1. TransFonD e- Soluţii pentru perform@nţă1

2. Cuprins TransFonD – prezentare companie Portofoliu servicii
Arhivarea electronică
(serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009)
Facturarea electronică
(serviciu în curs de finalizare)
Linia de Urgenţă Carduri
(serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

3. TransFonD – în centrul comunităţii financiare

4. Cine suntem noi?
TransFonD acţionează pe piaţa financiar–bancară din România din 2001, având ca obiectiv major implementarea şi operarea Sistemul Electronic de Plăţi interbancar
Rolurile TransFonD:
administrator şi operator al Casei de Compensare Automată - SENT (sistemul electronic cu decontare pe bază netă a plăţilor de mică valoare, până la de lei)
operator tehnic şi funcţional al sistemului ReGIS (sistemul cu decontare pe bază brută a plăţilor de mare valoare, mai mari de de lei)
operator tehnic al sistemului SaFIR (sistemul de depozitare şi decontare a tranzacţiilor cu titluri de stat)

5. Ce am realizat? 2005 – Sistemul Electronic de Plaţi (SEP)
2008 – Procesarea Automată a Instrumentelor
de Debit (PAID)
Concret, în ultimii 4 ani:
disponibilitatea sistemului de plăţi de ,99%;
viteză, siguranţă, eficienţă în procesare;
confidenţialitatea totală şi garantată;
sistem de plăţi naţional integrat şi complet electronic;
training specializat pentru personalul clienţilor;
reducerea comisioanelor cu peste 70%;
obţinerea certificării Sistemului de Management al Calităţii în conformitate cu ISO 9001, în decursul anului 2009.

6. Cuprins Portofoliu servicii Arhivarea electronică
(serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009)
Facturarea electronică
(serviciu în curs de finalizare)
Linia de Urgenţă Carduri
(serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

7. Serviciul de arhivare electronică oferit de TransFonD e - Arhiv@
TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică în conformitate cu prevederile legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (este acreditat ca administrator de arhivă electronică si autorizat ca centru de date pentru găzduirea de arhive, fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhivă electronică menţinut de MCSI).
Autorizările şi acreditările necesare au fost obţinute în baza ordinelor Ministerului
Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, nr. 521 şi 522 din 8 iulie 2009.
BENEFICII ale arhivării electronice, faţă de arhivarea documentelor pe suport de hârtie
Economie de timp/spaţiu/resurse alocate în prezent organizării arhivei pe suport hârtie;
Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor electronice,
fără valoare juridică;
Îndeplinirea unei obligaţii legale;
Creşterea securităţii datelor; Asigurarea protecţiei în cazul dezastrelor;
Documentele arhivate pe suport electronic de date nu se deteriorează în timp;
Acces la distanţă, din sediul beneficiarului, către orice informaţii arhivate;
Regăsirea rapidă a informaţiei;
Informaţiile sunt accesibile simultan pentru toţi utilizatorii autorizaţi.

8. Arhivare vs. Stocare
Arhivarea electronică - organizarea şi păstrarea pe termen lung, pe baza unor criterii uniforme şi recunoscute de legislaţia în vigoare, a documentelor în format electronic ale unei companii. Documentele păstrate în arhivă sunt documente în forma lor finală, cu valoare juridică.
Stocarea - păstrarea unor documente în format electronic,organizate pe baza unor criterii stabilite de către posesorul documentelor sau simplu back-up de date. Nu necesită semnarea documentelor, acestea putând să se afle în diferite stadii ale elaborării lor si nu au valoare legală în instanţă.

