1. Rhannu Gwybodaeth
Rhagfyr 2014

2. Bwrdd Gwasanaeth Lleol Conwy a Sir Ddinbych
Bwrdd Iechyd Lleol Prifysgol Betsi Cadwaladr
Cefnogaeth Cymunedol a Gwirfoddol Conwy
Tai Cymunedol Cymru (Cartrefi Conwy yn cynrychioli landlordiaid cymdeithasol eraill ar hyn o bryd)
Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Cyngor Sir Ddinbych
Cyngor Gwasanaeth Gwirfoddol Sir Ddinbych
Grŵp Llandrillo Menai
Cyfoeth Naturiol Cymru
Tân ac Achub Gogledd Cymru
Heddlu Gogledd Cymru
Iechyd Cyhoeddus Cymru
Awdurdod Parc Cenedlaethol Eryri
Llywodraeth Cymru
Mae'r pecyn cymorth hwn wedi cael ei ddatblygu ar y cyd â'r partneriaid BGLl a restrir ar y sleid hon i annog dull partneriaeth i rannu gwybodaeth fel rhan o 'Strategaeth Wybodaeth' y BGLl.
Ar adeg o ostyngiadau yn y gyllideb, mae gwaith partneriaeth effeithiol yn allweddol i gyflawni'r canlyniadau gorau ar gyfer pobl Conwy a Sir Ddinbych. Felly, er mwyn sicrhau ein bod yn gwneud y defnydd gorau o wybodaeth yn ddiogel ac yn saff tra'n lleihau'r risgiau a berir wrth rannu gwybodaeth, mae’r strategaeth BGLl yn nodi:
Beth yw gwybodaeth
Sut y byddwn yn ymgymryd â'r dull hwn
Math o wybodaeth sydd ei hangen a phryd
Rôl partneriaid y BGLl
Perchnogaeth, llywodraethu a sicrwydd gwybodaeth
Felly, y nod yw ‘Sicrhau bod y wybodaeth berthnasol ar gael i'r bobl briodol ar yr adeg gywir; er mwyn monitro gweithrediad, perfformiad ac effaith 'Un Conwy' (CBSC) a 'Chynllun MAWR' (CSDd) tra'n sicrhau diogelwch gwybodaeth yn barhaus."

3. Pam bod rhannu gwybodaeth mor bwysig?
Babi P
Adroddiad Arglwydd Laming (Victoria Climbie / Sohame)
Adroddiad yn nodi 5 canlyniad positif:
Bod yn iach
Aros yn ddiogel
Mwynhau a chyflawni
Gwneud cyfraniad positif
Cyflawni llesiant economaidd

4. Sut gellir cyflawni hyn?
Ymarferwyr angen gweithio gyda’i gilydd
Ymyrryd yn gynt
Offer i’w galluogi i wneud hyn
Rhannu gwybodaeth gyfreithiol yn un offeryn pwysig
Datblygwyd y pecyn cymorth hwn i alluogi partneriaid i gyflawni hyn

5. Rhannu Gwybodaeth… Pwysigrwydd rhannu gwybodaeth rhwng asiantaethau
Adroddiad Arglwydd Laming yn achos Babi P– bron pob adolygiad achos difrifol yn dod i’r casgliad bod y plentyn wedi cael ei ‘adael i lawr’ trwy fethu rhannu gwybodaeth.
Adolygiad yr Athro Munro o Amddiffyn Plant –System sy’n canolbwyntio ar y plentyn, nawr yn dadlau mai nid yr un drefn i bawb yw’r ffordd ymlaen. Arloesi lleol a gwaith rhyng-asiantaeth, gyda llai dim mwy o systemau!

6. Adroddiad Munro ac Ymateb Llywodraeth Ganolog:
“Mae rhannu gwybodaeth yn effeithiol rhwng asiantaethau’n hanfodol os yw plant a phobl ifanc am dderbyn y cymorth maent ei angen.”
Mae Llywodraeth Ganolog yn cytuno gyda’r Athro Munro nad yw gwybodaeth a all helpu i amddiffyn plant yn cael ei rhannu’n briodol rhwng gweithwyr proffesiynol ac asiantaethau allweddol.
Gall penderfyniadau am pa wybodaeth i’w rhannu, a phryd i’w rhannu, fod angen barn anodd a chymhleth. Tydi cael data ychwanegol a systemau TG ddim bob amser yn gwneud y penderfynaidau hyn yn haws.

