2. محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای و واقعی پروژه ها با رویکردی بر خطوط انتقال
ارائه : امید شفیعی
شرکت گاز استان کرمان

3. مديريت و کنترل پروژه
توجه به دو عنصر ”برنامه ريزي” و“ کنترل“ در مديريت علمي به عنوان ارکان اساسي وظايف مديريت شناخته ميشود. توجه به اين دو عامل باعث صرفه جويي در زمان و هزينه انجام پروژه ها خواهد شد.
عناصر پنج گانه مديريت پروژه عباتند از:
برنامه ريزي، سازماندهي، مديريت منابع انساني،راهبري، کنترل
سازمانهاي صنعتي،شرکت هاي پيمانکاري، مهندسين مشاور و ساير سازمانهايي که به نحوي در امور طراحي، نظارت و يا اجراي طرح هاي صنعتي، عمراني يا پژوهشي سر وکار دارند، مسلماً ميبايست به اين دانش مسلح باشند.

4. تعریف برنامه ریزی و کنترل پروژه
تعريف برنامه‌ريزي:
فرآيند برنامه‌ريزي ، تعيين توالي و توازي فعاليتهاي لازم براي اجراي يك پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نياز براي اجراي هر فعاليت و كيفيت تعيين شده براي آن فعاليت است . تعريف كنترل پروژه:
كنترل پروژه فرايندي است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابي به يك تعادل اقتصادي موجه بين سه عامل هزينه ، زمان و كيفيت در حين اجراي پروژه ، كه از ابزار و تكنيك‌هاي خاص خود در انجام اين مهم كمك مي‌گيرد . در واقع كنترل ، اجراي دقيق و كامل برنامه تدوين‌شده براي پروژه است ، بگونه‌اي كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادي‌ترين فعاليتها ، پروژه را به نزديك‌ترين حالت ممكن در مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند .

5. تفاوت برنامه ريزي پروژه و کنترل پروژه
برنامه ريزي، بر روي تعيين اهداف و جهت ها متمرکز است و کنترل، کارها را به سمت آن هدف و جهت ها هدايت ميکند.
برنامه ريزي، منابع را به فعاليتها تخصيص ميدهد و کنترل، براي استفاده مؤثر و مناسب از منابع کوشش ميکند.
برنامه ريزي، عواملي مثل نوع فعاليت، حجم و اندازه فعاليت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفي و... را براي فعاليتها پيش بيني ميکند و کنترل پروژه در عمل آنها را تدقيق ميکند.
برنامه ريزي، انگيزه لازم را به منظور دستيابي به اهداف تعيين شده در کارکنان ايجاد ميکند و کنترل، در صورت نيل به اهداف، براي تشويق آنها مورد استفاده قرار ميگيرد.

7. تفاوت مانیتورینگ وکنترلینگ
آنچه امروزه ما بنام كنترل پروژه مي ناميم در واقع همان مانيتورينگ پروژه مي باشد. مانيتورينگ بمعناي مشاهده تفاوت ميان آنچه برنامه ريزي شدهBase line plan ) & Plans ( و آنچه در عمل (Actual) حاصل شده مي باشد. پر واضح است كه انواع گزارشات پروژه اي درحقيقت خروجي هاي بخش مانيتورينگ مي باشند ونه كنترل پروژه.
آنچه كنترلینگ ناميده مي شود در واقع نتايج (Action Plan) حاصل از آناليز خروجي هاي بخش مانيتورينگ پروژه جهت رفع تاخيرات و ساير مشكلات بوجود آمده در حين اجرا مي باشد.

