1. PERUNTUKAN MASA UNTUK PERANCANGAN
CHAPTER 3
GROWTH MANAGEMENT:
PERUNTUKAN MASA UNTUK PERANCANGAN
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

2. OBJEKTIF:
1. Mengenalpasti faktor-faktor yang mencuri masa dan mengurus masa dengan efektif dan berkesan
2. Mengenalpasti keutamaan tugas dan kerja dengan efektif dan berkesan
3. Menyenaraikan langkah-langkah pengurusan aktiviti mingguan
4. Menyenaraikan cara berkomunikasi dan menggunakan maklumat dengan baik
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

3. PENGENALAN
Menjawab persoalaan kenapa seseorang usahawan perlu mengurus masa dengan sempurna?
Bagi menghadapi situasi kritikal (masa perkembangan perniagaan) dengan baik.
Situasi kritikal yang tidak diduga seperti penurunan permintaan, kekurangan bahan mentah, ketidakstabilan ekonomi dunia dsbg.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

4. PENGENALAN Growth stage – need proper planning of time management
How to facing with the not important task; interrupting; financial planning.
Respond of society needs and creates needs for them.
Balance the entrepreneurial mindsets and management mindsets.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

5. FAKTOR YANG MENCURI MASA
Usahawan perlu menguruskan semua hal-hal berkaitan dengan perniagaan ini termasuklah berjumpa pelanggan, mesyuarat dengan pihak pengurusan organisasi, menguruskan hal kewangan, menguruskan hal pentadbiran, mengurus bahagian operasi, menguruskan temujanji, menguruskan pembelian dan penghantaran barang tepat pada masa dan lain-lain perkara yang berkaitan ataupun tidak berkaitan dengan urusan perniagaan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

6. WASTING TIME: Following factors:
Tidak Meletakkan Objektif Jangka Pendek dan Matlamat Jangka Panjang dengan Jelas.
Tidak Memfokuskan kepada Perkara Penting sebagai Urusan yang Paling Utama.
Tidak Membuat Penyusunan Aktiviti yang Penting kepada Kurang Penting.
Melakukan Sesuatu Tugas tanpa Membuat Perancangan.
Tidak Mengikut Jadual Perancangan dan Pelaksanaan Aktiviti dan Kesuntukan Masa untuk Melaksanakan Tugasan
Membuat Sesuatu Perkara Penting Pada Saat Akhir.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

7. Tidak Meletakkan Objektif Jangka Pendek dan Matlamat Jangka Panjang dengan Jelas.
Apabila seorang usahawan tidak meletakkan objektif jangka pendek dan matlamat jangka panjang dengan jelas, pembaziran masa, sumber, tenaga dan kos perniagaan akan berlaku.
Apabila usahawan tidak membuat perancangan objektif dan matlamat bagi perniagaannya, perlaksanaan sesuatu aktiviti tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya yang mana ini boleh mendatangkan keburukan kepada operasi perniagannya.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

8. Tidak Memfokuskan kepada Perkara Penting sebagai Urusan yang Paling Utama.
faktor yang mencuri masa ialah apabila usahawan tidak memfokuskan kepada perkara penting sebagai urusan yang paling utama.
Dengan erti kata lain, usahawan tidak dapat membezakan perkara yang lebih utama kepada yang kurang utama ke atas perniagaannya.
Ini boleh mengakibatkan perjalanan perniagaan tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan dan efektif.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

9. Tidak Membuat Penyusunan Aktiviti yang Penting kepada Kurang Penting.
Apabila penyusunan aktiviti penting tidak dibuat dengan tersusun, perjalanan operasi perniagaan tidak berjalan seperti yang diharapkan dan ini boleh mengganggu operasi pengeluaran produk perniagaan tersebut.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

10. Melakukan Ssesuatu Tugas tanpa Membuat Perancangan
Apabila sesuatu tugas dilaksanakan tanpa membuat perancangan yang teliti, ini juga merupakan salah satu faktor yang mencuri masa seseorang usahawan kerana usahawan tersebut tidak melaksanakan tugasan seperti jadual perancangan yang lebih efektif.
Perancangan dan penjadualan aktiviti mingguan perlu dilaksanakan bagi mengelakkan sebarang masalah dan kemungkinan yang bakal berlaku
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

11. Tidak Mengikut Jadual Perancangan dan Pelaksanaan Aktiviti dan Kesuntukan Masa untuk Melaksanakan Tugasan
Apabila seseorang usahawan tidak mengikut apa sebenarnya yang dirancang, ini menyebabkan beliau tidak dapat menangani setiap tugasan dengan baik sebaliknya menyebabkan perlaksanaan tugasan tersebut dilakukan dengan tergesa-gesa.
Ini mengakibatkan tiada kesempurnaan dalam merealisasikan tugasan serta aktiviti berkenaan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

12. Membuat Sesuatu Perkara Penting Pada Saat Akhir
membuat perkara penting pada saat akhir juga menyebabkan banyak kesilapan terjadi dan ini mengakibatkan usahawan tersebut terpaksa membuat pembetulan ke atas segala kesilapan.
Kesilapan ini boleh menyebabkan perniagaan kehilangan pelanggan sedia ada mahupun pelanggan baru.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

