1. in osnove programa Microsoft Access
Podatkovne baze
in osnove programa Microsoft Access
Bor Plestenjak

2. Glavno kazalo Osnove podatkovnih baz
Primer načrtovanja podatkovne baze
Microsoft Access
Access – priprava baze
Access – povezovanje tabel
Access – iskanje podatkov in filtri
Podatkovne baze I. del

3. Podatkovne baze
Z urejevalniki besedil (npr. Microsoft Word) obdelujemo besedila.
S preglednicami (npr. Microsoft Excel) obdelujemo numerične podatke.
Podatkovne baze (npr. Microsoft Access) pa so namenjene za shranjevanje in obdelavo najrazličnejših strukturiranih podatkov.
Zbirke informacij:
telefonski imenik,
redovalnica,
seznam strank,
seznam inventarja, ...
Podatki so lahko različnih vrst:
števila,
nizi,
datumi,
zneski,
slike, ....
Podatkovne baze I. del

4. Tabela
Preprosta baza podatkov je telefonski imenik. Podatki v imeniku so:
priimek in ime,
naslov,
telefonska številka.
Telefonski imenik je tabela (table), ki za vsakega naročnika vsebuje en zapis (record). Zapis za vsakega naročnika vsebuje 3 polja (fields): Priimek in ime, Naslov in Telefonsko številko. Zapisi so enolično urejeni po imenu, zato pravimo, da je to polje ključ (key).
Priimek in ime
Naslov
Tel. številka
Androjna Klemen
Dvoržakova 10, Ljubljana
Bebler Jaka
Slovenska 25, Ljubljana
Dolenc Drago
Mariborska 15, Celje
Košir France
Gozdna 7, Kranj
Jakopič Rudi
Jamova 23, Ljubljana
Podatkovne baze I. del

5. Telefonski imenik Struktura tabele je: Slabosti zgornjega koncepta so:
Key
Field Name
Data Type
Field Size *
Priimek in ime
Text 40
Naslov 80
Tel. številka 11
Priimek in ime
Naslov
Tel. številka
Androjna Klemen
Dvoržakova 10, Ljubljana
Bebler Jaka
Slovenska 25, Ljubljana
Dolenc Drago
Mariborska 15, Celje
Košir France
Gozdna 7, Kranj
Jakopič Rudi
Jamova 23, Ljubljana
Slabosti zgornjega koncepta so:
težko je urediti udeležence po krajih,
če želimo podatke uporabiti za izpis nalepk za dopise, moramo zamenjati ime in priimek, poštno številko (tega podatka sedaj ni) in kraj pa moramo izpisati v novo vrstico
Podatkovne baze I. del

6. Izboljšani telefonski imenik
Uporabimo več polj:
Priimek
Ime
Ulica
Poštna številka
Kraj
Tel. številka
Androjna
Klemen
Dvoržakova 10
1000
Ljubljana
Bebler
Jaka
Slovenska 25
Dolenc
Drago
Mariborska 15
3000
Celje
Košir
France
Gozdna 7
4000
Kranj
Jakopič
Rudi
Jamova 23
Sedaj je preprosto:
urediti udeležence po krajih,
izpisati nalepke za dopise
Podatkovne baze I. del

7. Uporaba podatkovne baze
Podatki so shranjeni v eni ali več tabelah.
Poleg shranjevanja informacij podatke tudi obdelujemo.
Če imamo v bazi seznam poslovnih strank, lahko npr:
Dobimo seznam vseh strank, ki v zadnjih 60 dneh niso kupile ničesar.
Stranke uredimo po poštnih številkah in v tem vrstnem redu natisnemo poštne nalepke.
Izdelamo enostaven zaslonski obrazec za vnos podatkov, ki ga lahko uporablja celo neizurjeno osebje.
Podatkovne baze I. del