7. Llywodraeth Cymru Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol (RhGB).
Fframwaith Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI)
Fframwaith Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol yr Alban (SASPI)
Byddwn yn mynd i fwy o fanylder am WASPI yn nes ymlaen yn y cyflwyniad hwn.

8. Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI)
Mae WASPI mewn 2 Haen - Haen 1 yw llofnodwr y sefydliad neu gytundeb i weithio i egwyddorion y Cytundeb - addewid trosfwaol.
Haen 2 yw'r Protocolau Rhannu Gwybodaeth a ddatblygir o dan yr 'addewid' sy'n addas ar gyfer y gwasanaeth unigol. Yn 2014 datblygodd y tîm WASPI Gytundeb Datgelu Data. Beth yw’r gwahaniaeth? Mae Protocol Rhannu Gwybodaeth yn cwmpasu rhannu aml-asiantaeth dwy ffordd, tra bod y DDA, yn cwmpasu un ffordd, o un Rheolwr Data i Reolwr Data arall, e.e. mae'r Cyngor yn datgelu rhestrau o deuluoedd diamddiffyn sydd mewn perygl o dân yn y cartref, ar gyfer archwiliadau a chyngor diogelwch tân gan y Gwasanaeth Tân. Mae hyn un ffordd. Gallai enghraifft arall gynnwys y Bwrdd Iechyd yn datgelu manylion cyswllt cleifion i'r Gymdeithas Strôc, mae hyn un ffordd.
Tra bod tîm aml ddisgyblaethol e.e. Gweithwyr Iechyd a Gofal Cymdeithasol yn rhannu gwybodaeth yn ôl ac ymlaen am y defnyddwyr gwasanaeth mae hyn yn awgrymu bod angen datblygu Protocol Rhannu Gwybodaeth.

9. Beth yw WASPI?
Fframwaith i sefydliadau rannu gwybodaeth sy’n adnabod unigolyn rhyngddynt mewn modd cyfreithiol a deallus
Mae ar gyfer rhannu gwybodaeth bersonol arferol, y cytunwyd arni a rheolaidd, at ddiben penodol ac er budd unigolion – dim ar gyfer ceisiadau ad-hoc
Nid yw ar gyfer rhannu rhwng sefydliadau nac ar gyfer rhannu gwybodaeth yn ei chrynswth, wedi’i di-bersonoleiddio na dienw
Mae’n cynnig dull ymarferol ar gyfer cydweithio

10. I bwy mae WASPI?
I sefydliadau sy’n ymwneud ag amddiffyn, diogelwch, iechyd, addysg a lles cymdeithasol pobl yng Nghymru
Mae hyn yn cynnwys sefydliadau sector statudol, preifat a gwirfoddol
Dull ymarferol o rannu gwybodaeth

11. WASPI a SPI
Sut mae WASPI yn cysylltu â Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Llywodraeth Cymru?
Elfen allweddol o’r Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol (SPI)
Yr ‘un’ fframwaith rhannu gwybodaeth i Gymru

12. Manteision WASPI Beth yw manteision defnyddio WASPI?
Darparu gwasanaeth gwell i Ddefnyddwyr Gwasanaeth
Annog rhannu gwybodaeth yn ddiogel a pherthnasol
Helpu i oresgyn cymhlethdodau cyfreithiol a chamddealltwriaeth
Darparu cydymffurfiaeth gyda Chod Ymarfer Rhannu Data’r Comisiynydd Gwybodaeth a safonau cydnabyddedig eraill
Helpu i hybu’r angen ar gyfer rhannu rheolaidd rhwng sefydliadau gwasanaeth cyhoeddus
Helpu i arwain Ymarferwyr a staff o amgylch y wybodaeth maent yn gallu a ddim yn gallu ei rhannu – darparu hyder
‘Unwaith i Gymru’ – lleihau dyblygu ymdrechion

