1. Teknologjia e informacionit dhe e komunikimit TIK
Gjimnazi “Kuvendi I Lezhës” - viti
Lecture_part_II_ 2015
Prof: Erëmira Balaj

2. Shfrytëzimi i kontakteve
Kontaktet janë informacione për persona të caktuar të cilat janë të organizuara në një tabelë ku ndodhen të dhënat që i ruajm për ta.
Për një përson(kontakt) mund të ruhen shumë informacione, siq janë: -i, nr.,i tel., adresa, vendi i punës, etj.
Për ta regjistruar një kontakt të ri klikohet mbi New Contact, ku hapet dritarja në të cilen i regjistrojm të dhënat për kontaktin.
Në faqen e parë janë të dhënat më të rendësishme, emri e mbiemri, adresa, nr e tel., në shtepi e në punë, nr i tel mobil, add e web faqes, nëse kontakti ka web faqe.

3. Actions, ky opcion i menysë kryësore mund të kryej operacione të ndryshme si:
Dërgimi i it për kontaktin e zgjedhur,
dërgimi i kërkesës për takim me kontaktin, etj.
Lista e kontakteve mund të paraqitet në forma të ndryshme.
Kjo mund të zgjidhet në View/Current View.
Informacionet për kontakte më së shpeshti përdoren për plotësimin automatik të adresës së pranuesit.
Në vend së të mbahen mend adresat e personave të ndryshem mjafton të shkruhet emri i përsonit nga lista e kontakteve, e Outlook automatikisht do ta vendos adresen përkatse në fushen To: ose Cc:
add nuk do të shihet por në vend të saj do të jetë emri i nënvizuar i kontaktit.

4. Planifikimi i angazhimeve
Punët që duhet t’i kryejm ndonjëher është mirë t’i regjistrojmë në një listë, që ta kemi më lehtë përcjelljen e realizimit të tyre ose mos të harrojmë se duhet t’i kryejmë.
Për të krijuar lista të tilla të angazhimeve e përdorim Outlook-un.
Regjistrimin e detyrave ose angazhimeve që duhet kryer e bëjmë në tabelën Tasks.
Në fushen Subject, japim përshkrimin e detyrës që duhet të kryer.
Në fushën Due Date daten e përfundimit të detyres.

5. Nëse dëshirojmë të regjistrojmë edhe informata plotësuese për detyrën që duhet të kryhet, mund ta bëjmë nëse klikojmë dy herë mbi angazhim, dhe hapet dritarja në të cilën fusim informata për prioritetin e angazhimit, statusin momental, alarmin, etj.
Nëse detyrën duam t’ia japim dikujt tjetër për ta kryer, atëherë përmes komandës Assign Task do t’i dërgohet porosia pranuesit me informacionet për punën që duhet të kryhet.
Emri i pranuesit futet në fushën To:
Porosia dërgohet me komandën Send.

6. Shfrytëzimi i notesit
Në vend se ti ngjesim në këndët e ekranit të kompjuterit ose në tavolinë shenimet e vogla mund t’i ruajm në Outlook dhe t’i shikojm herë pas herë.
Një shënim të tillë mund ta krijojm permes shiritit të veglave dhe komandes New, Note.
Kjo komand do të hapë një katror të ngjyrosur, zakonisht të verdhë në të cilin do ta shkruajmë një përmbajtje të shkurtër.
Ky shenim mund t’i përcillet dikujt tjetër me komanden Forward nga menyja e kontekstit të shënimit.

7. Shenimi mund të paraqitet edhe me ngjyrë tjetër.
Kjo ngjyrë zgjedhet po ashtu nga menyja e kontekstit, opcioni Color.

8. Access – njohuri themelore
Hyrje
Access-i është program i cili shërben për kryerjen e punëve që kanë të bëjnë me baza të dhënash.
Grumbullimi i organizuar i të dhënave, që përdoret me qëllim të ruajtjes dhe të shfrytëzimit të tyre, paraqet një bazë të dhënash (ang. Database).
Për organizimin më të mirë të dhënave në bazë përdoren sisteme të menaxhimit të të dhënave (Database Management System, DBMS), siq është psh Accessi, Oracle ose SQL Serveri.