9. Arhivarea electronică
Arhivarea documentelor - Nomenclatorul arhivistic al participantului, avizat de Arhivele Naţionale (AN).
Păstrarea documentelor - pe perioada stabilită în Nomenclatorul arhivistic, iar la expirarea perioadei de păstrare, documentele pentru care nu a fost prelungit termenul de păstrare (Comisia de Selecţionare a participantului şi/sau de AN) se distrug.
Actiunile utilizatorilor în sistem - jurnalizate si arhivate.
Biblioteca de programe informatice - mentinută şi actualizată ori de câte ori este necesar de către TRANSFOND S.A.
Sistemul de arhivare electronică (SAE) este dezvoltat pe o platforma IBM Content Manager cu sprijinul unui furnizor extern de software (iniţial pentru a servi nevoilor interne, extins pentru terţi),
documente create în formă electronică (originale) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat;
documente transpuse în formă electronică (copii) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat;
documente de uz intern şi/sau confidenţiale.
Nu se arhiveaza in SAE documente clasificate si documente cu regim de acces public.
Caracteristici arhivare electronică
Tipuri de documente arhivate:

10. Serviciile de arhivare electronică oferite de TransFonD
Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a documentelor electronice
CLASSIC e-ARCHIVE
EXCLUSIVE e-ARCHIVE
Servicii personalizate de arhivare a documentelor electronice
e–STORAGE
Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe suport hârtie în format electronic

11. 1. Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a documentelor electronice - << CLASSIC e - ARCHIVE >>
tipurile de documente
criteriile de regăsire
termenul de păstrare
regimul de acces
Se stabilesc
de către BENEFICIAR:
Utilizatorii autorizaţi ai beneficiarului pot arhiva manual în SAE documente în formă electronică (inclusiv ataşamente ale -urilor Exchange) sau copii electronice ale unor documente pe suport hârtie
Accesul la SAE este permis numai utilizatorilor autorizaţi de beneficiar, numărul standard al utilizatorilor care vor arhiva şi/sau regăsi documente electronice fiind de 2.

12. 2. Servicii personalizate de arhivare a documentelor electronice – <<EXCLUSIVE e-ARCHIVE>>
1. Primul dintre serviciile din această categorie este acela prin care beneficiarul poate arhiva automat în SAE un volum mare de documente în formă electronică.
trebuie să livreze documentele ce urmează a fi
arhivate electronic într-un format conform cu
prevederile Legii nr. 135/2007
stabileşte: * tipurile de documente pe care
doreşte să le arhiveze automat în SAE,
* criteriile de regăsire ulterioară,
* termenul de păstrare,
* regimul de acces la documente şi,
în colaborare cu TransFonD,
modalitatea de transfer de la
beneficiar la SAE a documentelor.
BENEFICIARUL
Modalitatea efectivă de arhivare depinde de soluţia aleasă de beneficiar şi de TransFonD.
În categoria documentelor ce pot fi arhivate automat în SAE de către beneficiari pot fi: facturi electronice, contracte, etc.
2. O a doua categorie de servicii personalizate se referă la
posibilitatea de modificare a parametrilor standard ai
serviciilor de arhivare automată şi manuală, pentru a permite:
timpi mai mici de regăsire a documentelor, generarea de jurnale
rapoarte privind utilizarea sistemului de către proprii utilizatori

13. 1S.S.E. – Sistemul de Stocare Electronică
3. Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe suport hârtie în format electronic – << e - STORAGE >>
TransFonD
utilizatorii
autorizaţi
ai beneficiarului
Recepţionează
documentele
electronice
transmise de client
Regăsesc documentele
ulterior, on-line
S.S.E.1
ACCESUL LA SSE este permis numai utilizatorilor autorizaţi de beneficiar,
NUMĂRUL STANDARD DE UTILIZATORI care pot căuta şi/sau regăsi documentele stocate conform serviciului standard oferit de TransFonD, este de 2 utilizatori.
În faza iniţială, de contractare a serviciului, se stabilesc de către participant: tipurile de documente pe care doreşte să le stocheze, criteriile de regăsire ulterioară, regimul de acces la fiecare tip de document în parte, etc.
Operaţiile care se pot efectua ulterior stocării sunt: căutare/ regăsire/ vizualizare şi ştergere document din SSE
1S.S.E. – Sistemul de Stocare Electronică

