1. Bab 9: Pengurusan Komunikasi Projek
Copyright Course Technology 2001

2. Kepentingan Komunikasi yg Baik
Ancaman utk byk projek ialah kegagalan utk berkomunikasi.
Professional TM digambarkan sebagai kurang cekap berkomunikasi.
Kajian menunjukkan bhw profssioal TM perlu berkomunikasi dgn berkesan utk maju dlm karier.
Kebolehan bercakap dgn baik penting dlm peningkatan karier professional TM
Copyright Course Technology 2001

3. Proses Pengurusan Komunikasi Projek
Perancangan komunikasi: menentukan keperluan maklumat dan komunikasi pemegang saham.
Penyebaran maklumat: Menyampaikan maklumat yg diperlukan pd masa yg tepat.
Melaporkan pencapaian: mengumpul dan menyampaikan maklumat pencapaian.
Penutupan Pentadbiran (Administrative closure): menjana, mengumpul dan menyampaikan maklumat utk memformalkan penyudahan projek atau fasa.
Copyright Course Technology 2001

4. Perancangan Komunikasi
Setiap projek sewajarnya memasukkan rancangan pengurusan komunikasi, iaitu dokumen yg menuju kepada komunikasi projek
Mencipta analisis pemegang saham utk komunikasi projek turut membantu dlm perancangan komunikasi.
Copyright Course Technology 2001

5. Kandungan Rancangan Komunikasi Projek
Keterangan tentang struktur koleksi dan fail untuk menumpul dan menyimpan berbagai jenis maklumat.
Struktur agihan yg menerangkan maklumat apa yg pergi kepada siapa, bila dan bagaimana.
Format utk menyampaikan maklumat utama projek.
Skedul utk menyampaikan maklumat.
Kaedah capaian utk mendapatkan maklumat.
Kaedah utk mengemaskini rancangan pengurusan komunikasi .
Analisa komunikasi pemegang saham.
Copyright Course Technology 2001

6. Jadual 9-1. Cth Analisa Pemegang saham utk Komunikasi Projek
Copyright Course Technology 2001

7. Copyright Course Technology 2001
Penyebaran Maklumat
Menyampaikan maklumat yg tepat kpd org yg betul pada masa yg tepat sama penting seperti membangunkan maklumat itu sendiri.
Perkara yg perlu ditimbangkan
Menggunakan teknologi utk meningkatkan penyebaran maklumat.
Kaedah formal dan tidak formal utk menyebarkan maklumat.
Copyright Course Technology 2001

8. Copyright Course Technology 2001
What Went Wrong?
A well publicized example of misuse of comes from the 1998 Justice Department's high profile, antitrust suit against Microsoft. emerged as a star witness in the case. Many executives sent messages that should never have been put in writing. The court used as evidence, even though the senders of the notes said the information was being interpreted out of context.
Harmon, Amy, " comes back to haunt companies," November 29, 1998
Copyright Course Technology 2001

9. Jadual 9-2. Jadual Pemilihan Medium
Copyright Course Technology 2001

10. Rajah 9-1. Impak Bil Pengguna dlm Rangkaian Perhubungan
Copyright Course Technology 2001

11. Copyright Course Technology 2001
Laporan Prestasi
Laporan Pencapaian memaklumkan kepada pemegang saham ttg penggunaan sumber utk mencapai objektif projek
Laporan status menerangkan di mana projek berada pada masa-masa tertentu.
Laporan kemajuan menerangkan pencapaian kumpulan projek pada masa tertentu.
Ramalan projek menjangkakan status masa depan projek dan kemajuan berdasarkan maklumat dan budaya lampau.
Mesyuarat ulasan status melibatkan laporan pencapaian.
Copyright Course Technology 2001

12. Penutupan Pentadbiran (Administrative Closure)
Projek atau fasa projek perlu ditutup.
Penutupan Pentadbiran menghasilkan
Arkib projek
Penerimaan formal
Pengajaran
Copyright Course Technology 2001

13. Cadangan utk Meningkatkan Komunikasi Projek
Uruskan konflik dgn berkesan
Terapkan kebolehan komunikasi yg baik
Jalankan perjumpaan yg berkesan
Gunakan templat utk komunikasi projek
Copyright Course Technology 2001