8. Programi za podatkovne baze
Za delo s podatkovnimi bazami potrebujemo posebne programe.
Baza podatkov je ponavadi združena z orodji za izdelovanje samostojnih programov za vnos in obdelavo podatkov. Celotni paket lahko razdelimo na naslednje dele:
S tabelami in njihovimi povezavami definiramo, kje bodo shranjeni podatki in kako so medsebojno povezani.
S poizvedbami (querry) pridemo do podatkov, ki nas zanimajo in ki so lahko vsebovani v več različnih tabelah.
Obrazce (form) uporabljamo za vnos podatkov.
Poročila (report) uporabljamo za izpis različnih poročil.
Tudi preglednico lahko obravnavamo kot bazo podatkov, vendar gre tu le za eno tabelo, pri bazah podatkov pa imamo to možnost, da uporabljamo več kot eno tabelo in s tem bolje organiziramo podatke.
Podatkovne baze I. del

9. Vrste podatkovnih baz Preproste baze z eno tabelo:
Microsoft Excel, ...
Relacijske podatkovne baze, kjer program omogoča tudi pisanje programov za generiranje obrazcev in poročil:
Microsoft Access, Borland Paradox, Lotus Approach, ...
Baze tipa klient-strežnik (client-server):
Microsoft SQL Server, Oracle SQL Server, IBM DB2, InterBase, ...
Tu strežnik skrbi za podatke, klient pa vsebuje program, ki strežniku pošilja zahteve za podatki, ponavadi za to uporablja jezik SQL (standard query language). Sam klient je lahko napisan v C++, Visual Basic, Delphi, Javi, ...
To pride v poštev za resne aplikacije, saj je klientov lahko več, SQL strežnik pa teče neodvisno od klientov, zato morebitne težave s programi na podatke ne vplivajo.
Podatkovne baze I. del

10. Relacijske baze podatkov
Pri relacijski bazi podatkov lahko podatke shranjujemo v več kot eni tabeli, podatki pa so medsebojno lahko povezani z relacijami.
Za primer vzemimo naslednjo bazo rabljenih avtomobilov:
Prodajalci
ID Prodajalec
Naziv
Naslov
Kraj
Telefon
WWW
Avtomobili
ID Avtomobil
ID Model
ID Prodajalec
Letnik
Prevoženih KM
Cena
Dodatna oprema
Barva
Modeli
ID Model
Naziv
Moč KM
Hitrost
Prtljažnik
Dolžina
Poraba
Pospešek
Z uporabo več povezanih tabel se izognemo podvajanju podatkov.
Podatkovne baze I. del

11. Primarni ključ
Primarni ključ je polje (ali več polj), katerega podatki enolično označujejo vsak zapis v tabeli.
Primarni ključ sicer ni obvezen, ga pa potrebujemo pri povezovanju tabel, ko se iz ene tabele sklicujemo na nek zapis v drugi tabeli.
Ponavadi za primarni ključ izberemo polje tipa AutoNumber, kjer program sam poskrbi za to, da bo primarni ključ enoličen.
Podatkovne baze I. del

12. Povezovanje tabel
Tabele, ki jih imamo v bazi podatkov, lahko uporabljamo vsako zase, še veliko uporabnejše pa postanejo, ko jih povežemo.
Povezava (referenca) med tabelama je povezava med poljema (ali ustreznim številom polj na eni in drugi strani) dveh tabel, ki vsebujeta podatek, skupen obema tabelama. Ponavadi podatek iz ene tabele vežemo s primarnim ključem v drugi tabeli.
Obstajajo tri vrste povezav med tabelami:
Ena proti več: v prvi tabeli se podatek lahko pojavi le enkrat, v drugi pa poljubno mnogokrat. To povezavo imenujemo tudi master-detail.
Več proti več: v obeh tabelah se podatek lahko pojavi poljubno mnogokrat.
Ena proti ena: v obeh tabelah se podatek lahko pojavi le enkrat.
Master Detail Master
Prodajalci
ID Prodajalec
Naziv
...
Avtomobili
ID Avtomobil
ID Model
ID Prodajalec
...
Modeli
ID Model
Naziv
...
Podatkovne baze I. del

