1. Trening o izvještavanju u skladu sa grant ugovorom
za korisnike grantova u okviru 3. Poziva za dostavljanje
prijedloga projekata
IPA Prekogranični program Hrvatska-Crna Gora
Kotor, 26. novembar 2015. 1

2. Dnevni red
10:00 – 12:00
Progress report – Izvještaj o napretku projekta
Vježba – izrada izvještaja o napretku projekta
12:00 – 12:45
Pauza za osvježenje
12:45 – 14:30
Interim report – Međuizvještaj
Final report – Završni izvještaj
14:30 – 15:00
Pitanja i odgovori, diskusija

3. Obaveza izvještavanja
Priprema izvještaja o napretku projekta, međuizvještaja (interim report) i završnog izvještaja (final report) je obaveza koordinatora (C 1 i C 2) koja proizilazi iz sljedećih članova Ugovora:
Grant Ugovor – Opšti uslovi, čl.2., i 15.2 , (Grant contract, General conditions, Art.2., 15.1 and 15.2)
Grant Ugovor – Posebni uslovi, čl.4.2, (Grant contract,
Special conditions, Art.4.2)

4. Vrste izvještaja Izvještaj o napretku projekta (Progress report) ZTS
VRSTA izvještaja
ZA:
KOPIJA:
ROK:
Izvještaj o napretku projekta (Progress report)
ZTS
EUD
Do 30 dana nakon završetka razdoblja obuhvaćenog izvještajem (6 do 7 mjeseci, zavisno od trajanja projekta)
Međuizvještaj
(Interim report)
Do 60 dana nakon završetka razdoblja obuhvaćenog izvještajem (nakon prve godine implementacije projekta)
Završni izvještaj
(Final report)
Do 3 mjeseca nakon završetka implementacije projekta (nužna koordinacija C 1 i C 2)

5. Šema izvještavanja JTS COORDINATOR 2
Payment requests
INTERIM REPORT
FINAL REPORT
CONTRACTING AUTHORITY 1
FUNCTIONAL LEAD PARTNER (Coordinator 1)
Progress reports
Tender docs check
PARTNER 1
Questions
JTS
Questions
PARTNER 2
Tender docs check
COORDINATOR 2
Payment requests
INTERIM REPORT
FINAL REPORT
CONTRACTING AUTHORITY 2

6. Izvještaj o napretku projekta
(IP, MNE, 2 Reporting – Progress Report)

7. Izvještaj o napretku projekta
Izvještaj o napretku projekta (Progress Report) obuhvata projekat u cjelini (oba grant ugovora).
Šalje ga elektronskom obliku funkcionalni vodeći partner (FVP) Zajedničkom tehničkom sekretarijatu (ZTS) programa (kopija EUD MNE) na engleskom jeziku u zadatom obrascu iz grant ugovora (SC čl.4.2.).
Izvještaj obuhvata finansijski i narativni dio cjelokupnog projekta s obje strane granice.

8. Izvještaj o napretku projekta
Usaglašenu (završnu) verziju izvještaja predati u roku od mjesec dana nakon završetka svakog razdoblja praćenja (nakon 6 ili 7 mjeseci implementacije); (SC čl.4.2.).
„No progress reports will be submitted if they are due within the last two months of the period of implementation“. (SC čl.4.2.).
Preporuka: prvi nacrt izvještaja o napretku projekta poslati ZTS-u na pregled najmanje 7 dana prije zvaničnog roka.

9. Izvještaj o napretku projekta
Nakon usaglašavanja finalne verzije sa ZTS-om, Vodeći funkcionalni partner podnosi elektronsku verziju ZTS-u (svom task menadžeru i šefu JTS-a i kopiji) i u kopiji nadležne task menadžere u Ugovornim tijelima (EUD MNE i ARR HR)
FVP treba takođe da skenira prvu stranu izvještaja nakon što ga koordinatori potpišu, datiraju i pečatiraju

10. Izvještaj o napretku projekta
Izvještaj daje pregled napretka projekta u posmatranom periodu, omogućava lakše praćenje implementacije s obje strane granice i služi za identifikovanje potencijalnih rizika u implementaciji.
Važno: opisi prezentovani u ovom izvještaju trebaju biti jasni, precizni, konkretni i sažeti i u skladu s ugovorenom dinamikom implementacije projekta (Annex I, Grant ugovor)
FVP je zadužen za koordinaciju i izradu ovog izvještaja na osnovu informacija i podataka od svih partnera uključenih u implementaciju projekta.

