1. Priprema predloga projekta i projektne dokumentacije
IPA 2007 RSEDP2 Program - Izvod iz prezentacije
Vera Veljanovski
projekt menadžer
Seminar Beograd
„Podrška MSPD u Srbiji – realizacija međunarodnih projekata, internacionalizacija“
oktobar 2012, Privredna komora Srbije
Projekat „Podrška razvoju trgovini u R. Srbiji" finansiran je od strane
Razvojne saradnje Češke Republike, program „Aid for trade“

2. Evaluacija i odabir podnosilaca prijave (2
Evaluacija i odabir podnosilaca prijave (2.3) Korak 1 Otvaranje i administrativna provera
Ugovorni organ i spoljni procenitelji pregledaju i evaluiraju dospele prijave
Korak 1: Otvaranje i administrativna provera:
Ispoštovan krajnji rok za dostavljanje prijava
Obrazac za prijavu zadovoljava sve kriterijume pomenute u Kontrolnoj listi (deo V, Obrazac za prijavu)
Ukoliko bilo koja od traženih informacija nedostaje ili je netačna prijava može biti odbijena isključivo po tom osnovu i neće biti dalje ocenjivana !
Nakon sesije za otvaranje i administrativne provere, Ugovorna strana prosleđuje pismo podnosiocima zahteva, sa naznakom da li je prijava dostavljena pre krajnjeg roka, navodeći dodeljeni referentni broju, i da li su preporučeni za dalju evaluaciju

3. Korak 2 Evaluacija koncepta
Tabela za ocenjivanje Koncepta/rezimea/sažetka projekta
Koncepti će biti uzet u obzir za dalje ocenjivanje ukoliko zadovoljavaju:
* Kategorija Relevantnost: min. 12 bodova
** Ceo koncept: min. 30 bodova
Bodovi koji se dodeljuju konceptu su zasebni od onih koji se dodeljuju kompletnoj prijavi
Kategorija
Bodovi 1.
Relevantnost * 15 2.
Efektivnost i izvodljivost 25 3.
Održivost 10
Ukupno: ** 50

4. Tabela za evaluaciju Koncepta projekta
Bodovi 1
Relevantnost projekta
podbodovi 15
1.1
Relevantnost projekta za potrebe i zahteve ciljne zemlje/regiona kojima se bavi predlog projekta (uopšteno), a pogotovu ciljnih grupa i krajnjih korisnika 5
1.2
Relevantnost prema prioritetima i ciljevima pomenutim u Smernicama
5(*2)* 2
Efektivnost i izvodljivost projekta 25
2.1
Procena identifikacije i analize problema
2.2
Procena predloženih aktivnosti (praktičnost i usklađenost u odnosu na ciljeve, svrhu i očekivane rezultate)
2.3
Procena uloge i uključenost svih zainteresovanih strana i, ukoliko postoje, predloženih partnera 3
Održivost projekta 10
3.1
Ocena identifikacije glavnih pretpostavki i rizika, pre početka i tokom perioda sprovođenja
3.2
Ocena identifikacije dugoročnog održivog uticaja na ciljne grupe i krajnje korisnike
UKUPNO BODOVA 50

5. Korak 3 Evaluacija kompletnog aplikacionog formulara
Kriterijumi selekcije su namenjeni da pomognu u proceni finansijskih i operativnih kapaciteta aplikanata:
imaju stabilne i dovoljne izvore finansiranja za održavanje svojih aktivnosti tokom perioda sprovođenja aktivnosti, i gde je moguće, da učestvuju u finansiranju
poseduju menadžerske kapacitete, profesionalne kompetencije i kvalifikacije potrebne za uspešan završetak predloženog projekta (odnosi se i na partnere podnosioca)
Kriterijumi za dodelu - procenjuje se kvalitet dostavljenog predloga u odnosu na postavljene ciljeve i prioritete

