1. PENGURUSAN PERUBAHAN (Change Management) DCE CREDIT: 4 (4+0) SEMESTER KEDUA 2013/14 (PERJUMPAAN BERSEMUKA KEDUA – 12 APRIL 2014)

2. Hasil Pembelajaran Kursus/ Objektif Kursus
menghuraikan teori dan konsep perubahan (C2)
menganalisis proses berkaitan pengurusan perubahan di peringkat individu, organisasi dan masyarakat (C4)
menjalankan penilaian program perubahan dengan berkesan (C6)
mengaplikasikan teori, konsep dan prinsip yang sesuai dalam penambahbaikan kualiti (A3)

3. Assoc. Prof. Dr. Azizan Asmuni Prof. Madya Dr. Hj. Azizan Asmuni
Department of Professional Development & Continuing Education (JPPL) Faculty of Educational Studies & Director   Centre for Industry Relations and Networks (CiRNeT) Office of Deputy Vice Chancellor (Industry & Community Relations) Universiti Putra Malaysia T: H/P : Faks: &

4. KANDUNGAN KURSUS

5. KANDUNGAN KURSUS Pengenalan kepada Perubahan
 Model Proses Pengurusan Perubahan
Pendekatan Menentukan Fokus & Halatuju Perubahan dalam Organisasi
Penstrukturan Organisasi
Pemajuan Proses
Perubahan Berfokuskan Kepuasan Pelanggan

6. KANDUNGAN Budaya Organisasi dan Perubahan
Pendekatan Perlaksanaan Perubahan
Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Kuasa Lapangan (Force Field Analysis)
Pengurusan Kualiti Menyeluruh
Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen
Simplisiti (Simplicity)
Penilaian Kejayaan Perubahan

7. KANDUNGAN KULIAH F2F PERTAMA

8. MAKNA DAN KEPENTINGAN PENGURUSAN PERUBAHAN
Makna dan jenis pengurusan perubahan (PP)
Tekanan perubahan/Punca perubahan dalam organisasi
Kuantum/darjah perubahan (muka surat ms 17)

9. Tekanan Perubahan
Setiap organisasi terdedah atau mengalami dua bentuk daya atau tekanan perubahan:
Tekanan Luaran dan
Tekanan Dalaman

10. Kuantum Perubahan
Terdapat dua ekstrim kuantum perubahan: Rendah – Tinggi.
Dalam kontinum rendah-tinggi tersebut di atas, kuantum perubahan juga boleh dibahagikan kepada tiga kategori berikut:
perubahan kecilan,
sederhana dan
besaran.
Jenis perubahan juga boleh mencerminkan kuantum perubahan seperti yang disajikan dalam Gambarajah 2

11. TEORI/MODEL PERUBAHAN (UNIT 2)- SECRA RINGKAS
Lewin Tiga Fasa

12. Asas perubahan menurut model Lewin
Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut:
Pencairan (unfreezing),
Peralihan (moving) dan
Pembekuan semula (refreezing)

13. PERANCANGAN STRATEGIK (PS) (U3)
PERLU ADA PERANCANGAN STRATEGI UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN
Peringkat perancangan strategi (ms 29-30) dan proses perancangan strategi (slaid)
Kaedah analisis
SWOT(ms 40)
Benchmarking (41-42)

14. Analisis SWOT
Satu kaedah analisis mengenai situasi persaingan organisasi yang melibatkan penilaian:
Kekuatan (Strengths),
kelemahan (Weaknesses),
peluang persekitaran (Opportunities), dan
ancaman (Threats).