14. SERVICII CONEXE SAE si SSE
Servicii conexe SAE şi SSE
Servicii de asistenţă clienţi
Servicii de administrare a utilizatorilor
Servicii de asigurare a continuităţii operaţionale pentru clienţi
Servicii de furnizare licenţe suplimentare pentru conectare la SAE
Servicii de instruire în vederea utilizării SAE
Servicii de furnizare de rapoarte speciale
Servicii conexe exclusiv SAE
Servicii de furnizare date necesare întocmirii de către client a inventarelor documentelor proprii arhivate în SAE conform prevederilor Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
Servicii de vizualizare şi reproducere a documentelor arhivate electronic în SAE, pentru care clientul nu dispune de programe informatice necesare vizualizării acestora

15. Sistemul de arhivare TransFonD
Sistem de arhivare
conform legii 135/2007
centre de date de înaltă fiabilitate şi siguranţă
ORICE TIP de document electronic sau transpus de pe suport hârtie 15 15

16. Sistemul de arhivare TransFonD
Sistem de arhivare
conform legii 135/2007
centre de date de înaltă fiabilitate şi siguranţă
Sistemul de arhivare electronică
TransFonD
ORICE TIP de document electronic sau transpus de pe suport hârtie 16 16

17. Sistemul de Arhivare Electronică al TransFonD - SAE
SAE asigură arhivarea electronică securizată a oricărui tip de informaţie generată
electronic sau convertită în document electronic
AVANTAJELE Sistemului de arhivare electronică al TransFond
SAE respectă cerinţele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea
documentelor în formă electronică si Legii 16/1996 a AN
în ceea ce priveste operatiunile de prelucrare arhivistică a
documentelor în formă electronică
Toate operaţiile efectuate în
SAE sunt jurnalizate
Beneficiarii nu sunt nevoiţi să se acrediteze ca administratori
de arhivă electronică şi nici să îşi autorizeze centrele de date
Existenţa unui nivel înalt de securitate în ceea ce priveşte accesul
la SAE, fapt asigurat prin utilizarea structurii PKI
Arhivarea electronică este şi parte integrantă a fluxului conţinând facturarea electronică
SAE are incluse facilităţi care asigură preluarea, de către un
centru de recuperare în caz de dezastru, a operaţiunilor de
consultare a arhivei electronice în cazul unui dezastru la sediul
principal de procesare (se realizează replicarea întregii arhive la
sediul secundar al TRANSFOND S.A.)

18. Caracteristici de performanţă
definirea de până la 500 de utilizatori, beneficiind nelimitat de serviciile
10 acţiuni simultane fără nicio penalizare de performanţă;
într-o oră de vârf, un utilizator poate:
efectua pâna la 50 de căutări,
consulta on-line, în medie, 20 de documente regăsite;
integrare facilă cu generatori de documente automatizaţi, în vederea arhivării electronice;
metodă de regăsire rapidă a documentelor arhivate electronic (utilizând criterii de căutare specifice fiecărui tip de document arhivat); regasirea în maxim 3 minute a documentelor arhivate, inclusiv vizualizarea acestora sau salvarea lor pe statia de lucru a utilizatorului);
toate acestea prin intermediul unei interfeţe web usor de utilizat.

19. Cuprins Portofoliu servicii Facturarea electronică
Arhivarea electronică
(serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009)
Facturarea electronică
(serviciu în curs de finalizare)
Linia de Urgenţă Carduri
(serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

20. e-Factur@ e-Business Contextul European
România – Reguli şi reglementări în vigoare
Conceptul
Serviciul
Aplicaţia TRANSFOND
Modul Emitent facturi
Modul Client final
Beneficii