6. Tabela za ocenjivanje - Puni aplikacioni formular
Sekcija
Maks. zbir
1. Finansijski i operativni kapaciteti
20 *
2. Relevantnost
25 **
3. Metodologija 25
4. Održivost 15
5. Budžet i efektivnost troškova
Maksimalan zbir bodova
100
Projekat će biti uzet u obzir za dalje ocenjivanje:
* Sekcija 1. Finansijski i operativni kapaciteti: min. 12 bodova
** Sekcija 2. Relevantnost: min. 20 bodova

7. Tabela za ocenjivanje kompletnog predloga projekta
Maksimum bodova 1
Finansijski i operativni kapaciteti 20
1.1
Da li podnosilac prijave i partneri, ukoliko ih ima, imaju dovoljno iskustva u upravljanju projektima? 5
1.2
Da li su podnosilac i partneri, ukoliko ih ima, imaju dovoljno tehničkog znanja?
1.3
Da li podnosilac i partneri, ukoliko podnosilac ima partnere, imaju zadovoljavajuće menadžerske kapacitete?
1.4
Da li podnosilac ima stabilan i dovoljan izvor finansiranja? 2
Relevantnost 25
2.1
Koliko je predlog relevantan u odnosu na ciljeve, i jedan ili više prioriteta poziva za dostavljanje predloga?
5*2
2.2
Koliko je predlog relevantan u odnosu na posebne potrebe i zahteve ciljne zemlje/zemalja ili region(a)? (uključujući sinergiju sa drugim inicijativama EU i izbegavanje dupliranja)
2.3
Koliko su uključene strane jasno definisane i strateški izabrane (krajnji korisnici, ciljne grupe)? Da li su njihove potrebe jasno definisane i da li je jasno da se predlog na njih adekvatno odnosi?

8. Tabela za ocenjivanje kompletnog predloga projekta
Maksimum bodova 3.
Metodologija 25
3.1
Da li su predložene aktivnosti prikladne, praktiĉne i usklađene sa ciljevima i očekivanim rezultatima? 5
3.2
Koliko je ukupni dizajn projekta koherentan? (posebno, da li odražava analizu problema, uzima u obzir spoljne faktore i predviđa evaluaciju?)
3.3
Da li je nivo uključenosti i učešća partnera i važnih činilaca u projektu zadovoljavajući?
3.4
Da li je plan projeknih aktivnosti jasan i izvodljiv?
3.5
Da li predloženi plan sadrži objektivno proverljive indikatore rezultata projekta? 4
Održivost 15
4.1
Da li je verovatno da će projekat imati opipljiv uticaj na ciljne grupe?
4.2
Da li je verovatno da će predlog imati efekat multipliciranja? (uključujući ponavljanje i širenje rezultata akcije i širenja informacija)
4.3
Da li su očekivani rezultati predložene akcije održivi

9. Tabela za ocenjivanje kompletnog predloga projekta
Maksimum bodova 5
Budžet i efektivnost troškova 10
5.1
Da li je odnos između procenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući?
5.2
Da li je predloženi troškovi neophodni za realizaciju projektnih aktivnosti?
Maksimalan zbir bodova
100
Nakon ocenjivanja će biti napravljena rang lista predloga projekata u skladu sa bodovima koje su dobijeni i raspoloživim sredstvima, i rezervna lista koja će slediti iste kriterijume
Bodovi dodeljeni u ovoj fazi su u potpunosti odvojeni od onih koje su dodeljeni za koncept istog predloga projekta

10. Korak 4 Provera prihvatljivosti podnosioca i partnera
Provera prihvatljivosti, bazirana na propratnim dokumentima po zahtevu Ugovorni organ (sekcija 2.4) će se sprovoditi samo za prijave koje su bili preliminarno odabrane na osnovu bodova i raspoloživih finansijskih sredstava
Provera Izjave podnosioca prijave (“Declaration by the applicant” odeljak VI, Aplikacioni formular) i propratne dokumentacije
Prihvatljivost podnosioca, partnera i projekta će biti proverena prema kriterijumima u odeljcima 2.1.1, 2.1.2, i 2.1.3
Uzroci odbijanja prijave:
Nepotpuna propratna dokumentacija ili kašnjenje
Nedoslednost između izjave podnosioca i propratne dokumentacije