13. BINCANGKAN
Kenapa kita sebagai seorang usahawan perlu mengenalpasti faktor yang mencuri masa?
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

14. Pengurusan Masa yang Efektif
Follow schedule
Delegation of task
Manage your time properly – set on what time you must finish your work
Take note about your task
Analyzing your task
Relevant method to improve productivity
Planning for tomorrow
Set the time to finish all your work; find alternative if you failed
Mind mapping
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

15. TIPS PENGURUSAN MASA YG EFEKTIF
Membuat dan melaksanakan perancangan mengikut jadual.
Mengagihkan tugasan kepada individu yang sesuai dan mampu melaksanakan dengan baik dan berkesan.
Membahagikan waktu bekerja bagi penyelesaian tugasan dalam beberapa bahagian; seperti bahagian pertama (8.00 pagi – pagi), bahagian kedua (10.30 pagi –12.30 tgh) dan bahagian ketiga (2.00 ptg – 4.00 ptg) bagi menyelesaikan setiap tugas dalam waktu tersebut.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

16. TIPS PENGURUSAN MASA YG EFEKTIF
Mencatat setiap tugasan yang telah dilaksanakan dengan terperinci serta merekodkan setiap tugasan di luar pejabat.
Menganalisa tugasan setiap minggu dan membuat pemantauan terhadap tugasan utama kepada kurang utama, adakah segala perancangan terlaksana, pemantauan masa yang diperuntukkan bagi setiap tugasan serta menganalisa tugasan yang tertangguh dan masa yang terbuang.
Menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai bagi peningkatan produktiviti organisasi. Memperuntukkan masa yang lebih kepada tugasan yang penting dan peruntukkan masa yang kurang kepada tugasan yang kurang penting.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

17. TIPS PENGURUSAN MASA YG EFEKTIF
Mencatat segala keperluan tugasan untuk hari berikutnya.
Membuat ‘target’ masa bagi menyelesaikan sesuatu tugasan dalam satu masa dan cari punca jika kita tidak menepati sasaran masa seperti yang diperuntukkan.
Menyediakan peta minda dan membuat analisis terhadap log masa yang disediakan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

18. Mengurus Keutamaan Tugas
Senaraikan semua tugasan utama (segera) setiap hari.
Merancang dengan membuat pilihan.
Mengikut panduan pengagihan tugasan.
Memberi tumpuan kepada matlamat produktiviti
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

19. 4 LANGKAH UNTUK LEBIH TERURUS:
Mempunyai tujuan dan objektif
Perancangan bagi Mencapai Objektif
Melaksanakan Perancangan dengan Kreatif
Menggunakan Masa pada Waktu Ketenangan
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

20. Tujuan dan Objektif
sebagai seorang usahawan, anda perlulah menetapkan tujuan dan objektif yang jelas, tepat dan bersesuaian untuk perjalanan organisasi yang lebih lancar dan teratur.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

21. Perancangan bagi Mencapai Objektif
membuat perancangan langkah demi langkah untuk mencapai objektif-objektif tersebut.
Alat yang dianggap paling berkesan untuk membuat perancangan yang sistematik adalah dengan menggunakan peta minda/carta gantt.
Dengan menggunakan peta minda/carta gantt, anda akan dapat melihat dengan jelas dan melaksanakan perancangan organisasi dengan berkesan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

22. Melaksanakan Perancangan dengan Kreatif
melaksanakan setiap perancangan dengan kreatif. Ini kerana perancangan dan idea yang kreatif dapat memastikan perjalanan operasi organisasi dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin.
Jika perlu, anda juga boleh menukar perancangan anda mengikut pada kesesuaian dan kehendak keadaan.
Sebagai seorang usahawan, anda juga boleh menukar objektif diri jika objektif sedia ada tidak lagi memberi anda motivasi dan dirasakan tidak bersesuaian dengan diri anda.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

23. Menggunakan Masa pada Waktu Ketenangan
Penggunaan masa pada sesi ketenangan dapat membantu anda dalam membina intuisi serta dapat membantu anda menyelesaikan masalah secara kreatif apabila wujudnya masalah yang kompleks
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

24. PENYUSUNAN AKTIVITI MINGGUAN
Bertindak sebagai Kordinator dan Perancang yang Aktif.
Menganalisa Aktiviti Penting Sejajar dengan Operasi Organisasi.
Menyelesaikan Tugasan Ringkas dalam Masa yang Singkat.
Memberi Peruntukan Masa untuk Membuat Perancangan
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

25. Bertindak sebagai Kordinator dan Perancang yang Aktif.
Usahawan yang bijak akan mengurus aktiviti mingguan perniagaannya dengan sebaik mungkin.
Beliau akan bertindak sebagai kordinator dan perancang yang aktif di dalam organisasinya bagi mengelakkan sebarang pembaziran masa dan sumber serta untuk mencapai objektif dan matlamat perniagaan dengan efektif.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