8. تفاوت پروژه و طرح و برنامه
در زبانهاي گوناگون و حتي در سازمانهاي مختلف هر كشور در مورد واژه‌هاي برنامه ، طرح يا پروژه ، اختلافات لغوي ، معنايي و قانوني وجود دارد ؛ از اين رو چهارچوب آنان روشن و آشكار نيست و گاه به جاي يكديگر نيز استفاده مي‌شوند .
آرمانها و اهداف تعيين‌شده حكومت در سطح برنامه‌ريزي بلندمدت يا استراتژيك ، برنامه  (Plan)ناميده مي‌شود كه اين برنامه‌ها داراي اهداف كيفي مي‌باشند . مانند برنامه توسعه صنايع گاز یا پتروشیمی ، برنامه توسعه شبكه راه‌هاي كشوري ؛ دستيابي به اين اهداف و آرمانها در يك فاصله زماني بلندمدت كه معمولا بين ده تا بيست‌وپنج سال است ، امكانپذير مي‌باشد .
پس از اينكه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ريزي بلندمدت مشخص گرديدند ، هر برنامه در سطح برنامه‌ريزي ميان‌مدت يا تاكتيكي توسط مديريت طراز اول يا سيستم اجرايي كشور به مجموعه‌اي از طرحها (Program) يا برنامه‌هاي اجرايي تفكيك مي‌شود كه شامل مجموعه‌اي از تصميمات مقطعي يا اجرايي هستند كه ظرف پنج تا ده سال آينده بايد اجرا و به نتايج موردنظر برسند .
هر طرح در سطح برنامه‌ريزي كوتاه‌مدت يا اجرايي توسط واحدهاي ستادي يا سطوح مديريت مياني نظام اجرايي كشور به مجموعه كارها و عملياتي كه آن را پروژه (Project) مي‌نامند ، تبديل و تقسيم مي‌شود .

9. مدیریت پورتفولیو:
مجموعه ای از پروژه ها یا طرحها که برای کمک به مدیریت موثر آن کار با یکدیگر گروهبندی شده اند تا اهداف استراتژیک تجاری را دنبال کنند.
مثل منطقه ویژه انرژی پارس جنوبی که پورتفولیویی از پروژه های نفت و گاز و پتروشیمی و فرودگاه و..

10. محدوديت‏هاي پروژه هدف عملکرد (کيفيت) عملکرد (کيفيت) مطلوب سقف بودجه
هزينه
زمان
سقف بودجه
برنامه زماني
عملکرد (کيفيت)
عملکرد (کيفيت) مطلوب
هدف

11. تعريف پروژه
مجموعه تلاش هاي موقتي براي تحقق يک تعهد در ايجاد يک محصول يا ارائه خدمات مشخص ميباشد.
مجموعه اي از فعاليتها براي دستيابي به منظور خاص يا هدف خاص انجام ميگيرد.
مجموعه اقدامات و عمليات خاص که داراي روابط منطقي با يکديگر است بوده و براي نيل به هدف يا اهداف معيني انجام ميشود.

12. ويژگي هاي پروژه موقتي بودن داراي هدف يا اهداف تعيين شده مي باشد.
همواره محدوديتهايي به پروژه اعمال مي شوند.
داراي چرخه حيات مي باشد.
هر پروژه پديده اي يکتا است.
همواره با عدم قطعيت همراه است.

13. انواع پروژه 1- پروژه اجرايي:
همانند احداث پالايشگاه، خطوط لوله گاز و نفت، احداث سد ، احداث ساختمان و ...
2- پروژه مطالعاتي و تحقيقاتي:
همانند مطالعه توجيه اقتصادي يک پروژه، مطالعات اجتماعي و فردي يک منطقه يا شهر و ...
3- پروژه خدماتي :
همانند زيبا سازي شهر، بهبود ترافيک ، دفع زباله و ...

