1. Comunicare
Valentin Clocotici

2. Procesarea textelor Microsoft Word
Cursul nr. 5
Procesarea textelor
Microsoft Word

3. Caractere
Un paragraf este organizat pe linii, fiecare linie conţine cuvinte, un cuvânt este o secvenţă de caractere care se termină cu spaţiu).
Caracterele pot fi:
elemente ale unui font,
caractere speciale,
elemente grafice.
Dimensiunea maximă a unui caracter de pe o linie fixează dimensiunea interliniei.

4. Caractere - noţiuni de bază
Un font poate fi gândit ca un set de simboluri având un desen unitar; cele mai uzuale fonturi conţin ca simboluri literele alfabetului şi semnele de punctuaţie.
În alegerea (şi aprecierea) unui font se vor considera atributele:
cu sau fără serif
rapoartele intre liniile de definire,
stilul,
mărimea “ochiului”.
Efectul asupra cititorului depinde de fontul ales.

5. Formatarea caracterelor
Font
Mărime
Stil
Poziţie pe verticală
Spaţiere orizontală
Culoare
Efecte grafice
Chenar

6. Formatarea caracterelor
Cu ajutorul uneltelor de pe bara Formatting. Prin personalizare se pot aduce şi alte unelte decât cele afişate implicit. Acţionează doar asupra caracterelor care aparţin unui font.

7. Formatarea caracterelor
Prin dialogul principal Format – Font - fişa Font:
Font = alegere font
Font style = stilul (Bold, Italic)
Size = mărimea
Underline style, Underline color = tipul de subliniere, culoarea sublinierii
Color = culoarea caracterelor
Effects = efecte grafice

8. Formatarea caracterelor
Prin dialogul Format – Font - fişa Character spacing:
Scale = micşorarea/mărirea caracterelor selectate
Spacing …. By = permite mărirea (Expanded) sau micşorarea (Condensed) spaţiului dintre caractere
Position … By = permite ridicarea (Raised) sau coborârea (Lowered) caracterelor selectate
Kerning for fonts … Points and above = indică apropierea selectivă (kerning) a caracterelor având o mărime mai mare sau egală cu mărimea indicată. Prin Kerning se înţelege apropierea caracterelor care permit aceasta fără a se suprapune.

9. Formatarea caracterelor
Prin dialogul Format – Font - fişa Text Effects (sau Animation):
Permite efecte vizuale sub formă de animaţii ale textului selectat.
În lista Animation se selectează tipul dorit de animaţie
Este evident că procedeul este dedicat documentelor on-line şi nu celor tipărite
Este posibil ca totalitatea atributelor unui caracter să fie definită ca un stil de caracter, denumit şi reutilizat la nevoie (a se vedea cursul despre stiluri).

10. Simboluri şi caractere speciale
Prin simbol se înţelege uzual un caracter care aparţine altui font, de regulă un font cu elemente diferite de literele alfabetului. De exemplu: £ § ³ b
Dialogul principal este Insert – Symbol - Symbols.
Este de remarcat ca prin acţionarea butonului Shortcut Key se poate defini o tastă directă pentru simbolul respectiv, definiţie care se poate salva în template-ul documentului sau în document. Selectarea în zona Font a intrării (normal text) are ca efect independenţa shortcut-ului de fontul activ.

11. Simboluri şi caractere speciale
Prin caracter special se înţelege uzual un caracter care poate fi vizibil sau nu şi care are, de regulă, un rol în aranjarea textului pe linii.
Dialogul principal este Insert – Symbol – Special Characters.
Dintre caracterele listate sunt de remarcat:
em/en dash: o liniuţă de lungime egală cu litera m/n
nonbreaking hyphen: o cratimă la care nu se poate rupe linia; similar este nonbreaking space
optional hyphen: o cratimă care apare doar dacă este utilă pentru împărţirea în silabe.