11. Izvještaj o napretku projekta
Nije potrebno formalno odobrenje izvještaja o napretku projekta od strane Ugovornih tijela ili ZTS-a.
U slučaju da je izvještaj lošeg kvaliteta, ZTS i/ili Ugovorna tijela mogu zatražiti ispravke i poboljšanja.
Iznosi u finansijskom dijelu ne moraju da se izražavaju u euro centima, kao što je to slučaj u interim i final report-u.
Svi troškovi trebaju biti navedeni u eurima.

12. Izvještaj o napretku projekta
Tokom implementacije, EUD MNE i ZTS TM mogu zatražiti od koordinatora dodatne specifične informacije o napretku projekta (član 2.4 Opštih uslova GC Annex II of the Grant Contract).
U slučaju da EUD MNE i/ili ZTS trebaju podatke o napretku projekta vezanim za izvještavanje na programskom nivou, koordinatoru će se obratiti sa tačnim instrukcijama o formatu i sadržaju potrebnog izvještaja.

13. Izvještaj o napretku projekta
Description / Opis
Activities during the reporting period / Aktivnosti implementirane u periodu izvještavanja
Problems encountered / Uočeni problemi
Procurement / Nabavke
Activity Planning for the next 6/7 months period / Plan aktivnosti za narednih 6/7 mjeseci
Finansijsko izvještavanje/ Financial Reporting/
Ref.: Progress report

14. Vježba Izrada “Progress report-a” za svaki projekat posebno.

15. Međuizvještaj – Interim report
(IP, MNE, 2 Reporting – Interim Report)

16. Međuizvještaj – Interim report
Obaveza predaje međuizvještaja definisana je Posebnim uslovima ugovora (SC čl.4.) i Opštim uslovima ugovora (GC čl.2.3. i 15.1.)
Međuizvještaji su obavezni u slučajevima kada:
projekat traje duže od 12 mjeseci,
i kada je EU finansiranje (IPA sredstva) veće od EUR
Međuizvještaj se sastoji od narativnog i finansijskog djela i treba se pripremiti na engleskom jeziku i u zadatoj formi (Aneks VI, Grant ugovor).

17. Međuizvještaj – Interim report
Međuizvještaj (narativni i finansijski dio) se odnosi na prvu godinu implementacije projekta, a predaje se u roku od 60 dana nakon prve godine implementacije projekta elektronski i u 2 štampane verziji EUD-u, a ZTS-u elektronskim putem u kopiji.
Detaljnu listu troškova (2 Reporting- Interim report-Itemised Table Financial Report) u skladu sa GC čl 15.7, (potpisani od koordinatora u Crnoj Gori)
Zajedno s međuizvještajem predaje se zahtjev za plaćanje sljedeće rate predfinansiranja (Request for further pre-financing payment) u skladu s uslovima definisanim u Grant ugovoru (SC čl.4.1.) i (GC čl.15.1)– implementacija duža od 12 mjeseci i kada je EU finansiranje (IPA sredstva) veće od EUR (oba uslova moraju biti ispunjena).

18. Međuizvještaj – Interim report
Declaration of honuor by Coordiantor

19. Međuizvještaj – Interim report Narativni izvještaj
Jasan, precizan, koncizan, sažet;
Odnosi se na aktivnosti samo sa jedne strane granice;
Dostavlja se na engleskom jeziku;
Potpisan od strane odgovorne osobe;
Podaci iz narativnog i finansijskog dijela moraju biti usklađeni;
Naziv i numeracija aktivnosti mora biti identična onoj u ugovoru.

20. NARATIVNI IZVJEŠTAJ SEKCIJA 2 – PROCJENA IMPLEMENTACIJE PROJEKTNIH ALTIVNOSTI
Predstaviti rezultate i odgovarajuće indikatore;
Navesti sve aktivnosti ostvarene tokom perioda izvještavanja i “vezati” ih za odgovarajući rezultat;
Aktivnosti moraju odgovarati onim koje se nalaze u aneksu 1 ugovora;
Obrazložiti eventualna kašnjenja, odgađanja, otkazivanja aktivnosti;

