1. PERANAN PENILAIAN PRESTASI UNTUK KECEMERLANGAN UNIVERSITI
Prof. Dr. Ahmad Farhan Mohd Sadullah
Pejabat Transformasi
Kampus Induk
30 November 2012

2. ATURCARA PERSEMBAHAN
Peranan penilaian prestasi dalam sebuah organisasi
Staf dan kecemerlangan USM
Staf USM dan agenda transformasi USM
Sistem penilaian prestasi di USM
Peranan Penilai Pertama dan Kedua
APC dan Pengiktirafan
Sesi Dialog

3. HASIL YANG DIINGINI
Semua penilai memahami peranan penilaian prestasi untuk kecemerlangan universiti
Menilai kembali amalan Laporan Penilaian Prestasi (LPP) di USM
Menambahbaik kaedah dan hasil penilaian prestasi di USM
Sistem penilaian prestasi USM akan menghasilkan staf yang benar benar cemerlang

4. As prescribed in 2008
USM APEX AGENDA

5. USM Vision & Mission Aligning with the APEX Agenda Vision Mission
Transforming Higher Education for a Sustainable Tomorrow
Mission
USM is a pioneering, trans-disciplinary research intensive university that empowers future talents and enables the bottom billions to transform their socio-economic well-being
Values
Quality, Equity, Availability, Accessibility, Affordability, Appropriateness
Thrusts
Future-oriented, Unique, Sustainability, Humanity, Universality, Change, Sacrifice

6. Transforming Higher Education
Sustainability
Empowering the
Bottom Billions
Transforming Higher Education
APEX GOALS
Governance
Talent
Resources
Outcomes
Projects
Programmes
Flagships
Milestones
BLUE OCEAN PLATFORM AND FOUNDATION

7. The APEX Strategic Approach – as defined in 2008
USM re-visited the APEX Strategies and have identified gaps

8. Strategy Canvas for USM Concentration of Talent
Relative Level
High
Low
Blue Ocean Space
Eliminate or Reduce
USM
USM-APEX
Raise
Create
Value Curve
Facilitation
Professionalism
Shared Common
Values
Barriers/
obstacles
Non-facilitating
Culture
Supervisor
Accountability
Unnecessary
Bureaucracy
Speed
Empowerment
Sense of
Togetherness
Enabling System
New Opportunities 8

9. PERANAN PENILAIAN PRESTASI DALAM SEBUAH ORGANISASI

10. STAF : ASET SEBUAH ORGANISASI
Staf sentiasa dianggap sebagai aset terpenting sebuah organisasi
Tetapi staf yang bagaimana?
Staf yang produktif
Staf yang bermotivasi
Staf yang komited
Staf yang berkualiti
Atau staf yang bermasalah
Staf tidak memainkan peranan
Staf tidak kompeten
Staf mempunyai tabiat buruk
Staf mempunyai set minda yang mengekang perubahan

11. BILA STAF BERMASALAH Organisasi pincang
Orang lain akan buat kerja staf yang bermasalah ini – berlaku atau tidak di USM?
20/80: hanya 20 peratus melakukan kerja 80 peratus yang lain; memberi kesan
Kepada kelajuan, keefisienan dan keberkesanan organisasi
20% ini akan letih cepat – burn out syndrome
80% ini akan terus dapat gaji
Ada yang dinaikkan pangkat
Ada yang dapat APC ……………….. ADILKAH?

12. STAF DAN KECEMERLANGAN USM
THE “DELIVERING EXCELLENCE” STAGE
STAF DAN KECEMERLANGAN USM

13. Berdasarkan Gaji November 2012
Ehsan: Jabatan Bendahari Kampus Kejuruteraan

14. SEDIKIT ANALISIS Berdasarkan Gaji November 2012
Ehsan: Jabatan Bendahari Kampus Kejuruteraan

15. KEPELBAGAIAN STAF Satu analisis Staf kontrak/Sambilan vs Staf tetap
Cara kerja staf vs bilangan staf
Kualiti staf vs kualiti kerja
Kualiti staf vs hasil kerja
Hasil kerja vs produktiviti organisasi
Staf kontrak/Sambilan vs Staf tetap
Satu isu besar di USM
Kaitan isu ini dengan
Pengurangan birokrasi
Peningkatan efisiensi dan keberkesanan
Kesesuaian “talent”
Pengoptimuman sumber

