1. Dagskrá 12. apríl 2007
8: :45 Verkefnastjórnun - hvað og hvernig (GH)
9: :40 Samningstjórnun - hvers vegna (JSÓ)
9: Umræður (Allir)
12. april MPA – Opinber innkaup Háskóli Íslands

2. Guðmundur Hannesson Forstöðumaður ráðgjafarsviðs Ríkiskaupa
Verkefnastjórnun
Guðmundur Hannesson
Forstöðumaður ráðgjafarsviðs
Ríkiskaupa
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

3. Um verkefnastjórnun
“Would you tell me, please, which way I ought to go from here?” “That depends a good deal on where you want to get to,” said the [Cheshire] Cat. “I don't much care where—” said Alice. “Then it doesn't matter which way you go,” said the Cat.
Lewis Carroll,
Alice's Adventures in Wonderland
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

4. Um verkefnastjórnun Hvað er verkefni? Skýrt markmið Upphaf og endir
Tengist mörgum aðilum
Er einstakt í sinni röð
Áætlun um kostnað, tíma og efndir
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

5. Hvað er EKKI verkefni? Um verkefnastjórnun
Ekki sérstakt markmið (Skýrt markmið)
Endalaust ~ (Upphaf og endir)
Þarf ekki að ~ (..tengjast mörgum aðilum)
Síbylja ~ (Er einstakt í sinni röð)
Engin ... (áætlun um kostnað, tíma og efndir
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

6. Vandi verkefnastjórans....(1)
“Hin heilaga þrenning”
Kostnaður
Markmið
Tími
Efndir
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

7. Viðfangsefni RÁS Viðskiptavinir Innkaupaþjónusta Innkauparáðgjöf
Ráðuneyti
Stofnanir
Sveitarfél.
Fyrirtæki
Útboðsráðgjöf
Þjónusta
Rafræn tækni
Samningsstjórnun
Verkefnastjórnun
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

8. Markmið Ríkiskaupa (RK)
Veita góða þjónustu með því að
Stýra öllum verkefnum RK, litlum og stórum, innri og ytri
Vinna skipulaga stærri verkefni
Nýta það sem fyrir er af, kerfum , ferlum og þekkingu
Minnka áhættu
Halda eigendum upplýstum
Læra af fenginni reynslu
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

9. PRojects IN Controlled Environments (Útgáfa 2)
En PRINCE2 ?
PRojects IN Controlled Environments
(Útgáfa 2)
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

10. Hvað er PRINCE2 ? Hvað / hvers vegna – ekki hvernig !
Viðskiptafæri (Business Case)
og..
greinir stjórnunarlega- og tæknilega þætti
beinir athygli að afurðinni
tryggir stjórnun og eftirlit á öllum stigum
eykur samskipti allra hlutaðeigandi
stöðvar verkefnið sé ástæða til
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

11. Útdeilt til verkefnastjóra Útdeilt til verkefnastj.
Ferli
Nýtt verkefni
Útdeilt til verkefnastjóra
Skráð í GoPro
Stutt lýsing
Stórt / lítið?
Unnið
Aðstoð?
Frkvr. umfjll.
Ítarl. lýsing
Skilamat
Frkvr. mat
Útdeilt til verkefnastj.
Unnið
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

12. Hvað er nýtt? Öllum verkefnum er úthlutað Öll verkefni skrá í GoPro
Lítil og stór verkefni
Aðstoð
Öll verkefni eru gerð upp
Stærri verkefni:
Framkvæmdaráð
Skipulegt ferli
Skilamat
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

13. Eyðublöð? Öll verkefni Stærri verkefni Grunnskráning í GoPro
Viðbót - tími og kostnaður
Stærri verkefni
Lýsing og afmörkun (PID)
Ítarleg lýsing (Business Case)
Gátlistar
Tíma- og framkvæmdaáætlun
Áhættugreining og -mat
Kostnaður / hagkvæmni (Cost/Benefit)
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

14. Ávinningur Fagleg vinnubrögð Skýr (verkefna)stjórnun
Fjölbreyttari verkefni
Sýnilegur árangur verkefna
Aukin þekking og reynsla
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

15. PRINCE2 hjá RK Hvað höfum við lært ? Skýr markmið Skipulag hjá eiganda
Hvað á að gera >> AFURÐ
EKKI hvernig á að gera
Skipulag hjá eiganda
Tímanlegur undirbúningur
Áhættumat
Verkáætlun, hvenær og hver
Áfangar >> Hvaða afurð skilar hver áfangi
Skilamat – Hvernig gekk?
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

