1. Pertanian . Inovasi . Kehidupan
PUTRA
GLOBAL 200
PENGURUSAN PERUBAHAN (Change Management) DCE CREDIT: 4 (4+0) (PERJUMPAAN BERSEMUKA PERTAMA- FEB. 2015)
Pertanian . Inovasi . Kehidupan
(SLOGAN UPM)

2. Assoc. Prof. Dr. Azizan Asmuni
Director Center for Industrial Relations and Networking (CiRNeT) & Assoc. Prof., Department of Professional Development & Continuing Education (JPPPL) Faculty of Educational Studies, Universiti Putra Malaysia   Tel: office: hp:

3. Hasil Pembelajaran Kursus/ Objektif Kursus
menghuraikan teori dan konsep perubahan (C2)
menganalisis proses berkaitan pengurusan perubahan di peringkat individu, organisasi dan masyarakat (C4)
menjalankan penilaian program perubahan dengan berkesan (C6)
mengaplikasikan teori, konsep dan prinsip yang sesuai dalam penambahbaikan kualiti (A3)

4. PENILAIAN & TUGASAN KURSUS
Penilaian Dan Taburan Markah
Sepanjang anda mengikuti kursus ini, anda akan dinilai melalui:
Tugasan 1 (individu) ( 20 % )
Tugasan 2 (individu/kumpulan) ( 40 % )
Peperiksaan Akhir ( 40% )

5. TUGASAN 1
Tujuan tugasan ialah supaya pelajar boleh mengenal pasti dan menghuraikan konsep pengurusan perubahan dan memberi contoh-contoh perubahan dalam organisasi.
SOALAN: (rujuk fail:NOTA PEPERIKSAAN DAN TUGASAN DCE 3602 SEM PERTAMA 2014)
SILA TEMUBUAL SEKURANG-KURANGNYA seORANG PENTADBIR/ PENGURUS DAN DAPATKAN MAKLUMAT
anda dikehendaki menyediakan laporan dalam lingkungan muka surat dan perlu dihantar sebelum 16 november 2014 atau lebih awal.

6. TUGASAN 2 (BERKUMPULAN) (Projek - Pembelajaran Berasaskan Projek dan Masalah – POBL)
Tujuan tugasan ialah supaya pelajar boleh menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan dalam usaha penambahbaikan kualiti dan produktiviti organisasi. Model perubahan Kurt Lewin adalah merupakan model yang terkenal yang telah digunakan.

7. TUGASAN 2 (BERKUMPULAN) (Projek - Pembelajaran Berasaskan Projek dan Masalah – POBL)
Pelajar diwajibkan menghantar satu Projek berkumpulan (3-5 orang/kumpulan). Sila maklum ( ) kepada Pensyarah sekiranya masalah untuk membuat tugasan secara kumpulan).
SOALAN: Sila pilih SATU perubahan yang telah berlaku dalam sebuah organisasi (berasaskan pengalaman anda atau temuduga pengurus organisasi lain). Anda dikehendaki untuk menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan (dicadangkan menggunakan Model perubahan Kurt Lewin).
 Perbincangan lanjut akan dibuat semasa f2f 2 nanti.

8. PEPERIKSAAN AKHIR Peperiksaan akhir adalah berbentuk subjektif.
Asas kepada peperiksaan ini ialah kefahaman mengenai penilaian program perubahan dengan berkesan
Meliputi semua unit
Sila baca tugasan-tugasan anda, NOTA PEPERIKSAAN DAN TUGASAN DCE 3602 SEM PERTAMA 2014) dan slaid FOKUS BELAJAR (dalam VOD) terutamanya SLAID FOKUS UNIT 9

9. KANDUNGAN KURSUS Pengenalan kepada Perubahan
Model Proses Pengurusan Perubahan
Pendekatan Menentukan Fokus & Halatuju Perubahan dalam Organisasi
Penstrukturan Organisasi
Pemajuan Proses
Perubahan Berfokuskan Kepuasan Pelanggan

10. KANDUNGAN Budaya Organisasi dan Perubahan
Pendekatan Perlaksanaan Perubahan
Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Kuasa Lapangan (Force Field Analysis)
Pengurusan Kualiti Menyeluruh
Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen
Simplisiti (Simplicity)
Penilaian Kejayaan Perubahan

11. Penting : PANDUAN BELAJAR
Baca tajuk utama/tumpuan dalam kandungan sliad perjumpaan bersemuka 1 dan 2.
Untuk mendapat keterangan terperinci mengenai sesuatu tajuk utama tersebut, sila rujuk modul dan Slaid setiap Unit yang disediakan.
Sila pastikan kefahaman mengenai Teori Kurt Lewin dan applikasinya untuk persedian tugasan dan peperiksaan akhir. Rujuk dalam buku lain atau Internet.

