1. PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUS UPM/PU/PS/P004
Carta Alir Proses Pendaftaran Kursus

2. Persediaan Pendaftaran Kursus
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Persediaan Pendaftaran Kursus
Sediakan Notis Pendaftaran Kursus untuk semester
hadapan pada minggu kesepuluh (10) berpandukan
Kalendar Akademik. Notis mengandungi maklumat berikut:
Tarikh mula dan tamat pendaftaran
Tempat dan masa
Syarat pendaftaran
Edar notis ke fakulti dan Kolej Kediaman pada minggu
kesepuluh (10) untuk dipamerkan di Fakulti/Kolej.
Pamerkan notis pendaftaran kursus pada papan kenyataan di
fakulti, di kolej dan di dewan kuliah bawah seliaan AKD
selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh pendaftaran.
Muat naik notis pendaftaran kursus dalam laman web
pada minggu kesebelas (11)
Sediakan kemudahan komputer bagi proses pendaftaran
kursus secara dalam talian.
Pastikan semua pelajar mempunyai Penasihat Akademik
(Rujuk : Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik
(PU/PS/GP003)
PT/PT(P/O)
PT/PT PTJ/PK
PT/PTM
PTMF
Ketua PTJ

3. Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus
Tindakan
Tanggungjawab
7.3
Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus
Minta iDEC laksanakan uji lari SMP Modul Pendaftaran
Kursus selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10)
semester sebelum bagi memastikan sistem boleh
mengesan perkara berikut:
Pertindihan jadual waktu
Bilangan pelajar yang boleh mendaftar
berdasarkan kuota
Program pengajian pelajar
Klasifikasi pelajar
Major/minor
Prasyarat kursus
Pengesahan pendaftaran oleh Penasihat Akademik
Dapatkan maklumat status uji lari SMP Modul
Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian daripada iDEC
selewat-lewatnya tiga hari bekerja daripada tarikh surat
permohonan minggu kesebelas (11) semester sebelum.
(Rujuk : Borang Pengesahan Uji Lari – Modul Pendaftaran
(PU/PS/BR07/DAF))
PT/PTM/PPTM/ PT(P/O)
PT/PTM

4. 7.3.3 Jika ujian berjaya, ikut langkah 7.4.
Tindakan
Tanggungjawab
Jika ujian berjaya, ikut langkah 7.4.
Jika ujian tidak berjaya, buat tindakan pembetulan. Ikut
langkah 7.3.5
Minta iDEC buat tindakan pembetulan untuk memastikan SMP
Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian dapat
digunakan dengan sempurna pada hari pendaftaran.
PT/PTM
7.4
Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus
Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian
melalui SMP Modul Aktiviti pada hari pertama minggu kedua
belas (12) hingga keempat belas (14) semester sebelum.
Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam
Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik sehari
selepas Mesyuarat Senat Pertama pengesahan keputusan
peperiksaan untuk tempoh dua (2) minggu.
Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam
Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik pada
minggu pertama hingga minggu kedua (2) semester
berkenaan bermula. PT

5. Kenalpasti Status Pelajar?
Tindakan
Tanggungjawab
7.5
Kenalpasti Status Pelajar?
Sekiranya pelajar baharu, ikut langkah 7.6
Sekiranya pelajar lama, ikut langkah 7.9
PT/PT(O)
7.6
Pelajar Baharu
Pelajar baharu dibenarkan membuat pendaftaran kursus
mulai hari pertama minggu suai kenal hingga hari terakhir
minggu kedua (2) semester tanpa bayaran denda atau
mengikut tarikh Surat Tawaran dan tempoh pendaftaran yang
ditetapkan.
Pelajar/PA
7.7
Daftar Kursus
Semak pendaftaran kursus yang telah dipakejkan dalam SMP
Pelajar berbincang dengan PA untuk mendapat nasihat dan
pengesahan mengenai kursus yang diambil.
Jika melebihi 18 jam kredit, dapatkan kelulusan Dekan.
Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar
pada hari pertama semester bermula. (Rujuk : Kaedah UPM
(Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) – Perkara 17 (a)).
Pelajar/PT(P/O) PTJ
PT(P/O) PTJ