13. Referenčna integriteta
Sama povezava še ne preprečuje, da ne bi mogli v tabelo vstaviti reference, ki je v glavni tabeli ni. To lahko dosežemo z referenčno integriteto, ki varuje povezane podatke pred nehotenim spreminjanjem ali brisanjem.
Pri referenčni integriteti tako ni možno vstaviti zapisa z referenco, ki je ni v glavni tabeli (lahko pa pustimo polje prazno, če je to dovoljeno).
Prav tako ni možno zapisa odstraniti iz glavne tabele, če ne odstranimo prej tudi vse zapise v povezanih tabelah, ki se nanašajo nanj.
Odpravljanje težav lahko tudi avtomatiziramo:
Cascade Update Related Fields: ob spremembi primarnega ključa program sam popravi vse reference na ta zapis v povezanih tabelah.
Cascade Delete Related Records: pri brisanju zapisa iz glavne tabele program odstrani vse zapise v povezanih tabelah, ki se nanašajo nanj.
Podatkovne baze I. del

14. Razvoj podatkovne baze
Najpomembnejša je konstrukcija baze!
Pred začetkom je najbolje s papirjem in svinčnikom narediti načrt baze.
Izogniti se je potrebno podvajanju podatkov, premisliti, kam shraniti vse podatke in kako jih obdelati.
Če je načrt zanič, je najbolje čim prej začeti še enkrat od začetka in ne poskušati za silo zakrpati bazo.
Razmisliti je potrebno o vseh možnih statistikah, ki bi jih kdo želel dobiti iz podatkov, o različnih poročilih in raznih dodatnih podatkih, ki bi jih lahko še obdelovali.
Podatkovne baze I. del

15. Kazalo Osnove podatkovnih baz Primer načrtovanja podatkovne baze
Microsoft Access
Access – priprava baze
Access – povezovanje tabel
Access – iskanje podatkov in filtri
Podatkovne baze I. del

16. Zgled načrtovanja baze
Denimo, da bi radi razvili bazo interesnih dejavnosti dijakov, v kateri bi vodili evidenco o obiskovanju krožkov na šoli.
Podatki, ki bi jih radi imeli v bazi so:
ime dijaka,
letnica rojstva,
krožek, ki ga obiskuje,
vodja krožka,
letna članarira.
Podatkovne baze I. del

17. Ena tabela
Najprej se nam porodi ideja, da bi lahko vse stlačili v eno tabelo.
Ker lahko en dijak obiskuje več kot en krožek, bomo predpostavili, da nihče ne obiskuje več kot dva krožka.
Struktura tabele je: Dijak, Letnik, Krožek1, Vodja1, Cena1, Krožek2, Vodja2, Cena2.
Dijak
Letnik
Krožek1
Vodja1
Cena1
Krožek2
Vodja2
Cena2
Janez Novak
1990
Tenis
Marko Kos
2000
Plavanje
Tadej Murn
Barbara Deu
1991
Košarka
Jasna Cevc
1000
Miha Mavec
Klemen Bernik
1500
Žan Klopec
Podatkovne baze I. del

18. Preverimo ustreznost rešitve
Dijak
Letnik
Krožek1
Vodja1
Cena1
Krožek2
Vodja2
Cena2
Janez Novak
1990
Tenis
Marko Kos
2000
Plavanje
Tadej Murn
Barbara Deu
1991
Košarka
Jasna Cevc
1000
Miha Mavec
Klemen Bernik
1500
Žan Klopec
Razmislimo, kakšne podatke potrebujemo. Ali lahko računalnik preprosto:
Ugotovi, kateri učenci obiskujejo plavalni krožek?
Ugotovi, kdo je vodja plavalnega krožka?
Analizirajmo podatke:
V tabeli imamo dva Janeza Novaka. Ali je to pomota ali sta res dva?
Nič nam ne preprečuje, da ne bi pri krožku zapisali različni vodji ali različni ceni. Ali je cena za plavanje 2000 ali 1500?
Kaj če se eden izmed študentov odloči, da ima dovolj časa za obiskovanje treh aktivnosti?
Podatkovne baze I. del

19. Popravljen načrt baze
Da se izognemo podvojenim dijakom, damo vsakemu dijaku svojo enolično identifikacijsko številko in bazo ločimo na tabelo dijakov in tabelo aktivnosti. ID
Dijak
Letnik
084
Janez Novak
1990
100
Barbara Deu
1991
117
Miha Mavec
123
Žan Klopec
167
Dijak
Krožek1
Vodja1
Cena1
Krožek2
Vodja2
Cena2
084
Tenis
Marko Kos
2000
Plavanje
Tadej Murn
100
Košarka
Jasna Cevc
1000
117
Klemen Bernik
1500
123
167
Podatkovne baze I. del