15. FOKUS PERUBAHAN (UNIT 4) -APA NAK DIUBAH?
Pendekatan berasaskan Komponen Utama Organisasi (Leavitt)(44-47)
Pendekatan berasaskan teori sistem dalam organisasi (Bartol & Martin)(47-49)(terperinci Unit 7)
Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8- terperinci)- untuk f2f 2

16. Penstrukturan Organisasi (U5)
Faktor dinamik dalam Penstrukturan Organisasi (56-59)

17. Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi
Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur sesebuah organisasi:
Saiz
Teknologi
Alam Sekitar
Bidang Kawalan dan Desentralisasi

18. PENILAIAN & TUGASAN KURSUS
Penilaian Dan Taburan Markah
Sepanjang anda mengikuti kursus ini, anda akan dinilai melalui:
A. Satu Tugasan (individu/kumpulan) ( 30 % )
B. Penilaian Pertengahan ( 30% )
C. Peperiksaan Akhir ( 40% )

19. SATU TUGASAN INDIVIDU/ BERKUMPULAN
Pelajar diwajibkan menghantar satu kerja kursus/tugasan individu atau berkumpulan (2-3 orang/kumpulan jika berkumpulan).
SOALAN: Sila pilih SATU perubahan yang telah berlaku dalam sebuah organisasi (berasaskan pengalaman anda atau temuduga pengurus organisasi lain). Anda dikehendaki untuk menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan (dicadangkan menggunkan Model perubahan Kurt Lewin).

20. RUJUK SLAID FOKUS UNIT 9
Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Tekanan Lapangan (Force Field Analysis)

21. PEPERIKSAAN AKHIR
Peperiksaan akhir adalah berbentuk objektif dan subjektif.
Asas kepada peperiksaan ini ialah kefahaman mengenai penilaian program perubahan dengan berkesan
Meliputi semua unit
Sila baca tugasan-tugasan anda dan rujuk slaid FOKUS BELAJAR (dalam VOD) terutamanya SLAID FOKUS UNIT 9

22. MAKNA PENGURUSAN PERUBAHAN - BAGAIMANA KITA URUS PERUBAHAN - FOKUS KEPADA PROSES

23. PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA
PROSES PENGGUNAAN PELBAGAI STRUKTUR DAN INSTRUMEN/KAEDAH UNTUK MENGAWAL SETIAP USAHA PERUBAHAN YANG DIBAWA DI DALAM ORGANISASI
BERTUJUAN UNTUK MEMINIMA KESAN PERUBAHAN KEPADA PEKERJA DAN MENGELAKAN HURUHARA/GANGGUAN (Kotter).

24. PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA
proses atau pendekatan yang terancang dan berstruktur untuk membantu ahli mengurus aktiviti perubahan bagi mencapai matlamat organisasi
a structured approach to shifting/transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state.

25. SOALAN INTERAKTIF.
ADAKAH USAHA PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI AND BERKESAN SEPERTI YANG ANDA KEHENDAKI?

26. PANDUAN BELAJAR PERJUMPAAN KEDUA
Fokus kepada perkar-perkara berikut

27. Budaya Organisasi dan Perubahan (unit6 /Slaid Unit 7)
Definisi:
Secara umumnya, budaya boleh didefinisikan sebagai nilai, perlakuan, kepercayaan, pegangan, sikap dan adat yang sama-sama diamalkan oleh sesebuah kelompok ahli dalam organisasi.
la juga merupakan cara konvensional bagaimana seseorang individu itu berfikir dan bertindak, cara memahami realiti, mengenal pasti dan menyelesaikan masalah dalam sesebuah organisasi.

28. Budaya Organisasi dan Perubahan (unit6 /Slaid Unit 7)
Empat elemen budaya korporat atau budaya organisasi termasuk Andaian Asas, nilai, norma dan artifaks (64-69)
Azizan:-andaian tersirat, nilai, amalan, simbol dan hero (wira)

29. PEMAJUAN PROSES(U7) (Slaid 5)
6 langkah proses utama (79-81)

30. Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8)(slide 6)
Mengwujudkan Kepuasan Pelanggan
Kualiti Anggapan = Kualiti Sebenar - Kualiti Harapan
(ms 2-3)
Model berasaskan kepuasan Pelanggan (ms3-8)

31. Pendekatan Perlaksanaan Perubahan (Unit 9)(slide Unit 8) -Bagaimana hendak laksanakan perubahan
Lima proses pendekatan (ms 15-19)

32. Pendekatan Perlaksanaan Perubahan
mewujudkan struktur sokongan,
mendapatkan sokongan pengurusan,
mengadakan komunikasi berkesan, dan
mendapatkan pelbagai sokongan yang lain seperti
sokongan luaran,
sokongan dalaman (termasuk sokongan kakitangan dan
sokongan kumpulan-kumpulan kuasa/power groups), dan
pendekatan untuk mengekalkan peralihan.

33. Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Tekanan Lapangan (Force Field Analysis/FFA)(UNIT 10) (slide 9)
Bagaimana hendak mengurus perubahan?
model analisis tekanan lapangan Kurt Lewin dan Teknik Tulang Ikan Ishikawa
PENTING- BACA SEMUA DAN BUAT RUJUKAN??

34. Secara mudah model Kurt Lewin dalam hal ini dapat di gambarkan seperti berikut:

35. Model Kurt Lewin
Dalam membawa perubahan, model Kurt Lewin juga berguna bagi kita mengenalpasti pelbagai tekanan yang dapat membantu kita mencapai satu keadaan yang baru.
Di samping itu kita dapat kenalpasti juga tekanan-tekanan yang menghalang.
Dengan mengurangkan tekanan yang menahan atau meningkatkan tekanan memacu kita dapat menganjakkan garisan seakan-akan seimbang ke arah garisan yang di ingini.

36. Keadaan ini dapat digambarkan dalam rajah berikut:

37. Pengurusan Kualiti Menyeluruh (Unit 11)
Makna dan manafaat TQM

38. Simplisiti (Simplicity) (U12)
Kepentingan Simplisiti (Simplicity) (ms 32-33)

39. PEMAJUAN PROSES (u7) Pengurusan Kualiti Menyeluruh
Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen
Simplisiti (Simplicity)
Penilaian Kejayaan Perubaha

40. Penilaian Kejayaan Perubahan (U13)
Konsep asas penilaian (44-49)

41. Tools and approaches for organizational change:
♦ Backward Mapping
♦ Balanced Scorecard
♦ Benchmarking
♦ Business Process Reengineering
♦ Continuous Improvement
♦ Cultural Change
♦ Employee Involvement
♦ Knowledge Management
♦ Learning Organization
♦ Management by Objectives
♦ Organizational Design
♦ Outcome-Based Evaluation
♦ Total Quality Management
etc

42. TUMPUAN AKHIR

43. Asas perubahan menurut model Lewin
Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut:
Pencairan (unfreezing),
Peralihan (moving) dan
Pembekuan semula (refreezing)

44. Gambarajah 1: Model Perubahan Kurt Lewin

45. 1. Pencairan
UNTUK UBAH TINGKAH LAKU STAF SUPAYA SEDAR UNTUK PERUBAHAN – ELAK KONFLIK IND & KUMPULAN
TINDAKAN PENTING:
TINGKATKAN DRIVING FORCES/TEKANAN MEMACU UNTUK MENGAJAK STAF BERUBAH DARI KEADAAN SEKARANG/STATUS QUO
KURANGKAN RESTRAINING FORCE/TEKANAN MENAHAN YANG NEGATIF
CARI KOMBINASI KEDUANYA
AKTIVITI UTK PENCAIRAN:
MENINGKAT MOTIVASI STAF SUPAYA MEREKA BERSEDIA UNTUK BERUBAH-
BINA KEPERCAYAAN AKAN KEPERLUAN UNTUK PERUBAHAN – PERBINCANGAN, LAWATAN
LIBATKAN STAF DALAM PENENTUAN MASALAH DAN PENCARIAN PENYELESAIAN – MESYUARAT PERANCANGAN,

46. 1. Pencairan Berlaku apabila wujudnya kesedaran terhadap
keadaan semasa, struktur, pembentukan tugas yang tidak memuaskan dan teknologi yang tidak berkesan,
kemahiran atau sikap kakitangan yang tidak sesuai lagi dengan perkembangan organisasi,
kejatuhan hasil jualan,
semangat kerja yang terlalu rendah.
Keadaan satu suasana ini akan mendorong ke arah pencairan suasana yang sedia ada.
Tanpa proses pencairan perubahan tidak akan berlaku.