6. 7.7.5 Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau menyerahkan slip
Tindakan
Tanggungjawab
Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau menyerahkan slip
pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar
yang membuat perubahan pendaftaran selewat-lewatnya tiga
(3) hari berkerja selepas pelajar tersebut membuat
pendaftaran. (Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003
(Pindaan 2005) – Perkara 17 (b)).
PT(P/O) PTJ
7.8
Pengecualian?
Jika ya, ikut langkah 7.15.
Jika tidak, ikut langkah 7.16.
Pelajar/ PT(P/O) PTJ
7.9
Pelajar Lama
Pelajar lama dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai
hari pertama minggu kedua belas (12) hingga hari terakhir
minggu keempat belas (14) semester sebelum.
Pendaftaran kursus juga dibuka dalam tempoh dua (2)
minggu selepas keputusan Peperiksaan Akhir diumumkan Pendaftaran kursus lewat (pelajar yang tidak membuat
pendaftaran dalam tempoh yang telah ditetapkan) boleh
membuat pendaftaran kursus sepanjang dua (2) minggu
pertama semester bermula.
Pelajar

7. 7.10.1 Semak JWKA dalam laman web AKD sebagai panduan
Tindakan
Tanggungjawab
7.10
Pilih Kursus
Semak JWKA dalam laman web AKD sebagai panduan
pendaftaran kursus.
Pantau dan bimbing pelajar buat pendaftaran jika perlu.
Pelajar PA
7.11
Daftar Kursus
Beri kebenaran mendaftar secara dalam talian.
Daftar melalui e-SMP pelajar.
Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar
pada hari pertama (1) semester bermula.
Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau serahkan slip
pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar
yang membuat perubahan pendaftaran selewat-lewatnya
tiga (3) hari bekerja selepas pelajar tersebut membuat
pendaftaran. (Cetak slip Pendaftaran yang terkini – Rujuk :
Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)
Seksyen 17 B)
PT(P/O) PTJ

8. 7.12.1 Cetak senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran
Tindakan
Tanggungjawab
7.12
Semak Pendaftaran
Cetak senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran
kursus dari SMP (hari pertama (1) selepas minggu
peperiksaan akhir semester).
Semak senarai pelajar yang belum mendaftar kursus
berdasarkan perkara berikut:
Status pelajar (pelajar aktif dan tangguh
pengajian)
Senarai pelajar gred kursus tidak lengkap (TLK),
Latihan Industri dan Latihan Praktikum.
Status pelajar bergraduat
Edar senarai nama pelajar yang tidak mendaftar kepada
fakulti pada hari pertama (1) dan dua (2) minggu selepas
peperiksaan akhir semester untuk fakulti mengesan dan
menghubungi pelajar yang tidak mendaftar kursus.
Dapatkan maklum balas fakulti status setiap pelajar yang
tidak mendaftar kursus dalam tempoh seminggu (1)
daripada tarikh surat diedar.
Jika pelajar mendaftar, ikut langkah 7.13
Jika pelajar tidak mendaftar, ikut langkah 7.19
PT(P/O)
PPT/PT(P/O)
PT/PT(P/O)
TDA/PT(P/O)

9. Mohon Tukar Major/ Minor
Tindakan
Tanggungjawab
7.13
Mohon Tukar Major/ Minor
Permohonan pertukaran major/ minor dibenarkan
dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan
peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja
Pertukaran Major & Minor (UPM/PU/PS/AK032)).
Jika Ya, ikut langkah 7.17
Jika tidak, ikut langkah 7.14
Pelajar
7.14
Mohon Tukar Program
Permohonan Tukar Program dibenarkan dalam tempoh dua
(2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir
diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja Bertukar Program
(UPM/PU/PS/AK014)).
Jika ya, ikut langkah 7.15
Jika tidak, ikut langkah 7.17
7.15
Pengecualian
Jika perlu pengecualian, ikut langkah 7.16
Jika tidak perlu pengecualian, ikut langkah 7.17

