1. Partnerstva Leonardo da Vinci 2009 Uvajalni sestanek
Ljubljana,

2. Vsebina današnjega sestanka
O programu VŽU in LdV
O izvajanju projekta Par LdV
Pogodba in tehnična vprašanja
Kako voditi finance znotraj organizacije
Vprašanja

3. Program Vseživljenjsko učenje
Družba in ekonomija temelječa na znanju, dobrih službah in trajnostni rasti ter socialni koheziji – #1 (Lizbonska strategija, Marec 2000)
Pomladni svet 2007: povečati in izboljšati investicije v človeški kapital, prilagoditi sisteme izobraževanja in usposabljanja novim zahtevam po specifičnih kompetencah
Enoten program EU, skupen 31 državam, vezan na finančno perspektivo EU (jan – dec. 2013)
Mednarodna oz. evropska dimenzija (mednarodna partnerstva, mobilnost)
VET: Komunikeji na področju poklicnega izobraževanja in usposabljanja: Kopenhagen  Maastricht  Helsinki (povečati kakovost in privlačnost PIU)
Postopek izbora projektov:
decentraliziran (prijava v Sloveniji)
centraliziran (prijava v “Bruselj”)

4. Struktura programa VŽU
COMENIUS: namenjen šolskemu in predšolskemu izobraževanju ter organizacijam,ki kakorkoli delujejo na tem področju (učitelji,…)
ERASMUS: visokošolskemu izobraževanju, vključno s poklicnim in strokovnim izobraževanjem na terciarni ravni ter org, ki izvajajo ali omogočajo izvajati to izobraževanje in usposabljanje
LDV: poklicnemu in strokovnemu izobraževanju in usposabljanju, ki ne vključuje terciarne ravni ter org,…
GRU: vsem oblikam izobraževanja odraslih ter org., ki to izobr. Izvajajo
PREČNI: gre za prečne aktivnosti,ki so vsebinsko relevantne v vse 4 sektorske programe
PROGRAM J.M.: ki je do sedaj potekal kot ločen program,… 4

5. Vloga Nacionalne agencije
Smo “naročnik, kontrolor in hkrati partner”
Naš cilj je prispevati k čim višji ravni kakovosti:
prijav,
izvedbe izbranih projektov,
vključevanju rezultatov v sisteme usposabljanja
prepoznavnosti in učinka...
... Programa vseživljenjsko učenje
Podpora vključevanju rezultatov in ugotovitev projektov v nacionalne in Evropske sisteme in strukture usposabljanja, izvajati tematske študije, oblikovati dokumente in organizirati srečanja za izmenjavo dobrih praks in izkušenj med projekti 5

6. Vloga Nacionalne agencije
Pred izvajanjem projekta
promocija programa in razpisov
podpora prijaviteljem
izvajanje predpisanih postopkov
Med izvajanjem projekta
spremljanje projekta (monitoring)
strokovna podpora in pomoč pri reševanju problemov (sodelovanje pri kick-off sestankih, svetovanje)
pregled vmesnih poročil
Po koncu projekta
ocena doseženih rezultatov glede na opis v prijavi projekta (pogodba)
evalvacija - ocena kvalitete doseženih rezultatov
ocena finančnega in administrativnega vodenja projekta 6

7. Leonardo da Vinci
Podprogram, namenjen razvoju kakovosti, uspešnosti, inovativnosti in privlačnosti poklicnega (in strokovnega) izobraževanja in usposabljanja, (ki se ne odvija na terciarni ravni).
- p o s e b n i c i l j i -
Podpirati vključene v usposabljanju pri pridobivanju in uporabi znanja, veščin in kvalifikacij in tako olajšati njihov osebni razvoj, zaposljivost in vključenost v evropskem trgu dela;
Podpora izboljšavam kakovosti in inovacij v sistemih, institucijah in praksi na področju poklicnega izobraževanja in usposabljanja;
Povečanje privlačnosti poklicnega izobraževanja in usposabljanja ter mobilnosti za delodajalce in posameznike ter olajšati mobilnost udeležencev usposabljanja, ki so zaposleni. 7