21. NARATIVNI IZVJEŠTAJ – NAJČEŠĆE GREŠKE
Slab nivo analitičkog pisanja;
Slab nivo samoprocjene;
Nisu uključene naučene lekcije tokom implementacije;
Slab nivo procjene rezultata, uticaja i postignute održivosti;
Nisu uključeni problemi sa kojima se susreće tokom implementacije

22. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ I DIO
Informacije
Predviđanje i praćenje budžeta
Interim finansijski izvještaj

23. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ I DIO
INTERIM REPORT (radni list 1/ radni list 2)
Radni list 1 - Information / Informacije o tome kako popuniti ostale radne listove
Radni list 2 - forecast budget & follow up:
Kolone B – E (B, C,D, E) - stvarni utrošak
Kolone G - J (G, H I J) - planirani utrošak za naredni period

24. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ I DIO – Radni list 3 – Interim report
Broj ugovora, period implementacije i period izvještavanja
Kolone A – E (A, B, C, D, E) identične aktuelnom budžetu;
Kolona F – eventualne realokacije;
Kolone G – I (G, H, I) ostvareni stvarni troškovi po budžetskim linijama;
Kolona J – troškovi prethodnog izvještajnog perioda u EUR;
Kolone K, – ukupni troškovi od početka implementacije do momenta izvještavanja
Datum, potpis (Coordinator MNE)

25. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ – II DIO DETALJNA LISTA TROŠKOVA (Itemised Table)
Identifikacija
Detaljna lista troškova
Sumarna tabela
Balans
Coordinator dodatno prilaže popunjen obrazac Declaration of honor_Coordinator_MNE (2. Reporting – Interim report/Final report) „...information in the payment request is full, reliable and true and that the costs declared have been incurred and can be considered as eligible in accordance to this Contract...“

26. Detaljna lista troškova
The final report needs to account for all costs incurred since the beginning of the project
In contract
Real expenditure
Unit
No of Units
Unit Rate (in EUR)
Total amount (in EUR)
Date
Reference Bank Statement/Cash Vaucher
No of Units used
Unit rate (in EUR)
Total amount spent (in EUR)
Ref. Procurement Procedure / Contract (if applicable)
% spent
Variances to explain
Budget line
Description
Totali u EUR
% Total amount in EUR/total amount spent x 100
Numeracija i naziv aktivnosti trebaju biti identični onim u ugovoru.
Ako se naziv stavke mijenjao, dodati ga u nastavku CRVENOM bojom; ako su uvedene nove stavke, navesti ih u novom redu
Broj stvarno utrošenih jedinica
Datum fakture
Jedinica, Broj jedinica, jedinicna cijena u EUR i Ukupni iznos mora odgovarati broju navedenom u ugovoru
Nabavke: provedena procedra i broj ugovora; dokumenti koji mogu potkrijepiti plaćanje
Objašnjenje nastalih razlika
Broj bankovnog izvoda /blagajnicka isplatnica
Stvarna jedinična cijena u EUR-ima
Ovaj program finansira
Evropska unija

27. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ – II DIO DETALJNA LISTA TROŠKOVA (Itemised Table)
Radni list 1- opšte informacije: naziv korisnika, naziv projekta, područje implementacije, ukupan budžet, EU grant, iznos kofinansiranja, iznos očekivanih prihoda tokom projekta...
Radni list 2 – detaljna lista troškova: naznačiti iznos za svaku budžetsku liniju (žuta), te navesti svaki pojedinačni trošak koji se odnosi na navedenu liniju i koji je ostvaren u izvještajnom periodu.

28. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ – II DIO DETALJNA LISTA TROŠKOVA (Itemised Table) Radni list 2 Itemized table
Kolone A – F moraju da odgovaraju posljednjem aktuelnom bužetu;
Kolona A – budžetska linija;
Kolona B – opis;
Kolona C - jedinica mjere;
Kolona D – broj jedinica;
Kolona E – jedinična cijena u EUR;
Kolona F – Ukupno u EUR;
Kolona H – datum nastanka troška/datum fakture;
Kolona I – broj izvoda iz banke/blagajne;

29. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ – II DIO DETALJNA LISTA TROŠKOVA (Itemised Table) Radni list 2 Itemized table
Kolona J – broj potrošenih jedinica;
Kolona K – jedinična cijena u EUR ;
Kolona L - ukupan iznos u EUR
Kolona M – broj ugovora, putnog naloga, tip provedene procedure...
Kolona N – procenta utroška (L/F u procentualnom izrazu);
Kolona O – obrazloženje eventualnih varijacija ukoliko postoji razlika u planiranom i ostvarenom utrošku
Kolona P – Knjigovodstvena referenca
Kolona Q – Opis
Kolona R – Referenca na prateća dokumenta (fakture, platne liste itd.)

30. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ – II DIO, DETALJNA LISTA TROŠKOVA (Itemised Table) Radni list 3 Summary table
Radni list 3 – suma troškova po svakom heading-u:
Kolona A – broj budžetske linije;
Kolona B – opis budžetske linije;
Kolona C – incijalni iznosi;
Kolona D – Tekući iznosi (mora odgovarati podacima iz radnog lista 2);
Kolona E – varijacije koje se automatski kalkulišu (ukoliko je D≠C);
Kolona F – komentari i obrazloženja eventualnih razlika i naznaka eventualnih notifikacija;
Kolona G: Ukupan iznos u EUR
Ne zaboravite upisati primljeni iznos granta i ostvarene kamate.

31. INTERIM FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ – II DIO, DETALJNA LISTA TROŠKOVA (Itemised Table) Radni list 4 Balance
Kolona “Credit” (B) predstavlja primljeni iznos (primljeno predfinansiranje, ostale tranše i kofinansiranje);
Kolona “Debit” (C) predstavlja stvarne troškove. U ćeliju C3 upisati ukupne prihvatljive troškove i “total” u ćeliju C18;
“Balance” će se sam izračunati;
Colona D daje procentualni izraz vrijednosti kolona B i C;
Ovaj radni list mora biti potpisan od strane odgovorne osobe i računovođe.

32. FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ – NAJČEŠĆE GREŠKE
Uvođenje novih budžetskih stavki bez prethodnog odobrenja od strane EUD MNE i / ili netačnog unosa realokacija i adenduma;
Kad uvođenje novih linija u excel tablici (finansijski dio izvještaja), Excel formula se ne kopira / prilagođava;
Diskrepancija podataka između dva dokumenta koja se dostavljaju u finansijskom dijelu interim izvještaja (Interim financijski izvještaj i itemized table / individual payments table);
Opis iste stavke budžeta razlikuje se u različitim tablicama;
Pogrešan broj jedinica;
Nedostaju podaci o odobrenim realokacijama/adendumima;
Nedostaju datumi pripreme finansijskih izvještaja, kao i pečati i potpisi odgovornih osoba
Formule nisu primjenjene u Excel listu i iznosi su ručno unešeni

33. Međuizvještaj – Interim report
Međuizvještaj je vezan za aktivnosti i troškove samo s jedne strane granice i kao takvog ga priprema Koordinator u Crnoj Gori i podnosi u elektronskoj formi i 2 štampane verzije relevantnom Ugovornom tijelu u Crnoj Gori (EUD MNE) i ZTS-u elektronski u kopiji
Preporuka : prvi nacrt međuizvještaja poslati ZTS-u na pregled najmanje 15 dana prije zvaničnog roka.
Ref: Interim narrative; Interim financial

34. Međuizvještaj – Interim report
Potrebno je poslati 2 primjerka (hard kopije) paketa Izvjestaja na slijedeće adrese u EUD MNE:
Delegation of the European Union
For the attention of Finance, Contracts and Audit Section
Vuka Karadžića 12
81000 Podgorica
Montenegro
For the attention of Operations Section
Ref: Interim narrative; Interim financial

35. Završni izvještaj – Final report
(IP, MNE, 2 Reporting – Final Report)

36. Završni izvještaj
Obavezno je za sve projekte (SC čl.4.; GC čl.2. i 15.2.).
Sastoji se od narativnog i finansijskog djela i treba se pripremiti na engleskom jeziku na zadatim obrascima (dio Ugovora, aneks VI).
Narativni dio korisnici pripremaju zajednički i izvještavaju o projektnim aktivnostima s obje strane granice, obuhvatajući cijelo razdoblje implementacije projekta.
Finansijski dio završnog izvještaja korisnici pripremaju zajednički, ali svaki GB priprema svoj radni list s finansijskim podacima.