10. 7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.26 PT(P/O)
Tindakan
Tanggungjawab
7.16
Proses Pengecualian
Untuk pengecualian kursus, (Rujuk : Arahan Kerja Pengecualian Kursus Pengajian(UPM/PU/PS/AK015))
Pelajar/ PT(P/O) PTJ
7.17
Tambah/Gugur Kursus?
Jika ya, ikut langkah 7.18
Jika tidak, ikut langkah 7.26
PT(P/O)
7.18
Proses Tambah Gugur Kursus
Jika ada Tambah/ Gugur Kursus, daftar dalam SMP. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B – Pendaftaran, akan dirujuk untuk proses pendaftaran atau perubahan pendaftaran (tambah dan gugur kursus).
Pelajar
7.19
Hantar Peringatan
Dapatkan senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran
kursus melalui SMP-AKD Modul Pendaftaran Kursus.
Hantar surat peringatan kepada pelajar yang dikesan tidak
membuat pendaftaran kursus empat (4) minggu selepas
peperiksaan akhir semester.
KPPP

11. Pelajar Daftar Kursus Lewat
Tindakan
Tanggungjawab
7.20
Pelajar Daftar Kursus Lewat
Pelajar daftar kursus lewat pada minggu pertama (1) dan
kedua (2) semester. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003
(Pindaan 2005) Bahagian B – Perenggan 10.
Jika ya, ikut langkah 7.18
Jika tidak, ikut langkah 7.21
Pelajar
7.21
Penangguhan Pengajian/Tarik Diri?
Jika ya, (Rujuk : Arahan Kerja Penangguhan Pengajian
(UPM/PU/PS/AK016)/ Arahan Kerja Menarik Diri (Berhenti)
(UPM/PU/PS/AK017)), ikut langkah 7.26
Jika tidak, ikut langkah 7.22
7.22
Gugur Nama
Gugur nama pelajar yang tidak mendaftar kursus dari daftar
pelajar aktif dalam SMP - Modul Pendaftaran.
Hantar Surat Gugur Nama kepada pelajar dan salinan kepada
Dekan, Bendahari, Penaja, Pustakawan dan Timbalan
Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Pelajar selewat-lewatnya pada
minggu keempat (4) semester berkenaan.
PT(P/O)

12. 7.23.1 Terima surat dari pelajar yang digugurkan nama untuk rayuan
Tindakan
Tanggungjawab
7.23
Terima Rayuan
Terima surat dari pelajar yang digugurkan nama untuk rayuan
meneruskan pengajian dari minggu keempat (4) hingga sehari
(1) bekerja sebelum semester dibuka.
Jika ya, ikut langkah 7.24
Jika tidak, ikut langkah 7.26
PT(P/O)
7.24
Lulus?
Buat keputusan permohonan rayuan pelajar meneruskan
pengajian dan ikut langkah berikut:
Jika lulus, pelajar perlu membayar denda dan mendaftar pada
semester berikutnya. Ikut langkah 7.25.
Jika tidak diluluskan, pelajar kekal digugurkan dari daftar
pelajar dan dimaklumkan kepada pelajar. Ikut langkah 7.26.
KPPP
Pelajar
7.25
Daftar Semester Depan
Keluarkan surat kepada pelajar untuk mendaftar pada hari pertama (1) semester berikutnya.
7.26
Tamat

13. ARAHAN KERJA BERTUKAR PROGRAM UPM/PU/PS/AK014
Carta Alir Proses Bertukar Program

14. Cetak maklumat permohonan yang telah diproses.
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Buat permohonan
Buat Permohonan Bertukar Program dalam SMP-Portal Pelajar dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan rasmi peperiksaan diumumkan.
Pelajar
7.3
Cetak Maklumat
Cetak maklumat permohonan yang telah diproses.
7.4
Terima Permohonan
Terima Permohonan Bertukar Program dari pelajar
melalui SMP-Portal Pelajar
Semak Permohonan berdasarkan kelayakan bertukar
program pelajar. (Rujuk : Peraturan Permohonan
Bertukar Program)
Jika Ya, ikut langkah 7.5
Jika Tidak, maklumkan kepada pelajar melalui E-Mutiara
dan ikut langkah 7.7 PT

15. Permohonan dipertimbangkan?
Tindakan
Tanggungjawab
7.5
Permohonan dipertimbangkan?
Hantar permohonan bertukar program kepada dekan fakulti
pelajar dan dekan fakulti yang dimohon melalui Maklumkan
kepada pelajar melalui Putra.
Buat pertimbangan permohonan pelajar.
Jika Ya, ikut langkah 7.6
Jika Tidak, maklumkan kepada pelajar melalui E-Mutiara dan
Ketua PTJ berkenaan melalui Putra, ikut langkah 7.7
proses tamat PT
Ketua PTJ
7.6
Maklumkan Kepada Pelajar
Maklumkan keputusan permohonan bertukar program yang
Berjaya kepada pelajar melalui surat/E-Mutiara dan kepada
Ketua PTJ, Bendahari, Bahagian Hal Ehwal Pelajar melalui
Putra.
Maklumkan keputusan bertukar Program kepada pelajar, pada
minggu pertama semester bermula.
Semak keputusan Bertukar Program Pengajian dalam portal
pelajar SMP pada minggu pertama semester bermula.
KPPP/PT
Pelajar
7.7
Tamat