12. Vizualizari Un document Word poate fi vizualizat în mai multe moduri.
Modul de vizualizare se alege în meniul View:
Normal: documentul este arătat cu o formatare sumară; util în cazul lucrului cu note de subsol, comentarii.
Print Layout: pentru a vedea formarea completă, cât mai apropiată de forma tipărită a documentului.
Outline: atunci cand se doreşte integrarea mai multor documente (sistemul Master document).
De remarcat şi comenzile Full Screen si Zoom

13. Anteturi/picioare de pagină
Prin antet se înţelege o combinaţie de text şi grafică tipărită pe fiecare pagină a unei secţiuni. Prin tradiţie, antetul este situat deasupra primei entităţi din textul paginii.
Piciorul de pagină este similar antetului, dar este situat, prin tradiţie, în partea de jos a paginii.
Metodele oferite de Word permit poziţionarea antetelor/picioarelor de pagină oriunde în pagină, inclusiv pe centrul paginii, ca imagine filigran.

14. Anteturi/picioare de pagină
Intr-o secţiune pot exista anteturi/picioare diferite pentru prima pagină, pentru paginile impare şi cele pare.
Structura anteturilor/picioarelor de pagină se stabileşte în File – Page Setup – Layout.
Ms Word dispune de mecanismul de legare a anteturilor/picioarelor prin aceea că o structură definită poate fi extinsă în mod automat şi la o nouă secţiune definită.

15. Anteturi/picioare de pagină
Zonele de antet/picior de pagină nu sunt vizibile în modul Normal de vizionare. Accesul se obţine prin View – Header and Footer.
In modul Print Layout (Page Layout) accesul se obţine iniţial prin comanda View – Header and Footer. Ulterior, zona se poate activa şi prin dublu click.
Atunci când este activată zona antet/picior de pagina devine vizibilă bara de unelte Header and Footer cu care se poate formata şi naviga între anteturi/picioare de pagină.

16. Anteturi/picioare de pagină
Bara de unelte Header and Footer

17. Anteturi/picioare de pagină
La formarea unui antet/picior de pagina se pot introduce şi alte informaţii asociate documentului: nume autor, nume fişier etc. Acestea sunt gestionate automat de către mediul Word prin intermediul câmpurilor respective.
Pentru a introduce un câmp se utilizează comanda Insert – Field. 

18. Anteturi/picioare de pagină
In dialogul afişat se va selecta categoria Document Information (pentru Author, FileName sau Title) sau Links and References (pentru RefStyle). Din lista din partea dreaptă se alege câmpul dorit.
Exemple de câmpuri:
Author – numele autorului documentului (conform informaţiilor din fişa Summary din dialogul File - Properties),
FileName – numele fişierului,
Title – titlul documentului,
RefStyle – permite inserarea textului unui paragraf având stilul specificat. De exemplu "RefStyle Heading 1" insereazã titlul de capitol (presupus cu stilul Heading 1), ceea ce permite formarea anteturilor/picioarelor în funcţie de titlul secţiunii (fără intervenţie manuală).

19. Tabele
Prin tabel înţelegem un ansamblu de celule aranjate în linii şi coloane.
Fiecare celulă poate să conţină text şi grafică, comportându-se ca un document simplificat (fără a avea o structură de secţiuni şi paginare proprie).
Rezultă că un tabel este util atunci când este necesară alinierea unor informaţii pe linii şi/sau coloane, pentru sistematizarea informaţiilor.
Dacă alinierea respectivă se poate realiza prin alte metode (de exemplu coloane, opriri de Tab), acestea vor fi preferate: un tabel este un obiect care consumă mai multe resurse.

20. Tabele Subiectele principale urmărite la tabele sunt:
Crearea şi organizarea tabelelor.
Formatarea tabelelor: chenare, fundaluri.
Formatarea informaţiilor din tabel.
Numerotări automate.
Sortarea informaţiilor.
Paginarea tabelelor.
Formule de calcul în tabel.

21. Crearea şi organizarea tabelelor
Tabel cu o structură standard: linii de antet urmate de linii de informaţii.

22. Crearea şi organizarea tabelelor
Tabel cu o structură nestandard; util atunci când trebuie să se structureze un anumit spaţiu în documente publicitare.