47. 2. Peralihan Proses perubahan tingkahlaku – KESEIMBANGAN BAHARU
TINDKAN:
AJAK STAF BERSETUJU BAHAWA KEADAAN SEKARANG TIDAK MENGUNTUNGKAN
MANGGALAK STAF MELIHAT MASALAH DARI PERSPEKTIF BAHARU
MEMBUAT KERJA SECARA KUMPULAN UNTUK DAPATKAN MAKLUMAT
HUBUNGKAN PENDAPAT KUMPULAN KEPADA KETUA, PENGURUS YANG MENYOKONG PERUBAHAN

48. 2. Peralihan
Peralihan berlaku apabila sesuatu program atau rancangan dilaksanakan bagi menggerakkan organisasi atau kakitangan ke arah yang lebih baik.
Pada peringkat ini berlaku perubahan seperti
pembentukan gelagat,
nilai,
sikap,
struktur yang baru/lebih baik atau
berlakunya perubahan dan pembangunan organisasi secara keseluruhan.

49. 3. Pembekuan Semula
UNTUK KEKALKAN PERUBAHAN SEKURANGNYA JANGKAMASA TERTENTU
UNTUK DIINTEGRASI DALAM BUDAYA KERJA ORG
TINDAKAN:
BANGUNKAN DAN AMALKAN PROSEDUR, INSTITUSI,
DASAR YANG BAHARU SAMADA SECARA FORMAL DAN TIDAK FORMAL.

50. 3. Pembekuan Semula
Apabila perubahan telah berlaku, gelagat atau tingkah laku baru akan dibangunkan.
Pembentukan sikap dan struktur baru hendaklah dibekukan dan dijadikan sebahagian daripada kehidupan baru organisasi.
Membekukan kembali bermakna, organisasi akan berada pada titik keseimbangan yang baru.
Pada peringkat ini, keberkesanan perubahan akan diberi perhatian dan dorongan untuk melakukan perubahan yang seterusnya boleh ditimbangkan.
Organisasi perlu memberi perhatian bahawa pembekuan semula adalah bersifat relatif dan sementara.

51. TUMPUAN SOALAN: perubahan menurut model Lewin

52. ANALISA (model Lewin /FFA)
Pilih satu perubahan
KEADAAN SEAKAN-AKAN SEIMBANG/SEKARANG (ANALISA SITUASI)
TEKANAN MENAHAN (2)
TEKANAN MEMACU (2)
KEADAAN YANG DINGINI (MATLAMAT)
DUA KEADAAN

53. 3. TINDAKAN/AKTIVITI
Pencairan (unfreezing)–ch:kempen, perbicangan kumpualan
Peralihan (moving) – latihan, group dynamics
Pembekuan semula (refreezing)-sedia prosedur
4. PENILAIAN (INDIKATOR+ KAEDAH)

54. Penilaian perubahan
Indikator
Kaedah penilaian

55. Penilaian 1. Indikator 2. Kaedah
Rujuk matlamat/objektif
Boleh diukur
Perubahan perlakuan – sikap, kemahiran, pengetahuan –
Produktiviti, kehadiran , nilai berkejasama

56. Kaedah Penilaian Kaedah penilaian polisi: SURVEI KAJIAN - KES
TEMURAMAH-INDIVIDU & KUMPULAN
KAJIAN IMPAK
LAPORAN
SOALSELIDIK
LAWATAN
PEPERIKSAAN
KUALITATIF
UNDIAN RAMAI

57. TERIMA KASIH KERANA BERSAMA-SAMA KITA BELAJAR
Prof. Madya Dr. Hj. Azizan Asmuni
SHUKRAN
MAMNON
TERIMA KASIH KERANA BERSAMA-SAMA KITA BELAJAR
Prof. Madya Dr. Azizan Asmuni