13. WASPI Ydy eich sefydliad chi wedi arwyddo’r Cytundeb?
Trwy arwyddo’r Cytundeb, byddwch wedi cytuno i:
Ddull cyffredin o rannu gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau sector cyhoeddus a gwirfoddol eraill;
Datblygu Protocolau Rhannu Gwybodaeth (PRhG) lleol gan ddefnyddio templed a chanllawiau WASPI;
Codi ymwybyddiaeth staff am gyfrifoldebau’r sefydliad.
Gellir gweld fersiwn diweddaraf o ganllawiau a dogfennau cefnogol WASPI yn
Nodyn i’r hyfforddwr: Mae’n bosibl y byddwch yn dymuno addasu’r sleid hon yn lleol os yw eich sefydliad wedi ymrwymo i’r cytundeb. Os na, rydym yn eich annog i wneud hynny a chodi ymwybyddiaeth am hyn gyda’ch Uwch Dîm Rheoli.

14. WASPI prosesau ar gyfer rhannu gwybodaeth bersonol dibenion penodol
Beth yw Protocol Rhannu Gwybodaeth (ISP)?
Mae ISP yn cofnodi’r:
prosesau ar gyfer rhannu gwybodaeth bersonol
dibenion penodol
pobl mae’n effeithio arnynt
pwerau deddfwriaethol perthnasol
wybodaeth sydd i gael ei rhannu a gyda phwy
proses cydsynio
gweithdrefnau gweithredol
proses ar gyfer adolygu

15. Canllawiau Rhannu Gwybodaeth: Cynnyrch
A phosteri’n rhannu prif negeseuon y canllawiau, set wedi’i ddiweddaru o’r deunydd hyfforddi a set o ganllawiau ‘Sut i…’.

16. Information Sharing Core presentation Mar 2009
Cefnogaeth ffurfiol
Information Sharing Core presentation Mar 2009

17. Beth yw rhannu gwybodaeth?
1. Rhannu gwybodaeth bersonol arferol yn systematig rhwng sefydliadau sy’n cael ei rhannu at ddiben sefydledig.
NEU
2. Penderfyniadau unwaith yn unig eithriadol i rannu data at amryw o ddibenion.
Fel arfer mae'n hawdd sefydlu'r dull o rannu gwybodaeth bersonol - bydd y rhannu fel arfer naill ai’n rannu rheolaidd a systematig, at ddibenion sefydledig a allai fod yn 2 ffordd amlasiantaeth neu lif un ffordd, o un sefydliad i'r llall; NEU, bydd y penderfyniadau eithriadol unwaith yn unig hynny i rannu, megis pryderon amddiffyn plant, neu sefyllfaoedd bywyd a marwolaeth.

18. Pwerau i rannu i Awdurdodau Cyhoeddus
A oes pŵer cyfreithiol cyflym ar gyfer rhannu?
Cyfeirir at y rhain fel ‘pyrth’ ac fel arfer maent yn benodol iawn.
Os na, a oes pŵer cyfreithiol goblygedig i rannu?
Yn aml mae’r ddeddfwriaeth sy’n rheoleiddio gweithgareddau corff cyhoeddus yn fud ar y mater o rannu data. A yw’r rhannu’n rhesymol anochel i’r pŵer penodol sy’n caniatau’r gweithgaredd?
Y cwestiwn dylid ei ofyn yw a oes gennyf y pŵer i rannu?
GWELER Y TABL PORTH YN Y PECYN
CYMORTH
Gan fod awdurdodau cyhoeddus yn gyrff statud, maent yn cael eu pwerau i wneud unrhyw beth gan y gyfraith. Felly, dylai awdurdod cyhoeddus allu nodi pa bŵer penodol maent yn dibynnu arno, er mwyn rhannu. Mae gan gyrff nad ydynt yn gyrff cyhoeddus, megis sefydliadau trydydd sector neu'r sector preifat, drothwy is ond byddant bob amser angen cadw at y Ddeddf Diogelu Data 1998.
Am restr heb fod yn gyflawn o byrth statudol ar gyfer cyrff cyhoeddus, gweler y tabl yn eich pecyn cymorth.