16. STAF DAN AGENDA TRANSFORMASI USM

17. Transforming Higher Education
Sustainability
Empowering the
Bottom Billions
Transforming Higher Education
APEX GOALS
Governance
Talent
Resources
Outcomes
Projects
Programmes
Flagships
Milestones
BLUE OCEAN PLATFORM AND FOUNDATION

18. STAF USM Risiko atau aset?
Membantu atau mengganggu proses transformasi USM
Mengapa ada staf yang sudah tidak mempunyai sikap positif terhadap kerja?
Mengapa ada staf yang tidak mahu berubah?
Mengapa ada staf yang tidak berkongsi hasrat USM yang ingin berubah

19. MASALAH BERPUNCA DARI PENILAIAN PRESTASI
Apabila penilaian prestasi tidak berfungsi seperti mana yang sepatutnya:
Staf merasakan tidak perlu untuk bekerja lebih dari apa yang dilakukan sekarang
Staf yang bekerja keras mungkin akan berfikir mengapa mereka perlu bekerja keras apabila yang tidak bekerja tidak diambil tindakan, malahan ada juga yang diganjari.

20. PEMERHATIAN MENGENAI PENILAIAN PRESTASI
Markah yang berbeza antara penilai
Markah penilai pertama vs penilai kedua – “check and balance” atau ikut sahaja
Penentuan penilai pertama: keperluan vs amalan vs hasil
Keseriusan yang diletakkan oleh ketua jabatan terhadap penilaian prestasi
Meletakkan peraturan tertentu:
Ikut giliran
Orang yang pernah dapat tak boleh dapat lagi
Dia nak pencen, berilah peluang dll

21. LPP di USM

22. SINERGI SKT/KPI KPI/SKT JABATAN KPI/SKT INDIVIDU
BUKU 2012
Projek-projek khas
KPI UNIVERSITI
KPI PENGURUSAN TERTINGGI
AGENDA NEGARA + VISI & MISI USM
APEX RU
PSPTN

23. EXECUTION, IMPLEMENTATION AND REVIEWRU
APEX
PSPTN
BUKU 2012
PTJ Strategic Plan requirements
NICHE & STRENGTH
PTJ plans the SKT/KPI for the year
Externally
Internally
Approved by “Penilai Pertama” of PTJ Head
Approved SKT/KPI for PTJ
Cascading down to all “Penilai-penilai Pertama”
Cascading further down to lower tier by “Penilai-penilai Pertama (PPP)
By all PPP
EXECUTION, IMPLEMENTATION AND REVIEW
EVALUATION PROCESS

24. ALIRAN PROSES PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI
[7]
Penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT)(Dis)
[8]
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PTJ) (Jan )
[9]
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (Mac)
[1]
Perancangan Kerja Tahunan Jabatan (Jan)
[2]
Penetapan Rancangan Kerja Bhg/Unit (Jan)
[3]
Penetapan Sasaran Kerja Tahunan Pegawai Yang Dinilai (PYD) (Jan)
[5]
Kajian Semula Pertengahan Tahun (Jun/Julai)
[6]
Perlaksanaan Kerja & Pengesanan
(Julai-Disember)
[4]
Perlaksanaan Kerja & Pengesanan (Jan-Jun)
Panel Pembangunan Sumber Manusia (Universiti) (Feb )
Sumber: Bhg Pembangunan Sumber Manusia

25. LPP di USM
LPP dan SKT: Pencapaian SKT dan KIP di sebalik pencapaian SKT (KPI)
Komponen pemarkahan
Rubriks pemarkahan: Bagaimana kita beri markah. Adakah kita mula dengan markah akhir dahulu atau kita nilai cara yang terbaik mengikut soalan dan skala yang diberi
Apa asas penilaian: pengalaman bersama, bahan bukti atau berasaskan persepsi
Hasil yang diingini

26. LPP di USM LPP dan SKT: Pencapaian KPI dan KIP Komponen pemarkahan
Penghasilan Kerja (55%) – berasaskan SKT
Inovasi dan kreativiti (5%) – berasaskan SKT
Pengaplikasian ilmu pengetahuan dan kemahiran wajaran (8%) – berasaskan latihan yang diterima
Keperibadian dan budaya kerja cemerlang (15%)
Khidmat universiti dan khidmat masyarakat (5%)
Markah CPD untuk latihan (12%)