16. ARAHAN KERJA PENGECUALIAN KURSUS PENGAJIAN UPM/PU/PS/AK015
Carta Alir Proses Pengecualian Kursus Pengajian

17. Terima dan Semak Permohonan
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Buat permohonan
Buat Permohonan Pengecualian Kursus dalam SMP-Portal Pelajar dalam tempoh dua (2) minggu semester pertama program pengajian, kecuali kemasukan pelajar baharu kes rayuan, permohonan dibuat dalam tempoh satu minggu selepas mendaftar.
Pelajar
7.3
Terima dan Semak Permohonan
Terima permohonan pengecualian kursus dari pelajar
melalui SMP-Portal Pelajar.
Semak permohonan pengecualian kursus dengan
merujuk Daftar Pengecualian Kursus Fakulti.
Ketua PTJ
TDA

18. 7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6 Ketua PTJ
Tindakan
Tanggungjawab
7.4
Lulus?
Jika ya, ikut langkah 7.5
Jika tidak, ikut langkah 7.6
Ketua PTJ
7.5
Sahkan
Sahkan kelulusan permohonan pengecualian kursus pengajian
7.6
Maklumkan Kepada Pelajar
Maklumkan kepada pelajar keputusan permohonan pengecualian melalui mutiara.
7.7
Tamat

19. ARAHAN KERJA PENANGGUHAN PENGAJIAN UPM/PU/PS/AK016

20. Carta Alir Proses Penangguhan Pengajian

21. 7.2.1 Buat Permohonan Penangguhan Pengajian melalui SMP-
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Buat Permohonan
Buat Permohonan Penangguhan Pengajian melalui SMP-
Portal Pelajar dalam tempoh tujuh (7) minggu pertama
semester bermula.
Permohonan Penangguhan pengajian pada minggu lapan (8)
hingga minggu 14 (empat belas) hanya dibenarkan atas
alasan perubatan.
Hantar surat perakuan kesihatan dari pegawai perubatan
Hospital Kerajaan/ Pusat Kesihatan Universiti kepada AKD
dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas membuat
permohonan.
Pelajar
7.3
Buat Petimbangan dan Pemakluman
Terima permohonan penangguhan pengajian daripada
pelajar melalui SMP-Portal Pelajar dan surat perakuan
kesihatan dari pegawai perubatan Hospital Kerajaan/ Pusat
Kesihatan Universiti (jika berkenaan). PT

22. 7.3.2 Semak Permohonan berdasarkan kelayakan bertukar
Tindakan
Tanggungjawab
Semak Permohonan berdasarkan kelayakan bertukar
program pelajar. (Rujuk : Kaedah UPM(Perkara Akademik
2003 (Pindaan 2005) Perenggan 69))
Buat keputusan pertimbangan permohonan.
Jika diluluskan maklumkan kepada pelajar melalui
Mutiara dan Ketua PTJ, Bendahari, Kolej Kediaman dan
Bahagian Hal Ehwal Pelajar melalui Putra.
Jika Tidak, maklumkan kepada pelajar melalui Mutiara
dan Ketua PTJ melalui Putra. PT
KPPP
7.4
Tamat

23. ARAHAN KERJA MENARIK DIRI (BERHENTI) UPM/PU/PS/AK017

24. Carta Alir Proses Menarik Diri (Berhenti)

25. Buat Permohonan Menarik Diri (Berhenti)
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Buat Permohonan Menarik Diri (Berhenti)
Buat Permohonan Menarik Diri (Berhenti) melalui surat/ SMP-Portal Pelajar.
Pelajar
7.3
Terima Permohonan
Terima Permohonan Menarik Diri (Berhenti) Pengajian dari pelajar melalui surat/ SMP-Portal Pelajar. PT
7.4
Maklumkan Kepada Pelajar
Maklum permohonan menarik diri kepada pelajar melalui
surat/ E-Mutiara, dan kepada Ketua PTJ, Bendahari,
Bahagian Hal Ehwal Pelajar melalui Putra.
Maklumkan pemberitahuan pelajar menarik diri kepada ibu
bapa/penjaga dan pihak penaja (jika berkenaan)
7.5
Tamat

