1. PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK INOVASI KELAB DAN PERSATUAN DI SEKOLAH

2. LANGKAH 1 PENUBUHAN KUMPULAN
Tubuh kumpulan dari Kelab dan Persatuan yang sama
6 hingga 10 orang ahli adalah ideal
Pilih ketua kumpulan, beri nama kumpulan, carta organisasi kumpulan, logo, moto, objektif kumpulan mengikut jabatan
Carta pembatuan projek dan laksanakan mesyuarat kumpulan

3. PROFIL KUMPULAN Tarikh Ditubuhkan: Fasilitator: Ketua Kumpulan:
Penolong Ketua Kumpulan:
Setiausaha:
Ahli-ahli Kumpulan:
GAMBAR KUMPULAN:

4. LOGO & MOTO KUMPULAN
Kumpulan perlu menjelaskan Logo & juga moto kumpulan. Ia boleh dilaksanakan dengan memperincikan:
-Bentuk logo
-Warna yang digunakan dalam logo
-Moto yang digunakan oleh kumpulan

5. JADUAL MESYUARAT Kumpulan telah sebulat suara bersetuju untuk
mengadakan mesyuarat mengikut jadual seperti
berikut:
Hari: ____________________________
Masa: ____________________________
Tempat: __________________________

6. JADUAL MESYUARAT

7. REKOD KEHADIRAN MESYUARAT

8. CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN PROJEK

9. PERLAKSANAAN PROJEK MENGIKUT KITARAN PDCA

10. PEMBAHAGIAN TUGASAN AHLI KUMPULAN

11. LANGKAH 2 PEMILIHAN MASALAH
Masalah dipilih melalui proses percambahan fikiran dan boleh juga dari maklumat mesyuarat semakan pengurusan (sekiranya organisasi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti)
Masalah disenarai pendek untuk memilih masalah yang paling kritikal melalui proses data kaji selidik kekerapan masalah, Analisa SMART dan Analisa Faedah.

12. LANGKAH 2 (SAMB)
Sumber masalah boleh didapati dari aduan pelanggan, penemuan audit, cadangan ahli, saranan pihak pengurusan
Masalah yang dipilih haruslah sejajar dengan misi, visi dan objektif kualiti jabatan & organisasi.

13. KRITERIA PEMILIHAN MASALAH MELALUI ANALISA SMART
S-Specific
Masalah yang dikemukakan adalah masalah yang terjadi di bahagian/ bidang kuasa kerja ahli kumpulan dan skop masalah meliputi proses kerja & penyampaian perkhidmatan

14. ELEMEN KRITERIA M-Measurable
Ada metrik atau unsur pengukuran dan data mengenai masalah boleh dicari.

15. ELEMEN KRITERIA A-Achievable
Masalah yang dikemukakan dapat diselesaikan & tidak perlu bergantung kepada pihak luaran

16. ELEMEN KRITERIA R-Realistic
Masalah yang dicadangkan mempunyai ‘outcome’ yang logik & realistik

17. ELEMEN KRITERIA T-Time Frame
Masalah yang dicadangkan dapat diselesaikan dalam tempoh 4 -6 bulan

18. LANGKAH 3 MEMAHAMI MASALAH / SITUASI
Gunakan Teknik 5W & 1H untuk memperjelaskan masalah
Huraikan terminologi yang penting bagi memahami projek dan carta alir proses
Data ditunjuk secara grafik (graf) dan gambar /video menggambarkan keparahan (severity) masalah
Nyatakan kesan jika penambahbaikan tidak dibuat: Kesan pada pelanggan, kakitangan, organisasi

19. TEKNIK 5W & 1H
•What is the problem •Who is involved in this Problem •When & Where does this problem occur •Why is it a problem •How does this problem affect co. / customer
•Apakah masalahnya
•Siapa yang terlibat dengan masalah
•Bila & Di mana masalah berlaku
•Mengapa ia adalah satu masalah
•Bagaimana masalah memberi impak kepada syarikat / pelanggan

20. SURAT PERMOHONAN MENJALANKAN PROJEK KEPADA PIHAK PENGURUSAN
Kumpulan, melalui ketua kumpulan perlulah mengemukakan surat permohonan kepada pihak pengurusan atasan (Ketua Bahagian / Jabatan) bagi meminta kelulusan untuk menjalan projek & meminta persetujuan pihak atasan mengenai tajuk projek KIK yang dipilih.