37. Završni izvještaj
Ovi dokumenti pripremaju se zajednički i šalju na oba ugovorna tijela (MNE korisnici šalju u EUD MNE u elektronskoj i 2 štampane verzije, SC 5.1), a ZTS je u kopiji elektronske verzije dokumenata.
Završni narativni izvještaj (Final narrative report) – zajednički dokument kojeg potpisuju oba koordinatora tj. ovlašćeni predstavnici koordinatora
Završni finansijki izvještaj (Final financial report) - potpisuje ovlašćeni predstavnik koordinatora :
Final report GB1 – potpisano od koordinatora 1
Final report GB2 – potpisano od koordinatora 2
Final SoF GB1 – potpisano od koordinatora 1
Final SoF GB2 – potpisano od koordinatora 2
Detaljna tablica troškova /Individual payments (potpisani od hrvatskog koordinatora)
Programski indikatori /Programme indicators
Projektni indikatori/ Project indicators

38. Finalni izvještaj Narativni Finansijski Propratno pismo Cover letter
Detaljna lista troškova (Itemised table) za MNE aplikante
Identifikacija
(Identification
Detaljna lista troškova
(Itemised table)
Zbirna tabela
(Summary table)
Balans
(Balance)
Finansijski izvještaj
- Finalni izvještaj A1
(Final Report of GB1)
- Izvori finansiranje GB1
(Surce of funding of GB1) -
- Finalni izvještaj GB2
(Final Report of GB2)
- Izvori finansiranje GB2
(Surce of funding of GB2)
Individual payments HR only
Zahtjev za plaćanje
(Request for payment)
Expenditure verification
Transfer vlasništva
(Transfer of ownership)
Izvještaj o eksternoj evaluaciji (ako je predviđen projektom)
Indikatori (programski i projektni)
Propratno pismo
Cover letter
Declaration of honuor by Coordinator

39. Završni izvještaj - Uputstva za ispunjavanje finansijskog izvještaja
Način popunjavanja radnih listova Final report i GB1 i GB2 u okviru dokumenta Final financial report:
Final financial report period (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy): unijeti razdoblje od interim izvještaja do kraja projekta;
Implementation period of the contract (d.d./mm/yyyy-dd/mm/yyyy): unijeti cjelokupno razdoblje implementacije projekta

40. Završni izvještaj - Uputstva za ispunjavanje finansijskog izvještaja
Budget as per contract/addendum: ovaj dio mora u potpunosti odgovarati ugovorenom budžetu ili zadnjem adendumu kojim je izmijenjen budžet (kolone A, B, C, D, E):
Ako se naziv budžetskih linija mijenjao realokacijom, novi naziv dodati pored originalnog naziva i označiti crvenom bojom;
Ako su uvedene nove budžetske linije, obavezno i njih navesti u novom redu.

41. Završni izvještaj - Uputstva za ispunjavanje finansijskog izvještaja
Expenditure incurred: upisati troškove nastale u razdoblju koje obuhvata finalni izvještaj (kolone G-I):
# Units: broj jedinica po budžetskoj liniji (kolona G) mora odgovarati stvarnom broju jedinica u skladu s realno potrošenim sredstvima ili kod ljudskih resursa sa stvarno odrađenim, tj. sumi broja jedinica za pojedinu budžetsku liniju iz tablice Itemised Table (kod MNE korisnika);
Unit value: Upisati jednična cijena u EUR (kolona H)
Total cost (in EUR): ukupni trošak u EUR po budžetskoj liniji (kolona I);

42. Završni izvještaj - Uputstva za ispunjavanje finansijskog izvještaja
Cumulated costs (before current report) (in EUR): prepisati ručno troškove iz interim izvještaja ukoliko ste ga imali (kolona J);
Cumulated costs (from start of implementation to present report included) (in EUR): iznosi u ovoj koloni J trebaju odgovarati zbrojenim iznosima u kolonama I i J (troškovi iz interim izvještaja ukoliko ga je bilo).

43. Završni izvještaj - Uputstva za ispunjavanje finansijskog izvještaja
Variations in comparison with initial budget/addendum: upisuju se razlike u apsolutnom iznosu (kolona L) i u % (kolona M) između stvarno nastalih troškova i ugovorenih troškova te se navodi objašnjenje nastalih razlika (kolona N).
Paziti na formule u kolonama L i M:
Kolona L – Razlika u aplolutnom iznosu: od stvarno nastalog troška u stupcu K oduzimate kolone (E+F) ugovoreni trošak/realokaciju (ako ste imali realokaciju, te promjene uzmite u obzir); ako ste potrošili manje od predviđenog dobit ćete negativan broj, npr ,00, a ako ste potrošili više dobit ćete pozitivan broj, npr. 200,00.