20. Popravljen načrt baze še ni idealen
Dijak
Krožek1
Vodja1
Cena1
Krožek2
Vodja2
Cena2
084
Tenis
Marko Kos
2000
Plavanje
Tadej Murn
100
Košarka
Jasna Cevc
1000
117
Klemen Bernik
1500
123
167
Neizkoriščen prostor
Nekateri dijaki hodijo le na en krožek, zato je prostor za drugi krožek neizkoriščen.
Odvečno delo
Če se cena tenisa poveča, moramo v vsakem zapisu, ki vsebuje tenis, popraviti ceno.
Podvojeni podatki
Če se 50 dijakov odloči za plavanje, moramo vsakič vtipkati krožek, vodjo in ceno.
Ali je cena za plavanje 1500 ali 2000 SIT?
Težavne poizvedbe
Če želimo poiskati vse dijake, ki hodijo na plavanje, moramo pogledati dva stolpca.
Kako ugotovimo pravilno ceno plavanja?
Podatkovne baze I. del

21. V tretje gre rado Tudi aktivnosti damo v svojo tabelo.
Dijak
Letnik
084
Janez Novak
1990
100
Barbara Deu
1991
117
Miha Mavec
123
Žan Klopec
167 ID
Krožek
Vodja
Cena 1
Tenis
Marko Kos
2000 2
Košarka
Jasna Cevc
1000 3
Plavanje
Tadej Murn 4
Klemen Bernik
1500
Dijak
Krožek
084 1 3
100 2
117 4
123
167
Podvojenih podatkov ni več.
Ceno krožka lahko popravimo le na enem mestu.
Lahko dodamo podatke o novem krožku, čeprav ga še nihče ne obiskuje.
Podatkovne baze I. del

22. Dodatni podatki
Denimo, da potrebujemo tudi podatke o razredih in razrednikih.
Dodamo še eno tabelo z razredi in razredniki in jo povežemo z dijaki. ID
Dijak
Letnik
ID Razred
084
Janez Novak
1990 1
100
Barbara Deu
1991 3
117
Miha Mavec
123
Žan Klopec
167 2 ID
Razred
Razrednik 1
2.a
Polona Jan 2
2.b
Jasna Cevc 3
1.a
Zvone Hiti 4
1.b
Karel Nagode
Podatkovne baze I. del

23. Končna shema Dijaki Razredi Aktivnosti Izbrani krožki
Podatkovne baze I. del

24. Še nekaj malenkosti
Poleg baze krožkov potrebujemo na šoli tudi druge podatke: seznam razredov, ocene, izostanki, itd.
Za vse potrebe potrebujemo le eno tabelo dijakov, ki mora vsebovati še ostale podatke: datum rojstva, naslov, ..., ime pa je zaradi urejanja razdeljeno na ime in priimek.
Nekaj napotkov:
Sestavljena polja ločimo na posamezna polja (npr. ime in priimek).
Tabeli dodamo ključ, ki enolično določa zapis (npr. ID ali pa ključ sestavimo iz toliko polj, da je to enolično)
Znebimo se ponavljajočih se polj (npr. Krožek1, Krožek2, ...).
Znebimo se ponavljajočih se podatkov. Namesto tega damo podatek, ki se ponavlja, v svojo tabelo, nato pa tabeli povežemo.
Naj nam ne bo škoda časa za načrtovanje baze, saj je bazo, ko je program že skoraj narejen, težko drastično spreminjati.
Podatkovne baze I. del

25. Kazalo Osnove podatkovnih baz Primer načrtovanja podatkovne baze
Microsoft Access
Access – priprava baze
Access – povezovanje tabel
Access – iskanje podatkov in filtri
Podatkovne baze I. del

