1. TATACARA DAN ETIKA PENGGUNAAN E-MEL
Abdul Halim Osman
Penyelaras Program Kanan Program Latihan ICT

2. AGENDA Tujuan dan Latar Belakang Isu-Isu E-mel Punca Permasalahan
Penyelesaian
Tatacara Penggunaan E-mel
Etika Penggunaan E-mel
Rujukan - Garispanduan

3. TUJUAN
&
LATAR BELAKANG

4. TUJUAN Memberi kesedaran tentang kepentingan e-mel Menekankan tentang
tatacara & etika
penggunaan e-mel
TUJUAN
Membudayakan
penggunaan e-mel
yang betul di
agensi-agensi

5. LATAR BELAKANG @gov.my Digunakan secara meluas sebagai cara
komunikasi yang
pantas, berkesan
dan selamat
Peningkatan
pengunaan e-mel
dalam Sektor Awam
LATAR BELAKANG
Hampir ke semua
agensi di sektor awam
telah dilengkapi
dengan kemudahan ini
@gov.my

6. Sistem e-mel tidak berfungsi Aplikasi webmail tidak boleh dicapai
E-mel gagal diterima
ISU-ISU E-MEL
E-mel gagal dihantar
Sistem e-mel tidak berfungsi
First, …..
Followed by how we create that multimedia environment and the progress so far,
The outcomes of the MSC initiatives
& finally to share with you some of the challenges ahead of us.
Allow me to begin by summarizing the rationale behind the Malaysia’s MSC…
Aplikasi webmail tidak boleh dicapai

7. MANUSIA TEKNOLOGI PROSES
PUNCA PERMASALAHAN
MANUSIA
TEKNOLOGI
First, …..
Followed by how we create that multimedia environment and the progress so far,
The outcomes of the MSC initiatives
& finally to share with you some of the challenges ahead of us.
Allow me to begin by summarizing the rationale behind the Malaysia’s MSC…
PROSES

8. 1. Kabel rangkaian terputus semasa kerja-kerja pengubahsuaian pejabat
2. Kesilapan semasa proses pengemaskinian
e-mel
3. Menggunakan alamat e-mel yang silap
4. Senarai e-mel tidak dikemaskini
MANUSIA

9. PROSES Mailbox penghantar/penerima penuh
Penukaran domain telah dilakukan tanpa memberitahu pihak yang berkaitan
Polisi firewall/viruswall yang terlalu ketat
Lesen sistem firewall telah tamat
Firewall dan domain name server (DNS) tersilap konfigurasi
PROSES

10. TEKNOLOGI Serangan virus dan e-mel spam Server tidak berfungsi
Hard disk rosak
Switch rosak
Bekalan elektrik terputus

11. PENYELESAIAN ISU-ISU MANUSIA
>> Menyediakan senarai semak untuk kerja-kerja penyelenggaraan pejabat/sistem/pengguna
>> Pemantauan berkala oleh pentadbir e-mel
>> Menyelenggara dan memantau keselamatan e-mel
>> Memberi kesedaran kepada pengguna tentang cara penggunaan e-mel yang betul

12. PENYELESAIAN ISU-ISU PROSES
>> Mendaftarkan IP yang sah pada external DNS
>> Meningkatkan saiz mailbox
>> Memastikan e-mel yang telah dibaca dimuat turun dan disimpan di dalam hard disk
>> Menghentikan penggunaan domain yang tidak aktif
>> Mailbox dibersihkan dan e-mel lama disimpan di archives

13. PENYELESAIAN ISU-ISU TEKNOLOGI
>> Firewall dikonfigurasi mengikut spesifikasi yang betul
>> Meningkatkan kapasiti server
>> Menjalankan aktiviti penghapusan virus pada server dan PC
>> Penukaran switch yang rosak kepada yang baru
>> Reboot dan buat synchronization kepada hard disk yang bermasalah.

14. TATACARA
PENGGUNAAN
E-MEL

15. AKAUN E-MEL
>> Hakmilik jabatan - mempunyai hak untuk mengawasi dan memantau penggunaan e-mel
>> Mengadakan Taklimat Kesedaran Bagi Meningkatkan Kecekapan Komunikasi Elektronik kepada pengguna baru
>> Permohonan akaun e-mel jabatan mestilah secara rasmi
>> Maklumkan kepada pentadbir e-mel sekiranya bercuti panjang. Akaun e-mel yang tidak aktif melebihi 30 hari secara berterusan boleh dibatalkan

16. PENYELENGGARAAN KOTAK E-MEL
>> Tidak dibenarkan menyimpan e-mel di server e-mel jabatan. Muat turun ke local disk PC.
>> Pengguna web mel perlu membuat penyelenggaraan kotak mel sendiri agar tidak melebihi kuota yang ditetapkan
>> Hadkan saiz dan bilangan fail yang dilampirkan ke dalam mesej (tidak melebihi saiz yang ditetapkan).