26. ARAHAN KERJA PERTUKARAN MAJOR/MINOR UPM/PU/PS/AK032

27. Carta Alir Proses Pertukaran Major/Minor

28. 7.3.1 Terima Permohonan Bertukar Major/Minor melalui SMP-
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Buat Permohonan
Buat Permohonan Bertukar Major/Minor dalam SMP-Portal Pelajar dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan rasmi peperiksaan semester kedua diumumkan.
Pelajar
7.3
Buat Keputusan
Terima Permohonan Bertukar Major/Minor melalui SMP-
Portal Pelajar.
Buat keputusan permohonan bertukar Major/Minor.
Ketua PTJ
7.4
Maklumkan Kepada Pelajar
Maklumkan keputusan kepada pelajar melalui mutiara.
Tamat

29. PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN AMALI UPM/PU/PS/P005
Carta Alir Proses Penyediaan Jadual Waktu Kuliah Dan Amali

30. 7.2.1 Sediakan jadual kerja dua (2) minggu sebelum Semester
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Sedia Jadual Kerja
Sediakan jadual kerja dua (2) minggu sebelum Semester
bermula bagi merancang dan menyediakan JWKA untuk
Semester berikutnya.
Cetak contoh JWKA Semester berkaitan bagi setiap fakulti
yang terdiri daripada Kursus Universiti.
Edar contoh JWKA yang berkaitan kepada semua fakulti
pada sesi Taklimat Penyediaan JWKA.
Adakan Taklimat Penyediaan JWKA/JWP pada minggu ketiga
(3) semester. (Rujuk : Arahan Kerja Jadual Waktu Kuliah dan
Amali (UPM/PU/PS/AK018)). PT
PT/PT(P/O)

31. 7.3.1 Semak dan kemas kini kursus yang ditawarkan oleh fakulti
Tindakan
Tanggungjawab
7.3
Kemas Kini Bank Kursus
Semak dan kemas kini kursus yang ditawarkan oleh fakulti
untuk Semester pengajian dalam SMP. (Rujuk : petikan minit
Senat dan Manual SMP Modul Bank Kursus).
Semak dan sahkan kursus yang ditawarkan dalam Bank
Kursus Bagi semester berkenaan. (Rujuk : Log Bank Kursus
(PU/PS/LG01/DAF)).
PT(P/O) PT
7.4
Sedia JWKA
Cetak JWKA Semester (pertama/kedua) bagi setiap fakulti
yang terdiri daripada Kursus Universiti, yang ditawarkan
kepada semua program pengajian. (Rujuk : Manual Pengguna
SMP - Modul Jadual Waktu dan Amali).
7.5
Aktifkan SMP Modul Penjadualan Fakulti
Aktifkan SMP Modul JWKA Versi Fakulti pada minggu keempat
(4) hingga ketujuh (7) semester semasa untuk pihak fakulti
masukkan/kemaskini data ke dalam SMP - Modul JWKA.
Pastikan Modul JWKA Versi Fakulti telah diaktifkan pada minggu keempat (4) hingga minggu ketujuh (7) sahaja.
PT/PPT/PT PTJ

32. 7.6.1 Semak dan kemas kini data JWKA dalam SMP Modul JWKA
Tindakan
Tanggungjawab
7.6
Kemas Kini JWKA
Semak dan kemas kini data JWKA dalam SMP Modul JWKA
Versi Fakulti semester berkaitan dari minggu keempat (4)
hingga ketujuh (7) sahaja (Rujuk : Skema Program
Pengajian dan Arahan Kerja Jadual Waktu Kuliah dan Amali
(UPM/PU/PS/AK018))
Semak dan masukkan lokasi kuliah dan amali ke data JWKA
pada minggu ke lapan (8).
Pastikan penjadualan kursus teras perlu menggunakan
pecahan masa yang belum digunakan oleh Kursus Universiti
dan Elektif (Rujuk : Senarai Kursus Universiti/Kursus
Sumbangan/Kursus Gunasama)
Semak JWKA online. Cetak dari SMP Modul JWKA dan
sahkan draf JWKA yang lengkap (kod/kredit kursus, nama
kursus, program/klasifikasi/bilangan calon, kuliah/amali
(hari, masa, tempat dan kumpulan) dan
penyelaras/pengajar) sebelum dihantar ke AKD dalam
minggu keempat (4) hingga minggu (7) ketujuh sahaja.
(Rujuk : Skema Program Pengajian dan Arahan Kerja Jadual
Waktu Kuliah dan Amali (UPM/PU/PS/AK018))
PT PTJ PT
TDA

