1. PENGURUSAN MESYUARAT

2. DEFINISI
Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

3. TUJUAN MESYUARAT Penyampaian dan pertukaran maklumat
Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
Penyelesaian konflik/mengatasi krisis
Analisa halacara dan perancangan masa depan
Memperbaiki kerja-kerja semasa
Latihan dan pembangunan

4. JENIS MESYUARAT MESYUARAT BERSIRI - Berkala dan ada kesinambungan
- Melebehi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli, mengikut jawatan/fungsi
- Agenda, tersusun dan tetap

5. JENIS MESYUARAT MESYUARAT KHAS - Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
- Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan
- Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci
- Nama, menjelaskan tujuan/fungsi

6. KELEMAHAN MESYUARAT Mesyarat jarang diadakan Minit lewat dihantar.
Agenda tidak ditetapkan/tidak jelas
Tiada sumbangan semasa mesyuarat
Kurang perancangan/persedian
Sikap tidak komited dan “dedicated”
Tidak ada ‘follow-up and follow-through”

7. MESYUARAT BERKUALITI Mempunyai agenda dan objektif yang jelas
Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa
Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa
Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
Ahli yang hadir mempunyai kepakaran
Perbincangan yang diadakan secara positif

8. MESYUARAT BERKUALITI Peranan Pengerusi yang berkesan
Peranan Setiausaha yang berkesan
Peranan Ahli/Anggota
Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat
Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan

9. KEBERKESANAN MESYUARAT
Tertakluk kepada peranan yang dimainkan
oleh 3 watak utama;
- Pengerusi
- Setiausaha/Urusetia
- Ahli/Anggota

10. MERANCANG MESYUARAT
Prinsip 5W+1H

11. MERANCANG MESYUARAT WHY WHAT WHEN WHERE WHO HOW
Mengapa perlu diadakan?
WHAT
Apakah objektif yang hendak dicapai?
WHEN
Bilakah mesyuarat hendak diadakan?
WHERE
Dimanakah mesyuarat?
WHO
Siapakah yang perlu dijemput?
HOW
Bagaimana hendak dikendalikan?

12. PERSIAPAN MESYUARAT

13. SEBELUM MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA
Menentukan agenda, tarikh, masa, jemputan (bincang dengan Pengerusi), dan tempat.
Membuat tempahan bilik.
Menentukan kertas kerja disediakan (jika berkenaan).

14. SEBELUM MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA Menghantar jemputan.
Memastikan persediaan kemudahan bilik.
Menentukan kehadiran
Adakan perbincangan sebelum mesyuarat.

15. SEBELUM MESYUARAT AGENDA MESYUARAT Perutusan pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
Perkara-perkara berbangkit
Perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada)
Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada)
Hal-hal lain
Penutup

16. SEBELUM MESYUARAT TEMPAHAN BILIK MESYUARAT Nama mesyuarat
Nama Pengerusi
Nama Setiausaha
Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
Bilangan ahli/anggota yang akan hadir
Peralatan/kemudahan yang diperlukan
Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan

17. SEBELUM MESYUARAT PENYEDIAAN KERTAS KERJA
15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua kertas kerja diterima
Salinan kertas kerja yang diperlukan?
Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak termasuk lampiran)

18. SEBELUM MESYUARAT JEMPUTAN MESYUARAT
SEKURANG-KURANG 10 HARI SEBELUM MESYUARAT
NYATAKAN:
Nama mesyuarat
Tarikh dan tempat
Masa mula dan masa dijangka tamat
Agenda
Nama pengerusi

19. SEBELUM MESYUARAT PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT
Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur
Tempat duduk mencukupi
Label nama mengikut keperluan
Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan
Kertas dan pensil disediakan

20. SEBELUM MESYUARAT PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT
Jam dinding yang tepat berfungsi
Gelas dan jug berisi air
Gula-gula
Whiteboard yang bersih beserta pen dan pemadam
Menentukan semula tempahan minuman telah dibuat

21. SEBELUM MESYUARAT PERBINCANGAN PRA MESYUARAT
Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi:
Perkara/isu yang akan dibincang
Meneliti maklum balas yang diterima
Mengenal pasti tindakan yang perlu diambil
Adakan beberapa hari sebelum

22. SEMASA MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA Senarai nama kehadiran mesyuarat
Senarai nama tidak hadir dan alasan
Catatkan perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat
Keputusan yang dibuat
Tindakan susulan yang perlu diambil

23. SEMASA MESYUARAT PENGERUSI PADA AWAL MESYUARAT
Datang awal, sebelum waktu mula
Mulakan pada waktunya
Wujudkan suasana yang sesuai/baik
Maklumkan tujuan/objektif dan agenda

24. SEMASA MESYUARAT PENGERUSI SEMASA PERBINCANGAN
Beri peluang sama rata kepada ahli
Galakkan penyertaan
Kawal perbincangan
Kekalkan suasana harmoni
Beri kesimpulan dari masa ke masa
Agenda dibincang satu persatu

25. SEMASA MESYUARAT PENGERUSI DI AKHIR PERBINCANGAN
Rumuskan perkara utama yang dibincang
Maklumkan keputusan yang telah diambil
Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang

26. SEMASA MESYUARAT PERANAN AHLI MESYUARAT
Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba awal
Semasa mesyuarat - memberi sumbangan berkesan, mematuhi peraturan dan tatacara
Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak berkenaan mengenai apa yang dibincang dan diputuskan, ambil tindakan atas keputusan dan maklumbalas kepada Urusetia. ( Minit Curai )

27. SELEPAS MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA Penyediaan Minit
Format Minit Mesyuarat
Susunan Nama Ahli-Ahli Mesyuarat
Catatan Perbincangan
Pengesahan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
Bilangan
Rujukan Minit