8. Cilji podprograma
podpirati pridobivanje in uporabo znanja, spretnosti in kvalifikacij za opravljanje poklica,
povečati število in kakovost mednarodnih usposabljanj različnih ciljnih skupin,
povečati zaposljivost posameznikov in njihovo vključenost na evropski trg dela,
razvoj “evropske dimenzije” v pokl. izob. in usposabljanju
podpirati izobraževalne organizacije in podjetja pri medsebojnem povezovanju, mednarodnem sodelovanju, izboljšavah kakovosti in uvajanju inovacij v poklicno izobraževanja in usposabljanja, in
povečati privlačnost poklicnega izobraževanja in usposabljanja.
dostop do poklicnega izobraževanja in usposabljanja (tudi kot pomoč do vstopa ali participiranja na trgu dela)
preglednost in primerljivost kvalifikacij, kompetenc in kreditov

9. Metode/Akcije
- mobilnost, ki podpira mednarodno usposabljanje dijakov, vajencev, oseb na trgu dela in izmenjave izkušenj strokovnih delavcev v poklicnem izobraževanju.
- prenos inovacij, ki prispeva h kvaliteti in privlačnosti poklicnega izobraževanja in usposabljanja, podpira prenos inovativnih rešitev ter razvoj evropske dimenzije v poklicnem izobraževanju in usposabljanju.
- partnerstva, ki povezujejo izobraževalne ustanove in/ali podjetja in socialne partnerje v manj obsežnih projektih z določljivimi in/ali oprijemljivimi rezultati, ki so lahko uporabljeni kasneje (trajnejše oblike sodelovanje, izdelava skupnih izdelkov, skupni programi izobraževanja, priprava zahtevnejših podvigov, izdelava študij, itd.)

10. VET?
Education and training which aims to equip people with skills and competences that can be used on the labor market.
Izobraževanje in usposabljanje, ki je namenjeno omogočanju ljudem pridobivati veščine in kompetence, ki jih lahko uporabijo na trgu delovne sile.
Za posameznike, da pridobijo veščine in kompetence, ki jih lahko uporabijo na trgu dela.
Za podjetja, izobraževalne in druge organizacije, okolje, …
Sektorski oziroma panožni pristop, stroka …

11. Kaj je to projekt?
Projekt lahko definiramo kot delo z namenom ustvariti novo situacijo ali nov produkt (v širšem pomenu besede).
Z drugimi besedami – projekt je časovno omejen/določljiv podvig ali sistematična dejavnost – npr. razviti nov produkt, ko je produkt dokončan, cilji doseženi - se projekt konča.
Ključni elementi projekta: cilji (obseg, aktivnosti), viri (človeški, finančni), čas in … kakovost.
Projektno vodenje oziroma veda o projektih deli projekt na tri do štiri omejitve:
čas (roki)
viri (sredstva, kader, infrastruktura)
Obseg oziroma cilji projekta (prevedeno iz besede scope, ki zaobjema tako obseg aktivnosti predvsem pa rezultate, ki jih projekt zasleduje)[1]
Kvaliteta izvedbe oziroma rezultatov
Te omejitve projekta so medsebojno povezane in povečanje ali zmanjšanje ene od njih ima posledice na drugih:
Npr. zamujanje vodi do povečanja stroškov
Povečanje obsega/ciljev projekta vodi do povečanja stroškov, podaljšanja izvedbe projekta, lahko pa tudi slabšanje kvalitete
Pomanjšanje sredstev projekta lahko vodi do slabšanja kvalitete in zamujanje pri izvedbi, itd.
[1] Project Scope: The primary measure of project performance that deals with the client's requirements for function, capacity, and content is defined as follows: "The bounded set of verifiable end products, deliverables, or outputs that the project team undertakes to provide to the client (the owner or sponsor) of the project" 11

12. Izvajanje projekta
Projekt mora biti naravnan k dosegi ciljev in rezultatov
Predvidite kako bo projekt voden (kdo bo “urednik”)
Dorecite sodelovanje partnerjev (roki, definicija aktivnosti, pomenov, …)
- Predvidite možnosti tveganja
- Držati se načrta v prijavi!
- Valorizacija (vključitev, raba, uporabnost, koristnost, vključenost ciljnih skupin, obveščanje, …)