17. MENYEDIA DAN MENGEDIT E-MEL
>> Beri tumpuan kepada tajuk dan kandungan e-mel supaya bersesuaian
>> Gunakan huruf kecil dan huruf besar di tempat yang sesuai.
>> Fail dilampirkan sekiranya ia benar-benar diperlukan. Lampiran menggunakan format .exe, .com dan .bat tidak dibenarkan.

18. MENGHANTAR E-MEL
>> Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar
>> Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain.
>> Elakkan daripada menggunakan bcc (blind cc)

19. MENERIMA E-MEL >> Baca semua mesej e-mel baru.
>> Jika e-mel itu ditujukan kepada anda (to), e-mel tersebut hendaklah dibaca segera.
>> Sekiranya e-mel tersebut hanya salinan kepada (cc) anda, e-mel tersebut bolehlah dibaca kemudian.
>> Beri perhatian kepada priority (keutamaan) mesej yang dilabelkan (sekiranya ada) oleh pengirim.
>> Jangan buka e-mel spam

20. MENJAWAB E-MEL
>> Gunakan arahan reply untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from)
>> Gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc).
>> Gunakan arahan forward untuk memanjangkan e-mel yang diterima kepada individu lain.

21. MENJAWAB E-MEL
>> Jika anda perlu semak atau membuat susulan semula ke atas e-mel tersebut, tandakan dengan tanda susulan (follow-up flag) untuk tindakan susulan.
>> Amalkan penggunaan e-mel jawab automatik.

22. PENGURUSAN E-MEL
>> Adalah menjadi tanggungjawab pengguna sendiri.
>> Periksa kotak mel anda di server e-mel jabatan sekurang-kurangnya sekali sehari.
>> Padamkan mesej-mesej yang tidak lagi diperlukan.

23. PENGURUSAN E-MEL
>> Hapuskan e-mel spam dan bervirus sebaik sahaja anda menerimanya.
>> Salin mesej-mesej lama yang penting yang telah berjaya dikirim dari folder Sent Item ke folder lain untuk archive sebelum dihapuskan.
>> Sentiasa pastikan senarai alamat-alamat e-mel dikemaskini.

24. KESELAMATAN E-MEL
Lindungi sebarang maklumat terperingkat (rahsia, sulit, terhad dan sensitif) yang dihantar melalui e-mel.
Simpan salinan mesej yang penting terutamanya lampiran diluar kotak e-mel. (Cth: desktop, storan luaran)
Jangan menghantar e-mel kepada seseorang dengan mengunakan akaun penguna dan katalaluan orang lain.

25. KESELAMATAN E-MEL
>> Anda dilarang menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah.
>> Simpan katalaluan secara sulit dan hendaklah diubah dari masa ke semasa.
>> Sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus
>> Pastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus.

26. KESELAMATAN E-MEL
>> Jangan gunakan e-mel rasmi jabatan untuk forum, muat turun dan pendaftaran di internet yang menyebabkan anda menerima e-mel spam.
>> Penerimaan e-mel dari yahoo.groups atau lain-lain melalui sistem e-mel jabatan perlu disekat.

27. ETIKA
PENGGUNAAN
E-MEL

28. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL
Disediakan untuk kemudahan komunikasi rasmi.
E-mel jabatan tidak boleh disalahgunakan bagi penyebaran atau memperolehi sebarang bahan berunsur fitnah, seks, perkauman dan lain-lain yang menyalahi undang-undang.
Hendaklah menggunakan alamat e-mel rasmi Jabatan yang didaftarkan di bawah agensi Kerajaan sahaja bagi tujuan rasmi.
ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

29. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL
Sekiranya sistem e-mel gagal berfungsi, komunikasi hanya dibenarkan melalui saluran rasmi seperti surat, faks atau pun telefon sahaja.
Pastikan salinan mesej dihantar kepada orang yang diperlukan sahaja.
Membalas mesej secepat mungkin terutama kepada pelanggan jabatan.
Semua e-mel hendaklah dibalas dalam hari yang sama juga menerangkan status tindakan.
ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

30. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL
Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan.
Maklumkan penerimaan melalui kemudahan acknowledge receipt.
Gunakan tanda pengenalan (signature).
Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika ia melibatkan aspek hakcipta dan lesen.
ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

31. GARIS PANDUAN DAN SURAT ARAHAN TENTANG PENGGUNAAN E-MEL
RUJUKAN
GARIS PANDUAN DAN SURAT ARAHAN TENTANG PENGGUNAAN E-MEL

32. Pengeluaran Garis Panduan dan Surat Arahan
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003 bertajuk “Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” pada 28 November 2003.
Surat Arahan MAMPU bertajuk
“Langkah-Langkah Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” kepada semua KSU Kementerian pada 1 Jun 2007

33. Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan

34. Surat Arahan Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan

35. SEKIAN
TERIMA KASIH

36.
Online Documents