14. 2- مشكلات و تزاحم هاي قانوني 3- استراتژي ناصحيح اجراي پروژه
اهم دلايل تاخير و شكست پروژه‌ها :
1- كمبود اعتبارات مالي
2- مشكلات و تزاحم هاي قانوني
3- استراتژي ناصحيح اجراي پروژه
4- فقدان پيمانكاران و نيروهاي كارآمد و متخصص
5- فقدان سيستم مديريت صحيح علمي

15. دلایل موفقیت پروژه :
1- برنامه ريزی تفصيلی و به هنگام سازی پیوسته آن با توجه به برنامه مبنای پروژه
2- تفکيک پروژه به WBS و فازها
3- تعيين دستاوردها یا موارد قابل تحويل (Deliverables)
4- قابل اندازه گيری کردن پيشرفت پروژه از طریق تعيين مايلستونها (سنگ نشانه ها)
5- کنترل پروژه به طور پیوسته با توجه به برنامه، WBS، دستاوردها و مایلستونها
6- تعهد انجام کار در کنار تعهد و تقید به سودآوری
7- درگير شدن و دخالت دادن تيم پروژه در برنامه ريزی داخلی
8- بررسی ها و بازرسی های منظم و دوره ای

16. دلایل موفقیت پروژه (ادامه) :
دلایل موفقیت پروژه (ادامه) :
9- ایجاد روحیه مسووليت پذیری در اعضای تیم پروژه
10- ایجاد جذابيت کاری در مشاغل و محیط کار
11- برقراری ارتباطات موثر با تمامی هموندان اصلی
12- راهبری و مدیریت علمی
13- به حداقل رساندن تهديدات (کاهش ریسکهای پروژه)
14- طرح ريزی و اجرای سيستم ارزيابی عملکرد و پاداش پرسنل
15- اطمينان از حضور موثر و حمايت موثر مديريت ارشد
16- توجه و تقویت انگيزه های فردی اعضای تیم پروژه

17. چرخه حيات پروژه شروع آهسته رشد اوج آغاز زوال – نزديک به اختتام
ميزان کوشش (منابع)
هزينه
پيشرفت
شروع آهسته
رشد
اوج
آغاز زوال – نزديک به اختتام
اختتام و پايان کار
زمـــان

18. چارت زماني مراحل اجرا پروژه
مرحله نظري
مرحله طرح و برنامه ريزي
مرحله اجرا
مرحله کنترل
مرحله پاياني
زمــــان

19. گروه فرآیندها (Process Groups) بر اساس استاندارد PMBOK

20. ساختار شکست فعاليتها WBS
Work Break down Structure يا WBS در واقع يک ساختار سلسله مراتبي از فعاليتهاي پروژه است که براي برنامه ريزي و سازماندهي صحيح فعاليتهاي پروژه مورد استفاده قرار مي گيرد. براي نشان دادن جايگاه هر فعاليت در ساختار سلسله مراتبي از کدهايي با عنوان کد WBS استفاده مي شود.

21. ساختار شکست فعاليتها WBS

22. ساختار شکست فعاليتها WBS
Work Break down Structure يا WBS در واقع يک ساختار سلسله مراتبي از فعاليتهاي پروژه است که براي برنامه ريزي و سازماندهي صحيح فعاليتهاي پروژه مورد استفاده قرار مي گيرد. براي نشان دادن جايگاه هر فعاليت در ساختار سلسله مراتبي از کدهايي با عنوان کد WBS استفاده مي شود.

23. تجزيه عناصر پايين‌ترين سطح به يك سطح ديگر
انواع :WBS
براي تهيه WBS مي توان از معيارهاي مختلفي با توجه به محدوده ها و شرايط پروژه استفاده کرد. از جمله اين معيارها:
بر اساس اجزاي مختلف محصول نهايي پروژه
بر اساس ساختار سازماني
بر اساس نوع عمليات
بر اساس فازهاي پروژه
بر اساس استفاده کنندگان و مشتريان
بر اساس مکان انجام پروژه

24. سازمان محور :
نام واحدهای سازمانی در سطح اول می آید 8

25. 3- محصول محور :
بر اساس اجزای تشکیل دهنده محصول 7

26. بر اساس فازهاي پروژه 5

27. انواع تکنیک های برنامه ریزی پروژه

28. انواع تکنیک های برنامه ریزی پروژه
در اینجا لازم است پس از معرفی مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه به بررسی انواع تکنیکهای برنامه ریزی و کنترل پروژه بپردازیم ، زیرا در ادامه پروژه بعضا با برخی از این مفاهیم سرو کار خواهیم داشت:
1.تکنیک مسیر بحرانی (Critical Path Method )
(فعالیتها و زمانها قطعی است)
2.تکنیک پرت / هزینه (Pert Method)
(فعالیتها قطعی و زمانها غیرقطعی است)
3.تکنیک گرت(Gert Method)
(فعالیتها غیرقطعی و زمانها قطعی است)