26. Microsoft Access 2000
Omenjena teorija podatkovnih baz velja za vse podatkovne baze. Ker so programi za delo z bazami dokaj podobni, ni težko začeti uporabljati drug program, ko poznamo enega.
V nadaljevanju si bomo kot primer podatkovnih baz pogledali program Microsoft Access 2000.
Glavne značilnosti programa so:
V samem programu lahko definiramo tabele, povezave in vnašamo podatke.
Definiramo lahko poizvedbe s katerimi pridemo do raznih podatkov ali pa spreminjamo njihovo vrednost.
S pomočjo vgrajenih čarovnikov lahko naredimo preproste obrazce in poročila (znanje programiranja ni potrebno).
Zapletenejše programe lahko sestavimo s programiranjem v jeziku Visual Basic for Applications, ki je skupni za celotni Microsoft Office.
Sestavimo lahko tudi internetne strani, preko katerih lahko pregledujemo in spreminjamo podatke.
Podatkovne baze I. del

27. Zagon programa
Ob zagonu programa se pojavi okno z izbiro baze podatkov:
Blank Access database: začnemo z prazno datoteko. Najprej moramo določiti ime datoteke in jo shraniti na disk.
Access database wizards...: s pomočjo čarovnikov lahko zgradimo bazo podatkov
Open an existing file: Odpremo že obstoječo bazo podatkov.
Access bazo podatkov (tako podatke, kot tudi pripadajoče poizvedbe, obrazce in poročila) shrani v eni datoteki s končnico mdb.
Edina izjema so obrazci za urejanje podatkov preko interneta, ki jih shrani kot HTM dokumente.
Podatkovne baze I. del

28. Glavno okno
Ko odpremo bazo podatkov oz. določimo datoteko za novo bazo, se pojavi okno, kjer lahko izbiramo med gradniki. Na voljo so po vrsti:
tabele (tables),
poizvedbe (queries),
obrazce (forms),
poročila (reports),
internetni obrazci (pages),
makroji (macros),
moduli (modules).
Podatkovne baze I. del

29. Kazalo Osnove podatkovnih baz Primer načrtovanja podatkovne baze
Microsoft Access
Access – priprava baze
Access – povezovanje tabel
Access – iskanje podatkov in filtri
Podatkovne baze I. del

30. Nova tabela
Za novo tabelo na kartici Tables izberemo gumb New, nato pa enega izmed naslednjih načinov:
Datasheet View. Odpre novo tabelo v obliki preglednice, kamor vnašamo podatke. Posamezna polja lahko preimenujemo z dvojnim klikom na njegovo ime. Odvečne prazne stolpce in vrstice bo program na koncu odstranil, iz tipov vnešenih podatkov pa bo poskusil uganiti tipe posameznih polj. Že obstoječo tabelo odpremo v tem načinu z ukazom Open na kartici Tables.
Design View. V tem načinu določimo imena in lastnosti posameznih polj tabele, podatke pa vstavljamo kasneje v načinu Datasheet View. Lastnosti polj lahko nastavimo veliko bolj natančno, kot bi jih program sam določil iz vnešenih podatkov. Lastnosti posameznih polj lahko spreminjamo tudi že obstoječi tabeli, tako da jo odpremo z ukazom Design na kartici Tables.
Table Wizard. Tabelo izdelamo s pomočjo čarovnika.
Import Table. Tabela bo kopija druge tabele iz iste (ali druge) baze podatkov.
Link Table. Tabela bo v bistvu le povezava do tabele iz druge (ali iste) baze podatkov. Na ta način lahko iste tabele uporabljamo v več bazah podatkov.
Podatkovne baze I. del

31. Design View za urejanje tabele
V načinu design za vsako polje določimo njegovo ime, tip podatka in njegove lastnosti. Nastavimo lahko tudi osnovne vrednosti, izmed katerih lahko izbiramo vrednost polja, če gre za takšno polje. Če pa gre za povezavo z drugo tabelo, lahko določimo, kaj naj se prikazuje na mestu reference.
Podatkovne baze I. del

32. Glavne lastnosti polja
Ime polja (Field Name) ima lahko maksimalno 64 znakov.
Tip polja (Data Type) je lahko:
Text: kratko besedilo (do 255 znakov)
Memo: daljše besedilo
Number: število
Date/Time: čas in datum
Currency: denarni znesek
AutoNumber: avtomatično enolično določeno število
Yes/No: logična vrednost
OLE object: predmet iz drugega programa, npr. slika, preglednica, ...
Hyperlink: spletna povezava
LookupWizard: to je čarovnik za določanje vnosa podatkov v izbrano polje, kadar ima polje le končno mnogo vrednosti, ki jih določimo ali sami ali pa so to vse vrednosti izbranega stolpca v izbrani tabeli.
V opis (Description) lahko shranimo opis polja, ki se potem izpisuje v obrazcih za vnos podatkov.
Podatkovne baze I. del