11. Podnošenje propratnih dokumenata za preliminarno odabrane predloge (2
Propratna dokumentacija:
Statut ili osnivački akt podnosioca i partnera “The Statutes or articles”
Ako je subvencija veća od eur ( eur za operativnu subvenciju), Izveštaj o spoljnoj reviziji ovlašćenog revizora za poslednju finansijsku godinu (ne odnosi se na međunarodne organizacije, javne organe, ustanove srednjeg i višeg obrazovanja)
Finansijski izveštaji podnosioca (Bilans stanja i Bilans uspeha za prethodnu finansijsku godinu) “The profit and loss account and the Balance sheet”
Obrazac o pravnom statusu/List pravnog lica potpisan od strane podnosioca, sa zahtevanim propratnim dokumentima, Prilog D, Smernice
“Legal Entity Sheet”
Obrazac za finansijsku identifikaciju overen od strane banke preko koje će se obavljati plaćanja, Prilog E Smernice “Financial Identification form” FIF

12. Za aplikante kod kojih projekat uključuje izvršenje radova
Infrastrukturni radovi:
Pozitivna Odluka o proceni uticaja na životnu sredinu
Dokaz o vlasništvu ili dugoročnom zakupu (10 g. od potpisivanja ugovora) zemljišta/nekretnine
Preliminarni projekat radova ili detaljni projekat radova
Indikativni cenovnik sa količinama – obračunat u EUR
Građevinske dozvole

13. Obaveštavanje odluke Ugovornog organa (2.5)
Podnosioci će biti obavešteni u pisanoj formi o odluci Ugovornog organa vezano za njihovu prijavu, u slučaju odbijanja o razlozima donošenja negativne odluke
Podnosioci koji smatraju da su oštećeni zbog greške ili neregularnosti nastalih u toku procesa odobravanja/dodele subvencije mogu podneti žalbu Ugovornom organu  

14. Uslovi primenljivi na implementaciju projekta sledeći odluku Ugovornog organa o dodeli subvencije 2.6
Nakon odluke o dodeli subvencije, Korisniku se nudi ugovor zasnovan na Standardnom ugovoru Ugovornog organa
(Prilog F, Smernice)
Potpisivanje obrasca za prijavu (Prilog A, Smernice)
Podnosilac prijave izjavljuje da prihvata, u slučaju da mu se dodeli subvencija, uslove Ugovora koji su navedeni u Standardnom ugovoru

15. Aplikacioni paket Uputstvo za aplikante - Smernice “Guidelines”
Dokumenta koja treba ispuniti - Projektna dokumenta
Dokumenta za informisanje - Info dokumenta
Elementi sadržani u paketu za prijavu (kriterijumi prihvatljivosti i evaluacije itd.) moraju u potpunosti biti u skladu sa odgovarajućim sporazumom o finansiranju

16. Smernice “Guidelines”
Smernice/Uputstvo za podnosioce predloga projekta
Definisanje pravila za podnošenje, izbor i implementaciju projekata u skladu sa odredbama Praktičnog uputstva za postupke ugovaranja za EU pomoć trećim zemljama, link
Dokument koji objašnjava svrhu poziva za podnošenje predloga projekata kod grantova, obezbeđuje praktične informacije vezane za popunjavanje aplikacionog formulara, pravila i procedure prijavljivanja, aktivnosti, tr. koji mogu biti pokriveni, kriterijume evaluacije, i dodatne informacije u vezi apliciranja

