1. Latihan Pengguna UTMEMS v5 <21/06/2011>

2. Trainer
<Mohd Faizal Abd Jalal>
Co-Trainer
<Wan Saari Wan Alias>

3. Agenda 9 pagi – 12 Tengahari 1.1 Pengenalan/Pengenalan Sistem
Menu Utama
My Profile
Daftar User LDAP/Trouble Shoot
1.2 Proses penerimaan surat masuk dan keluar
1.3 Modul Mesej
petang – 5.00 petang
2.1 Modul mesej
Bina folder
Kemaskini Folder
Hapus
2.2 Pentadbiran Fail Elektronik
2.3 Latihan 3

4. Pengenalan Salah satu sistem dalam Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG).
Fokus utama aplikasi ini adalah memberikan perkhidmatan yang efisien dan efektif. Aplikasi Kerajaan Elektronik merangkumi 7 projek utama iaitu:
1. Project Monitoring System (SPP II)
2. Human Resource Management Information System (HRMIS)
3. Electronic Procurement (EP)
4. Electronic Services (E-Services)
5. Electronic Labour Exchange (ELX)
6. E-Syariah
7. Generic Office Environment (GOE)

5. Latarbelakang
Telah digunapakai di:
MAMPU - Jun 2002
Bahagian Pengurusan Perkhidmatan dan Sumber Manusia (BPPSM), JPM - Januari 2003
Pejabat Menteri Kewangan II - Mac 2003
BPPSM, MADA, FRIM, KPL, SUK Melaka, NAHRIM, MOD, JMM, MOA, MOF, LKIM, KTAK, DOF dll.
Web-enabled dan ianya dibangunkan berpandukan keperluan pengguna bagi memenuhi aliran proses pengendalian fail agensi kerajaan.

6. Sejarah Perubahan Versi 5 2006 - 07 2008 Versi 4 Versi 4 PDA SYNC
Pengurusan Dokumen
Mesej
Pentadbiran
Kolaborasi
Sijil Digital
SMS
Peringatan
Perbualan
Versi 4
e-FILE
Pengurusan Rekod
Keselamatan
Workflow
GUI
PDA
SYNC

7. Teknologi Open Source Platform Supported OS/System Software Client
Operating System Windows, Linux
Browser Internet Explorer, Mozilla
Server
Web Server Apache Geronimo, Tomcat
Database MS SQL Server, PostgresSQL, MySQL
Environment
Components J2EE, JSP, Microsoft COM

8. Faedah Sistem Penjimatan kos penyelenggaraan fail fizikal
Pengurangan kehilangan dokumen / fail fizikal
Penjimatan ruang pejabat
Keselamatan dokumen yang lebih terjamin
Katalaluan
Hak Capaian
Audit trail
Disaster Recovery
Capaian yang lebih mudah (web)
Konsistensi Proses Kerja

9. Objektif Sistem Memudahkan penyediaan dan penyimpanan dokumen
Mempercepatkan carian dan capaian dokumen
Memudahkan dan mempertingkatkan interaksi dan komunikasi di antara kakitangan atau pihak luar
Mempertingkatkan perkongsian, penyebaran maklumat dan dokumen
Mengurangkan kos penyediaan dan pengurusan dokumen

10. Modul-modul UTMDok v5 Pengurusan Dokumen Komunikasi Kolaborasi
Pengurusan, kawalan, carian
serta capaian dokumen secara elektronik
Komunikasi
Mempercepatkan penghantaran serta penerimaan dokumen melalui routing, e-mel dan faks
Kolaborasi
Mempertingkatkan pengkongsian serta pengedaran maklumat melalui pengurusan mesyuarat, pengurusan tugasan, e-forum dan e-buletin
Pengurusan Rekod
Pengurusan rekod secara elektronik

11. Pendekatan Latihan Penerangan Peranan Penerangan Aliran Kerja
Penggunaan Aplikasi
Role Play
Sesi Soal Jawab

12. Pengurusan Dokumen

13. Kemaskini Dokumen Asal?
Aliran Kerja Dokumen
Mula
Indeks Dokumen
Kawalan Akses
Kemaskini Dokumen Y
Simpan Y T
Ada Perubahan?
Kemaskini Dokumen Asal?
Bina versi baru
Kemaskini Dokumen T
Simpan
Tamat

14. Carian Dokumen CARIAN Profil Tarikh Kandungan Teks Carian Favorite
Terperinci
Favorite
Baru
Dikemaskini

15. Penggunaan Aplikasi
Ada soalan?

16. Role Play
OK, sekarang acara bebas tetapi mestilah berdasarkan arahan yang diberikan. Refer hand-out.

17. Role Play
Bina satu draf surat Jemputan ke Hari Keluarga Fakulti. Kemaskini draf surat tersebut dan tukar status draf kepada diluluskan. Pastikan nombor rujukan fail ada pada template aplikasi MSWord.
Bina satu dokumen Aturcara Majlis dengan menggunakan fungsi dokumen luaran.
Import Aturcara Majlis tersebut ke dalam sistem.
Buat carian Surat Jemputan dan kepilkan Aturcara dengan surat tersebut.
Bina satu folder dokumen (favorite) bertajuk “Hari Terbuka” dan masukkan dokumen berkaitan ke dalamnya. Beri akses lihat folder kepada rakan sebelah dan Pengajar.
Minta rakan sebelah lihat surat jemputan anda.
Semak sejarah surat jemputan tersebut. 17

18. Role Play
Bina satu draf dan diluluskan surat Jemputan ke Hari Keluarga Pejabat Pendaftar. Tujukan surat kepada Pejabat Naib Canselor. Kemaskini draf surat tersebut dan tukar status draf kepada diluluskan. Pastikan nombor rujukan fail ada pada template aplikasi MSWord.
Hantar kepada rakan sebelah dan CC kepada diri sendiri.

19. Sesi Soal Jawab
Ada soalan?

20. Komunikasi

21. Komunikasi Pengenalan Fungsi-Fungsi Utama
Komunikasi adalah suatu kaedah bagi memudahkan penghantaran dan penerimaan dokumen menerusi routing, e-mel dan faks.
Fungsi-Fungsi Utama
Penghantaran dan penerimaan mesej dan dokumen melalui routing, e-mel dan faksimili.
Pengurusan faksimili untuk menghantar dan menerima dokumen melalui faksimili.
Integrasi dengan e-mel utama seperti Microsoft Exchange dan Lotus Notes.
Pendaftaran dokumen yang diterima melalui e-mel atau faksimili.

22. Aliran Kerja Dokumen Masuk (i)
Kerani Fail (Pej. Am)
Failkan Surat
Pegawai Atasan
Lihat Surat Dalam Sistem
(Mesej Masuk)
Daftar Surat
Imbas/Indeks Surat
Tindakan Sendiri
Route kepada Penerima (Pegawai Atasan)
Arahan kepada Pegawai Lain
(Routing)

23. Aliran Kerja Dokumen Masuk (ii)
Pegawai Atasan
PA/Kerani Fail Pej. Am
Lihat Minit
(Mesej Masuk)
Terima dan baca surat (route)
Hantar ke depan/ balas pada PA/Kerani Fail Pej. Am
Hantar ke depan kepada
Pegawai Berkenaan

24. Aliran Kerja Surat/ Dokumen Keluar
Hantar Mesej Arahan Kepada Pegawai
Untuk Draf Dokumen
Pegawai Atasan
Lihat Mesej Dalam Sistem (Mesej Masuk)
Bina Draf Dokumen
Dipanjangkan Kepada Pegawai Lain
Pegawai
Balas, Kepil Dokumen
dan Minta Pengesahan
Lihat Surat Dalam Sistem
(Mesej Masuk)
Ubah dan/atau Sahkan
Pegawai Atasan A
Hantar Kembali (Balas)

25. Aliran Kerja Surat/ Dokumen Keluar
Lihat Surat Dalam Sistem
(Mesej Masuk)
Cetak Dokumen Apabila Sudah Mendapat Pengesahan
Pegawai
Minta Tandatangan Pegawai Atasan
Tandatangan Dokumen
Pegawai Atasan
Imbas Surat Yang Telah Ditandatangani
Fail (Pej. Am)
Kerani
Hantar Kepada Penerima Melalui Route, atau Faks
Failkan Dokumen

26. Penggunaan Aplikasi
Ada soalan? 26

27. Role Play
OK, sekarang acara bebas tetapi mestilah berdasarkan arahan yang diberikan. Refer hand-out.

28. Pegawai: Bina draf surat Jemputan ke Majlis Dialog Bersama Dekan Fakulti.
Pegawai: Hantar draf surat kepada Ketua Jabatan (rakan sebelah anda) untuk mendapatkan kelulusan beliau.
Ketua Jabatan: Semak mesej masuk, semak draf surat dan beri arahan untuk menukar tarikh majlis.
Pegawai: Semak mesej masuk, kemaskini surat mengikut arahan Ketua Jabatan, dan hantar kembali draf surat tersebut untuk kelulusan sekali lagi.
Ketua Jabatan: Semak mesej masuk, semak draf surat dan berikan kelulusan serta arahkan untuk cetak surat sekiranya telah berpuas hati.
Pegawai: Semak mesej masuk, cetak surat dan beri kepada Ketua Jabatan untuk ditandatangani. Selepas ditandatangan, imbas surat tersebut.
Pegawai: Route surat kepada ahli kumpulan.
Semua ahli kumpulan masukkan mesej berkaitan dalam folder mesej “Majlis Dialog”.

29. Sesi Soal Jawab
Ada soalan?

30. Mesyuarat

31. Pengurusan Mesyuarat Urusetia Bina Mesyuarat Rekod Kedatangan
Catit Minit Mesyuarat
Hantar Draf Minit Mesyuarat Kepada Pengerusi Untuk Kelulusan
Edar Minit Mesyuarat Kepada Ahli
Menghantar Tugasan
Pengerusi
Sahkan Minit Mesyuarat
Jawab Panggilan Mesyuarat
Ahli Meseyuarat
Jawap panggilan mesyuarat
Pengurusan
Mesyuarat
Pengurus Sumber
Sediakan sumber

32. Aliran Kerja Pengurusan Mesyuarat
Penyediaan
Panggilan
Mesyuarat
Cetak Senarai
Kehadiran
Mulakan
Mesyuarat
Catit Minit
Mesyuarat
Terima
Draf Minit
Mesyuarat
Semak Kelapangan
Pengerusi / Ahli
Mesyuarat
Hantar
Tugasan
Urusetia
Hantar Draf
Minit
Mesyuarat
Hantar Minit
Mesyuarat
Hantar Notis
Panggilan
Kemaskini
Kehadiran
Terima
Panggilan
Mesyuarat
Beri
Maklumbalas
Sahkan Draf
Minit
Mesyuarat
Terima Minit
Mesyuarat
Terima
Tugasan
Pengerusi
Terima
Panggilan
Mesyuarat
Beri
Maklumbalas
Ahli Mesyuarat
Terima Minit
Mesyuarat
Terima
Tugasan
Terima
Panggilan
Mesyuarat
Beri
Maklumbalas
Terima Minit
Mesyuarat PA
Terima
Notis Tempahan
Sumber
Pengurus Sumber
Tempah
Sumber

33. Penggunaan Aplikasi
Ada soalan? 33

34. Sesi Soal Jawab
Ada soalan? 34

35. Tugasan

36. Pengurusan Tugasan Tugasan boleh dibina melalui tiga sumber:
3 Modul Utama:
Pengurusan Dokumen
Komunikasi
Kolaborasi
Tugasan boleh dibina melalui tiga sumber:
Mesej Masuk
Minit Mesyuarat
Lain-lain sumber

37. Pengurusan Tugasan Penerima Tugasan Pemberi Tugasan Pemantau Tugasan
Terima Tugasan
Kemaskinikan status tugasan
Selesaikan tugasan
Penerima Tugasan
Pemberi Tugasan
Sediakan tugasan
Penerima Tugasan
Pemantau Tugasan
Tarikh Luput Tugasan
Hantar Tugasan
Pemantau Tugasan
Terima Tugasan Susulan
Memantau Tugasan
Tutup Tugasan

39. Penggunaan Aplikasi
Ada soalan? 39

40. Role Play

41. Role Play
Bina satu mesyuarat baru dengan melantik seorang pengerusi dikalangan ahli kumpulan anda dan beberapa rakan yang lain sebagai ahli mesyuarat.
Hantar jemputan mesyuarat tersebut.
Ahli Mesyuarat jawab pangilan mesyuarat.
Kemaskini maklumbalas ahli mesyuarat dan cetakkan senarai kehadiran.
Mulakan mesyuarat dan rekodkan kehadiran.
Sediakan minit mesyuarat berserta beberapa tindakan.
Tindakan 1 : Untuk salah seorang ahli mesyuarat
Tindakan 2 : Untuk bukan ahli mesyuarat
Hantar draf minit mesyuarat kepada pengerusi mesyuarat untuk kelulusan pengerusi.
Setelah minit mesyuarat disahkan pengerusi, sila edarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat yang lain.
Hantar Tugasan.
Selesaikan mesyuarat

42. Proses Tugasan:- Role Play Penerima tugasan update progress 20%
Pegawai pemantau hantar notis peringatan
Penerima tugasan update progress 70%, dan kepilkan dokumen tugasan
Pegawai pemantau lihat dokumen yg di kepilkan.
Penerima tugasan update progress selesai.
Pegawai pemantau lihat sejarah tugasan
Pegawai pemantau selesaikan tugasan.

43. Sesi Soal Jawab
Ada soalan?

44. Terima Kasih
Selamat Menjalankan Tugas…