33. Velikost polja
Spodaj lahko nastavimo še dodatne možnosti. V General imamo:
Field Size: velikost polja. Pride v poštev pri poljih tipa Text (število znakov), Number in AutoNumber, kjer so možnosti:
Byte: 8-bitno celo število
Integer: 16-bitno celo število
Long Integer: 32-bitno celo število
Single: realno število v enojni natančnosti.
Double: realno število v dvojni natančnosti.
Decimal: Z dodatnima parametroma Precision in Scale določimo število vseh cifer in število decimalk.
Replication ID: 128-bitno celo število. To pride v poštev pri polju AutoNumber (ki je lahko tipa Long Integer ali Replication ID) oz. polju, ki je referenca na polje tipa AutoNumber.
Podatkovne baze I. del

34. Dodatne lastnosti polja
New Values: način določanja novih vrednosti (za polje AutoNumber)
Format: način izpisa podatkov
Decimal Places: število decimalnih mest pri izpisu števil
Input Mask: vnosna maska
Caption: naslov polja (za prikaz v obrazcu)
Default Value: privzeta vrednost
Validation Rule: pravilo, ki opisuje dovoljene vrednosti
Validation Text: besedilo, ki se pokaže v primeru nedovoljene vrednosti
Required: ali je polje obvezno ali ga lahko pustimo praznega
Allow Zero Length: ali lahko vnesemo prazno besedilo
Indexed: ali naj se indeksira po tem polju
Dodatne lastnosti, ki so na voljo, so odvisne od tipa polja, zato vse niso na voljo za vse tipe.
Podatkovne baze I. del

35. Primarni ključ
Primarni ključ (primary key) je polje ali več polj, katerega podatki enolično določajo vsak zapis v tabeli.
Primarni ključ ni obvezen, ga pa potrebujemo pri povezovanju tabel.
Definiramo ga tako, da označimo eno ali več polj in izberemo meni Edit/Primary Key.
Pri zapiranju nove tabele program pogleda, če imamo primarni ključ in če ga ni, predlaga, da doda novo polje tipa Auto Number za primarni ključ.
Polja, ki sestavljajo primarni ključ, so označena na levi strani z znakom
Podatkovne baze I. del

36. Vnos podatkov
Osnovni način vnosa podatkov v tabelo je v obliki preglednice (Datasheet View).
Če v oknu Tables dvakrat kliknemo na ustrezno tabelo, se ta prikaže v obliki preglednice, kjer vidimo podatke in lahko dodajamo nove.
Med zapisi se lahko sprehajamo tudi v statusni vrstici, kjer se lahko premaknemo na izbrani zapis ali uporabimo gumbe za premik na začetek, konec seznama, predhodnji zapis, naslednji zapis ali na naslednji novi zapis.
Zapis na katerem trenutno smo, je na levi označen s trikotnikom.
Če smo na koncu tabele, lahko vnesemo nov zapis.
Znaki + se pojavijo, kadar smo v glavni tabeli, ki je povezana z drugo tabelo. Če pritisnemo na +, se pojavijo povezani zapisi iz druge tabele.
Podatkovne baze I. del

37. Vnos podatkov
Zapis označimo tako, da kliknemo na kvadratek pred zapisom.
Polja zapisa popravljamo tako, da kliknemo vanje in popravimo vrednost.
Ko imamo zapis označen, ga lahko zbrišemo (Edit/Delete) ali pa kopiramo (Edit/Copy, Insert/New Record, Edit/Paste) v nov zapis (to je koristno, če je veliko podatkov enakih, saj jih tako ni potrebno dvakrat vnašati).
Podatkovne baze I. del

38. Kazalo Osnove podatkovnih baz Primer načrtovanja podatkovne baze
Microsoft Access
Access – priprava baze
Access – povezovanje tabel
Access – iskanje podatkov in filtri
Podatkovne baze I. del