12. APAKAH PERUBAHAN YANG SEDANG DAN TELAH BERLAKU DALAM ORGANISASI ANDA?
ISO, 5S,TQM
SISTEM SARAAN/PENILAIAN
M&A
PERTUKARAN PENGURUSAN
PENGGUNAAN ICT
PAKAIAN SERAGAM, PUNCH CARD, WAKTU KERJA, KURSUS 7 HARI, DLL

13. KANDUNGAN DAN PROSES DALAM PENGURUSAN PERUBAHAN
KANDUNGAN – APA KAH PERUBAHAN YANG BERLAKU? Contoh- 5S, ISO, SSM
PROSES – BAGAIMANA PERUBAHAN TERSEBUT DIURUS?- arahan, perbincangan, tubuh jawatankuasa
FOKUS DCE PROSES

14. APA ITU PENGURUSAN? APA ITU PERUBAHAN?

15. APA ITU PENGURUSAN?
proses perancangan, penyusunan, pengarahan dan pengawalan usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi
the act of getting people together to accomplish desired goals and objectives using available resources efficiently and effectively.
planning,
organizing,
staffing,
leading or directing,
controlling.

16. Apa Itu Perubahan? Untuk menjadi berbeza, berlainan atau tidak sama
bererti membuat suatu atau menjadi berbeza dengan jelas atau nyata dan
mencadangkan sama ada melibatkan transmutasi (penukaran) ciri yang radikal atau menggantikan dgn sesuatu yg lain.
membuat suatu yang atau menjadikan suatu lebih berbeza, berlainan
Pemikiran Penambahbaikan/Peningkatan Berterusan

17. ADAKAH PEMBELAJARAN JUGA PERUBAHAN?
Pembelajaran ialah satu proses dalaman dimana individu memperolehi pemikiran, perasaan dan melakukan sesuatu dengan cara yang baru.
Pemelajaran bermakna perubahan dari segi pengetahuan, sikap dan kemahiran.

18. Hari ini lebih baik dari hari semalam...
“ Barangsiapa yang hari ini dia lebih baik dari semalam, maka dia dari kalangan mereka yanng beruntung. Barangsiapa yang hari ini dia sama seperti semalam, maka dia dari kalangan yang rugi. Barangsiapa yang hari ini dia, lebih teruk dari semalam, maka dia di kalangan orang yang celaka” Mafhum Hadith Rasulullah SAW.

19. MAKNA PENGURUSAN PERUBAHAN - BAGAIMANA KITA URUS PERUBAHAN - FOKUS KEPADA PROSES

20. PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA
PROSES PENGGUNAAN PELBAGAI STRUKTUR DAN INSTRUMEN/KAEDAH UNTUK MENGAWAL SETIAP USAHA PERUBAHAN YANG DIBAWA DI DALAM ORGANISASI
BERTUJUAN UNTUK MEMINIMA KESAN PERUBAHAN KEPADA PEKERJA DAN MENGELAKAN HURUHARA/GANGGUAN (Kotter).

21. PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA
a structured approach to shifting/transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state.
an organizational process aimed at helping employees to accept and embrace changes
the utilization of basic structures and tools to control any organizational change effort - goals is to minimize the change impacts on workers and avoid distractions (Kotter).

22. PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA
process, tools and techniques to manage the people-side of change to achieve the required business outcome
A structured approach that helps manage the people components during a business transformation initiative to realise the desired outcomes

23. SOALAN INTERAKTIF.
ADAKAH USAHA PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI AND BERKESAN SEPERTI YANG ANDA KEHENDAKI?

24. PANDUAN BELAJAR
Fokus kepada perkara-perkara berikut

25. MAKNA DAN KEPENTINGAN PENGURUSAN PERUBAHAN
Makna dan jenis pengurusan perubahan (PP)
Tekanan perubahan/Punca perubahan dalam organisasi
Kuantum/darjah perubahan (muka surat ms 17)

26. Tekanan Perubahan
Setiap organisasi terdedah atau mengalami dua bentuk daya atau tekanan perubahan:
Tekanan Luaran dan
Tekanan Dalaman