14. Cara Pengurusan Konflik
Berdepan atau penyelesaian masalah: Berdepan dengan konflik
Bertolak-ansur: menggunakan give-and-take
Berdamai: tidak tekankan ruang persengketaan dan menekan ruang persamaan
Memaksa: cara win-lose
Berundur: berundur dari persengketaan sebenar atau yg bakal berlaku
Copyright Course Technology 2001

15. Konflik boleh Mendatangkan Kebaikan
Konflik kerap menghasilkan keputusan penting seperti idea baru, alternatif lebih baik dan motivasi utk bekerja keras dan bekerjasama
Berfikir secara kumpulan (Groupthink) boleh terjadi sekiranya tiada konflik.
Kajian Karen Jehn mencadangkan bahawa konflik berkaitan tugas kerap meningkatkan pencapaian kumpulan, tetapi konflik emosi menurunkan pencapaian kumpulan
Copyright Course Technology 2001

16. Meningkatkan Kebolehan Komunikasi
Sykt dan program ijazah utk professional TM kerap mengabaikan kepentingan kebolehan bertutur, menulis dan mendengar
Bila organisasi semakin global, mereka mesti sedar bahawa pelaburan perlu dilakukan dlm cara-cara utk meningkatkan komunikasi dengan org dari berbagai negara dan adab
Kepimpinan diperlukan untuk meningkatkan komunikasi
Copyright Course Technology 2001

17. Menjalankan Mesyuarat yang Berkesan
Tentukan sama ada mesyuarat boleh dielakkan.
Takrifkan tujuan dan hasil dari mesyuarat .
Tentukan siapa yang perlu menghadiri mesyuarat.
Sediakan agenda kepada peserta sebelum mesyuarat.
Sediakan handout, alat visual, dan sediakan susunan logistik sebelum mesyuarat.
Jalankan mesyuarat dengan professional.
Jalinkan hubungan.
Copyright Course Technology 2001

18. Menggunakan Templat utk Komunikasi Projek
Ramai org teknikal takut meminta bantuan
Menyediakan contoh dan templat utk komunikasi projek menjimatkan masa dan wang
Organisasi boleh membangunkan templat sendiri, menggunakan templat yang diberikan oleh organisasi luar atau menggunakan contoh dari teks
Copyright Course Technology 2001

19. Rajah 9-2. Contoh Templat utk Penerangan Projek
Project 98 file
Copyright Course Technology 2001

20. Jadual 9-3. Contoh Templat utk Laporan Kemajuan Bulanan
Copyright Course Technology 2001

21. Jadual 9-4. Contoh Templat utk Surat Perjanjian utk Projek Kelas
Copyright Course Technology 2001

22. Jadual 9-5. Garis panduan untuk Laporan Projek Akhir
Copyright Course Technology 2001

23. Jadual 9-6. Butir Dokumentasi Projek Akhir
Copyright Course Technology 2001

24. Rajah 9-3. Templat Carta Gantt Projek Kelas
Copyright Course Technology 2001

25. Jadual 9-7. Panduan utk Laporan Pengajaran Pelajar
Copyright Course Technology 2001

26. Jadual 9-8. Contoh Templat utk Projek Laman Web
Copyright Course Technology 2001

27. Membangunkan Prasarana Komunikasi
Komunikasi prasarana ialah satu set alat, teknik. Prinsip yang menyediakan asas untuk pemindahan maklumat yang berkesan
Alat-alat termasuk panduan laporan dan templat, memenuhi prosedur dan undang-undang, proses pembuatan keputusan, pendekatan penyelesaian masalah, dan penyelesaian konflik dan teknik perundingan
Prinsip temasuk menggunakan dialog terbuka dan etika kerja yang disetujui
Copyright Course Technology 2001

28. Menggunakan Perisian utk Membantu dalam Komunikasi Projek
Ada byk alat perisian utk membantu dalam komunikasi projek.
Cth What Went Right? Menerangkan beberapa alat komunikasi berasaskan web dan tanpa wayar yg baru
Microsoft Project 2000 menyediakan beberapa fitur untuk meningkatkan komunikasi
Copyright Course Technology 2001

29. Copyright Course Technology 2001
Rajah Maklumat Microsoft Project Information disimpan sebagai fail HTML
Copyright Course Technology 2001

30. Rajah 9.5 Microsoft Project Central
Copyright Course Technology 2001