33. 7.7.1 Terima draf JWKA dari minggu keempat (4) hingga minggu
Tindakan
Tanggungjawab
7.7
Terima Draf JWKA
Terima draf JWKA dari minggu keempat (4) hingga minggu
ketujuh (7) sahaja dan lengkapkan Log Penyediaan Jadual
Waktu Kuliah dan Amali (PU/PS/LG01/JAD)). PT
7.8
Semak dan Buat Pengesahan
Semak dan buat pengesahan JWKA setiap kali diterima
dalam minggu keempat (4) hingga ketujuh (7) dan
lengkapkan Log Penyediaan Jadual Waktu Kuliah dan Amali
(PU/PS/LG01/JAD).
7.9
Disahkan?
Cetak JWKA dan JWP mengikut PTJ dan bentangkan dalam
mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP untuk pengesahan
pada minggu kelapan (8).
Jika ada pembetulan, buat pembetulan
PPT/PT (P/O)

34. Muat Naik Maklumat ke Laman Web AKD
Tindakan
Tanggungjawab
7.10
Muat Naik Maklumat ke Laman Web AKD
Cetak Buku JWKA dan edar selewat-lewatnya pada minggu
kesepuluh (10).
Muat naik JWKA ke laman web AKD selewat-lewatnya minggu
kesepuluh (10) semester berkenaan untuk dipaparkan
kepada pensyarah dan pelajar. PT
PT/PTM
7.11
Pantau Pelaksanaan JWKA
Laksanakan pemantauan JWKA untuk tempoh dua (2) minggu
pertama semester bermula. (Rujuk : Arahan Kerja
Pemantauan Jadual Waktu Kuliah dan Amali
(UPM/PU/PS/AK019) dan lengkapkan Log secara online
diwww.smp.edu.upm.my atau Log Pemantauan Jadual Waktu
Kuliah (PU/PS/LG02/JAD)).
Sahkan pemantauan JWKA secara rawak mengikut Zon
Dewan Kuliah seliaan AKD dan dewan kuliah di fakulti.
Buat analisis dan laporan pemantauan. Bentangkan dalam
Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik dan Mesyuarat
Semakan Universiti.
JT/PT(P/O)
PT, PT PTJ
PPT
7.12
Tamat

35. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN AMALI UPM/PU/PS/AK018
Carta Alir Proses Penyediaan Jadual Waktu Kuliah Dan Amali

36. Cetak dan Edar JWKA Berkaitan
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Cetak dan Edar JWKA Berkaitan
Cetak Contoh JWKA Semester Sesi berkaitan.
Edar Contoh JWKA Semester Sesi berkaitan kepada
PTJ semasa Taklimat Penyediaan JWKA/JWP.
PT(P/O)
7.3
Edar Contoh JWKA
Terima dan edar contoh JWKA berkaitan kepada KJ.
TDA/PT PTJ
7.4
Semak dan Sediakan Draf JWKA
Semak contoh JWKA.
Sediakan Draf JWKA untuk dibawa dalam Mesyuarat
pengurusan Fakulti.
Buat penyelarasan JWKA peringkat PTJ
Masukkan data JWKA ke SMP-Modul Jadual Waktu
Kuliah dan hantar draf JWKA ke AKD KJ
TDA/PT
PT PTJ