27. SKALA PEMARKAHAN LPP
BAHAGIAN 1, 2, 3 & 4
BAHAGIAN 5

28. LPP di USM Penghasilan Kerja (55%) Kuantiti hasil kerja
Kualiti hasil kerja
Ketepatan masa
Kesempurnaan, teratur dan kekemasan
Keberkesanan hasil kerja
Penerangan

29. LPP di USM Inovasi dan kreativiti (5%) – berasaskan SKT
Idea baru kearah keberkesanan kos/keberkesanan kerja/penjimatan masa dsbnya
Mencipta pembaharuan yang meningkatkan kualiti dan produktiviti unit dsbnya

30. LPP di USM
Pengaplikasian ilmu pengetahuan dan kemahiran wajaran (8%) – berasaskan latihan yang diterima
Ilmu diperolehi selaras dengan bidang tugas
Aplikasi ilmu dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

31. LPP di USM Keperibadian dan budaya kerja cemerlang (15%)
Kebolehan mengelola
Kualiti peribadi
Daya kawal diri – berintegriti/sikap/berdaya maju
Initiatif untuk kesempurnaan dan kelestarian hasil kerja
Sifat empati/toleransi/kebijaksanaan
Jaringan kerja/komunikasi/kerja berpasukan
Kepimpinan – berwawasan/menggerak/membuat keputusan/memberi dorongan
Upaya mengenalpasti dan menghadapi cabaran

32. LPP di USM Khidmat universiti dan khidmat masyarakat (5%)
Aktiviti luar dari tugas hakiki
Dinilai dari segi kuantiti
Dinilai dari segi kualiti

33. LPP di USM Markah CPD untuk latihan (12%)
Markah mengikut peratusan pencapaian mata CPD dari mata yang diperlukan
Sebenarnya 12% + 8% adalah berkaitan dengan latihan
Menghadiri latihan
Mencapai hasil dari latihan
Akan diperkenalkan borang peniaian kendiri untuk kebekerkesanan latihan yang dapat dinilai juga oleh penilai

34. THE TRANSFORMED TRAINING ECO-SYSTEM OF USM
MYCPD
Program
Training
Attend
Evaluate
Understanding
Knowledge Acquisition
Competency
Productivity
LPP
Knowledge Application
THE TRANSFORMED TRAINING ECO-SYSTEM OF USM
YEAR END
START of YEAR
TRAINING NEEDS
SOLUTIONS
IDENTIFY WEAKNESSES

35. PERANAN pENILAI PERTAMA DAN KEDUA

36. PENILAI PERTAMA
Adakah anda layak menjadi penilai pertama bagi pegawai yang dinilai
Berdasarkan kriteria penilaian prestasi, penilai pertama mestilah dapat membuat penilaian secara berterusan (menggunakan bahan bukti dan juga melalui pemerhatian dan pengalaman)
LPP banyak berdasarkan pencapaian SKT, maka perancangan untuk SKT juga perlu dilakukan. LPP adalah pencapaian KPI yang ditentukan oleh SKT dan cara bagaimana KPI itu dicapai
Oleh itu penilai pertama bukan sahaja menilai tetapi perlu juga terlibat dalam perancangan SKT staf
Penilai pertama juga perlu berupaya memberi ulasan
Mengenai prestasi keseluruhan pegawai yang dinilai
Kemajuan kerjaya pegawai yang dinilai
PENILAI PERTAMA JUGA PERLU MEMAKLUMKAN PRESTASI PEGAWAI YANG DINILAI KEPADA TUAN PUNYA DIRI YANG DINILAI

37. PENILAI KEDUA
Penilai kedua juga memberi markah mengikut kategori peniaian yang sama
Oleh itu, penilai kedua juga perlu mampu menilai samada melalui bahan bukti atau melalui pemerhatian
Peranan penilai kedua adalah sebagai “check and balance” kepada penilai pertama – elakkan ketidakadilan juga
Maka, tidak wajar bagi penilai kedua hanya mengikuti markah penilai pertama

38. Apc dan pengiktirafan

39. PANDUAN PENILAIAN LPP

40. PANDUAN PENILAIAN LPP

41. APC dan Pengiktirafan
Pengiktirafan adalah penting untuk memotivasi staf
APC adalah satu cara pengiktirafan: tetapi dia ada kuota
Bagaimana jika ramai yang berprestasi tinggi? Dan melebihi kuota anda
Cari jalan lain untuk beri pengiktirafan

42. SESI DIALOG

43. TERIMA KASIH