29. محاسبه درصد پیشرفت پروژه و رسم نمودار S

30. فرآيند كنترل پروژه Project Control Process
كنترل پيشرفت پروژه
كنترل زماني پروژه فرآيندي است كه در هنگام اجراي پروژه بررسي مي‌كند آيا حجم كار انجام شده
در پروژه (تا مقطع بررسي)با برنامه زمانبندي هماهنگي دارد ياخير؟ درصد پيشرفت بعنوان شاخص
اصلي كنترل اين مقوله استفاده مي‌شود؟
مقدمه انجام كنترل پيشرفت كار، وزن‌دهي (Weight Factor) به فعاليتها مي‌باشد.

31. ریالی ریالی فیزیکی فیزیکی درصد پیشرفت پروژه درصد پیشرفت برنامه ای
در فاز برنامه ریزی محاسبه می شود و هنوز پروژه شروع نشده
فیزیکی
درصد پیشرفت واقعی
ریالی
در فاز اجرامحاسبه می شود و پروژه شروع بکار نموده است

32. نحوه محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای
با استفاده از نرم افزار (MSP) Mirosoft Project
نحوه محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای
با استفاده از اکسل و رسم نمودار گانت چارت

33. مراحل محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای :
1) محاسبه درصد وزنی هر فعالیت
2) تقسیم درصد وزنی هر فعالیت بر زمان فعالیت ( به روز)
3) قرار دادن حاصل تقسیم فوق بر روی گانت چارت
4) جمع عمودی اعداد روی گانت چارت برای هر ماه ( درصد پیشرفت برنامه ای پروژه در هر ماه را می دهد)
5) محاسبه مجموع تجمعی اعداد بند 4 ( درصد پیشرفت برنامه ای پروژه تا پایان هر ماه ). این عدد برای آخرین ماه باید 100% شود

34. مبناي وزن‌دهي به فعاليت استفاده از منابع(نفر-روز)
فرآيند كنترل پروژه
Project Control Process
مبناي وزن‌دهي به فعاليت
هزينه فعاليت
مدت زمان فعاليت
حجم‌كاري فعاليت
استفاده از منابع(نفر-روز)
نظر كارشناسي
تركيبي از موارد فوق

35. + * 0.7 * 0.3 درصد وزنی فیزیکی = درصد وزنی ریالی = فرمول محاسبه
زمان فعالیت i ام
درصد وزنی
فیزیکی =
مجموع زمان تمام فعالیتهای پروژه
هزینه فعالیت i ام
درصد وزنی
ریالی =
مجموع هزینه تمام فعالیتهای پروژه
(مبلغ قرارداد)
فرمول محاسبه
درصد وزنی
برای فعالیت i ام
درصد وزنی هزینه ای فعالیت i ام
* 0.7 +
درصد وزنی
ترکیبی =
درصد وزنی فیزیکی فعالیت i ام
* 0.3

39. (ارزش وزني ریالی فعا لیت)* (درصد پیشرفت فعا لیت i ام) ∑= درصدپیشرفت
محاسبه درصد پيشرفت واقعی پروژه
(ارزش وزني فیزیکی فعا لیت)* (درصد پیشرفت فعا لیتi ام) ∑ = درصدپیشرفت
فیزیکی پروژه
همه
فعا لیت ها
حجم انجام شده فعالیت i ام
حجم کل فعالیت i ام طبق قرارداد
(ارزش وزني ریالی فعا لیت)* (درصد پیشرفت فعا لیت i ام) ∑= درصدپیشرفت
ریالی پروژه
همه
فعا لیت ها

41. با تشکر از توجه شما سروران گرامی