37. 7.5.1 Cetak JWKA dari SMP-Modul Jadual Waktu Kuliah.
Tindakan
Tanggungjawab
7.5
Selaras JWKA
Cetak JWKA dari SMP-Modul Jadual Waktu Kuliah.
Selaras dan kemas kini JWKA di Mesyuarat
Penyelarasan JWKA.
PT(P/O)
KBA
7.6
Pengesahan JWKA
Semak dan sahkan JWKA.
KPPP
7.7
Muat naik dan cetak JWKA
Muat naik JWKA ke laman web AKD selewat-lewatnya
minggu kesepuluh (10) semester berkenaan untuk
dipaparkan kepada pensyarah dan pelajar.
Cetak Buku JWKA dan edar selewat-lewatnya pada
minggu kesepuluh (10).
PT/PTM PT
7.8
Tamat

38. ARAHAN KERJA PEMANTAUAN JADUAL WAKTU KULIAH UPM/PU/PS/AK019
Carta Alir Proses Pemantauan Jadual Waktu Kuliah

39. Sedia Maklumat Pemantauan
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Sedia Maklumat Pemantauan
Sedia Maklumat Pemantauan JWKA mengikut hari dan PTJ seperti dalam Log Pemantauan JWKA.
PT(P/O)
7.3
Namakan Pegawai/Pemantau
Namakan pegawai/pemantau bertugas bagi setiap zon atau PTJ.
PT/ PT PTJ
7.4
Laksana Pemantauan
Laksana pemantauan pada minggu pertama (1) dan minggu
kedua (2) semester.
Pantau kursus-kursus yang diadakan di dewan kuliah seliaan
AKD/PTJ.
Tandakan ( √ ) pada ruangan kehadiran pelajar dan
pensyarah. Rekodkan masa pantau serta catatan pemantau
PTJ ulasan lain yang berkaitan, contoh: MGM2101 (K2)
tukar dari DKEP1 ke DKEP3.
Masukkan maklumat pemantauan dalam SMP-Modul Jadual
Waktu Kuliah .
Pemantau

40. 7.5.1 Siapkan Laporan Pemantauan mengikut:
Tindakan
Tanggungjawab
7.5
Sedia Laporan
Siapkan Laporan Pemantauan mengikut:
Setiap hari pada minggu pertama pelaksanaan
pemantauan jadual waktu kuliah
Setiap hari pada minggu kedua pelaksanaan
PT/ PT PTJ
7.6
Bentang Laporan
Bentangkan hasil pemantauan JWK kepada mesyuarat
pengurusan AKD.
Hantar salinan laporan pemantauan JWK dan petikan
minit Mesyuarat Pengurusan AKD kepada PTJ
Laksana tindakan pembetulan untuk kuliah yang tidak
dilaksanakan mengikut JWK (Rujuk : Prosedur Tindakan
Pembetulan (UPM/PGR/P005). PT
Ketua PTJ
7.7
Tamat

41. PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN UPM/PU/PS/P006
Carta Alir Proses Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan

42. 7.2.1 Sediakan Jadual Kerja JWP bagi semester berikut selewat-
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Sedia Jadual Kerja
Sediakan Jadual Kerja JWP bagi semester berikut selewat-
lewatnya pada minggu pertama (1) semester semasa
Kemaskini dan Jana Kod Rujukan Peperiksaan.
Edar draf JWP mengikut jadual peperiksaan bagi kursus universiti/kursus guna sama dan kursus teras fakulti.
Adakan Taklimat Penyediaan JWKA/JWP selewat-lewatnya pada minggu ketiga (3). PT
PT(P/O)
KPPP
7.3
Semak dan Kemas kini Draf JWP
Semak dan kemas kini draf JWP
Semak dan sahkan draf JWP.
Terima draf JWP dari PTJ bermula minggu keempat (4) hingga minggu ketujuh (7) sahaja. Lengkapkan Log Terima Draf Jadual Waktu Peperiksaan (Log Terima Draf Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD)).
PT PTJ
TDA

43. Tentukan Kemudahan Dewan Peperiksaan Mencukupi
Tindakan
Tanggungjawab
7.4
Tentukan Kemudahan Dewan Peperiksaan Mencukupi
Cetak statistik kursus mengikut kumpulan peperiksaan.
Pastikan bilangan dewan peperiksaan mencukupi
berbanding dengan bilangan kursus untuk peperiksaan.
Masukkan tempat bagi kursus universiti/kursus guna sama
dan kursus teras fakulti (jika perlu) berdasarkan muatan
dewan peperiksaan seliaan AKD dalam JWP dan catatkan
nombor meja calon mengikut kursus pada minggu ketiga
(3) hingga kelima (5) semester semasa.
Muat naik maklumat JWP Edisi 1 ke dalam laman web AKD
pada minggu keenam (6) semester semasa.
Sahkan ketepatan dan kecukupan maklumat. Jika ada
pindaan, maklumkan kepada PTM. Semak dan sahkan
pindaan maklumat.
PT/PT(P/O)
PTM
PPT