27. Gambarajah 1. Punca Tekanan Perubahan: Luaran & dalaman

28. Tekanan Perubahan yang berpunca dari luar
Tekanan Politik
Tekanan Ekonomi
Tekanan Teknologi
Tekanan Kerajaan
Peningkatan Persaingan Global
Perubahan Keperluan dan Cita Rasa Pelanggan

29. Tekanan Perubahan yang Berpunca dari Dalam
Dinamik Sistem
Proses Pentadbiran yang Tidak Mencukupi atau Lengkap
Harapan Individu atau Kumpulan  
Perubahan Berfokus Penstrukturan
Perubahan Teknologi
Perubahan Berfokus Orang atau Manusia (Person-focused Change)
Isu Keuntungan (Profitability Issues)
Desakan Sumber yang Terhad

30. Kuantum Perubahan
Terdapat dua ekstrim kuantum perubahan: Rendah – Tinggi.
Dalam kontinum rendah-tinggi tersebut di atas, kuantum perubahan juga boleh dibahagikan kepada tiga kategori berikut:
perubahan kecilan,
sederhana dan
besaran.
Jenis perubahan juga boleh mencerminkan kuantum perubahan seperti yang disajikan dalam Gambarajah 2

31. Gambarajah 2: Kuantum Perubahan

32. TEORI/MODEL PERUBAHAN (UNIT 2)- SECARA RINGKAS
Lewin Tiga Fasa

33. Asas perubahan menurut model Lewin
Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut:
Pencairan (unfreezing),
Peralihan (moving) dan
Pembekuan semula (refreezing)

34. Gambarajah 1: Model Perubahan Kurt Lewin

35. 1. Pencairan (SEDAR ADA MASALAH & PERLU PERUBAHAN)
Berlaku apabila wujudnya kesedaran terhadap
keadaan semasa, struktur, pembentukan tugas yang tidak memuaskan dan teknologi yang tidak berkesan,
kemahiran atau sikap kakitangan yang tidak sesuai lagi dengan perkembangan organisasi,
kejatuhan hasil jualan,
semangat kerja yang terlalu rendah.
Keadaan satu suasana ini akan mendorong ke arah pencairan suasana yang sedia ada.
Tanpa proses pencairan perubahan tidak akan berlaku.

36. 2. Peralihan (PROSES MENGGERAKAN PERUBAHAN)
Peralihan berlaku apabila sesuatu program atau rancangan dilaksanakan bagi menggerakkan organisasi atau kakitangan ke arah yang lebih baik.
Pada peringkat ini berlaku perubahan seperti
pembentukan gelagat,
nilai,
sikap,
struktur yang baru/lebih baik atau
berlakunya perubahan dan pembangunan organisasi secara keseluruhan.

37. 3. Pembekuan Semula (PERUBAHAN DAPAT DIAMALKAN DAN DIKEKALKAN)
Apabila perubahan telah berlaku, gelagat atau tingkah laku baru akan dibangunkan.
Pembentukan sikap dan struktur baru hendaklah dibekukan dan dijadikan sebahagian daripada kehidupan baru organisasi.
Membekukan kembali bermakna, organisasi akan berada pada titik keseimbangan yang baru.
Pada peringkat ini, keberkesanan perubahan akan diberi perhatian dan dorongan untuk melakukan perubahan yang seterusnya boleh ditimbangkan.
Organisasi perlu memberi perhatian bahawa pembekuan semula adalah bersifat relatif dan sementara.

38. PERANCANGAN STRATEGIK (PS) (U3)
PERLU ADA PERANCANGAN STRATEGI UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN
Peringkat perancangan strategi (ms 29-30) dan proses perancangan strategi (slaid)
Kaedah analisis
SWOT(ms 40)
Benchmarking (41-42)

39. Pengurusan Strategik
Pengurusan strategik adalah proses di mana seorang pengurus
mencipta atau merumuskan (formulate) dan
melaksanakan strategi yang disediakan
untuk memperbaiki pencapaian matlamat strategik dengan mengetahui persekitaran dan keadaan yang wujud atau tersedia ada.

40. Kepentingan Pengurusan Strategik
Pengurusan strategik adalah penting kerana beberapa sebab berikut:
Membantu organisasi dalam mengenal pasti dan merumuskan kelebihan bersaing (competitive advantage) yang diperlukan untuk mengatasi daya atau tekanan persaingan.
Memberi hala tuju supaya ahli organisasi tahu di mana mereka boleh menghabiskan usaha atau tenaga mereka.
Membantu dalam menunjukkan perlunya inovasi dan menyediakan pendekatan yang teratur untuk penciptaan idea baru berkaitan dengan strategi.
Untuk melibatkan pengurus di kesemua peringkat dalam proses perancangan supaya mereka boleh memahami rancangan yang dihasilkan dan juga perlaksanaan rancangan yang lebih komited lagi.

