1. PERANCANGAN, MEMBUAT KEPUTUSAN DAN KAWALAN

2. DEFINISI PERANCANGAN
Menentukan terlebih dahulu apa yang dibuat dan bagaimana ianya akan dibuat
Dilakukan secara formal dan tidak formal dan prosesnya menggunakan maklumat daripada sumber dalaman dan luaran
Proses ini mengumpul, menterjemah, memahami dan menyampaikan maklumat yang akan membantu memperbaiki kualiti keputusan semasa yang berasaskan ekspektasi masa hadapan

3. Perancangan bermakna pengurusan tentang:
Apa yang akan dilakukan pada masa hadapan?
Bagaimana melakukannya?
Bila akan melakukannya?
Siapa yang akan melakukannya?
Oleh yang kerana perancangan adalah untuk masa depan, maka ketidaktentuan selalunya wujud.

4. Istilah Perancangan
Misi
Objektif
Rancangan
Dasar

5. Planning Terms
Mission: description of the purpose of the organization as a whole
Objectives: statement of aims or goals to be achieved
Plans: statements of specific actions and activities to achieve objectives (Plans are sometimes described as strategies)
Policies: limits to acceptable behavior expressed in terms of priorities, ethical and moral values, standards, social responsibilities and so on

6. Objectives
The objectives of the organization are usually of two levels of detail
The highest level – broad general terms intended to be relatively permanent
The tactical or operational level – specific so that it is possible to assess

7. Objectives
The nature of overall or strategic objectives is influenced by many factors including: the attitudes of the owners, political pressures which reflect different views of society, the history of the organization, the type of business or service and so on

8. Policies
Policies are a guide to managers causing them to take actions in certain ways
They express the organization’s official attitude to various forms of behavior
When the organization’s objectives have been established, policies provide guidance on the way they will be achieved
Policies are formal expressions of organization’s culture and belief systems

9. Tahap Perancangan Semua tahap pengurusan membuat perancangan
tahap tertinggi ialah perancangan strategik
Tahap taktikal dan operasional perlu ikut perancangan strategik

10. Tahap Perancangan Operasi dan Transaksi (sekarang)
Apakah operasi yang patut dilakukan dengan kemudahan yang ada untuk memenuhi keperluan output dalam tempoh operasi akan datang?

11. Tahap Perancangan Perancangan Operasional (1-12 bulan)
Apakah ‘produk’, ‘rancangan pengeluaran’ dan ‘pemasaran’ terbaik untuk memenuhi objektif?
Bahan, kemudahan dll yang diperlukan untuk operasi?
Kaedah terbaik untuk mengorganisasi operasi?

12. Tahap Perancangan Perancangan Taktikal (1-5 tahun)
Apakah ‘produk’ yang perlu ditambah atau dibuang?
Pelaburan kewangan untuk memenuhi keperluan strategik?
Corak ‘harga’ yang terbaik?
Kemudahan, sistem atau cara baru untuk mencapai rancangan strategik?

13. Tahap Perancangan Perancangan Strategik (5 tahun ke atas)
Apakah ‘perniagaan’ yang patut organisasi terlibat?
Kewangan dan pembiayaan?
Struktur organisasi?
Pengagihan sumber?

14. Jenis dan Sumber Maklumat Perancangan
Untuk perancangan jangka panjang, maklumat persekitaran sangat diperlukan
Di peringkat bawahan dan jangka pendek, maklumat dalaman adalah penting, tetapi untuk perancangan jangka panjang, maklumat luaran adalah penting

15. Jenis Maklumat Luaran Pasaran dan Persaingan Trend demografi
Struktur perindustrian
Faktor sosial
Faktor politik
Perubahan teknologi

16. Jenis Maklumat Dalaman
Penjualan dan pemasaran – prestasi, keuntungan dll
Kewangan – kos, keuntungan, pelaburan dll
Operasi dan pengeluaran – keupayaan, masa, kualiti dll
Penyelidikan dan pembangunan
Kakitangan – kemahiran, latihan dll