9. Përmes tyre, bazës mund t’i shtohen të dhënat, ose të dhënat e saj mund të modifikohen ose të fshihen.
Pastaj mund të shtrohen pyetje në lidhje me të dhënat e përfshira në bazë, si dhe të jepen raporte me të dhëna të ndryshme të saj.
Sistemi për menaxhimin e të dhënave, të cilin e ofron Access-i, aktualisht llogaritet njëri ndër sistemet më të thjeshta dhe më fleksibile.
Në këtë sistem të dhënat ruhen në tabela dhe shfrytëzohen duke u mbështetur në modelin e menaxhimit relacional të të dhënave (ang. Relational Database Management System, RDBMS).

10. Gjatë kësaj mes të dhënave të tabelave të ndryshme përcaktohen relacione (ang. Relationship), përmes të cilave pastaj lehtësohet gjetja e informatave të ndryshme brenda bazës. Të dhënat brenda tabelave vendosen në regjistrime (ang. Record) me të dhëna, ashtu që çdo rresht i tabelës paraqet një regjistrim.
Në Access, krijimi i bazës fillon me përcaktimin e tabelave (ang. Table), brenda të cilave vendosen të dhënat.
Për plotësimin e tabelave me të dhëna si dhe shfrytëzimin e tyre përdoren formularët (ang. Form).
Kurse për shtypjen e të dhënave të bazës dizajnohen raporte (ang. Report) të cilat të dhënat mund t’i marrin nga tabelat qoftë drejtpërdrejtë ose përmes pyetësve (ang. Query). Gjatë menaxhimit të bazës mund të shfrytëzohen edhe makrot (ang. Macro) me qëllim të automatizimit të veprimeve të ndryshme.

11. Tabelat të cilat e përbëjnë bazën me të dhëna, si dhe formularët, raportet, pyetësit dhe makrot, paraqesin objekte të cilat në Access përfshihen në një skedar (ang. File) i cili ruhet në kujtesën periferike të kompjuterit.

12. TABELAT Përcaktimi i tabelave
Tabelat në Access paraqesin hapësira të organizuara në rreshta dhe shtylla.
Çdo rresht në tabelë ka një numër të caktuar fushash (që njëkohësisht paraqesin numrin e shtyllave), në të cilat vendosen të dhënat.
Grumbullimi i të gjitha fushave në një rresht të tabelës quhet regjistrim (ang. Record).
Për të përcaktuar një tabelë duhet që të zgjedhën emrat e fushave dhe llojet e të dhënave që vendosen brenda tyre, përkatësisht duhet të përcaktohet struktura e regjistrimeve në tabelë.

13. Fletëdergesa dhe Historia.
Për të ilustruar punën me tabela do të shërbehemi me një shembull, ku do të krijojmë një bazë të dhënash që do ta emërtojmë Biblioteka, në të cilën si tabela kryesore do të krijohen këto tabela:
Klienti,
Libri,
Botuesi,
Administrata,
Fletëdergesa dhe Historia.
Pas krijimit të bazës dritarja kryesore e Access-it ka pamjen si në fig. 1.1.
Fig. 1.1
Dritarja kryesore e Accessit me menynë e objekteve.

14. Për të krijuar një tabelë të re duhet zgjedhur opsionin Tables në menynë e objekteve Objects, pastaj na paraqiten tre opsione që shfaqen në anën e djathtë të dritares (Fig. 1.1):
Create table in Design view
Create table by using wizard
Create table by entering data
Gjithashtu edhe dy nën-opsione, që ndodhen në menynë e dritares kryesore të Access-it.
Design
New
Në fillim do të praktikojmë të krijojmë një tabelë me opsionin e pare, pra duke zgjedhur Create table in Design view, me ç’rast në ekran do të paraqitet formulari për dizajnimin e tabelës, (Fig. 1.2).