26. Menganalisa Aktiviti Penting Sejajar dengan Operasi Organisasi.
Ini adalah untuk memastikan tiada aktiviti penting tidak dilaksanakan atau ketinggalan dalam proses perancangan perniagaan di mana aktiviti-aktiviti yan penting inilah perlu untuk proses pertumbuhan dan perkembangan sesebuah perniagaan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

27. Menyelesaikan Tugasan Ringkas dalam Masa yang Singkat.
Seterusnya usahawan perlu menyelesaikan tugasan yang dianggap ringkas dalam masa yang singkat serta memastikan tugasan tersebut dapat dilaksanakan dengan sempurna.
Ini adalah supaya usahawan dapat menumpukan masanya kepada tugasan yang lebih rumit bagi memastikan kelicinan operasi perniagaan dalam penyusunan aktiviti mingguan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

28. Memberi Peruntukan Masa untuk Membuat Perancangan
Usahawan perlu memberi peruntukan masa untuk membuat perancangan yang efektif dan produktif demi kepentingan organisasi.
Masa yang diperuntukan ini secara tidak langsung dapat membantu usahawan merangka perancangan dan perjalanan perniagaan yang dapat memberi kelebihan persaingan berbanding pesaing yang sedia ada.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

29. PENGURUSAN ALIRAN MAKLUMAT
Mengurus Mesyuarat yang Efektif
Mesyuarat adalah salah satu cara untuk kita sama-sama merealisasikan setiap aktiviti organisasi dengan berkesan dan lancar.
Keberkesanan sesuatu mesyuarat merupakan panduan terbaik di dalam proses pembuatan keputusan yang efektif dan berkesan.
Sebagai seorang usahawan mahupun pengurus sesebuah organisasi, mesyuarat yang tidak diuruskan dengan baik akan menyebabkan anda kerugian tenaga kerja dan masa.
Anda haruslah ingat bahawa untuk memastikan perjalanan mesyuarat berjalan dengan lancar, anda haruslah sentiasa bertindak sebagai penyampai maklumat, pengkoordinasi dan menyediakan agenda mesyuarat dengan jelas sebelum mesyuarat tersebut dilaksanakan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

30. Garis panduan bagi mengurus mesyuarat dengan efektif
Menyampaikan maklumat dan agenda mesyuarat sebelum mesyuarat diadakan.
Memastikan semua ahli mesyuarat mempunyai maklumat yang betul berkenaan mesyuarat tersebut.
Memastikan semua ahli mesyuarat bersetuju dan memahami agenda mesyuarat.
Memastikan tiada gangguan luaran semasa mesyuarat diadakan.
Menggalakkan sumbangan idea dan pendapat dari setiap ahli mesyuarat serta mengelakkan perpecahan mengikut kumpulan.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

31. Memastikan semua minit mesyuarat dicatat dengan jelas.
Membincangkan semua topik yang berkaitan dengan agenda mesyuarat yang telah dirancangkan.
Memastikan semua minit mesyuarat dicatat dengan jelas.
Memastikan semua ahli mesyuarat jelas terhadap isu-isu yang diperbincangkan.
Memastikan setiap ahli mempunyai tanggungjawab bagi perjalanan aktiviti yang telah diperbincangkan dalam mesyuarat tersebut.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

32. Sistem Rangkaian Maklumat yang Efektif
Sumber: Timmons, J. A. and Spinelli, S.(2003). New Venture Creation: Entrepreneurship for the 21st Century, Mc Graw Hill, United State, 571.
(rujuk modul PJJ – ms 50)
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

33. SISTEM RANGKAIAN MAKLUMAT YG EFEKTIF
Sistem rangkaian maklumat yang efektif dapat membantu para pengurus dan usahawan mencapai hala tuju organisasi dengan berkesan.
Ini kerana rangkaian maklumat yang efektif seharusnya mempunyai visi perniagaan dengan jelas, budaya pembelajaran kerja yang baik, nilai dan mind’set keusahawanan, rasa tanggungjawab dan akauntabiliti terhadap tugas serta dapat mencapai objektif dan matlamat usaha teroka.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

34. Pengurusan Maklumat Berasaskan Sistem Komputer
Using the computer – advantages:
Save time
Efficient
Using technology
Fast / service
Improve quality of work
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

35. Using the computer - disadvantages:
System down
Computer at risk
Safety of data/document
Others factors???
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

36. Pengurusan Maklumat Berasaskan Kertas
Using note, book, document that using paper.
Related to filing system
ISO 9000 standard
Record and keeping relevant document
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH

37. Kesimpulan
Usahawan harus peka terhadap faktor-faktor yang mencuri masa serta cara-cara mengurus masa dan tugas dengan efektif dan berkesan.
Para pelajar juga diberi penerangan bagaimana untuk berkomunikasi dan menggunakan maklumat dengan baik serta membangunkan sistem pengurusan masa yang bersesuaian.
11/18/2018
SYAHRINA ABDULLAH