17. Model Membantu pengurusan dalam merancang dan membuat keputusan
Model Pengurusan Berasaskan Komputer
Model Optimisasi (linear programming)
Sesuai dalam membuat keputusan berstruktur dan digunakan di tahap taktikal dan operasional
Model Simulasi
Membolehkan pelbagai keadaan dijelajahi

18. Model Model Simulasi Model Deterministic Model Probabilistic
Assume certainty by using single point estimate
Model Probabilistic
Incorporate uncertainty by allowing multi-point estimate
Kedua-dua model ini sesuai untuk meninjau risiko, ketidaktentuan dan hubungan yang kompleks serta memberi jawapan kepada soalan “what …if…? Ia berguna pada semua tahap

19. Model Pembentukan model
Untuk membentuk model yang realistik dan mempunyai kualiti ramalan yang mencukupi mesti diusahakan secara bersama antara pengurusan dengan pakar maklumat

20. MEMBUAT KEPUTUSAN

21. Membuat Keputusan
Membuat keputusan adalah sebahagian daripada pengurusan dan berlaku dalam setiap fungsi dan pada semua tahap
Proses (H.A. Simon)
Finding occasions for making decisions
Finding possible course of action (alternatives)
Choosing among course of action
Evaluating past choices

22. Membuat Keputusan
Fasa 1: intelligence (searching the environment for conditions calling for decisions)
Fasa 2: Design (Inventing, developing and analyzing possible course of action. This involves processes to understand the problem, to generate solutions and the testing of solutions for feasibility)
Fasa 3: Choice (selecting an alternative or course of action from those available. A choice is made and implemented)
Fasa 4: Review (Assessing past choices)

23. Membuat Keputusan Membuat keputusan adalah berasaskan maklumat
Information is the trigger to knowing there is a problem
Information is needed to define and structure the problem
Information is needed to explore and choose between alternative solutions
Information is needed to review the effects of the implemented choice

24. Membuat Keputusan Keputusan berprogram Keputusan tidak berprogram
Berulang, rutin, tahu peraturan atau prosedur keputusan, selalunya automasi, biasanya melibatkan mesin dan boleh dideligasikan kepada tahap lebih bawah dalam organisasi
Kawalan inventori, penjadualan
Keputusan tidak berprogram
Tidak rutin, peraturan keputusan tidak diketahui, kadar ketidaktentuan tinggi, tidak boleh dideligasikan ke tahap lebih bawah, melibatkan mesin dan manusia
Pengambilalihan, percantuman melancarkan produk baru, perlantikan kakitangan

25. Membuat Keputusan
Tahap hubungan antara tahap pengurusan dengan jenis keputusan
Keputusan berprogram (berstruktur) pada tahap bawah dan keputusan tidak berprogram (tidak berstruktur) pada tahap atas

26. Membuat Keputusan
Keputusan yang boleh dikategorikan mengikut pengetahuan tentang hasil pelbagai alternatif
Ketentuan
Hanya terdapat satu hasil bagi setiap alternatif dan terdapat pengetahuan tentang hasil yang lengkap dan tepat
Risiko
Terdapat beberapa kemungkinan hasil bagi setiap alternatif; dan sesuatu nilai serta kemungkinan boleh diberikan kepada setiap hasil
Ketidaktentuan
Jumlah hasil, nilainya dan kemungkinan tidak diketahui

27. Membuat Keputusan dan MIS
MIS berperanan
Menyediakan maklumat, menjelajah alternatif dan memberi sokongan
MIS membuat keputusan sendiri  sesuai dengan keputusan operasi yang rutin di mana peraturannya diketahui

28. Membuat Keputusan dan MIS
Strategik
Jenis keputusan: Tidak berstruktur
Sistem sokongan maklumat: Executive Information Systems
Taktikal
Jenis keputusan: Separa berstruktur
Sistem sokongan maklumat: Expert System, DSS

29. Membuat Keputusan dan MIS
Operasional
Jenis keputusan: Berstruktur
Sistem sokongan maklumat: TPS, Automatic Decision-Making

30. KAWALAN

31. Kawalan Proses memastikan operasi berjalan seperti yang dirancangkan
Management control can be defined as a systematic effort by management to compare performance to predetermined standards, plans or objectives, in order to determine whether performance is in line with these standards and presumably in order to take any remedial action required to see that human and other corporate resources are being used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives

32. Elemen Kitaran Kawalan
A standard specifying the expected performance
A measurement of actual performance
Comparison of standard and measurement
Feedback of deviations or variations to a control unit (single loop)
Actions by the control unit to alter performance in accordance with the plan
Feedback to a higher level control unit regarding large variations between performance and plan and upon the results of the lower control units action (double loop)

33. Kawalan dalam Organisasi
Kawalan operasi
Kawalan dalam bentuk berulang dan berstruktur
Peraturan dan prosedur yang sudah ditentukan
Sistem kawalan pengurusan
Keputusan dasar pengurusan atasan dipatuhi dan dilaksanakan di semua peringkat dalam organisasi

34. Ciri Kawalan Tahap operasi Pembuat keputusan Sumber data
Penyelia, foreman, pengurus operasi
Sumber data
Dalaman – hasil daripada operasi
Complexity maklumat
Mudah untuk manipulasi dan digunakan
Kekerapan pemantauan
Sangat kerap
Luas kawalan
Terhad
Jenis peraturan keputusan
Berstruktur menggunakan banyak data kuantitatif
Jenis MIS
Kebanyakannya formal

35. Ciri Kawalan Tahap strategik Pembuat keputusan Sumber data
Pengurus atasan/Lembaga Pengarah
Sumber data
Kebanyakan luaran
Complexity maklumat
Kompleks untuk manipulasi dan digunakan
Kekerapan pemantauan
Jarang-jarang
Luas kawalan
Luas
Jenis peraturan keputusan
Tidak berstruktur dan menggunakan maklumat kuantitatif dan kualitatif
Jenis MIS
Kebanyakannya tak formal

36. Sistem kawalan operasi
Sistem kawalan adalah sistem rasional
Bergantung kepada set peraturan
Disiplin asas yang digunakan ialah ekonomi dan sains fizikal
Skop sempit dan ringkas
Selalu menggunakan model metamatikal
Kawalan berulangan
Kawalan adalah stabil, boleh diramal

37. Sistem kawalan operasi
Data yang digunakan untuk kawalan adalah masa sebenar dan semasa
Data tepat dan betul
Unit pengukuran mungkin dalam bentuk wang dan bukan wang
Data dikumpul dan dilaporkan setiap hari, jam dll
Data detail
Kos dikawal
Pengukuran lain adalah mekanikal dan teknikal
Laporan dalam bentuk ‘score card’

38. Sistem kawalan operasi
MIS pada tahap ini diperlukan untuk:
Pemprosesan transaksi
Penghasilan laporan kawalan
Menangani pertanyaan

39. Sistem kawalan pengurusan
Kawalan yang cuba untuk mempengaruhi atau mengawal tingkahlaku untuk memastikan dasar dilaksanakan dan objektif strategik dicapai
Rumit dan cuba mengawal banyak faktor

40. Skop kawalan pengurusan
Kawalan pengurusan memberi perhatian kepada prestasi semasa dan objektif masa depan dan boleh dibahagikan kepada bidang fungsi yang berbeza seperti:
Kawalan pengurusan kewangan
Kawalan pengurusan pengeluaran
Kawalan pengurusan penyelidikan dan pembangunan
Kawalan pengurusan pemasaran
Kawalan pengurusan kakitangan

41. Skop kawalan pengurusan
Contoh:
Kawalan pengurusan kakitangan
Pengambilan pekerja baru, temuduga
Latihan dalaman atau luaran
Aktiviti kebajikan
Skim penggajian
Aktiviti hubungan industri
Kesihatan dan keselamatan
Kawalan operasi penilaian kakitangan