1. PENGURUSAN STOK DI CAWANGAN KLINIK
MODUL 5
PENGURUSAN STOK DI CAWANGAN KLINIK

2. POLISI PENYIMPANAN UBAT
1. Rak ubat hendaklah SENTIASA BERSIH.
2. Ubat DDA disimpan dalam kotak khas dan MESTI BERKUNCI.
3. Ubat group A disimpan dalam kabinet khas yang berkunci.
4. Ubat rangkaian sejuk disimpan dalam peti sejuk. Jika berlaku kerosakan elektrik, ia hendaklah disimpan di kotak ais. Setelah ubat berkenaan digunakan oleh doktor, ubat berkenaan hendaklah disimpan di dalam peti sejuk dengan segera.
Ubat vaksin
(att,measle,rubella,meningoccocal,hepatitis B,tetracoq)
Ubat suppository (voren,primperan.nystatin,anusol,xyloproct,proctosedyl)
Ubat titis mata & telinga (neodeca,nicol)

3. TATACARA MEMESAN UBAT KE HQ
1. Staf hendaklah membuat pengiraan stok terlebih dahulu.
2. Staf hendaklah menilai dengan teliti berapa banyak stok yang perlu dipesan untuk tempoh penggunaan sehingga pesanan yang akan datang diterima.
3. Pesanan hendaklah menggunakan borang yang telah disediakan oleh ibu pejabat.PASTIKAN BORANG PO DITANDATANGAN OLEH DOKTOR
4, Pesanan hendaklah dihantar melalui fax sebelum 5 petang setiap hari Jumaat.
5. Bagi pesanan yang lambat di hantar atau yang salah dibuat, dikehendaki staf dari cawangan yang terlibat datang ke ibu pejabat untuk menguruskan sendiri pengambilan stok. Kos pengangkutan adalah atas tanggungan staf sendiri.

4. TATACARA PENERIMAAN STOK DARI HQ MAKLUMAT AM
1. Penghantaran ubat adalah dibuat 2 kali sebulan
2. Penghantaran stok disertakan dengan tiga keping DELIVERY ORDER Satu keping disimpan di cawangan (failkan). Dua keping dikembalikan ke HQ setelah dicop dan ditanda tangan oleh sipenerima (tandatangan mestilah dengan jelas dan boleh dibaca).
3. Borang QC yang dibawa oleh pemandu hendaklah diisi.
Pemeriksaan stok yang baru sampai perlu dibuat serta merta dan disemak dengan Delivery Order (salinan cawangan). Pastikan semua stok yang dihantar mencukupi sebagaimana yang tertera dalam Delivery Order.

5. TATACARA PENERIMAAN STOK DARI HQ
Jadual di kan kpd semua staf HQ bertujuan untuk memberi keutamaan penggunaan sumber tenaga dan kenderaan semasa operasi
Setiap prosedur proses penghantaran perlu dipatuhi dan akan di nilai oleh pihak QC
Sebulan sekali, penghantaran ubat untuk PP Sedili dan Tenggaroh perlu di buat secara langsung ke klinik masing-masing bertujuan untuk meninjau keadaan klinik

6. PROSEDUR PENERIMAAN STOK DARI HQ
DO yang telah siap akan di ke cawangan yang berkenaan sebelum penghantaran dibuat bagi membolehkan pihak cawangan menyemak ubat yang akan diterima
Tugas staf yang menerima penghantaran :
Merekodkan ketibaan pemandu melalui komputer di cawangan masing-masing bagi tujuan QC Pergerakan.
Menerima DO, menyemak dan mengesahkannya dengan menandatangani dan mengecop helaian DO.
Sebarang PERBEZAAN KUANTITI UBAT yang diterima dan yang tercatat dalam Delivery Order hendaklah dilaporkan pada HQ melalui komputer SERTA MERTA atau sekiranya komputer bermasaalah, selewat-lewatnya dalam masa 24 jam dari masa penerimaan.
Menyimpan terus ubat ke dalam stor atau peti sejuk sebaik sahaja ianya telah disemak. (Adalah menjadi satu kesalahan sekiranya pihak QC mendapati ubat yang dihantar bersepah diruang menunggu)
Sebarang kerosakkan pada stok yang diterima hendaklah dipulangkan ke HQ pada hari yang sama

7. MASALAH STOK TIADA 1. Stok tiada di klinik atas sebab-sebab:
- Ubat baru habis di klinik.
- Ubat tidak dihantar dari HQ.
2. Cara penyelesaian pertama ialah laporkan pada HQ dalam Laporan Harian Ketua Cawangan (LHKC).
Cara penyelesaian kedua ialah meminjam dari cawangan berdekatan melalui Dr pengangkutan lain. Pengeluaran stok dan penerimaan stok dari cawangan lain hendaklah direkod dalam buku yang berasingan.
Penyelesaian ketiga ialah membeli dari farmasi berdekatan setelah mendapat kebenaran dari HQ kemudian fax resit ke HQ.
Jika kesalahan KETIADAAN STOK DI KLINIK BERPUNCA DARI KECUAIAN STAF semasa membuat pesanan, kos pembelian dan pengangkutan akan dikenakan pada staf tersebut.

