1. PERANCANGAN & PENGURUSAN PROJEK KURSUS PEMBANGUNAN EKSEKUTIF
MODUL 1
PERANCANGAN & PENGURUSAN PROJEK
KURSUS PEMBANGUNAN EKSEKUTIF
Dewan Laksamana
28 April 2005

2. PERANCANGAN KENDIRI DISIPLIN DIRI !
POKOK ATAU ASAS KEPADA PERANCANGAN & PENGURUSAN YANG BAIK ADALAH :
DISIPLIN DIRI !
Untuk mendapatkan sifat DISIPLIN DIRI ini kita harus memupuk dan melatih diri kita agar MiNAT dan BERTANGGUNGJAWAB ke atas segala tugasan yang diberi

3. PERANCANGAN KENDIRI JOB SCOPE
KITA HANYA BOLEH MENYUSUN KEPENTINGAN SETIAP SATU TUGASAN DENGAN BERKESAN APABILA KITA MEMAHAMI KEHENDAK SESUATU TUGASAN TERSEBUT
JOB SCOPE

4. MEMBUAT ANDAIAN SENDIRI TENTANG APA YANG DIPERLUKAN
PRIORITIZATION
KESILAPAN YANG SELALU DILAKUKAN :
MELAKSANA SECARA TERGESA-GESA TANPA MAHU
MEMPERUNTUKKAN SEDIKIT MASA UNTUK MEMAHAMI TENTANG
APA YANG DIPERLUKAN DARI TUGASAN TERSEBUT (OBJEKTIF)
MEMBUAT ANDAIAN SENDIRI TENTANG APA YANG DIPERLUKAN
MENGINTERPRETASI APA YANG DIARAHKAN SECARA LUARAN
(TERIMA BULAT-BULAT)

5. KITA PERLU TAHU MERANCANG DIRI SEBELUM MERANCANG SESUATU TUGASAN MELALUI :
TO-DO LIST
Meluangkan masa 10 minit untuk merancang akan mendatangkan produktiviti sepanjang hari dan kepuasan bekerja semalaman

6. BAGAIMANA UNTUK MULA MERANCANG
1. SENARAIKAN TUGASAN YANG DIBERI / RANCANG SETIAP PETANG SEBELUM MENINGGALKAN PEJABAT
2. PILIH DAN NOMBORKAN MENGIKUT KEPENTINGAN SAMA ADA
MELALUI KEPERLUAN :
~ ‘DATELINE’
~ SAIZ PROJEK / TUGASAN
~ PENGLIBATAN RAMAI DLL
* ANDA MUNGKIN PERLU MENYUSUN SEMULA SENARAI SETIAP HARI
APABILA ADA TUGASAN BARU YANG LEBIH ‘PENTING’ DIPEROLEHI
TO-DO LIST (CONTOH HARI JUMAAT)
1. UPDATE FORUM
2. SIAPKAN SLIDE PRESENTATION SATURDAY
TEACHING
3. BUAT PERSEDIAAN UNTUK KC MEETING
3. LAKSANAKAN TUGASAN YANG TELAH DISENARAIKAN TERSEBUT
4. UPDATE SENARAI YANG TELAH SIAP SETIAP PETANG SEBELUM
MENINGGALKAN PEJABAT DAN SENARAIKAN SEMULA TO-DO LIST
UNTUK KEESOKAN HARINYA

7. BAGAIMANA UNTUK MULA MERANCANG
PERINGATAN
APABILA ANDA SEMAKIN MAHIR MERANCANG DIRI DAN TUGASAN, PERANCANGAN SECARA TO-DO LIST INI BOLEH DIPANJANGKAN UNTUK JANGKA WAKTU YANG LEBIH LAMA - SEMINGGU, SEBULAN DSB. MELALUI PENGGUNAAN SISTEM PLANNER
APRIL 2005 GM
SLIDE KC MTG
MON
TUES
WED
THURS
FRI
UPDATE FORUM
MEETING SPORT CLUB
WEEKLY REPORT
KC MTG
MCM NEWS
REWANG CAFE
TEACHING STAFF
PREPARE PO

8. LATIHAN MERANCANG TUGASAN
ANGGAPLAH HARI INI ADALAH 25HB APRIL
TUGASAN BERIKUT TELAH DIBERIKAN KEPADA ANDA - IAITU MEMBUAT PERSEDIAAN UNTUK KC MEETING YANG AKAN BERLANGSUNG 6 HARI LAGI MEMANDANGKAN KALI INI ADALAH GILIRAN JABATAN ANDA UNTUK MENGURUSKANNYA -
1. SIAPKAN SLIDE PRESENTATION KC MEETING UNTUK SLOT JABATAN ANDA SENDIRI
2. MENYEDIAKAN FOLDER
3. ORDER MAKAN
4. URUS AGENDA MEETING DENGAN BERBAGAI PIHAK YANG TERLIBAT
5. DAPATKAN NOTA-NOTA UNTUK DIISI KEDALAM FOLDER
6. SEDIAKAN SENARAI PENDAFTARAN
7. SEDIAKAN JADUAL MEREKA YANG BERTUGAS