15. Fig. 1.2
Formulari për dizajnimin e tabeles
Në kolonën e parë të formularit duhet të shënohen emrat e fushave (Field Name), të cilat gjatë programimit shërbejnë edhe si ndryshore.
Ndërsa në kolonën e dytë përcaktohen llojet e të dhënave (Data Type). Kolona e tretë shërben për shënimin e teksteve shpjeguese për fusha të caktuara të tabelës.

16. Emrat e fushave të tabelës
Emrat e fushave si dhe emrat e ndryshëm që përdoren në Access, mund të kenë gjatësi deri në 64 karaktere.
Këtë emra ndërtohen si kombinim i shkronjave, numrave dhe zbrazëtirës, me kusht që zbrazëtira të mos vendoset në pozitën e parë.
Në ndërtimin e emrave mund të përdoren edhe simbole të tjera të posaçme, si dhe shenjat e pikësimit, me përjashtim të pikës ( . ) dhe pikëçuditjes ( ! ). Gjithashtu kllapat e mesme [ ] nuk mund të përdoren gjatë emërtimit të fushave të tabelës.

17. Fillojmë dizajnimin e tabelës Klienti me ç’rast fushat kryesore të kësaj tabele mund të jenë:
Numri rendor
Emri
Adresa
Vendi
Telefoni
Vërejtje
Emrat e fushave mund të merren kështu siç janë, mirëpo është më mirë që ato të merren si emra të shkurtër dhe pa ndarje (zbrazëtira), si dhe për tu dalluar nga ndryshoret e tabelave tjera, emrat e fushave të tabelës Klienti do të fillojnë më shkronjën K për të treguar se kanë të bëjnë me tabelën Klienti.

18. Fig. 1.3
Tabela Klienti e dizajnuar me emra të fushave dhe llojeve të dhënave të përcaktuara..

19. Llojet e të dhënave (ang. Data Type)
Lloji i të dhënave
Çfarë paraqesin këto të dhëna
Text
Tekste të cilat përmbajnë shkronja, numra dhe karaktere të tjera të çfardoshme. Gjatësia maksimale e teksteve të tilla mundë të shkojë deri në 255 karaktere.
Memo
Tekste me gjatësi jofikse, të cilat mund të shkojnë deri në 64 kB.
Number
Numra të çfardoshëm madhësia dhe tipi i të cilëve përcaktohet përmes vetisë Field Size.
Date/Time
Të dhëna për datën dhe kohën. Për ta përcaktuar formën e paraqitjes së tyre, shfrytëzohet vetia përkatëse Format.
Currency
Të holla. Në vetinë Format mund të zgjedhen valuta të ndryshme si dhe mënyra e paraqitjes së tyre.
AutoNumber
Numra të cilët gjenerohen automatikisht dhe nuk përsëriten. Në vetinë New Values mund të zgjedhet që numri vijues të fitohet duke u rritur për 1 (Increment) ose ai të gjenerohet si numër i rastit (Random).
Yes/No
Të dhëna logjike të tipit True/False, ose Yes/No, ose On/Off, të cilat mund të zgjedhen në menynë rënëse përkatëse të vetisë Format.
OLE Object
Object OLE (nga Object Linking and Embeding), siç janë fotografitë, animacionet, inçizimet e zërit etj.
Hyperlink
Perdoret per raste kur do te vendosim lidhje (link) me ndonje file ose web-adresë.
Lookup Wizard …
Të dhëna që merren nga një tabelë tjetër, pyetës ose listë me të dhëna. Aktivizimi i tij lidhet me tipin e vlerës që është zgjedhur paraprakisht (aktivizohet vetëm nëse zgjedhet Text, Number ose Yes/No).