41. Perancangan Strategik Untuk Perubahan
Empat Peringkat dalam perancangan strategik:
Menentukan objektif,
Membentuk dasar dan strategi untuk melaksanakan objektif,
Menyediakan perancangan-perancangan jangka pertengahan dan jangka pendek untuk melaksanakan dasar, dan
Penyata terperinci berhubung dgn tatacara perlaksanaan tiap-tiap perancangan.

42. Proses Pengurusan Strategik
Proses pengurusan strategik mempunyai beberapa komponen utama seperti ditunjukkan dalam Gambarajah 2.
Proses tersebut bermula dengan
mengenal pasti wawasan/misi dan matlamat strategik organisasi.
Kemudian, ia melibatkan analisis situasi persaingan dengan mengambil kira kedua-dua persekitaran luaran dan faktor organisasi yang berkaitan.
Selepas analisis tersebut, pengurus boleh bermula untuk membentuk atau merumuskan pelbagai strategi yang boleh digunakan untuk mencapai matlamat strategik.

43. Gambarajah 2: Proses Pengurusan Strategik dalam Organisasi (Sumber: Barton & Martin, 1998)

44. Analisis SWOT
Satu kaedah analisis mengenai situasi persaingan organisasi yang melibatkan penilaian:
Kekuatan (Strengths),
kelemahan (Weaknesses),
peluang persekitaran (Opportunities), dan
ancaman (Threats).

45. “Benchmarking” (Perbandingan Kedudukan)
Menurut Camp (1989) “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) adalah satu usaha untuk mencari amalan terbaik industri yang boleh menghasilkan prestasi organisasi yang lebih baik.
Bagi tujuan kita, “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) boleh didefinisikan sebagai cara yang sistematik untuk mengenal pasti, memahami dan menghasilkan produk, perkhidmatan, rekabentuk, alatan, proses dan amalan yang lebih baik bagi meningkatkan prestasi sebenar organisasi.

46. “Benchmarking” (Perbandingan Kedudukan)
Proses “benchmarking” yang melaksanakan penyelesaian yang mempunyai nilai tambahan adalah usaha yang menghasilkan peningkatkan prestasi sebenar organisasi.

47. “Benchmarking” (Perbandingan Kedudukan)
Menurut Camp (1989) “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) mempunyai langkah-langkah berikut:
perancangan,
analisis,
integrasi,
tindakan dan
kematangan.
Perincian atau elemen bagi setiap langkah tersebut di atas telah disajikan dalam Jadual 1.

48. Jadual 1: Langkah-langkah untuk “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) yang berjaya

49. FOKUS PERUBAHAN (UNIT 4) -APA NAK DIUBAH?
Pendekatan berasaskan Komponen Utama Organisasi (Leavitt)(44-47)
Pendekatan berasaskan teori sistem dalam organisasi (Bartol & Martin)(47-49)(terperinci Unit 7)
Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8- terperinci)- untuk f2f 2

50. Pendekatan Komponen Utama Organisasi
Menurut Leavitt (1964), perubahan dan inovasi pada umumnya melibatkan perubahan dalam satu atau lebih komponen utama berikut:
struktur,
teknologi,
sumber manusia dan
budaya.

51. Gambarajah 1: Komponen Utama untuk Melaksanakan Perubahan

52. Pendekatan berasaskan Teori Sistem
Pendekatan teori sistem adalah berasaskan anggapan bahawa organisasi boleh di lihat sebagai beberapa sistem.
Satu sistem adalah mengandungi beberapa bahagian atau komponen yang berkaitan dan berfungsi secara keseluruhan dalam mencapai matlamat bersama yang dikejar.
Komponen asas dalam suatu sistem pengeluaran terdiri daripada: input, proses dan output.

53. Gambarajah 2: Komponen Asas dalam Satu Sistem Pengeluaran

54. Menurut Bartol, K. M. & Martin, D. C
Menurut Bartol, K. M. & Martin, D. C., (1994), dalam pendekatan sistem, satu sistem organisasi mempunyai empat komponen utama berikut: input, proses transformasi, output dan maklum balas (lihat Gambarjah 3).

55. Penstrukturan Organisasi (U5)
Faktor dinamik dalam Penstrukturan Organisasi (56-59)

56. Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi
Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur sesebuah organisasi:
Saiz
Teknologi
Alam Sekitar
Bidang Kawalan dan Desentralisasi