1. Bab 5: Pengurusan Masa Projek
Copyright Course Technology 2001

2. Copyright Course Technology 2001
Al-'Asr
[1] Demi Masa! [2] Sesungguhnya manusia itu dalam kerugian - [3] Kecuali orang-orang yang beriman dan beramal soleh, dan mereka pula berpesan-pesan dengan kebenaran serta berpesan-pesan dengan kesabaran.
Copyright Course Technology 2001

3. Copyright Course Technology 2001
By (the Token of) Time (through the ages), Verily Man is in loss, Except such as have Faith, and do righteous deeds, and (join together) in the mutual teaching of Truth, and of Patience and Constancy.
Copyright Course Technology 2001

4. Kepentingan Jadual Projek
Pengurus sering mengatakan menyiapkan projek mengikut masa sebagai cabaran terbesar utk mereka
Laporan CHAOS 1995 menunjukkan peratus lebih masa sebanyak 222%; ini dikurangkan kpd 63% dalam kajian 2001
Masa mempunyai kebolehlenturan terkecil, ia tetap berlalu
Isu jadual adalah sebab utama konflik dalam projek, khasnya dalam bahagian terakhir projek
Copyright Course Technology 2001

5. Rajah 5-1. Konflik Sepanjang Hayat Projek
Copyright Course Technology 2001

6. Proses Pengurusan Masa Projek
Melibatkan proses utk menentukan bahawa projek ditamatkan mengikut masa. Antara proses:
Takrifan aktiviti
Turutan aktiviti
Anggaran tempoh aktiviti
Pembangunan jadual
Kawalan jadual
Copyright Course Technology 2001

7. Dari Mana Dtgnya Jadual? Menakrifkan Aktiviti
Jadual projek dihasilkan dari dokumen asas yang memulakan projek
Piagam projek termasuk tarikh mula dan tamat projek dan maklumat belanjawan
Pernyataan skop dan WBS membantu menjelaskan apa yg akan dilakukan
Definisi aktiviti melibatkan penghasilan WBS yg teliti dan menyokong penerangan tentang semua kerja yg akan dilakukan
Copyright Course Technology 2001

8. Copyright Course Technology 2001
Turutan aktiviti
Melibatkan ulasan aktiviti dan menentukan sandaran
Sandaran mandatori: sifat kerja, logik kasar (hard logic)
Sandaran Discretionary: ditakrif oleh kump projek; logik lembut (soft logic)
Sandaran luaran: melibatkan hubungan antara aktiviti projek dan aktiviti lain
Anda perlu menentukan sandaran sebelum menggunakan analisa laluan kritikal
Copyright Course Technology 2001

9. Rajah Rangkaian Projek
Rajah rangkaian projek adalah teknik yg sering dipilih untuk menunjukkan turutan aktiviti
Rajah rangkaian projek adalah paparan tentang hubungan logikal atau turutan aktiviti projek
Copyright Course Technology 2001

10. Rajah 5-2. Cth Rajah Rangkaian Activity-on-Arrow (AOA) utk Projek X
Copyright Course Technology 2001

11. Kaedah Arrow Diagramming (ADM)
Juga dipanggil rajah rangkaian projek activity-on-arrow (AOA)
Aktiviti diwakilkan dengan anak panah
Nod atau bulatan adalah titik mula dan akhir untuk aktiviti
Hanya menunjukkan sandaran awal ke akhir
Copyright Course Technology 2001

12. Proses Utk Mencipta Rajah AOA
1. Cari semua aktiviti yang bermula dari nod 1. Kemudian lukiskan nod akhirnya dan tambahkan anak panah di antaranya. Letakkan nama atau tanda dan tempoh bagi setiap anak panah.
2. Teruskan melukis rajah rangkaian dari kiri ke kanan. Cari bursts and merges. Bursts terjadi apabila nod tunggal diikuti dengan 2 atau lebih aktiviti. Manakala merges terjadi apabila satu nod terjadi apabila 2 atau lebih nod sebelumnya.
3. Teruskan lukis projek rajah rangkaian sehingga semua aktiviti dirangkumi bergantung kepada sandarannya.
4.Kesimpulannya, semua anak panah mesitlah menunjukkan ke arah kanan dan tiada anak panah bersilang antara satu sama lain.
Copyright Course Technology 2001

13. Kaedah Precedence Diagramming (PDM)
Aktiviti diwakilkan dengan kotak
Anak panah menunjukkan hubungan di antara aktiviti
Lebih popular dari kaedah ADM dan digunakan oleh perisian pengurusan projek
Lebih baik untuk menunjukkan berbagai jenis sandaran
Copyright Course Technology 2001

14. Rajah 5-3. Jenis Sandaran Kerja
Copyright Course Technology 2001

15. Copyright Course Technology 2001
Rajah 5-4. Cth Rajah Rangkaian Precedence Diagramming Method (PDM) utk Projek X
Project 98 file
Copyright Course Technology 2001

