pravom glasa)
poređenje pristiglih ponuda, tehničkih specifikacija i premjer i predračuna (DA/NE princip)
Provjera prihvatljivosti roba te svih materijala koji će se koristiti tokom radova (pravilo prihvatljivosti se ne odnosi na opremu koju će izvođač koristiti tokom radova, a u njihovom je vlasništvu)
Provjera nacionalnosti izvođača i podizvođača

61. Postupak evaluacije
4. Finansijska evaluacija ponuda (sprovode je isključivo članovi s pravom glasa)
Provjera ponuđenih cijena te eventualnih aritmetičkih grešaka
Ponuđena cijena ne smije biti viša od maksimalnog proračuna predviđenog u grant ugovoru
5. Članovi ev. odbora donose konačan zaključak i predlažu izvođača kojem će se ponuditi ugovor
ugovor se može dodijeliti onom dobavljaču čija je ponuda u potpunosti tehnički ispravna i najjeftinija
6. Predsjedavajući i sekretar pripremaju ev. izvještaj

62. Primjeri revizorskih nalaza u sekundarnoj nabavci grant korisnika (nalazi i efekti nalaza)

63. Primjeri revizorskih nalaza
“We noted the following lack of procurement documentation:
For supplier xy evaluation report and contract for equipment was missing from the file. Furthermore, equipment was delivered after the project implementation deadline.”
Efekt:
“Due to the lack of documentation described above we consider these costs ineligible.”

64. Primjeri revizorskih nalaza
“Contracted amount with the expert exceeded the amount from the tender award decision.”
Efekt:
“Under the fair competition principle as described in section 1 of Annex IV, the contract should be signed only for the value being awarded on basis of the evaluated offer. We thereby consider the difference as ineligible.”

65. Primjeri revizorskih nalaza
“During our site-visit we were not able to identify the following equipment:
–Xy item
–Xy item 2…”
Efekt:
“The total amount of equipment for which we were unable to verify it’s physical existence is... We consider this cost as ineligible.”

66. Primjeri revizorskih nalaza
“As the deadline of the implementation was 30/05 the following equipment and services were procured and purchased within the last ten days of May: xy, xy”
Efekt:
“Annex IV of the grant contract determines the general principles, common and specific rules applicable for procurement to be followed by grant beneficiaries in the context of EC external actions. Section 3 of Annex IV states that ‘the tender documents must be drafted in accordance with best international practice. […]”

67. Primjeri revizorskih nalaza
“The time limits for receipt of tenders and requests to participate must be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders.”
“We are of the opinion that the less than 10 days granted for submission of tenders did not allow enough time for parties being interested in the tender to submit their offers as best international practice allows up to days.”

68. Primjeri revizorskih nalaza
“During our audit we found that the labels on the equipment are not consistent with the supplier’s Statement on the origin. More precisely, the labels on the equipment (projector, screen, wireless router, printer and laptop) state that the equipment was produced in ineligible country while the Statement on the origin submitted by the supplier at the time of delivery of equipment states that the equipment was assembled/procured in the EU”
Efekt:
“Article 19 of the Council Regulation 1085/2006 stipulates that all supplies and materials purchased under a contract financed under this Regulation must originate from Community or one of the countries eligible for external aid. Alhtough the unit cost of purchase is under EUR 5.000, the equipment has to originate from eligible country. The expenditure affected by this finding is to be considere ineligible.”

69. Primjeri revizorskih nalaza
“Regarding the equipment and material no delivery notes were available proving delivery within the implementation deadline.”
Efekt:
“Due to the deficiencies described above we consider these costs ineligible.”

70. Primjeri revizorskih nalaza
Razni drugi nalazi:
For budget lines , and of the grant contract, the procurement documentation provided were electronic copies of documents carrying no signatures
The offer documentation provided by the tenderers was incomplete
Minutes on the evaluation meetings did not include the offer amounts and lacked information on which grounds the contract was awarded (eg. cheapest price)
Dates of the procurement documentation did not correspond with the dates of the contract signature
We were not able to allocate the procurement documentation to the contract signed as the tenderer awarded the contract was different from the actual contractor
Equipment was procured for each budget line separately rather than by one tender only. Thereby several contracts were signed with the same company for the supply of IT equipment

71. Primjeri revizorskih nalaza
Efekt:
Article of the General Conditions of the grant contract requesting the beneficiary to provide supporting documentation relevant to the financing of the action up to 7 years after the payment of the balance.

72. Sekundarna nabavka kao veliki rizik
Procedura javne nabave je zahtjevan proces
Korisnici često pokazuju neznanje i nerazumijevanje opštih načela nabavke
Vrlo je velika mogućnost za pogrešku korisnika u procesu nabavke
Uz nepoštovanje pravila vidljivosti, sekundarna nabavka je prepoznata kao najveći izvor nepravilnosti i povrata sredstava u drugim zemljama kandidatima

73. Sekundarna nabavka kao veliki rizik
Zbog velikih iznosa nabavke povećan je rizik povrata sredstava (bilo u trenutku odobrenja izvještaja i plaćanja ili 5 godina nakon zadnjeg plaćanja)
Problematična situacija u slučaju otkrivanja pogreški nakon odobrenja izvještaja
Ukoliko se pogrešno sprovedena sekundarna nabavka utvrdi nakon završetka trajanja grant projekta, do 5 god. nakon finalnog plaćanja, to predstavlja rizik državnog budžeta
U slučaju utvrđivanja neprihvatljivih troškova na bazi nabavke koja nije sprovedena prema načelima, mogući su sudski sporovi
Ovakve informacije u javnosti tada mogu biti vrlo loš publicitet i nanijeti štetu budućoj apsorpciji EU fondova
Za grant ugovore koji su sada u toku ili su završeni – mogući su nalazi revizora koji trenutno obavljaju reviziju na nizu projekata

74. Hvala na pažnji