17. Projektna dokumenta Dokumenta koja treba ispuniti Prilog A
Aplikacioni formular (Formular za podnošenje zahteva za prijavu)
Prilog B
Budžet
Prilog C
Matrica logičkog okvira
Prilog D
Obrazac o pravnom statusu/List pravnog lica
Prilog E
Finansijski identifikacioni obrazac/formular
Sadržaj Aplikacionog formulara
Deo A
Koncept/rezime
Deo B
Kompletan aplikacioni formular

18. Opšti uslovi primenjivi na EU ugovore o finansiranju za treće zemlje
Info dokumenta
Prilog F
Standardni ugovor
Prilog II
Opšti uslovi primenjivi na EU ugovore o finansiranju za treće zemlje
Prilog IV
Procedura o javnim nabavkama
Prilog V
Standardni zahtev za plaćanje
Prilog VI
Format narativnog i finansijskog izveštaja
Prilog VII
Model izveštaja o činjeničnim nalazima i uslovima reference za odobrenje troškova za EU subvencije za treće zemlje
Prilog VIII
Model finansijskih garancija
Prilog G
Iznosi dnevnica
Prilog H
Standardni ugovor o finansiranju, primenljiv u slučaju kada je korisnik međunarodna organizacija
Vodič za upravljanje projektnim ciklusom

19. Aplikacioni formular
I Projekat II Aplikant /Podnosilac prijave III Partneri aplikanta koji učestvuju u projektu IV Saradnici aplikanta koji učestvuju u projektu V Kontrolna lista VI Izjava od strane aplikanta VI Sporazum o partnerstvu između aplikanata VII Tabela za ocenjivanje projekta sa bodovima (kriterijumi za procenu)

20. Formular za prijavu projekta – sadržaj
I PROJEKAT 1. Opis 1.1 Naziv projekta 1.2 Lokacija 1.3 Ukupna vrednost projekta i iznos sredstava koji se potražuje 1.4 Rezime/sažetak projekta 1.5 Ciljevi projekta 1.6 Relevantnost projekta 1.7 Detaljan prikaz aktivnosti 1.8 Metodologija sprovođenja projekta 1.9 Trajanje projekta i indikativni akcioni plan sprovođenja akt Održivost projekta 1.11 Matrica logičkog okvira 2. Budžet 3. Očekivani izvori finansiranja 4. Iskustvo u sprovođenju sličnih projekata

21. II APLIKANT/PODNOSILAC PRIJAVE
1. IDENTITET
2. PROFIL
2.1 Kategorija
2.2 Sektor(i)
2.3 Ciljne grupe
3. KAPACITETI ZA UPRAVLJANJE SPROVOĐENJEM PROJEKTA
3.1 Iskustvo po sektoru
3.2 Iskustvo prema geografskom položaju
3.3 Resursi
4. LISTA ČLANOVA UPRAVNOG ODBORA
III PARTNERI
1. Opis partnera
2. Izjava o partnerstvu
IV SARADNICI
V LISTA ZA PROVERU Kontrolna lista
VI IZJAVA PODNOSIOCA
VII KRITERIJUMI ZA PROCENU

22. Strateškа dokumentа: MIPD – (Multi-annual Indicative Planning Document)
EU partnerstvo (European Partnership)
Praktični vodič kroz procedure ugovaranja EU pomoći trećim zemljama
PRAG (Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions)
Vodič za primenu pravila vidljivosti
(Communication and visibility manual for EU External actions 2010)
Vodič za upravljanje projektnim ciklusom
CORDIS (Practical Guide to EU funding opportunities for Research and Innovation)
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/practical-guide-rev3_en.pdf
Iznosi dnevnica (Current per diems rates)
InforEuro (Monthly accounting rate of the euro)
PADOR (Potential Applicant Data Online Registration)

23. _______________________________
Privredna komora Srbije
Odbor za mala i srednja privredna društva
______________________________
Vera Veljanovski
koordinator projekata u PKS
samostalni savetnik
tel: ( )
_______________________________
Projekat „Podrška razvoju trgovini u R. Srbiji" finansiran je od strane
Razvojne saradnje Češke Republike, program „Aid for trade“