16. Anggaran Tempoh Aktiviti
Selepas menakrifkan aktiviti dan turutan, langkah seterusnya dalam pengurusan masa ialah anggaran tempoh
Tempoh termasuk masa sebenar yg dihabiskan ke atas aktiviti + sela masa (elapsed time)
Mereka yang melakukan kerja perlu membantu menghasilkan anggaran dan pakar perlu buat ulasan
Copyright Course Technology 2001

17. Copyright Course Technology 2001
Pembangunan jadual
Pembangunan jadual menggunakan hasil proses pengurusan masa yang lain untuk menentukan tarikh mula dan tamat projek dan aktivitinya
Matlamat utama untuk mencipta jadual projek yg realistik yang menyediakan asas untuk pemantauan projek.
Alat dan teknik penting ialah carta Gantt charts, analisa PERT, analisa laluan kritikal dan rantai penjadualan kritikal.
Copyright Course Technology 2001

18. Copyright Course Technology 2001
Carta Gantt
Carta Gantt menyediakan format piawai untuk memaparkan jadual projek dengan menyenaraikan aktiviti projek dan tarikh mula dan tamat dalam format kalendar
Simbol termasuk:
‘diamond’ hitam: milestones atau batu tanda yg mewakili peristiwa penting dalam projek dengan tempoh 0
Palang tebal hitam: ringkasan kerja
Palang horizontal: kerja
Anak panah : sandaran antara kerja
Copyright Course Technology 2001

19. Rajah 5-5. Carta Gantt utk Projek X
Project 98 file
Copyright Course Technology 2001

20. Rajah 5-6. Carta Gantt Utk Projek Pelancaran Perisian
Project 98 file
Copyright Course Technology 2001

21. Copyright Course Technology 2001
Rajah 5-7. Cth Carta Gantt
white diamond: slipped milestone
two bars: planned and actual times
Project 98 file
Copyright Course Technology 2001

22. Kaedah Critical Path (CPM)
CPM ialah teknik analisa rangkaian projek yang digunakan untuk meramal jumlah tempoh projek
Laluan kritikal untuk projek adalah siri aktiviti yang menentukan masa terawal projek boleh disiapkan
Laluan kritikal ialah laluan terpanjang melalui rajah rangkaian dan mempunyai slack atau float terkecil
Copyright Course Technology 2001

23. Mencari Laluan Kritikal
Bangunkan rajah rangkaian projek yg baik
Tambah tempoh utk setiap laluan melalui rajah rangkaian projek
Laluan terpanjang adalah laluan kritikal
Copyright Course Technology 2001

24. Contoh Penentuan Laluan Kritikal
Lihat rajah rangkaian projek. Andaikan masa dalam hari
a. Berapa laluan yg ada dalam rajah?
b. Berapa panjang setiap laluan?
c. Mana satu laluan kritikal?
d. Apakah masa terpendek untuk menyiapkan projek?
Copyright Course Technology 2001

25. Rajah 5-8. Penentuan Laluan Kritikal untuk Projek X
Copyright Course Technology 2001

26. Copyright Course Technology 2001
Laluan Kritikal
Jika lebih dr satu aktiviti dalam laluan kritikal mengambil lebih masa dr yg dirancang, seluruh jadual projek akan lewat kecuali langkah-langkah pembetulan diambil
Salah anggapan:
Laluan kritikal bukan laluan dgn semua aktiviti kritikal; ia hanya mewakili masa
Boleh ada lebih dr satu laluan kritikal jika panjang dua atau lebih laluan adalah sama
Laluan kritikal boleh berubah serentak dengan kemajuan projek
Copyright Course Technology 2001

27. Menggunakan Analisa Laluan Kritikal Untuk Membuat Trade-off jadual
Pengetahuan tentang laluan kritikal membantu anda membuat trade-off jadual
Free slack atau free float ialah jumlah masa sesuatu aktiviti boleh dilewatkan tanpa melewatkan masa mula bagi aktiviti seterusnya
Total slack / float ialah jumlah masa sesuatu aktiviti boleh dilewatkan dari awal permulaan tanpa melewatkan tarikh tamat projek yg dirancang
Total slack= LS-EF atau LS-ES
Copyright Course Technology 2001

28. Jadual 5-1. Free dan Total Float/Slack utk Projek X
LF-EF atau LS-ES ES EF LS LF
Copyright Course Technology 2001

29. Teknik utk Memendekkan Jadual Projek
Memendekkan tempoh untuk kerja kritikal dengan menambah lebih sumber atau mengubah skop
Crashing kerja – mendapatkan mampatan jadual terbesar untuk kos tambahan terkecil
Fast tracking kerja – melakukan kerja secara selari atau secara bertindan
Copyright Course Technology 2001

30. Kisah Benar Tentang jadual Projek
Cth “What Went Wrong?” tentang National Insurance Recording System
Mencipta jadual realistik dan menggunakan jadual adalah cabaran utama PP
Copyright Course Technology 2001