44. Završni izvještaj - Uputstva za ispunjavanje finansijskog izvještaja
Kolona M: kolone L / kolone (E+F) s troškom/realokacijom (ako ste imali realokaciju potrebno je da i te promjene uzmete u obzir);
Kolna N: opisno objasniti nastalu razliku (sažeto, jedna do dvije rečenice)

45. Završni izvještaj - Uputstva za ispunjavanje finansijskog izvještaja
Popunjavanje radnih listova Final Sources of funding (GB1 i GB2)- svaki korisnik popunjava posebno:
Upisati stvarne iznose finansiranja;
Applicant contribution: navesti iznos u EUR sopstvenog koofinansiranja;
Navesti druge doprinose (other Donors etc) u EUR;
Revenue from the Action: navesti prihod ako ste ga ostvarili implementacijom projekta u EUR;
Listu planiranih plaćanja List of Pending payments (above 500€) Navesti: ime dobavljača, cilj ugovora (Revizija itd.), Iznos u €, Datum dospijeća, Referentni dokumenti (Datum i broj fakture ili ugovora), Objašnjenja i komentari (zašto još nisu plaćeni?)

46. Završni izvještaj – propratni dokumenti
Prateće pismo (potpisano od strane ovlašćenog predstavnika Koordinatora)
Izvještaj revizora (Expenditure verification - aneks VII ugovora ako je grant veći od €)
Detaljnu listu troškova (2 Reporting- Final report-Itemised Table Financial Report) u skladu sa GC čl 15.7,
Zahtjev za plaćanje finalne rate (Annex V)
Potvrda o prenosu vlasništva (Transfer of ownership)
Izvještaj o eksternoj evaluaciji (ako je predviđen projektom)

47. Završni izvještaj – propratni dokumenti
Proizvedeni materijali koji služe za obezbjeđenje vidljivosti projekta (letak, brošura, poster, medijske objave, itd.);
Napomena: Po jedan primjerak svih proizvedenih promotivnih materijala treba biti poslat i u “hard primjerku”;
Primjerak novinskih članaka o projektu, itd.;
Izvještaji, fotografije...itd sa promotivnih aktivnosti.

48. Završni izvještaj – dokumenti
Na CD-u:
Detaljnu listu troškova (2 Reporting- Interim report& Final report-Itemised Table Financial Report) u skladu sa GC čl 15.7,
Izvještaji sa događaja (npr. partnerski sastanci, radionice, itd.),
Fotografije sa događaja,
Liste učesnika,
Dokumentacija vezana za publikacije i vidljivost EU finansiranja...
Ref.: Final narrative, Final financial

49. Završni izvještaj
Provjeriti međusobnu usklađenost podataka u svim tablicama prema budžetskim stavkama i poglavljima;
Vrlo je važna stalna razmjena informacija između prekograničnih partnera kako bi se pripremio kvalitetan izvještaj te ispoštovali zadati rokovi za izvještavanje;
Preporuka je poslati ZTS-u na pregled prvi nacrt najmanje 20 dana prije roka za predaju Ugovornim tiijelima.

50. Najčešće greške Pogrešan obrazac revizorskog izvještaja
Opisi su generalni, bez konkrentnih indikatora;
Nedostaje neka forma;
Izostavljani podaci o odobrenim realokacijama/adendumima;
Dodate su budžetske linije koje nisu prethodno odobrene;
Neusklađenost i nekonzistentnost podataka;
Pogrešna kalkulacija/formule;
Nekorištenje formula;
Izvještaj nije potpisan i datiran;

51. Najčešće greške prilikom izvještavanja – narativni izveštaj
Nejasno opisani ili izostavljeni pojedini dijelovi narativnog izvještaja;
Podaci nisu precizno navedeni i/ili nedostaju važni detalji (npr. pri opisu događaja izostavljeni su bitni podaci – kada i gdje se dogodio, broj učesnika, teme i zaključci);
Neujednačenost u terminologiji (korišteni su različiti stilovi za navođenje brojeva, datuma ili različiti nazivi za iste institucije, module treninga... );
Korištene skraćenice koje nisu prethodno pojašnjene;
Veliki broj jezičnih/gramatičkih grešaka (“spell-check” !);