13. Pogoste napake pri izvedbi projektov
Premalo poudarka na:
razumevanju projekta: projekciji rezultatov, aktivnosti, vsebini
vključevanju ciljnih skupin in deležnikov ob začetku projekta
učinkovitem projektnem in administrativnem vodenju
sodelovanju (uravnotežena delitev nalog partnerjev)
premalo perspektive – kako bo oz. bi lahko projekt prispeval k razvoju dela naše organizacije?
Presplošni cilji aktivnosti in preširok obseg (ciljev) projekta:
Poudarek na aktivnostih in ne na rezultatih (ki so namen aktivnosti …)
Zanemari se kakovost izvajanja in zagotavljanja kakovosti in uporabnosti rezultatov
Izpuščanje rezultatov, ki bi lahko bili del projekta (zamujene priložnosti)
DELIVERABLES
Če so cilji/aktivnosti projekta izraženi kot oprijemljivi cilji oz. produkti, so bolje izraženi
V IZOGIB:
- PREBERITE PRIJAVO
PREBERITE POGODBO
DOBRO UPORABITE KICK OFF – PRVI SESTANEK – RAZJASNITE, RAZČISTITE, OPREDELITE
RAZMISLITE O PROJEKTU – KAKO GA LAHKO KAKOVOSTNO VKLJUČITE V VAŠE DEJAVNOSTI 13 13

14. Kaj je partnerski projekt?
N A
koordinator
partner 1
partner 2
partner 3
PROJEKT
SPORAZUM/POGODBA
NA – Nacionalna agencija

15. Izvedba Pogodba Aktivnosti in stroški projekta (obdobje upravičenosti)
Hranjenje dokumentacije +5 let
Aktivnosti in stroški projekta (obdobje upravičenosti)
Prvo predplačilo
Poročilo o napredku
Končno poročilo
Zadnje plačilo
80%
100% porabe
(zalagate zadnjih 20%)
20% 15 15

16. Sporazum Sporazum sestavljajo posebni pogoji in priloge:
Priloga I: vloga za dotacijo
Priloga II: obrazec za končno poročilo*
Priloga III: pravila izračuna končnega zneska dotacije
Priloga IV: poročilo o napredku*
Priloga V: seznam odobrenih partnerjev
*bo objavljeno na www – za izvajalce
Prejemnik se obveže izvesti aktivnosti projekta, Nacionalna agencija se zaveže k (so)financiranju – kot definirano v prijavi in določeno z razpisom
Prijava je - Priloga I tega sporazuma

18. 5 let po izvedbi končnega nakazila oz. vračila
Roki
Trajanje projekta
2 leti
Zveza člen pogodbe
Obdobje upravičenosti stroškov –
2.2
Rok za oddajo poročila o napredku
7.1
Rok za oddajo končnega poročila
4.2
Rok za hrambo dokumentacije
5 let po izvedbi končnega nakazila oz. vračila
7.3

19. Obveznosti iz sporazuma
- Doseči cilje/rezultate
- Izvesti aktivnosti
- Izvesti mobilnosti (vezano na financiranje)
- Obveščati javnost, vpis v EST bazo
- Odzivnost na ankete, vprašalnike
- Pravilno voditi dokumentacijo
- Pravilno in pravočasno poročanje

20. Cilji / Rezultati - Ambicije vaše organizacije
- Podprogram Leonardo da Vinci
- Prijavnica
6.2 [rezultati]
[povzetek, kontekst, cilji]
program LdV
cilji organizacije
odobrena prijava

21. Aktivnosti
- Prijavnica točka 6.1 (lokalne in mednarodne aktivnosti, roki) - Pogoj: Izvedene aktivnosti morajo biti v skladu z načrtovanimi prijavljenimi in relevantne za izvedbo projekta. - Ukrep: Dotacija je 0,00 EUR in izvajalec mora Nacionalni agenciji vrniti celotno predplačilo. - Univerze, višje šole: vsebina dela sekundarno izobraževanje oziroma nadaljnje izobraževanje. - Ne sme biti višješolsko ali visokošolsko izobraževanje!

22. Cilji/aktivnosti/mobilnosti
Ustreznost izvedenih mobilnosti za projekt se izkazuje preko njihove povezanosti z:
- načrtovanimi projektnimi cilji,
aktivnostmi in
rezultati.
Razmerje staff/teachers in trainees velja? Točka 7 prijave?
"Trainees", ki ne smejo biti študentje visokošolskih ustanov, ampak dijaki ali pa osebe na trgu delovne sile, lahko tudi npr. v primeru univerz: učitelji srednjih pok. in strok. šol.
V končnem poročilu se poroča za vsako mobilnost s potrdili o izvedbi.