8. Senarai buku-buku yang harus sentiasa
BUKU REKOD & FILE
Senarai buku-buku yang harus sentiasa
dikemaskini adalah:
Buku rekod PSYCHROTROPHIC hendaklah sentiasa dikemaskini setiap kali ubat sampai dan keluar.
Buku rekod DDA.
Buku pinjaman stok.
Buku terima stok.
File Purchase Order
File Delivery Order
File Stock Audit list.
File Stock Card.
BIN CARD – OCP, Group A, DDA. Psychrotrophic.

9. PENGIRAAN STOK AUDIT
Pengiraan stok hendaklah dibuat pada hari terakhir setiap bulan
( hb )
Jika hari tersebut ialah hari kelepasan am (Public Holiday ) pengiraan stok akan dibuat pada hari sebelumnya.
Ketua Cawangan yang terlibat cuti tahunannya akan dibekukan.
Ketua cawangan yang terlibat di kecualikan dari tugas harian klinik bagi memastikan kiraan stok dibuat dengan sempurna.
Waktu pengiraan stok dan hal – hal lain yang berkenaan ( key in dalam komputer) adalah dari 8.00 pagi hingga 4.00 ptg. Maklumat perlu di hantar disket ke ibu pejabat dan tidak digalakkan fax.

10. PENGIRAAN STOK AUDIT Borang pengiraan stok. Borang tarikh luput stok.
Persediaan asas pengiraan stok :
Borang pengiraan stok.
Borang tarikh luput stok.
Alat sukat & pengira
Kesalahan pengiraan stok.
Menipu dalam pengiraan dengan memberi butir yang tidak tepat.
Memalsukan data.
Lewat menghantar senarai pengiraan stok.
Mengubahsuai borang yang disediakan.
Membuat pengiraan lain dari unit yang telah ditetapkan.

11. PENJAGAAN PERALATAN KLINIK
Semua peralatan hendaklah dibersihkan sentiasa terutama peralatan dressing.
Sebarang kerosakkan hendaklah dilaporkan segera dalam LHKC.
Jika kerosakan berpunca dari kecuaian staf maka staf dikehendaki membayar separuh dari harga alat berkenaan.
Pihak Ibu Pejabat akan menghantar maintenance untuk membaiki peralatan tersebut dimana yang boleh. Jika masih tidak boleh berfungsi ianya akan diambil dan dibawa balik ke HQ untuk dibetulkan.
Peralatan yang rosak hendaklah dihantar ke Ibu Pejabat untuk dibaiki.
Jika berlaku kehilangan peralatan staf dikehendaki membayar separuh dari harga peralatan yang baru.
Semua peralatan di klinik hendaklah dilekatkan nombor TAG yang disediakan di ibu pejabat.

12. TARIKH LUPUT STOK
Semasa membuat pegiraan stok audit Ketua Cawangan hendaklah memeriksa sekali tarikh luput stok berkenaan.
7 bulan sebelum tarikh luput stok berkenaan hendaklah dipulangkan ke Ibu Pejabat dengan syarat stok berkenaan masih bertutup dan belum digunakan.
Jika telah digunakan sila simpan stok yang hendak digunakan sahaja sehingga tarikh luput stok berkenaan. Selebihnya di pulangkan ke ibu pejabat. Diingatkan ubat rangkaian sejuk hendaklah diletakkan ke dalam kotak ais sebelum dipulangkan pada pemandu.
Untuk semua jenis ubat, tarikh luput ubat berkenaan boleh dianjakkan 3 bulan selepas itu jika masih tiada pertukaran warna dan bentuk pada ubat itu.
Jika ada stok ubat yang didapati sudah melebihi dari tarikh luput dan masih belum digunakan di klinik, Ketua Cawangan akan dikenakan tindakan.

13. SISTEM PEMBUANGAN KLINIK
Kumpulan Perubatan Penawar telah melantik PANTAI MEDIVEST untuk tujuan pembuangan sisa klinik.
Tong Kuning telah disediakan untuk membuang semua peralatan klinik yang tidak diperlukan dan setiap bulan akan dikutip oleh PANTAI MEDIVEST dan dihantar tong kuning yang baru.
Tidak dibenarkan membuang jarum di tong sampah dalam plastik. Jika tiada tong kuning boleh gunakan botol ubat syrup yang kosong dan di patahkan jarumnya terlebih dahulu.

14. PEMERIKSAAN DARI PENGUATKUASA FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN
Pihak kementerian kesihatan akan menghantar wakil untuk membuat pemeriksaan di klnik. Pemeriksaan yang dibuat ialah :
Buku Psychrotrophic sama baki dengan pengiraan stok.
Buku DDA sama baki dengan pengiraan stok.
Kotak DDA & Psychrotrophic dalam keadaan baik dan berkunci.
Kebersihan stor ubat.
Suhu peti sejuk.

15. KOMEN DARI PESAKIT @ DOKTOR & PERMINTAAN STOK BARU
Sila catit sebarang komen mengenai ubat dari doktor pada LHKC.
Untuk permintaan ubat baru doktor boleh pada atau atau melalui PO biasa (tetapi dicatatkan ubat sebagai permintaan khusus) atau fax pada bahagian Inventori di HQ.