9. LATIHAN MERANCANG TUGASAN
KEMUNGKINAN JAWAPAN -
Day 1 (4), Day 1(7), Day 2(2), Day 2(1), Day 3(3), Day 3(6), Day 4(5)
4. URUS AGENDA MEETING DENGAN BERBAGAI PIHAK YANG TERLIBAT
7. SEDIAKAN JADUAL MEREKA YANG BERTUGAS
2. MENYEDIAKAN FOLDER
1. SIAPKAN SLIDE PRESENTATION KC MEETING UNTUK SLOT JABATAN ANDA SENDIRI
3. ORDER MAKAN
6. SEDIAKAN SENARAI PENDAFTARAN
5. DAPATKAN NOTA-NOTA UNTUK DIISI KEDALAM FOLDER
asas
bulk
finale

10. PERANCANGAN PROJEK SAIZ PROJEK / TUGASAN
SETELAH KITA MAHIR MENJADUALKAN DIRI SENDIRI, BARULAH KITA BERSEDIA UNTUK MERANCANG PROJEK YANG LEBIH BESAR DILUAR KEKUASAAN KITA DAN YANG MELIBATKAN PERANCANGAN UNTUK ORANG LAIN
ANTARA YANG PERLU KITA BERI PERHATIAN IALAH :
SAIZ PROJEK / TUGASAN
KERANA IA AKAN MELIBATKAN :
PECAHAN / PEMBAHAGIAN TUGAS
JUMLAH ORANG YANG TERLIBAT
JUMLAH PERBELANJAAN
JANGKA MASA YANG DIPERUNTUKKAN (TIME FRAME)
KERJA-KERJA PENTADBIRAN YANG LEBIH RUMIT
KEKUATAN PEMANTAUAN (CONTROL MEASURES)

11. PERANCANGAN PROJEK CARTA ALIRAN PROSES PERLAKSANAAN SESUATU PROJEK
CADANGAN
PERANCANGAN
SENARAI TUGASAN
Persediaan
Keperluan
Budget
Jangka masa
Urusetia
PROMOSI
PERSIAPAN
PERLAKSANAAN
LAPORAN
POST MORTEM
* CONTOH FORMAT KERTAS
KERJA SEPERTI YANG DIBERI
PERLU KERAP DIPANTAU

12. PERANCANGAN PROJEK MEKANISMA PENGAWALAN (CONTROL MEASURES)
2 PERKARA PENTING YANG MENJADI NADI SETIAP PENGURUS PROJEK (PERSON IN-CHARGE)
1. GANTT CHART - SENARAI TUGASAN DAN TARIKH-TARIKH
SESUATU TUGAS PERLU DISIAPKAN
2. JADUAL PENDAPATAN & PERBELANJAAN
* BOLEH DILAKSANAKAN DALAM BENTUK TERMUDAH - TABLE WORD ATAU EXCEL

13. SETIAP TUGASAN MESTI DI MAKLUMKAN KEPADA PIHAK
PERANCANGAN PROJEK
MAKLUMBALAS & LAPORAN
SETIAP TUGASAN MESTI DI MAKLUMKAN KEPADA PIHAK
ATASAN PERKEMBANGANNYA :
PENCAPAIAN
PERBELANJAAN & PENDAPATAN (JIKA BERKENAAN)
MAKLUMBALAS BOLEH DALAM BENTUK VERBAL TETAPI MESTI
DISUSULI DENGAN DOKUMENTASI -
~ LAPORAN BERTULIS ~
~ FORUM
~ SMS
AKHIR SEKALI BAIK KALAU KITA ADAKAN POST MORTEM
UNTUK SETIAP TUGASAN YANG TELAH SELESAI UNTUK :
KEDAPATAN YANG PERLU DIPERBAIKI DIMASA AKAN
DATANG
KESIMPULAN

14. SEKIAN
SEMUGA SESI MODUL PERTAMA INI AKAN DAPAT SEDIKIT SEBANYAK MEMBANTU ANDA UNTUK MENJADI PEGAWAI YANG LEBIH BERWIBAWA DAN DAPAT MENJALANKAN TUGAS DENGAN LEBIH TERANCANG