23. Definicija upravičene mobilnosti (Priloga III)
- Mobilnost je potovanje v tujino, ki se izvede v okviru Leonardo da Vinci partnerstva (organizacije definirane v prilogi 5) na partnersko organizacijo ali na prireditev, ki jo organizira projekt ali mreža VŽU (ali predhodni program).
- Upoštevajo samo mednarodne mobilnosti.
- 1 mobilnost je potovanje 1 osebe
zaposlen ali vpisan v organizaciji,
spremljevalna oseba v primeru posebnih potreb,
ne smejo biti študentje!
- Izvedba minimalnega števila mobilnosti (4, 8, 12 ali 24) pogoj za financiranje projekta glede na razpisne zneske!

24. Obveščanje javnosti Seznaniti vodstvo institucije z izvedbo projekta,
- posredovati izkušnje in znanje svojim kolegom,
- predstaviti rezultate ali aktivnosti na lokalni oziroma nacionalni ravni,
- spodbujati sodelovanje svoje institucije/kolegov v evropskih pobudah
Obveščati o podpori s strani programa VŽU
uporaba logotipov (CMEPIUS knjižnica, vhodna stran)
uporaba stavka o podpori:
“Izvedba tega projekta je sofinancirana s strani Evropske komisije. Vsebina publikacije (oz. komunikacije) je izključno odgovornost avtorja in v nobenem primeru ne predstavlja stališč Evropske komisije.”
Vnos o napredku in rezultatih projekta v programsko zbirko podatkov EST (European Shared Treasure) – po pozivu koordinatorja

25. Spremljanje KDAJ: Pregled vmesnega poročila (30.6.2009)
KAJ:
Vsebina projekta: cilji projekta, aktivnosti, končni rezultati/izdelki
Mobilnosti št. udeležencev, datum, trajanje, opis mobilnosti- namen, aktivnosti, rezultati, imena udeležencev
KDAJ:
Pregled vmesnega poročila ( )
Pregled končnega poročila
Analiza vsebine vmesnih in končnih poročil zelo natančna, zato zagotovite natančne in popolne odgovore na vprašanja.

26. Spremembe aktivnosti Sporočanje sprememb izvedbe aktivnosti sproti:
poročilo o napredku
končno poročilo: načrtovano – izvedeno (razlogi za spremembe)
vmesno sistematično spremljanje projektov (korespondenca, spletna stran, tematski monitoring …)
Sprememba destinacije mobilnosti se le sporoči, če partnerji niso dobili odobrenega projekta. Še vedno morajo biti destinacije mobilnosti k enemu od “odobrenih” partnerjev v tujino.

27. Spremembe sporazuma Urejajo se pisno z dodatkom k sporazumu.
Za sklenitev dodatka k sporazumu upravičenec pisno (z dopisom) zaprosi Nacionalno agencijo vsaj 30 dni pred iztekom obdobja iz člena 2.2.
Komunikacija v zvezi s sporazumom se izvaja pisno na naslov upravičenca oziroma Nacionalne agencije navedena na prvi strani sporazuma.
V dopisu je obvezen sklic na številko sporazuma.
Npr.: sprememba ključnih podatkov v sporazumu (organizacija)

28. Končno poročilo - Obdobje poročanja do 30.7.2011, oddati do 30.9.2011
- Predpisan obrazec bo objavljen na spletni strani
- Obvezne priloge so dokazila o opravljenih mednarodnih mobilnostih:
kopija vozovnice/letalske karte ali vstopnega kartona
potrdilo o udeležbi, ki ga izda gostitelj mobilnosti

30. Financiranje
člen 3.1: znesek dotacije in minimalno zahtevano število “mednarodnih” mobilnosti
člen 3.2: projekt se financira pavšalno (‘flat rate financing’)
člen 3.3: referenca na Priloga III k sporazumu – določanje končnega zneska
člen 3.4: zaveza upravičenca, da bo kril morebitne stroške projekta, ki bodo presegali znesek dotacije
VPRAŠANJA, NA KATERA BOMO ODGOVORILI:
Ali lahko spremenimo destinacijo načrtovanih mobilnosti?
Kaj se šteje kot ena mobilnost?
Katera dokazila moramo hraniti in kako dolgo?
Ali vam bomo morali predložiti dokazila za kaj smo porabili sredstva?
Kako obračunamo potne stroške?
Ali lahko odobrena sredstva porabimo za: stroške plač, nakup računalnika, droga za Evropsko zastavo,…?
…in še mnogo več