44. 7.5.1 Cetak dan edar JWP Edisi 1 kepada PTJ untuk
Tindakan
Tanggungjawab
7.5
Maklumkan JWP Edisi 1
Cetak dan edar JWP Edisi 1 kepada PTJ untuk
semakan selewat-lewatnya minggu keenam (6)
semester semasa.
Semak dan beri maklum balas kepada AKD selewat-
lewatnya pada minggu ketujuh (7) semester semasa.
Beri peringatan kepada Ketua PTJ yang belum
memberi maklum balas JWP pada tiga hari sebelum
berakhir minggu ketujuh (7) semester semasa.
PPT/PT(P/O)
Ketua PTJ PT
7.6
Masuk Maklumat Tempat Peperiksaan Dalam SMP
Kemaskini JWP berdasarkan kepada maklum balas yang diterima daripada PTJ.
PT/PT(P/O)

45. Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP dengan Ketua PTJ
Tindakan
Tanggungjawab
7.7
Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP dengan Ketua PTJ
Edarkan surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA
dan JWP kepada Ketua PTJ selewat-lewatnya minggu
ketujuh (7) semester semasa
Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP
untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan JWP
selewat-lewatnya minggu kelapan (8) semester semasa.
Maklumkan pindaan/tambahan pada JWP (jika ada)
Buat pindaan/tambahan pada JWP mengikut keputusan
mesyuarat (jika ada).
Buat semakan pada JWP.
Buat pengesahan pada JWP. PT
KPPP
Ketua PTJ
PT/PT(P/O)

46. Aktifkan Tempoh Kemasukan Gred dan Maklumkan JWP Edisi 2
Tindakan
Tanggungjawab
7.8
Aktifkan Tempoh Kemasukan Gred dan Maklumkan JWP
Edisi 2
Aktifkan tempoh kemasukan markah dalam sistem SMP bagi
penyediaan senarai kawalan gred peperiksaan akhir selepas
mesyuarat JWP selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8)
semester semasa. (Rujuk : Manual Pengguna SMP – Modul
AKD – Jadual Waktu Peperiksaan)
Cetak senarai kehadiran pelajar mengikut kursus dan
nombor meja dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP) .
Edar JWP Edisi 2 ke PTJ selewat-lewatnya pada minggu
kesepuluh (10).
Muat naik JWP Edisi 2 ke dalam laman web /
(untuk rujukan pelajar dan
pegawai UPM selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10) Sahkan ketepatan dan kecukupan maklumat. Jika ada
pindaan, maklumkan kepada PTM. Semak dan sahkan
pindaan maklumat.
PPT
PT(P/O)/ PT PTJ
PT(P/O)
PT/PT(P/O)

47. 7.8.6 Pamer JWP di papan kenyataan dewan peperiksaan seliaan
Tindakan
Tanggungjawab
Pamer JWP di papan kenyataan dewan peperiksaan seliaan
AKD selewat-lewatnya sehari (1) sebelum peperiksaan.
Pamer JWP di papan kenyataan dewan peperiksaan seliaan
PTJ selewat-lewatnya sehari (1) sebelum peperiksaan.
PPT
PT PTJ
7.9
Sedia Dewan Peperiksaan
Pastikan dewan peperiksaan disediakan dan boleh digunakan pada hari peperiksaan bermula.
PT/PT(P/O) /
JT/PP PTJ
7.10
Pantau Pelaksanaan JWP
Laksanakan pemantauan JWP mengikut zon Dewan Kuliah
seliaan AKD dan PTJ Lengkapkan Jadual Pemantauan
Peperiksaan Akhir Semester.
Lengkapkan Jadual Pemantauan Jadual Waktu Peperiksaan
dalam SMP (Rujuk : Manual Pengguna SMP – Modul JWP)
Buat laporan analisis pemantauan. Bentangkan dalam
Mesyuarat Pengurusan, Bahagian Akademik.
PT/PT(P/O)/ JT
PT/PT PTJ
7.11
Tamat