39. Vrsta vnosnega polja
Pri nekaterih tipih podatkov lahko na kartici Lookup izberemo vrsto vnosnega polja (Display Control). Na vrsto imamo:
Check Box: potrditveni gumb za logične vrednosti
Text Box: polje za vnos besedila
List Box: seznam za izbiranje, kjer moramo nujno izbrati iz seznama
Combo Box: seznam za izbiranje, kjer lahko vnesemo tudi vrednost, ki je ni na seznamu
Podatkovne baze I. del

40. Nastavitve seznama za izbiranje
Row Source Type: izvor vrednosti, med katerimi lahko izbiramo:
Table/Query: iz druge tabele ali poizvedbe
Value List: predpišemo jih sami
Field List: imena polj
Row Source: določimo poizvedbo (v obliki stavka SQL ali preko čarovnika) ali naštejemo možne vrednosti
Seznam za izbiranje je lahko sestavljen iz več stolpcev:
Bound Column: indeks stolpca iz katerega vzamemo vrednost za polje
Column Count: število vseh stolpcev
Column Heads: imena stolpcev (da ali ne)
Column Widths: širine stolpcev
Za Combo Box imamo še:
List Rows: koliko vrednosti iz seznama se naenkrat pojavi na zaslonu
List Width: širina seznama
Limit To List: ali mora vrednost biti nujno iz seznama (da ali ne)
Podatkovne baze I. del

41. SQL nastavitev seznama za izbiranje
V primeru, ko vrednosti poiščemo iz druge tabele oziroma poizvedbe, v polje Row Source vpišemo polja, ki naj se prikažejo kot vrednosti polja pri izpisu oziroma vnosu.
Denimo, da imamo v tabeli stolpec ID Dijak tipa Number, ki je povezava s tabelo Dijaki s stolpci ID Dijak, Ime, Priimek
Row Source: SELECT [Dijaki].[ID Dijak], [Dijaki].[Ime]&” “&[Dijaki].[Priimek] FROM [Dijaki];
Bound Column: 1
Column Count: 2
Column Widths: 0cm;5,50cm
List Rows: 8
List Width: 6cm
Zgornje nastavitve pomenijo, da se v stolpcu kaže ime in priimek dijaka, podatek pa se vsakič pobere iz tabele Dijaki.
V bazi je v tabeli na mestu stolpca ID Dijak številka, na zaslonu pa se izpiše ime in priimek, saj je tako nastavljeno na kartici Lookup.
Podatkovne baze I. del

42. Povezovanje tabel
Povezave med tabelami urejamo v posebnem oknu, ki ga odpremo v menuju Tools/Relationships.
Ko okno prvič odpremo, moramo izbrati tabele, med katerimi bodo povezave, pozneje pa jih lahko dodamo z Relationships/Show Table.
Vsaka tabela se v oknu pokaže v obliki manjšega okna, v katerem je seznam njenih polj, primarni ključ pa je izpisan krepko.
Povezavo vrste ena proti več naredimo tako, da polje tabele na strani ena z miško povlečemo na ustrezno polje tabele na strani več.
Pojavi se novo okno, v katerem lahko določimo še ostale lastnosti povezave in jo nato z ukazom Create tudi dokončno naredimo.
Povezava se prikaže kot tanka črta med poljema, ki ju povezuje.
Podatkovne baze I. del

43. Referenčna integriteta
V oknu za lastnosti povezave lahko izberemo vrsto povezave (Join Type).
Če izberemo Enforce Referential Integrity, bo program skrbel za referenčno integriteto povezanih podatkov. V tem primeru ni možno vstaviti zapisa z referenco, ki je ni v glavi tabeli in ni možno odstraniti zapisa iz glavne tabele, če ne odstranimo prej tudi vse povezane zapise v drugih tabelah, razen pri izbiri:
Cascade Update Related Fields: ob spremembi primarnega ključa program sam popravi vse reference na ta zapis v povezanih tabelah.
Cascade Delete Related Records: pri brisanju zapisa iz glavne tabele program odstrani vse zapise v povezanih tabelah, ki se nanašajo nanj.
Podatkovne baze I. del