16. Útboð á varðskipi - yfirlit
Verkefni
Útboð á kaupum / leigu á varðskipi fyrir Landshelgisgæsluna (LHG)
Markmið
Fá skip sem uppfyllir sem flestar þarfir LHG
Halda kostnaði í lágmarki, og innan þess kostnaðarramma sem ákveðinn verður.
Afmörkun
Fjárveiting sér ákveðin / staðfest
Farið sé eftir lögum og reglum um opinber útboð
Notað líkan norsku LHG við útboð á fjölnota skipi
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

17. Útboð á varðskipi - stjórnskipulag
Stýrihópur:
Stýrihópurinn samanstendur af yfirstjórnendum sem eru ábyrgir fyrir framgangi verkefnisins og taka stærstu ákvarðanirnar, s.s. tryggja fjármögnun og samskipti við ráðherra (FJR, DKM, LHG, Ríkiskaup).
Verkefnishópur:
Hópurinn samanstendur af fulltrúum frá LHG og RK og skal skipa verkefnastjóra yfir honum. Hlutverk hópsins er að framkvæma verkefnið í samræmi við ákvarðanir stýrihóps og þann verkefnisramma sem búið er að samþykkja og að tíma og kostnaðaráætlun standist. Öllum meiriháttar ákvörðunum er vísað til stýrihóps.
Ráðgjafar:
Þörf er á ráðgjöf á sviði lögfræði, skipahönnunar og fjármála. Ráðgjöfinni er ætlað að mynda verkefnaaðstoð við verkefnahópinn. Þeir fá til meðferðar skýrt afmörkuð úrlausnarverkefni á sínum sérsviðum.
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

18. Útboð á varðskipi – helstu áfangar
Verkþáttur
Tímalengd
Lokið
Verkefnisskjal útbúið
1 vika
19. maí
Heimild til að vinna frumathugun
1 dagur
25 maí
Frumathugun
4 vikur
22. ágúst
Heimild fengin til að fara af stað með útboð
1-3 dagar
Forval auglýst
8 vikur
24 nóv
Forvali lokið
12 jan 2006
Niðurstaða forvals
14 feb 2006
Útbúa útboðs- og þarfalýsingu ásamt kostnaðaráætlun
15 mars
Tilboðstími og umsjón með fyrirspurnum og svörum.
12 vikur
15. júní
Úrvinnsla tilboða, tillaga að niðurstöðu og samþykki hennar[1]
12 –16 vikur
15 sept – 15 okt
Samningagerð og undirritun hans
5 vikur
15 okt – 15 nóv
Afhending skips
24-30 mán
Lok 2008 – byrjun 2009
Samtals (án smíðatíma)
50 vikur
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

19. Útboð á mötuneytum Verkefni: Útboð í rekstur mötuneyta Arnarhváli,
Borgartúni 7,
Tollhúsinu,
Laugavegi 166
Hverfisgötu 113 – 115
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

20. Útboð á mötuneytum - Markmið
Að fá sem hagstæðast verð, bestu gæði og þjónustu skv. eftirfarandi:
Fjölbreyttir matseðlar
Hollusta – val um góðan salatbar (ekki meðlætisbar)
Gæði og þjónusta – framleiðsla, hráefni og hreinlæti
Aðrar veitingar, fundarþjónusta
Eftirfylgni, vanefndir og sektir vegna þess
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

21. Útboð á mötuneytum - Viðskiptafæri
Nokkuð er um að starfsfólk nýti sér ekki mötuneytin vegna þess að matseðlar eru ekki skv. óskum/þörfum fólksins. Hægt er að auka fjölda þeirra sem nýta sér þjónustu ef allir taka þátt
Einn aðili til viðbótar hefur áhuga á því að vera með í útboðinu, þarf að kanna betur.
Hafa verður í huga breytta tíma, breyttar og mismunandi þarfir/áherslur og viðhorf starfsfólks.
Rekstrarkostnaður vegna mötuneyta var u.þ.b sl. ár (2005).
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

22. Útboð á mötuneytum - Viðskiptafæri
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

23. Útboð á mötuneytum – Áfangar / áætlun

24. Áfangar verkefnis Ekki PRINCE2 Eldmóður Vonbrigði Óðagot
Leit að blóraböggli
Saklausum refsað
Þeim hrósað sem ekkert gerðu
Ekki PRINCE2
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

25. Orðið er laust......... Takk fyrir !
12. april MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands