1. Aruanded ja kokkuvõtted keemialaboris MS Exceli baasil
Tartu Ülikool
Katsekoda
25. jaanuar 2002
Koit Herodes

2. Kursuse programm Pivot’ tabel Baasandmed (listid)
definitsioon ja ülevaade
pivot’ tabeli loomine
pivot’ tabeli kasutamine/kujundamine
Baasandmed (listid)
listide projekteerimine
MS Exceli vahendid listide koostamiseks
mõningaid operatsioone listidega

3. Pivot’ tabel > Definitsioon ja ülevaade1
pivot – pöördtelg; piltl.tähtsaim punkt (J.Silvet, Inglise-eesti sõnaraamat)
pivot’ tabel on interaktiivne tabel listina esitatud andmete töötlemiseks (filtreerimiseks, summeerimiseks jne).
list – tulpade ja ridadena esitatud andmete kogum.

4. Pivot’ tabel > Definitsioon ja ülevaade2

5. Pivot’ tabel > Definitsioon ja ülevaade3
elemendid (items)
väljad (fields)
tulemuste piirkond (data area)

6. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli loomine
Aktiveerida suvaline lahter analüüsitavas listis.
Valida Data menüüst PivotTable Report.
Jätta valik “Microsoft Excel list …” [Next >]
Kui analüüsitav list ei ole automaatselt valitud, siis märgistada see hiirega (ka päis!) [Next >]
Pukseerida väljade nimetused lehe, rea, veeru ja tulemuste raamidele [Next >]
Valida tulevasele pivot’ tabelile koht avatud või uuel töölehel [Finish]

7. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine1
Pivot tabeliga tegelemiseks on olemas
PivotTable tegumiriba
Data menüü
pivot’ tabeli hüpikmenüüd
Samaliigilisi välju võib olla mitu (nt. kaks tulemuste välja ja kaks reavälja)
Välju saab lisada ja kustutada
Wizardis pukseerides
hüpikmenüüst (ainult kustutada)

8. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine2
välju võib nihutada, kas otse pivot’ tabelis või Wizardis
pivot’ tabeli lähteandmete muutudes, värskendada pivot’ tabelit: hüpikmenüüs Refresh Data
pivot’ tabelit võib kujundada “käsitsi” (font, jooned) või AutoFormat abil (Format menüüs)

9. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine3
Tulemuste väli
nime muutmine
lahtri sisu parandades
välja hüpikmenüüs Field...>Name
andmete summeerimisfunktsioonid välja hüpikmenüüs Field...>Summarize by
tulemuste numbrivorming hüpikmenüüs Field...>Number...

10. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine4
Rea/veeru väli
nime muutmine
lahtri sisu parandades
välja hüpikmenüüs Field...>Name
elementide järjestust saab muuta neid pukseerides
elemente saab automaatselt järjestada elementide endi või vastavate tulemuste järgi: hüpikmenüü Field...>Advanced...

11. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine5
Rea/veeru väli (järg)
elementide peitmine
välja hüpikmenüüst Field...>Hide Items
vastava elemendi hüpikmenüüst Delete
detailide peitmine/kuvamine (mitme rea/veeru välja korral)
topeltklõps vastaval elemendil peidab/kuvab detailid
elemendi hüpikmenüüst Group and Outline> Hide Detail või Show Detail

12. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine6
Rea/veeru väli (järg)
elementide “käsitsi” grupeerimine
märgista vajalikud elemendid ja hüpikmenüüst Group and Outline>Group...
grupeerimine numbriliste ja kuupäevaliste elementide korral
“käsitsi”
välja hüpikmenüüst Group and Outline> Group...

13. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine7
Rea/veeru väli (järg)
vahekokkuvõtted
välja hüpikmenüüst Field...>Subtotals
üldsummad (Grand Total)
pivot’ tabeli seadetest - hüpikmenüüst Options> Grand totals for columns või Grand totals for rows

14. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine8
Lehekülje väli
nime muutmine
lahtri sisu parandades
välja hüpikmenüüs Field...>Name
elementide peitmine
välja hüpikmenüüst Field...>Hide items

15. Pivot’ tabel > Pivot’ tabeli kasutamine9
Lehekülje väli (järg)
elementide grupeerimine
1. lehkülje väli pukseerida rea või veeru väljaks
2. grupeerida vastav väli
3. pukseerida väli lehekülje väljale tagasi
4. vajadusel kustudada üleliigsed väljad

16. Baasandmed > Listide projekteerimine1
list - ridadesse ja veergudesse organiseeri-tud andmete kogum, kus veerg määrab andmete iseloomu ja tüübi, ning read väljendavad konkreetseid üksikjuhte
väli - rea ja veeru ristumiskoht

17. Baasandmed > Listide projekteerimine2
listide projekteerimisel tuleb arvestada
andmete struktuuri
edasise töötlemise vahendeid ja võimalusi
listide koostamise reeglid
kõik väljad olgu täidetud
minimaalselt korduvat infot
korrektsed andmed!

18. Baasandmed > Exceli vahendid1
fraasi automaatne lõpetamine -AutoComplete (Tools>Options>Edit>Enable AutoComplete for cell values)
valikumenüü - lahtri hüpikmenüüs Pick From List
otsing ja asendamine märgistatud piirkonnas või kogu töölehel - Edit>Replace...

19. Baasandmed > Exceli vahendid2
Arvutused listis st. kopeerimisega
isegi =3*3 on võimalik! :-)
tehted veergudega nt. =A3*B3 , =sin(A3)
suhtelised ja absoluutsed aadressid
tehe veeru ja konstandiga nt. =$A$1/A3
funktsioone vektoritega nt. =sum(A3:A10)
veerunime kasutamine valemis nt. =10^pH (Tools>Options>Calculation>Accept labels in formulas)

20. Baasandmed > Exceli vahendid3
Väärtuste otsimine eraldiseisvast tabelist identifikaatori järgi
=VLOOKUP(id;otsitabel;veerg;otsimisviis)
id - otsitav väärtus
otsitabel - viide tabelile, mille esimeses veerus on otsitavad väärtused
veerg - veeru number, kust tagastatakse väärtus
otsimisviis - meie juhul FALSE

21. Baasandmed > Exceli vahendid4
Loogilised avaldised
tõesuse kontrolliks
tingimuslikuks arvutamiseks (vt. =IF())
=IF(kontroll;tulem_tõene;tulem_väär)
kontroll - loogiline avaldis
tulem_tõene - väärtus, kui [kontroll]=TRUE
tulem_väär - väärtus, kui [kontroll]=FALSE

22. Baasandmed > Exceli vahendid5
Andmete sisestamiseks/kontrolliks
sisestusvorm - aktiivne lahter listis ja siis Data>Form
sisestuskontroll (piirang) - märgista veerg ja Data>Validation
olemasoleva listi kontroll (vastavalt sisestuskontrolli piirangutele) - Tools> Auditing>Show Auditing Toolbar>Circle invalid data

23. Baasandmed > Exceli vahendid6
Et ei juhtuks äpardust ...
lahtri sisu lukustamine
1. vali lahtrid, mis peavad avatuks jääma
2. Format>Cells>Protection Locked eest linnuke ära
3. Tools>Protection>Protect Sheet

24. Baasandmed > Exceli vahendid7
Mallid (template) - töölehed, mida kasutatakse teiste sarnaste töölehtede alusena
lihtsa malli loomine
1. vormista tööleht, millel on vajalikud valemid, piirangud (andmekontroll), vormistus jmt, kuid puuduvad andmed
2. salvesta mall - File>Save As>Save as type: Template (*.xlt)
3. malli kasutamiseks topeltklõps malli nimel
NB! Jälgi järgmist punkti!

25. Baasandmed > Exceli vahendid8
malli redigeerimine
1. ava mall File>Open... menüüst või vastava nupuga
2. redigeeri malli sisu
3. salvesta
Seega, malli KASUTAMISEKS ei tohi seda avada File>Open... (või Open nupu) abil!

26. Baasandmed > Exceli vahendid9
Andmekaardid(?) (Template Wizard)
1. vormista tööleht, millel on vajalikud valemid, piirangud (andmekontroll), vormistus jmt, kuid puuduvad andmed
2. käivita mallitark(?) - Data>Template Wizard ...
3. määra malli nimi ja asukoht
4. määra andmebaasi (listi) tüüp ja asukoht
5. määra lahtrid, kust võetakse andmed, ning nimed moodustuva andmebaasi veergudele
6. Finish

27. Baasandmed > Exceli vahendid10
Andmekaardid - kasutamine
andmekaarti kasutatakse nagu tavalist malli
malli avanemisel küsitakse, kas makrosid võib kasutada - vastata Enable macros
andmekaardi alusel koostatud tabel tuleb kindlasti salvestada
salvestamisel küsitakse, kas andmeid on vaja andmebaasi salvestada - täpp jätta Create new record ette ja siis OK

28. Baasandmed > Valik operatsioone
sorteerimine
Data>Sort
vastavad nupud tegumiribal
filtreerimine
Data>Filter>AutoFilter
filtreeritud andmete kopeerimine
märgista ainult nähtavad read - Edit>Go To> Special>Visible cells only
edasi kopeeri nagu tavaliselt ...

29. Lisaküsimused

30. Tänan tähelepanu eest!