19. Deddf Hawliau Dynol a Hawl i Barchu Preifatrwydd
Rhaid cydymffurfio â Hawliau Dynol
NID yw erthygl 8 yn hawl absoliwt mae’n ‘Hawl i barchu ei fywyd preifat a’i fywyd teuluol, ei gartref a’i ohebiaeth’
Mae hyn yn arbennig o berthnasol i rannu data personol
Gan nad yw’n hawl absoliwt, mae gan awdurdodau cyhoeddus hawl i ymyrryd os yw’n gyfreithiol ac yn gymesur
i wneud hynny
Mae’n rhaid i holl weithredoedd cyrff cyhoeddus, gydymffurfio â’r Ddeddf Hawliau Dynol. Fodd bynnag, er nad yw'r Ddeddf Hawliau Dynol yn datgan ei fod yn berthnasol yn uniongyrchol i'r sector gwirfoddol neu breifat, os ydynt yn cyflawni swyddogaethau cyhoeddus ar ran awdurdod cyhoeddus yna bydd y Ddeddf Hawliau Dynol yn berthnasol ac felly dylai fod yn berthnasol wrth iddynt wneud penderfyniadau ac yn eu camau gweithredu. Bydd yn arfer da i gydymffurfio â’r Ddeddf Hawliau Dynol beth bynnag!

20. Deddf Amddiffyn Data 1998
NID yw’r Ddeddf Amddiffyn Data yn rhwystr i rannu gwybodaeth - mae’n fframwaith ar gyfer rhannu priodol.
Mae’n rhaid i’r datgeliad gydymffurfio â DPA
Mae Atodlen 2 a 3 o’r Ddeddf yn berthnasol
A yw’r amodau ar gyfer prosesu (e.e. rhannu) yn fodlon?
Data personol – atodlen 2
Data personol sensitif – atodlen 2 a 3
Eithriadau Deddf Amddiffyn Data
sy’n caniatau datgelu
Nodyn i’r Hyfforddwr: Mae Atodlenni 2 a 3 o’r Ddeddf Amddiffyn Data wedi eu cynnwys er hwylustod fel tudalennau PINC yn y pecyn cymorth.

21. Cod Ymarfer Rhannu Data ICO
Ffactorau i’w hystyried:
Beth mae’r rhannu’n bwriadu ei gyflawni?
Pa wybodaeth sydd angen ei rhannu?
Pwy sydd angen mynediad i’r data personol a rennir?
Pryd ddylid ei rannu?
Sut dylid ei rannu?
Sut allwn ni wirio bod y rhannu’n cyflawni ei amcanion?
Pa risg sydd yna i rannu data?
A ellir cyflawni’r nod heb rannu’r data neu ei gadw’n ddienw?
A fyddaf angen diweddaru fy hysbysiad?
Nodyn i’r Hyfforddwr: mae’r sleid hon wedi ei hailgynhyrchu o’r Cod Ymarfer ICO ar Rannu Data

22. Rhannu Data Systematig
Rhestr Wirio Rhannu Data– Rhannu Data Systematig
Senario: Rydych yn dymuno arwyddo cytundeb i rannu data personol yn rheolaidd
A yw’r rhannu’n cael ei gyfiawnhau?
Prif bwyntiau i’w hystyried:
Beth mae rhannu i fod i’w gyflawni?
Ydych chi wedi asesu’r manteision a’r risg posibl i unigolion a/neu gymdeithas trwy rannu neu beidio rhannu?
Ydy rhannu’n gymesur â’r mater rydych yn delio ag ef?
A ellir cyflawni’r nod heb rannu data
personol?
Nodyn i’r Hyfforddwr: Mae’r rhestrau gwirio Rhannu Data ICO ynghlwm â’ch pecyn cymorth.

23. Rhannu Data Systematig
A oes gennych y pŵer i rannu?
Prif bwyntiau i’w hystyried:
Y math o sefydliad rydych yn gweithio iddo
Unrhyw swyddogaethau neu bwerau perthnasol gan eich sefydliad
Natur y wybodaeth y gofynnwyd i chi ei rhannu(er enghraifft a roddwyd yn gyfrinachol?)
Unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i rannu gwybodaeth (er enghraifft gofyniad statudol neu orchymyn llys)
Nodyn i’r Hyfforddwr: byddwch yn ymwybodol o’r math o sefydliad sy’n mynychu eich hyfforddiant, a chyfeiriwch yn ôl at sleid 11 ar Bwerau i Awdurdodau Cyhoeddus.