21. LANGKAH 4 ANALISA ‘ROOT CAUSE’
Melalui Rajah Sebab Akibat
Verifikasi punca masalah melalui proses: meneliti sumber dan membuat kesimpulan (terima / tidak)
Kaedah verifikasi ialah pemerhatian (walk the process), data & rekod, laporan, memo, hasil penemuan audit, kajian borang soal selidik, layout, motion time study

22. LANGKAH 4 Pareto gambarkan taburan dan kekerapan punca masalah
Sasaran penambahbaikan proses penentuan melalui penggunaan prinsip pareto, proses benchmarking, merujuk standard (cth: makmal) atau arahan pihak pengurusan.

23. RAJAH SEBAB AKIBAT (RAJAH ISHIKAWA)
Tujuan: Menggambarkan hubungkait antara akibat sebagai masalah dan sebab-sebab yang mempengaruhinya. Kegunaan: Untuk menyusun sebab- sebab masalah dengan sistematik. Dapat menganalisa keadaan sebenar sesuatu masalah.

24. LANGKAH 5 PELAN PENYELESAIAN / INOVASI
Gunakan teknik percambahan fikiran untuk
mendapatkan pelbagai alternatif penyelesaian
Gunakan Rajah Pokok (Tree Diagram) serta
analisa Pro & Kontra untuk menilai segala
alternatif penyelesaian
Kumpulan perlu mempersembahkan hasil
kajian projek kepada pihak pengurusan
Pelan Tindakan perlu disediakan

25. GAMBARAJAH POKOK

26. CONTOH ANALISA PRO KONTRA

27. PELAN TINDAKAN

28. LANGKAH 6 LAKSANAKAN PENYELESAIAN / INOVASI AM
Perlu gambarkan perubahan dari proses lama ke baru
Perbandingan sasaran dan pencapaian sebenar projek (sebelum dan selepas projek) perlu dilakukan melalui graf / Pareto
Jika beberapa uji cuba perlu dilaksanakan, setiap hasil perlaksanaan uji cuba perlu dibandingkan
Data perlu dilampirkan dan diverifikasi oleh pihak pengurusan mengenai pencapaian projek
Lampirkan surat taklimat kepada organisasi tentang aktiviti penambahbaikan dan juga surat kebenaran uji cuba dari pengurusan

29. SURAT KEBENARAN UJI CUBA DARI PIHAK PENGURUSAN
Surat kebenaran Uji Cuba perlu dilampirkan kerana ini akan membuktikan bahawa pihak pengurusan atasan bersetuju dengan pelan tindakan yang akan diambil oleh kumpulan

30. LANGKAH 7 PENGAWASAN TERHADAP HASIL
Laksanakan Analisa Kos-Faedah (Cost Benefit Analysis)
Pamirkan pencapaian projek dari segi:
a) Kos operasi
b) Kualiti
c) Masa, Produktiviti
d) Kepuasan Hati Pelanggan
e) Faedah Tidak Ketara
Impak projek kepada Jabatan / Organisasi / Negeri / Negara

31. LANGKAH 8 TINDAKAN PENYERAGAMAN
Nyatakan:
Peringkat penyeragaman yang dilaksanakan (Jabatan/ Organisasi / Daerah / Negeri / Negara)
Sokongan pihak pengurusan terhadap inovasi dan penyelesaian
Pengiktirafan yang telah kumpulan & inovasi kecapi
Pengubahsuaian Fail Meja, Prosedur, SOP
Latihan dan taklimat bagi pengguna sistem/ proses baru tersebut

32. LANGKAH 9 PRESTASI KUMPULAN
Nyatakan masalah yang dihadapi kumpulan semasa perlaksanaan projek & cara kumpulan mengatasinya.
Pembelajaran yang diperolehi
Penilaian Prestasi ahli kumpulan dinilai melalui borang kaji selidik – kerjasama, tanggungjawab, penggunaan QC tools, penyelesaian masalah secara sistematik, pemahaman konsep ICC, komunikasi, disiplin, pengurusan masa.
Gunakan Carta Radar untuk memperjelaskan prestasi kemajuan ahli
Nyatakan projek akan datang

33. CONTOH PENILAIAN PRESTASI KUMPULAN

34. LANGKAH 10 PENYEDIAAN LAPORAN DAN PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN
- Cetakan berwarna
-Aturan slides perlu sama dengan persembahan
nanti
- Nomborkan turutan slides
- Jelas, kemas dan terang

35. LANGKAH 10 PENYEDIAAN LAPORAN DAN PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN
Syarat: 5 minit masa persediaan, 20 minit persembahan, 5 minit soal jawab
Added Advantage:
- Pembentangan lancar, bersemangat
- Demonstrasi inovasi
- Gimmick persembahan, lagu intro