52. Najčešće greške prilikom izvještavanja – narativni izvještaj
Nedosljednost u navođenju podataka između narativnog i finansijskog dijela izvještaja (npr. u narativnom dijelu stoji da je na nekom događaju bilo 20 učesnika, a u finansijskom da je ručak poslužen/plaćen za 40 učesnika);
Nedosljednost između aktivnosti i rezultata navedenih u narativnom izvještaju i Ugovoru (Aneks I, logički okvir, lista indikatora);
Neujednačenost sa prethodno dostavljenim izvještajima (Progress reports);
Nedostaju datumi pripreme narativnog dijela izvještaja, pečati, potpisi odgovornih osoba, itd.

53. Zahtjevi za plaćanje
(IP, MNE, 2 Reporting – Interim Report & Final Report

54. Zahtjev za plaćanje (Request for Payment)
Obrazac zahtjeva za plaćanje je dio grant Ugovora (Aneks V).
Treba biti ispunjen na engleskom jeziku i na zadatom obrascu u elektronskoj i štampanoj verziji dostavljen Ugovornom tijelu (EUD-u).
Potpisani i dostavljeni Ugovor je osnova za uplatu prve rate predfinansiranja. Kako je definisano u posebnim uslovima Ugovora (GC čl.15.3), nije potrebno slati zahtjev za plaćanje za uplatu prve rate.
Krajnji rok za isplatu prve rate predfinansiranja je 30 dana od primljenog potpisanog ugovora (GC čl.15.4.)
Ref.: Payment request

55. Zahtjev za plaćanje – 2. rata
Primjenjuje se ako projekat traje duže od 12 mjeseci i ako je EU finansiranje (IPA sredstva) veće od EUR – oba uslova trebaju biti ispunjena.
Predfinansiranje u ratama opisano je u posebnim uslovima Ugovora, SC čl.4.1. i GC 15.1
Zahtjev za plaćanje druge rate predfinansiranja predaje se zajedno s međuizvještajem (interim report)
Krajnji rok za isplatu od strane EUD MNE druge rate predfinansiranja i balansa je 60 odnosno 90 dana od primljenog zahtjeva za plaćanje (GC čl.15.4.)

56. Zahtjev za plaćanje – 2. rata
NAPOMENA: kod interim izvještaja, druga rata predfinansiranja isplaćuje se ukoliko je potrošeno minimalno 70% iznosa prethodne isplate navedene u GC čl.15.1.(2).
Ukoliko je iznos potrošenih prihvatljivih troškova ispod 70 % prve rate predfinansiranja, iznos nove rate će biti umanjen za nepotrošeni iznos prethodne rate predfinansiranja.
Ukoliko ste promijenili broj bankovnog računa uz zahtjev za plaćanje potrebno je da dostavite i novi FIF;
Iznos (further pre-financing payments i Balance of the final amount of the grant) na zahtjevu za plaćanje ne može biti viši od onoga koji je naznačen u čl. 4.1 SC. (čl GC).

57. Zahtjev za plaćanje – finalna uplata
Po završetku implementacije projekta zahtjev za završnim plaćanjem (Request for payment of the balance) predaje se zajedno sa završnim izvještajem Ugovornom tijelu (EUD MNE) u dvije štampane verzije i elektronskoj verziji (ZTS u kopiji u elektronskoj verziji) (GC čl ).
Iznos završne uplate izračunava se na osnovu konačno prihvatljivih troškova, ali ne može premašiti iznos definiran SC čl.4.1.
VAŽNO: otvaranje podračuna ili posebnog računa za potrebe sprovođenja projekta olakšava izračunavanje kamata ostvarenih po računu/podračunu tokom sprovođenja projekta kao i lakše praćenje utrošenih sredstava.

58. Zahtjev za plaćanje – završna uplata
Ukupni prihvatljivi troškovi iz završnog finansijskog izvještaja -
Iznos već isplaćenog predfinansiranja i druge rate predfinanciranja x
% EU finansiranja iz čl. 3.2 SC

59. Kontakti Delegacija EU u Crnoj Gori Donata von Sigsfeld
Dunja Popović eksterni CBC expert
Marjana Manojlović (PDV izuzeća)
Visibility
Patrick Schmelzer
Andjela Tajic
ZTS
Dragan Đurišić
Sanja Todorović
Kristina Brbora
Perica Pušić

60. Hvala na pažnji