24. Rhannu Data Systematig
Os ydych yn penderfynu rhannu data –
Mae’n arfer da cael cytundeb rhannu data.
Siaradwch gyda’ch Hwylusydd WASPI
Yn ogystal ag ystyried y prif bwyntiau uchod, dylai eich cytundeb rhannu data gynnwys y materion canlynol:
Pa wybodaeth sydd angen ei rhannu
Y sefydliadau fydd yn cyfrannu
Beth fyddwch angen ei ddweud wrth bobl am y rhannu data a sut byddwch yn trosglwyddo’r wybodaeth honno
Measurau i sicrhau bod diogelwch digonol i amddiffyn y data
Pa drefniadau sydd eu hangen i roi mynediad i unigolion i’w data personol os byddant yn gofyn amdano
Cyfnodau cadw cyffredin y cytunwyd ar gyfer data
Prosesau i sicrhau dileu diogel
Nodyn i’r Hyfforddwr: Byddai’n fuddiol cadarnhau pwy yw’r hwylusydd WASPI yn eich sefydliad cyn yr hyfforddiant.

25. Rhannu Data– Ceisiadau Unwaith yn Unig
Senario: Gofynnir i chi rannu data personol sy’n ymwneud ag unigolyn mewn amgylchiadau ‘unwaith yn unig’.
A ellir cyfiawnhau rhannu?
Prif bwyntiau i’w hystyried:
Ydych chi’n meddwl y dylech rannu’r wybodaeth?
A ydych wedi asesu’r manteision a’r risg posibl i’r unigolion
a/neu gymdeithas rhannu neu beidio rhannu?
A oes gennych bryderon bod unigolyn mewn perygl o niwed difrifol?
Ydych chi angen ystyried eithriad yn y Ddeddf Diogelu Data ar gyfer rhannu?

26. Ceisiadau Unwaith yn Unig
A oes gennych y pŵer i rannu?
Prif bwyntiau i’w hystyried:
Y math o sefydliad rydych yn gweithio iddo
Unrhyw swyddogaethau neu bwerau perthnasol i’ch sefydliad.
Natur y wybodaeth y gofynnwyd i chi ei rhannu (er enghraifft, a roddwyd yn gyfrinachol?)
Unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i rannu gwybodaeth (er enghraifft gofyniad statudol neu orchymyn llys)

27. Ceisiadau Unwaith yn Unig
Os ydych yn penderfynu rhannu
Prif bwyntiau i’w hystyried:
Pa wybodaeth ydych angen ei rhannu?
Rhannu beth sydd ei angen yn unig
Gwahaniaethu rhwng ffaith a barn
Sut dylid rhannu’r wybodaeth?
Rhaid rhannu gwybodaeth yn ddiogel
Sicrhau eich bod yn rhoi’r wybodaeth i’r person cywir
Ystyried a yw’n briodol/ddiogel hysbysu’r unigolyn eich bod wedi rhannu’r wybodaeth

28. Ceisiadau Unwaith yn Unig
Cofnodi eich Penderfyniad
Cofnodi eich penderfyniad rhannu data a’ch rhesymeg–
pa un a wnaethoch rannu’r wybodaeth ai peidio
Os ydych yn rhannu gwybodaeth dylech gofnodi:
Pa wybodaeth a rannwyd ac i ba bwrpas
Gyda phwy y rhannwyd
Pryd gafodd ei rhannu
Eich cyfiawnhad dros rannu
Pa un a rannwyd y wybodaeth gyda neu heb ganiatâd.

29. Ceisiadau Unwaith yn Unig
“Nid yw Protocol Rhannu Gwybodaeth yn offeryn defnyddiol i reoli rhannu gwybodaeth ad hoc y mae pob ymarferydd yn ei ystyried yn angenrheidiol. Yn bwysicach na dim, ni fwriedir yn lle dyfarniad proffesiynol a ddefnyddir gan ymarferydd profiadol yn yr achosion hynny ac ni ddylid defnyddio yn lle’r dyfarniad hwnnw”
Swyddog Comisiynydd Gwybodaeth

30. Diolch i chi am wrando Cwis Astudiaethau achos Unrhyw gwestiynau?
Mae cwis ac astudiaethau achos wedi eu cynnwys yn y pecyn cymorth.
Mae’r atebion ar dudalen ar wahân.