23. Crearea şi organizarea tabelelor
Tabel standard: prin comanda Table – Insert - Table
Tabel nestandard: prin desenare Table – Draw Table
Transformarea unui text in tabel. Textul se scrie separând coloanele printr-un acelaşi caracter (de regulă Tab) şi liniile in paragrafe succesive. Se selectează textul şi se dă comanda Table – Convert – Text to table

24. Crearea şi organizarea tabelelor
Proprietăţile generale ale tabelului se gestionează prin dialogul activat la Table – Table Properties.
Pe pagina Table: lăţimea tabelului, alinierea orizontală şi defilarea textului.
Pe pagina Row: înălţimea liniei, ruperea liniei între pagini.
Pe pagina Column: lăţimea coloanei.
Pe pagina Cell: lăţimea celulei, alinierea verticală a textului din celulă.

25. Crearea şi organizarea tabelelor
Dialogul afişat la Table – Table Properties conţine butoane Options pe paginile Table, Cell.
Opţiunile pentru întregul tabel: marginile interioare ale celulelor, spaţierea celulelor şi adaptarea automată la conţinut.
Opţiunile pentru celulă: marginile interioare, defilarea textului, adaptarea automată la conţinut.

26. Formatarea tabelelor
Pentru dimensionarea liniilor sau coloanelor se aplică proprietăţile respective (din Table Properties) sau se utilizează mouse-ul pentru deplasarea elementelor corespunzătoare de pe rigle.
Pentru chenare şi fundaluri se selectează obiectele dorite (linii, coloane, celule) şi se dă comanda Format – Borders and Shading. Se va urmări conţinutul controlului Apply to.

27. Formatarea tabelelor
Pentru contopirea unor celule adiacente (formând un domeniu dreptunghiular) se dă comanda Table – Merge Cells. Operaţiunea inversă este realizată de Table – Split Cells.
Pentru adăugarea de linii/coloane/celule se dă comanda Table – Insert …
Pentru eliminarea de linii/coloane/celule se dă comanda Table – Delete …

28. Formatarea informaţiilor din tabel
Formatarea ca paragraf şi font se realizează prin Format – Paragraph, Format – Font.
Formatarea legată de poziţia pe orizontală şi verticală în celulă se realizează prin proprietăţile celulei sau prin comanda corespunzătoare din meniul contextual (Cell Alignment).
Orientarea textului este comandată prin comanda Text Direction din meniul contextual.

29. Numerotare, Sortare
Pentru a sorta liniile tabelului se dă comanda Table – Sort (utilă şi pentru sortări de paragrafe, nu numai pentru tabele). Daca există mai mult de trei chei de sortare se începe cu sortarea după cheile inferioare.
Pentru a numerota celule dintr-un tabel: se selectează celulele şi se dă comanda Format – Bullets and Numbering.

30. Bara de unelte Tables and Borders

31. Paginarea tabelelor
Pentru a fixa liniile cu rol de cap de tabel: se selectează liniile şi se dă comanda Table – Heading Rows Repeat.
Pentru ca o linie să nu se rupă între pagini se fixează proprietăţile liniei (Table – Table Properties – Row) sau, după selectarea liniei, se dă comanda Format – Paragraph cu fixarea atributelor Keep lines together si Keep with next.
De remarcat comanda Table – Split Table care divizează tabelul în două, la nivelul liniei active, prin introducerea unui paragraf între subtabele.

32. Formule de calcul in tabele
Poziţionare în celula dorită.
Comanda Table – Formula.
In lista Paste function se alege funcţia dorită (de exemplu SUM).
In zona Formula se specifică argumentele prin referiri la celule ale tabelului.
In zona Number Format se alege (construieşte) o machetă de afişare a rezultatului.
Rezultatul unui calcul se introduce ca un câmp, actualizarea se obţine prin selectare şi F9.