44. Kako deluje referenčna integritetaID
Dijak
Letnik
ID Razred
084
Janez Novak
1990 1
117
Miha Mavec
123
Žan Klopec
1991 3
167 2 ID
Razred
Razrednik 1
2.a
Polona Jan 2
2.b
Jasna Cevc 3
1.a
Zvone Hiti 4
1.b
Karel Nagode
V primeru referenčne integritete iz desne tabele ni moč brisati zapisa z ID 2, v levo tabelo pa ne moremo vstaviti ID Razred različen od 1,2,3,4.
Če imamo Cascade Update Related Fields in spremenimo v desni tabeli ID iz 2 v 5, se to spremeni tudi v levi tabeli.
Če imamo Cascade Delete Related Records in v desni tabeli zbrišemo zapis z ID 2, se v levi tabeli zbrišejo vsi zapisi z ID Razred 2.
Podatkovne baze I. del

45. Kazalo Osnove podatkovnih baz Primer načrtovanja podatkovne baze
Microsoft Access
Access – priprava baze
Access – povezovanje tabel
Access – iskanje podatkov in filtri
Podatkovne baze I. del

46. Urejanje podatkov Zapise v tabeli lahko uredimo po poljubnem stolpcu.
Najprej označimo stolpec, po katerem želimo urediti podatke (kliknem na ime stolpca) in nato izberemo Records/Sort. Vrstni red je lahko naraščajoč (ascending) ali padajoč (descending).
Sama ureditev zapisov na zaslonu ne vpliva na ureditev v tabeli v bazi.
Pri večjih tabelah bo urejanje hitrejše, če je stolpec, po katerem urejamo, indeksiran.
Podatkovne baze I. del

47. Iskanje podatkov
Ko je tabela odprta v obliki preglednice, lahko z izbiro Edit/Find iščemo zapise podobno kot pri ostalih Okenskih programih.
Find What: besedilo, ki ga iščemo.
Look In: ali iščemo po trenutno označenem polju ali pa po vseh poljih.
Match: Možna ujemanja so:
Any Part of Field: iskano besedilo je lahko kjerkoli v polju,
Whole Field: iskano besedilo se mora točno ujemati z vsebino polja,
Start of Field: vsebina polja se začne z iskanim besedilom.
Podatkovne baze I. del

48. Zamenjava podatkov
Podobno kot iskanje podatkov poteka tudi zamenjava besedila z novim besedilom.
Replace With: besedilo, ki zamenja iskano besedilo.
Podatkovne baze I. del

49. Filtri
Filtre uporabljamo, kadar želimo na zaslonu v preglednici videti le tiste zapise, ki ustrezajo danemu kriteriju.
Za zapletenejše kriterije uporabljamo poizvedbe, pri enostavnejših pa si lahko pomagamo s filtri.
Najenostavnejši filter je po označenem polju (Filter By Selection), kjer pridejo v poštev tisti zapisi, ki imajo vrednost polja enako vrednosti označenega polja.
Dobimo lahko tudi tiste zapise (Filter Excluding Selection), ki imajo različno vrednost polja od vrednosti označenega polja.
Če želimo narediti filter po več kot enem polju, uporabimo filter preko obrazca (Filter By Form).
Podatkovne baze I. del

50. Zapisi z enako vrednostjo v označenem polju
Označimo polje in izberemo Records/Filter/Filter By Selection.
Pokaže se samo tisti del tabele, kjer imajo zapisi enako vrednost označenega polja.
Podatkovne baze I. del

51. Zapisi z drugo vrednostjo v označenem polju
Označimo polje in izberemo Records/Filter/Filter Excluding Selection.
Pokaže se samo tisti del tabele, kjer imajo zapisi drugačno vrednost označenega polja.
Podatkovne baze I. del

52. Zapletenejši filtri
Z izbiro Records/Filter/Filter By Form lahko naredimo filter po več kot enem polju.
V vsako polje vpišemo iskano vrednost ali pa ga pustimo praznega.
Uporabljamo lahko tudi operatorje za primerjavo >,<,=,<=,>= in <>.
Več različnih kriterijev lahko združimo v kriterij, ki je izpolnjen, kadar zapis ustreza vsaj enemu izmed kriterijev.
Ni možno poiskati zapisa, ki bi ustrezal več kriterijem hkrati. Če želimo npr. poiskati vse zapise, ki imajo vrednost polja med dvema danima vrednostima, moramo uporabiti poizvedbo.
Podatkovne baze I. del