31. Financiranje
znesek dotacije je odvisen od minimalnega zahtevanega števila “mednarodnih” mobilnosti (člen 3.1)
projekt se financira pavšalno (‘flat rate financing’) (člen 3.2)
referenca na Priloga III k sporazumu – določanje končnega zneska (člen 3.3)
zaveza upravičenca, da bo kril morebitne stroške projekta, ki bodo presegali znesek dotacije (člen 3.4)
VPRAŠANJA, NA KATERA BOMO ODGOVORILI:
Ali lahko spremenimo destinacijo načrtovanih mobilnosti?
Kaj se šteje kot ena mobilnost?
Katera dokazila moramo hraniti in kako dolgo?
Ali vam bomo morali predložiti dokazila za kaj smo porabili sredstva?
Kako obračunamo potne stroške?
Ali lahko odobrena sredstva porabimo za: stroške plač, nakup računalnika, droga za Evropsko zastavo,…?
…in še mnogo več 31

32. Financiranje
dotacija mora biti porabljena namensko in v dogovorjenem časovnem obdobju iz sporazuma
računovodsko evidentiranje projekta naj bo ločeno od ostalega poslovanja organizacije (ločeno stroškovno mesto)

33. Financiranje Splošno pravilo o porabi sredstev dotacije:
Pavšalni znesek se lahko porabi za kritje stroškov, povezanih z izvedbo projekta.
Op.: To pomeni tudi, da morajo biti sredstva porabljena namensko za projekt znotraj obdobja upravičenosti stroškov iz člena 3.1.

34. Način plačila
člen 4.1: predplačilo v vrednosti 80% pogodbenega zneska v 45 dneh od podpisa sporazuma
člen 4.2: izplačilo končnega zneska po odobritvi končnega poročila (v 45 dneh po oddaji poročila, če ga ni potrebno dopolnjevati)

35. Finančno spremljanje projekta
- Upravičenec je dolžan v skladu z nacionalnimi računovodskimi predpisi spremljati porabo sredstev po tem sporazumu tako, da bo mogoč pregled nad namensko porabo sredstev.
- Vsa dokumentacija povezana z izvedbo projekta mora biti hranjena na način, da zagotavlja revizijsko sled izvedbe projekta.
- Hramba dokumentacije
V skladu s sporazumom je upravičenec dolžan hraniti vso originalno dokumentacijo povezano z izvajanjem sporazuma ,ves čas še pet let po zaključku sporazuma - izvedbe končnega nakazila oz. vračila – Člen 7.3

36. Izračun končnega zneska dotacije (Priloga III)
- Pogoja za dodelitev polnega zneska dotacije:
realizacija aktivnosti (mobilnosti, ostalih aktivnosti in rezultatov, namenjenih za doseganje ciljev partnerstva)
upravičenec je izvedel vsaj najmanjše zahtevano število mobilnosti (člen 3.1), ki so upravičene in ustrezne za projekt
- Če pogoja nista uresničena, se dotacija lahko zmanjša.

37. Izračun končnega zneska dotacije (Priloga III)
Zmanjšanje dotacije!
Pogoj: Upravičenec ni izvedel minimalnega števila zahtevanih in ustreznih mobilnosti iz člena 3.1.
Ukrep: Znesek dotacije se zmanjša sorazmerno glede na število premalo izvedenih obveznih mobilnosti.
PRIMER:
Odobrena dotacija: EUR
Obvezno minimalno število mobilnosti po pogodbi: 12
Ocenjena vrednost dotacije na mobilnost: 1.083,33 EUR (=13000/12)
Število realiziranih upravičenih mobilnosti: 10
Končni znesek dotacije: ,33 EUR

38. e-naslov: leonardo@cmepius.si
Kontakti
e-naslov:
partnerstva Leonardo da Vinci
Aleš Vidmar (tel.: 01/ )
Neža Pajnič (tel.: 01/ )
Finančne zadeve
Sabina Benvenuti Topič (tel.: 01/ )