33. Formule de calcul in tabele
Referirea celulelor:
Coloanele sunt A, B, C …, liniile sunt 1, 2, 3 …
A1 este o celulă, A:A este coloană, 1:1 este linia, A1:B2 este domeniul definit de colturile indicate.
Denumiri generice de domenii de celule: LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW.
Functii uzuale: SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, PRODUCT.

34. Formulare
Prin formular (form) se înţelege un document structurat prin includerea unor spaţii rezervate introducerii de informaţii.
Formularele discutate sunt cele proiectate pentru:
a fi tipărite şi distribuite pentru completare; datele se prelucrează manual.
a fi distribuite ca document Word, citite şi completate în Word; datele pot fi procesate automat.
Mai există formulare destinate paginilor Web. Doar proiectarea acestora se poate realiza în Word.

35. Crearea unui formular Se defineşte un nou template.
Template-ul se structurează ca formular prin:
text şi grafica necesară,
includerea de câmpuri de formular (form fields).
Formatarea şi stabilirea proprietăţilor pentru câmpurile de formular.
Automatizarea formularului şi stabilirea componentei de ajutor (Help)
Protejarea documentului.
Salvarea şi distribuirea (ca template).

36. Completarea unui formular
Se deschide un document nou după template-ul formularului.
Se completează câmpurile disponibile; navigarea se poate efectua prin TAB şi SHIFT+TAB.
Prin acţionarea tastei F1 se vede textul de ajutor, dacă formularul este astfel construit.
Se salvează documentul cu un nume propriu.
Se trimite gestionarului de formulare (eventual salvarea este într-un folder partajat).

37. Bara de unelte Forms

38. Câmpuri de formular Se afişează bara de unelte Forms.
Prin poziţionarea punctului de inserţie şi click pe unealta corespunzătoare se pot insera câmpurile:
Text Form Field: zona de text
Check Box Form Field: selectarea (bifarea) unei opţiuni
Drop-Down Form Field: alegerea unei opţiuni dintr-o listă propusă.

39. Câmpuri de formular
Pentru formulare mai complexe se pot utiliza controalele ActiveX.
Se afişează bara de unelte Control Toolbox (prin View – Toolbars).
Se alege controlul dorit care se va insera la punctul de inserţie.
Pentru proprietăţile controlului se va acţiona butonul Properties (de pe bara Control Toolbox).
Prin dublu click se deschide mediul de progra-mare VBA în care se scriu procedurile necesare.

40. Câmpuri de formular
Pentru a schimba formatarea rezultatului afişat într-un câmp, acesta se selectează şi se aplică Format – Font
Pentru a umbri câmpul (care se diferenţiază astfel mai bine de textul din jur) se acţionează unealta Form Field Shading.
Pentru a modifica proprietăţile câmpului se deschide dialogul de formatare prin dublu click pe câmp. Dialogul afişat este specific fiecărui tip de câmp.

41. Câmpuri de formular
Pentru automatizare se intră in dialogul de proprietăţi prin dublu click pe câmp şi se completează în zona Run macro on a dialogului numele procedurilor care se execută la intrarea sau/şi ieşirea din câmp.
Pentru definirea procedurilor sunt necesare cunoştinţe de programare VBA. A se vedea, totuşi, mecanismul de înregistrare a macrourilor.

42. Câmpuri de formular
Pentru adaugarea unui text de ajutor (Help), se intră in dialogul de proprietăţi prin dublu click pe câmp şi se acţionează butonul Add Help Text.
In dialogul afişat se va observa că sunt două pagini de opţiuni:
pentru text afişat în bara de stare şi
pentru text afişat la comanda F1 (Help).

43. Protejarea formularului
Pentru a proteja documentul în timpul proiectarii (pentru testare) se acţionează unealta Protect Form
Pentru a proteja documentul înainte de livrare (pentru ca utilizatorii să nu poată modifica structura documentului/formularului) se va da comanda Tools – Protect Document, intrarea Forms (cu posibilitatea de a specifica o parolă).
Pentru a proteja doar parţial un formular, trebuie să se definească o structură de secţiuni şi în dialogul de protejare se dă comanda Sections.