20. Vetitë e fushave të tabelës (ang. Field Properties)
Vetia
Përdorimi
Field Size
Përmes saj përcaktohet gjatësia maksimale e teksteve (për opsionin Text), ose kufiri i numrave (për opsionin Number dhe AutoNumber).
Format
Përdoret për përcaktimin e pamjes së të dhënave. Psh. Data mund të paraqitet në formën ose etj.
Input Mask
Përmes saj mund të përcaktohet maska e cila do të paraqitet gjatë përfshirjes së të dhënave të tipit Text dhe Date. Për zgjedhje të maskës shfrytëzohet pulla Build me tre pika, e cila gjendet në pjesën e djathtë të rreshtit përkatës.
Caption
Në të shënohet teksti i cili e identifikon fushën e tabelës. Ky tekst pastaj paraqitet si tekst përcjellës i fushës te formularët dhe raportet.
Default Value
Vlera që shënohet në kornizën përcjellëse merret si vlerë e nënkuptueshme (ang. default) e fushës përkatëse në tabelë.
Decimal Places
Numri që shënohet në të paraqet numrin e vendeve pas pikës dhjetore te numrat që vendosen në fushën përkatëse të tabelës. Nëse zgjedhet opcioni Auto, numri i vendeve pas pikës dhjetore merret ai që është përcaktuar me vetinë Format. Ky numër nuk ka asnjë efekt, nëse vetia Format është e zbrazët ose në të është zgjëdhur opcioni General Number.
Validation Rule
Përmes shprehjes që shkruhet në të kontrollohet saktësia e të dhënave të cilat futen në fushën përkatëse të tabelës.
Validation Text
Në të shkruhet mesazhi i cili do të paraqitet në ekran nëse në fushën përkatëse të tabelës futen vlera të cilat nuk e plotësojnë kushtin e shënuar në vazhdim të vetisë Validation Rule.
Required
Nëse është zgjedhur opsioni Yes, fusha përkatëse duhet të plotësohet patjetër. Por, për opsionin e zgjedhur No, nuk është e domosdoshme që fusha në fjalë të plotësohet.
Allow Zero Length
Nëse është zgjedhur opsioni Yes, fusha përkatëse e tabelës mundë të mos plotësohet. Por, për opcionin e zgjedhur No, fusha duhet të plotësohet.
Indexed
Përmes kësaj fushe deklarohet indeksimi i vlerave në rreshtat e veçantë të tabelës, gjë që shpejton gjetjen dhe merendimin e të dhënave.

21. Llojet e të dhënave që mund të vendosen në fushat e deklaruara si Number.
Tipi
Rangu i vlerave
Madhësia në bajta
Byte
0  255 1
Integer
 32767 2
Long Integer  4
Single
-3.4E+38  3.4E+38
Double
-1.797E+308  1.797E+308 8
Decimal
-1.0E-28  1.0E+28 14

22. Kështu, në tabelën Klienti, për të dhënat:
Për numra të plotë mund të shfrytëzohen llojet Byte, Integer dhe Long Integer, kurse për numra me pikë dhjetore – llojet Single, Double dhe Decimal.
Kështu, në tabelën Klienti, për të dhënat:
Kemri
Kadresa
Kvendi
Ktelefoni
është marrë se paraqesin të dhëna të llojit Text me gjatësitë përkatëse: 30, 50, 15 dhe 30 simbolesh.
Në fushën Caption, e cila ndodhet në pjesën e poshtme të formularit, janë shkruar tekstet:
Numri rendor
Emri
Adresa
Vendi
Numri i telefonit
Vërejtje

23. Indeksimi
Për gjetje sa më të shpejtë të të dhënave në një tabelë, fusha të caktuara brenda tabelës përcaktohen si fusha të indeksuara.
Në tabelën Autori fusha Anr është përcaktuar e indeksuar përmes zgjedhjes së opsionit Yes (No Duplicates) në fushën Indexed të pjesës së dritares për përcaktimin e vetive të fushave të tabelës Field Properties.
Brenda një tabele mund të përcaktohen më së shumti 32 fusha të indeksuara, mirëpo indeksimi i shumë fushave e ngadalëson punën e kompjuterit sepse gjatë futjes dhe ndryshimit të të dhënave në tabelë, pas çdo regjistrimi kompjuteri duhet t’i azhurnoj indekset përkatëse.
Prandaj praktikohet të indeksohen vetëm ato fusha që përmbajnë të dhëna që merendohen si dhe që shfrytëzohen gjatë kërkimeve të ndryshme në tabelë.