31. Kepentingan Mengemaskini Data Laluan Kritikal
Penting utk kita mengemaskini maklumat jadual projek
Laluan kritikal boleh berubah apabila tarikh start dan finish sebenar dimasukkan
Jika anda tahu bhw tarikh selesai akan terlambat, berbincang dgn penaja projek
Copyright Course Technology 2001

32. Critical Chain Scheduling
Teknik berkenaan cabaran untuk mencapai atau mengawalkan finish date projek dan aplikasi Theory of Constraints (TOC)
Oleh Eliyahu Goldratt dalam bukunya The Goal and Critical Chain
Critical chain scheduling ialah kaedah penjadualan yg mengambilkira sumber terhad apabila menghasilkan jadual projek dan memasukkan buffer utk melindungi tarikh tamat projek
Critical chain scheduling mengandaikan sumber tidak multitask (buat beberapa kerja pada masa yg sama) kerana ia kerap melambatkan penamatan task completions and menambah jumlah tempoh
Copyright Course Technology 2001

33. Copyright Course Technology 2001
Cth Multitasking
Copyright Course Technology 2001

34. Buffers dan Critical Chain
Buffer ialah masa tambahan utk menyiapkan projek
Murphy’s Law - if something can go wrong, it will, dan Parkinson’s Law – kerja berkembang untuk memenuhkan masa yg diberikan. Buffer selalu ditambah dlm anggaran tradisi dan buffer akan digunakan
jadual critical chain mengalihkan buffers dr tugas individu dan menghasilkan
Buffer projek, masa tambahan yg ditambah sebelum tarikh tamat projek
Buffers feeding, masa tambahan yg ditambah sebelum kerja pada laluan kritikal
Copyright Course Technology 2001

35. Rajah 5-10. Cth Critical Chain Scheduling
Copyright Course Technology 2001

36. Program Evaluation and Review Technique (PERT)
PERT – teknik analisa rangkaian yg digunakan untuk menganggar tempoh projek apabila terdapat darjah ketidaktentuan yg tinggi tentang anggaran aktiviti individu
PERT – gunakan anggaran masa kebarangkalian dgn menggunakan anggaran optimistik, most likely, dan pesimistik utk tempoh aktiviti
Copyright Course Technology 2001

37. Formula dan Contoh PERT
PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6
Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days 6
where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time
Copyright Course Technology 2001

38. Mengawal Perubahan Pada Jadual Projek
Melakukan reality checks kepada jadual
Benarkan contingencies
Jgn merancang untuk semua org berkerja pada kapasiti 100% sepanjang masa
Adakah mesyuarat kemajuan dgn pemegang saham dan bersikap jujur dan jelas dalam menyampaikan isu jadual.
Copyright Course Technology 2001

39. Copyright Course Technology 2001
Isu Dgn Org
Kepimpinan yg kuat dpt membantu kejayaan projek lebih dr carta PERT yg baik
Pengurus projek patut gunakan
empowerment
incentives
discipline
negotiation
Copyright Course Technology 2001

40. Copyright Course Technology 2001
What Went Right?
Chris Higgins used the discipline he learned in the Army to transform project management into a cultural force at Bank of America. Higgins learned that taking time on the front end of a project can save significant time and money on the back end. As a quartermaster in the Army, when Higgins' people had to pack tents, he devised a contest to find the best way to fold a tent and determine the precise spots to place the pegs and equipment for the quickest possible assembly. Higgins used the same approach when he led an interstate banking initiative to integrate incompatible check processing, checking account, and savings account platforms in various states…He made the team members analyze, plan, and document requirements for the system in such detail that it took six months just to complete that phase. But the discipline up front enabled the software developers on the team to do all of the coding in only three months, and the project was completed on time.
Copyright Course Technology 2001

41. Menggunakan Perisian utk Membantu dlm Pengurusan Masa
Perisian untuk membantu komunikasi menolong org bertukar maklumat berkaitan jadual
Model sokongan keputusan membantu menganalisa trade-offs yg boleh dibuat
Perisian pengurusan projek membantu dalam berbagai bidang pengurusan masa
Copyright Course Technology 2001

42. Jadual 5-2. Project 98 Features Related to Project Time Management
Copyright Course Technology 2001

43. Amaran Ttg Penggunaan Perisian PP
Ramai org menyalahgunakan perisian PP kerana mereka tidak faham konsep penting dan tidak dilattih dgn baik
Anda mesti memsukkan sandaran utk membolehkan tarikh diubah secara automatik dan untuk menentukan laluan kritikal
Anda mesti memasukkan maklumat jadual sebenar untuk membandingkan kemajuan sebenar dgn kemajuan dirancang
Copyright Course Technology 2001

44. Copyright Course Technology 2001
B=4 1 4 3 8 6 9
C=5
F=3
A=2
H=2
K=1
J=6
D=6 2 5
E=2 7 10
G=2
I=4
L=3
M=4
Copyright Course Technology 2001