1. MODUL 3 FILING SYSTEM

2. OBJEKTIF
Memastikan semua dokumen syarikat tersimpan secara TERSUSUN dan MUDAH untuk diperolehi apabila diperlukan oleh sesiapa sahaja.
Memastikan dokumen-dokumen syarikat disimpan secara ‘periodical’ kerana ianya adalah merupakan ‘sejarah’ syarikat.

3. JENIS-JENIS SISTEM FAIL
Terbahagi kepada 2 :
Hard Copy
Soft Copy (dalam PC)

4. HARD COPY
INDEX FAIL
Bagi tujuan memudahkan mencari sesuatu dokumen didalam sesebuah fail, SETIAP fail yang dibuka perlu mempunyai INDEX yang berfungsi sebagai ‘table of content’ kepada isi fail tersebut

5. Bil - Nombor rujukan atau ‘muka surat’ dimana dokumen dimasukkan
MENULIS INDEX
Pada helaian index ditulis :
Bil - Nombor rujukan atau ‘muka surat’ dimana dokumen dimasukkan
Tajuk - Tajuk surat yang memudahkan kita mencarinya dikemudian hari
Tarikh - Tarikh surat diterima atau dikirimkan / tarikh dokumen dimasukkan
Ulasan - Sekiranya perlu dibuat ulasan kepada dokumen tersebut

6. Perlu di ingat susunan dokumen di dalam fail adalah mengikut urutan bawah ke atas berdasarkan tarikh dokumen yakni dokumen paling bawah adalah yang paling lama didalam fail dan dokumen terbaru dimasukkan paling atas serta ditulis nombor muka suratnya sejajar dengan nombor index kita di muka depan.

7. MENULIS INDEX
Dalam memasukkan senarai dokumen pada index, piawaiannya adalah seperti berikut :
Pen Hitam / Biru - untuk dokumen-dokumen yang kita keluarkan
Pen Merah - untuk dokumen-dokumen yang kita terima
(in-coming document)

8. Contoh memasukkan maklumat kedalam index: Nama Fail : KPP/HR/2/1
Bil Tajuk Tarikh Ulasan
Penyata gaji bulan Mei /05/
Memo mohon semakan gaji – Ani Bin Ali /06/ Diterima melalui fax
Maklumbalas semakan gaji – Ani Bin Ali /06/ selesai

9. SOFT COPY
Menyusun semula folder-folder dalam PC mengikut main topic
eg:
vehicle
ADMIN
X-ray
landlord
utilities
pastikan fail yang telah di copy ke folder baru, dipadam serta-merta dalam fail lama untuk mengelakkan kekeliruan.

10. LISTING OF FILE KPP / IU / 1 / Poster & Flyer / 1
KPP / IU / 1 / Leaflet / 2
KPP / IU / 1 / Job Order / 3
KPP / IU / 1 / Form / 4
KPP / IU / 1 / Slide Presentation / 5
KPP / IU / 1 / Monthly Report / 6

11. FILLING SYSTEM - ILLUSTRATOR UNIT

12. OVERVIEW Syarikat (Kumpulan Perubatan Penawar Sdn Bhd)
Jabatan (Illustrator Unit)
Jenis Fail (Record File)
Kandungan / Isi Fail
No. Bilangan

13. FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Poster & Flyer / 1 :
Terbahagi kepada 2 bahagian iaitu ;
- Opening new clinic / clinic operation
- Promotion / Services

14. FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Leaflet / 2
Dibahagikan kepada 11 bahagian ( BOFAC, Haji dan Umrah, Dialisis, Hospital Penawar, KPP, Medical Check-up, Maternity Package (Hospital Penawar), MMR Vaccination, Towards a Drug Free At Workplace, Drug dan Penawar Discount Card )
Setiap jenis leaflet, disusun mengikut tahun leaflet tersebut dikeluarkan. Ini adalah supaya kita dapat melihat tahap peningkatan lakaran sesuatu leaflet tersebut dan juga untuk tujuan rujukan.

15. FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Job Order / 3
Himpunan ‘Job Order received’.
‘Job order’ adalah satu borang yang digunakan untuk memesan sesuatu kerja yang berkaitan dengan jabatan illustrator unit.
Apabila sesuatu kerja yang dipesan itu sudah disiapkan, job order tersebut akan disimpan ke dalam fail ini.

16. FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Form / 4
Di dalam fail ini terdapat semua salinan borang-borang dan terbahagi kepada dua bahagian iaitu internal dan external.
Dibawah setiap contoh borang tersebut, terdapat ‘directory’ contohnya ; c/sue/form/letter head.
Berpandukan directory tersebut, ia dapat memudahkan sesiapa yang hendak membuat salinan borang tersebut dengan cara pergi ke directory tersebut, dan cetak keluar untuk photostat.

17. FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Slide Presentation / 4
Mengandungi semua jenis presentation yang ada dalam simpanan jabatan unit illustrator.
Dibahagikan kepada 3 bahagian iaitu;
Internal Slide Presentation
External Slide Presentation
Miscellaneous

18. KPP / IU / 1 / Monthly Report / 6
Mengandungi rekod monthly report yang disusun mengikut bulan. Untuk tujuan rujukan.