24. Çelësi parësor i tabelës (Primary Key)
Çdo tabelë duhet ta ketë të vendosur çelësin parësor. Përmes tij në mënyrë të njëvlershme identifikohen regjistrimet në të.
Çelësi parësor mund t’i vendoset fushës në tabelë vlerat e së cilës nuk përsëriten. Kjo fushë patjetër duhet të ketë vlerë, domethënë nuk bënë të mbetet e zbrazët.
Regjistrimet në disk vendosen të merenduar (radhitura) në bazë të futjes së të dhënave në fushën e çelësit parësor.
Në qoftë se vlera e një fushe deklarohet e tipit AutoNumber dhe në të vendoset çelësi parësor, atëherë kompjuteri atë fushë e merr si fushë të indeksuar, duke ia dhënë vetinë përkatëse Yes (No Duplicates).

25. Janë tri mënyra për vendosjen e çelësit parësor:
Përmes ikonës që ndodhet në shiritin Table Design;
Përmes menysë Edit;
Përmes tastierës me kombinimin e tasteve Ctrl + K.
Çelësi parësor mund të përfshijë edhe dy e më shumë fusha të tabelës.
Pas dizajnimit të tabelës, ajo duhet të ruhet në disk. Për këtë qëllim përdoren komandat e njohura për ruajtje Save dhe Save As me ç’rast tabelës i vihet një emër.
Është me rëndësi të dihet se në Access të gjitha të dhënët ruhen në skedarin e bazës së të dhënave.
Gjatë ruajtjes në qoftë se tabelës nuk i është vënë çelësi parësor atëherë kompjuteri na e përkujton këtë, por tabela mund të ruhet edhe pa çelës parësor.

26. Mbushja e tabelës me të dhëna
Pasi të jetë dizajnuar tabela, ajo duhet të plotësohet me të dhëna.
Plotësimi i tabelës me të dhëna bëhet drejtpërdrejt pas hapjes përmes opsionit Open, mirëpo praktikohet që tabelat të plotësohen përmes formularit përkatës. Në Fig shihet tabela e hapur në pamjen tabelore (ang. Datasheet View).
Fig. 1.4
Mbushja e tabelës në mënyrë të drejtpërdrejtë.

27. Në Fig. 1.5 është dhënë tabela Klienti e mbushur me të dhënë.
Siç po vërehet, tabelat në Access po mund të hapen në dy pamje: në pamjen dizajnuese (ang. Design View) dhe në pamjen tabelore (ang. Datasheet View). Kalimi nga një pamje në pamjen tjetër pa e mbyllur tabelën bëhet përmes menysë View, por mund të bëhet edhe përmes pullave në shiritin Table Datasheet.
Gjatë plotësimit të tabelave në Access, me çelulat e tabelës (që në këtë rast quhen fusha) veprohet përafërsisht ngjashëm sikurse me çelulat në Excel.
Në Fig është dhënë tabela Klienti e mbushur me të dhënë.
Fig. 1 .5
Tabela Klienti e plotësuar me të dhëna.

28. Dizajnimi i tabelës Botuesi
Në regjistrimet e kësaj tabele do të ruhen:
Numri rendor i botuesit
Emri i botuesit
Vendi i botuesit
Ndërsa e emrat e këtyre fushave do të jenë:
Bnr
Bemri
Bvendi
Përcaktimi i tabelës Botuesi në formularin për dizajnim të tabelave do të duket si në fig. 1.6.
1.6 – Përcaktimi i tabelës Botuesi.

29. Pas plotësimit me të dhëna, tabela botuesi mund të duket si në fig. 1
Figura 1.7 – Tabela Botuesi pas plotësimit me të dhëna.

30. Dizajnimi i tabelës Libri…