21. Creşterea automatizării proceselor duce la scăderea costurilor.
e-Business
Automatizarea proceselor de business este rezultatul noilor tehnologii utilizate
Gradul de penetrare al tehnologiei este în continuă creştere.
În ultimii ani atât companiile cât şi persoanele fizice aleg modele de plată electronice în locul celor clasice.
Dezvoltarea de noi canale de internet şi mobile banking reprezintă un fapt real, fenomenul de e-business devenind parte din viaţa noastră.
Facturarea electronică vine în completarea instrumentelor deja utilizate în relaţiile de afaceri.
Creşterea automatizării proceselor duce la scăderea costurilor.
Automatizare
Procese
Reduceri
Costuri

22. Status facturare electronică în Uniunea Europeană
Conform raportului de monitorizare a situaţiei facturării electronice în UE (Ianuarie 2009), cele mai avansate state în ceea ce priveşte adoptarea acestei măsuri sunt:
B2G
Danemarca - Guvernul danez a implementat deja e-invoicing şi estimează o reducere a costurilor cu facturile de 100 milioane de euro anual.
Finlanda - Guvernul şi agenţiile guvernamentale vor accepta doar facturi electronice începând cu 1 Ianuarie 2010 şi vor emite doar facturi electronice până cel mai târziu în Decembrie 2010.
Spania - facturarea electronică în relaţia cu administraţia publică va deveni obligatorie pentru toţi furnizorii, începând cu Noiembrie Guvernul spaniol a stabilit un format standard pentru toate facturile electronice primite de către administraţiile naţionale (FACTURAE) ce au fost adoptate începând cu 1 august 2009.
Administraţia publică din Italia refuză să accepte alt tip de facturi pentru serviciile achiziţionate, în afară de cele electronice.

23. Romania – la inceput de drum
avem un Cod fiscal…
Legea 260/2007?
...abrogată!
posibil “n” formate, posibil nestructurare
rezultatul: eterogenitate
există soluţii:

24. Conceptul
Creionarea unui serviciu complex şi complet (end-2-end):
emitere
livrare
arhivare (SAE)
canalul de plată
reconcilierea electronică
Crearea premiselor unei standardizări la nivel naţional – mesaj XML
Eliminarea costurilor suplimentare generate de conversia mai multor tipuri de mesaje (în relaţia B-2-B)
Dezvoltarea in-house a aplicaţiei:
Dezvoltarea de capacităţi/capabilităţi ulterioare
Suport rapid pentru clienţi
Customizări la cerere

25. e-Factur@ – fluxul de procesare
Banca EMITENT
XML/ PDF
Transmitere factură
Internet banking
Transfer credit
Transfer credit
Client EMITENT/ Client bancă
Validare format
notificare Link TRANSFOND
Semnare electronică
Arhivare Electronică
Client
Emitere facturi
Acces către Factură
Transmitere facturi
EMITENT

26. Aplicaţia TRANSFOND Modul Emitent facturi Modul Central (TRANSFOND)
Client final

27. Beneficii e-Factur@ Beneficii emitenţi facturi Beneficii destinatar
Reducerea costurilor aferente procesului tradiţional de facturare:
Emitere (consumabile)
Livrare (taxe curierat)
Arhivare, în conformitate cu cerinţele legale în vigoare
Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepţionare a facturilor şi a fluxului de numerar
Reducerea timpului de transmitere
Validarea datelor în momentul transmiterii
Confirmarea livrării şi a vizualizării facturii
Regăsirea facilă a facturii originale
Livrare garantată şi în timp redus
Diminuarea riscului apariţiei erorilor de procesare asociate intervenţiei umane
Creşterea eficienţei managementului fluxului de numerar
Diminuarea volumului de hârtie manevrată
Posibilitatea de arhivare electronică a facturilor primite
Posibilitatea interfaţării aplicaţiilor interne cu pentru automatizarea importului facturilor în sistem
Regăsire facilă a facturii originale.

28. Cuprins Portofoliu servicii Facturarea electronică
Arhivarea electronică
(serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009)
Facturarea electronică
(serviciu în curs de finalizare)
Linia de Urgenţă Carduri
(serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

29. Linia de Urgenţă pentru Carduri
SERVICIU
INIŢIATORI
APERO şi TRANSFOND
INSTITUŢII CONTRACTANTE
Emitenţii de carduri din România
Posesorii de carduri
BENEFICIARII FINALI
NOTIFICARE DE URGENŢĂ
pierderea sau furtul cardurilor
SCOPUL APELULUI

30. Linia de Urgenţă pentru Carduri
Orice emitent de carduri poate participa la serviciu
Număr apelabil INTERN şi INTERNATIONAL
Număr uşor de reţinut,
disponibil NON STOP 33 33

31. Linia de Urgenţă pentru Carduri
Orice emitent de carduri poate participa la serviciu
Număr apelabil INTERN şi INTERNAŢIONAL
Număr uşor de reţinut,
disponibil NON STOP 34 34

32. Fluxul apelurilor către LUC
Card A
Emitent A
Apel 1 A
Apel 1 A
Apel 2 B
Apel 2 B
Card B
Apel 3 B
Emitent B
LUC
TransFonD
Apel 3 B
Apel 3 C
Apel 3 C
Card B
Emitent C
Card C

33. Funcţionarea LUC 1- 6 Transfer automat la emitent Transfer la operator
Clientul apelează 021 CARDURI
Selectează limba de comunicare
1 – RO 2 – EN
Selectează emitentul cardului
1 – BCR
2 – BRD Groupe Societe Generale
3 – Banca Transilvania
4 – ING Bank
5 – Bancpost
6 – CEC Bank
0 – Alt emitent
1- 6
Transfer automat la emitent
Transfer la operator
Identificare emitent Da Nu
Transfer manual la emitent
STOP

34. Pondere participanţi la serviciul LUC
Participanţi la serviciul LUC începând cu septembrie 2009 1. 2. 3. 4. 5. 6.

35. Beneficii LUC
Beneficii pentru emitentul de carduri
Primesc apelul direct în departamentul/ serviciul de blocare carduri
Alocă eficient resursele, diminuează costurile, optimizează procesele interne şi măresc rata de succes în soluţionarea incidentelor legate de carduri
Monitorizează lunar apelurile primite prin serviciul LUC (rapoarte standard şi rapoarte customizate)
Fără investiţie în tehnologie sau infrastructură IT din partea emitentului de carduri

36. Reţine un singur număr de telefon (021.CARDURI – 021.2273874)
Beneficii LUC
Beneficii pentru posesorul de carduri
Reţine un singur număr de telefon (021.CARDURI – )
Anunţă rapid emitentul cardului său despre incidentul produs (pierderea sau furtul cardului)
Emitentul îi blochează imediat sumele din contul de card, evitându-se eventuale fraude
Poate apela numărul LUC atât din ţară cât şi din străinătate, 24/7.
numărul 021. CARDURI este un număr cu tarif normal

37. PERSPECTIVA
LUC îşi propune să devină un important instrument de combatere a fraudei şi de semnalare a problemelor cauzate de o eventuală funcţionare necorespunzătoare a sistemului de carduri.
Demararea unui program de informare a clienţilor
Identificarea problemelor utilizatorilor de carduri
Evaluarea profilului posesorului de carduri
Servicii auxiliare 1 1 2 3
Raportare incidente
“Ulterior, vrem ca prin această linie populaţia să raporteze o serie de incidente astfel încât LUC să devină un important instrument de combatere a fraudei şi de semnalare a problemelor cauzate de o eventuală funcţionare necorespunzătoare a sistemului de carduri” Adrian Apolzan, presedinte APERO.

38. Paşii următori
Monitorizare apeluri de la clienţii emitenţilor neparticipanţi
Atragere noi emitenţi
Workshop martie 2010
Extindere serviciu LUC

39. Mulţumesc, Raluca Niţă Şef Serviciu Marketing şi Comunicare rnita@transfond.ro42