1. Provedba specifičnih ugovora Specific Framework Contract
(provedba okvirnih ugovora – Framework Contracts)
Zagreb, 16. lipnja 2010.

2. Sadržaj Okvirni ugovor Specifični ugovor Opće odredbe okvirnih ugovora
Aktivnosti
Rezultati – izvršenje i odobrenja
Izvještavanje
Opće odredbe okvirnih ugovora
Izmjene ugovora
Financijske odredbe

3. Okvirni ugovor – Framework Contract
Ugovori sklopljeni između službi Europske Komisije i (potencijalnih) pružatelja usluga – bez ugovaranja iznosa
Pružaju osnovu za transparentno i brzo ugovaranje specifičnih ugovora
Grupe usluga (Lots)
Okvirni opis poslova (Global Terms of Reference)

4. Specifični ugovori – Specific Contract
Ugovori o pružanju usluga vrijednosti veće od eura i manje od eura
Ugovori na temelju (jediničnih) iznosa naknada stručnjaka ili na temelju ukupnog iznosa usluga (Fee based vs. Global price)
Razdoblje provedbe ugovora ne prelazi 760 kalendarskih dana (24 mjeseca)
Ukupan angažman pojedinog eksperta ne prelazi 260 radnih dana
Omogućavaju najbržu mobilizaciju stručnjaka (Procedura ugovaranja minimalno 2-3 mjeseca)

5. Specifični ugovor - sadržaj
Financijska ponuda
Životopisi stručnjaka + izjave (Statement of exclusivity and availability)
Specifični opis poslova (SToR) = Specifični ugovor
Opći uvijeti - General Conditions (nisu dio ugovora!)
GUIDELINES Framework Contract Beneficiaries (nisu dio ugovora)

6. Specifični ugovor - SToR
Poglavlje - ‘Requested services, including suggested methodology’ - Popis aktivnosti koje je pružatelj usluga dužan izvršiti u sklopu projekta
Poglavlje - ‘Required outputs’ - Mjerljivi rezultati svake pojedine aktivnosti koji služe kao indikatori tijekom praćenja provedbe

7. Specifični ugovor - SToR
Poglavlje - ‘Planning including the period for notification for placement of the staff’ - planirana dinamika projekta
Poglavlje – Reporting - ‘Reporting content’ – popis izvještaja koje želimo + opis svakog pojedinog izvještaja

8. Specifični ugovor - SToR
Izvještaji:
Početni izvještaj (Inception report)
Završni izvještaj (Final Report)
Tehnički izvještaji (Monthly; Quarterly; Report per activitiy)
Poglavlja Submission/comments timing i Number of report(s) copies

9. Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions
Opći uvijeti ugovora
Članak 16 – Personell and equipment – određuje početak rada
Članak 17 – Replacement of personnel – uvijeti pod kojima se pojedini stručnjak može zamijeniti

10. Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions
Članak 20 – Amendment of Contract – izmjene ugovora – putem naloga (administrative order - AO) i putem dodatka ugovoru (Addendum)
AO primjenjiv:
izmjena ne utječe na osnovnu svrhu projekta (npr. Produljenje roka provedbe; izmjena količina dodatnih troškova; rad vikendom;);
Financijska realokacija do 15% iznosa ugovora

11. Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions
Dodatak ugovoru potreban:
Izmjena stručnjaka
Financijska realokacija veća od 15% iznosa ugovora
Uvođenje novog dodatnog troška
G.C. - zahtjev za izmjenom ugovora min 14 dana prije nego promjena treba nastupiti

12. Financijske odredbe Global price (lump sum) vs. Fee based Plaćanja
Proračun
Prihvatljivi troškovi
Neprihvatljivi troškovi

13. Global price vs. Fee based
Ugovori temeljeni na ukupnom iznosu (Global price)
Izravno povezani sa odobravanjem outputa (čl. 27 GC)
Fiksna cijena
Ugovori temeljeni na iznosu naknada (Fee Based)
Temeljeni na stvarno nastalim troškovima (time sheets, računi, putne karte i sl.)

14. Plaćanja Pred-plaćanje - 60%
- 45 dana od dostave potpisanog ugovora i financijske garancije (> ,00 eur)
Međuplaćanje - može biti definirano u Posebnim uvjetima ugovora (čl. 7.2)
Završno plaćanje - do 40%
- 45 dana od odobrenja izvješća/outputa ili zaprimanja računa
Plaćanja se vrše na račun objavljen na EuropeAid web site-u.

15. Proračun
Fees
Reimbursable costs (per diem, international travel, local travel, services)

16. Prihvatljivi troškovi
Naknade stručnjaka (Fees) pokrivaju
plaću stručnjaka (uključujući i njegovu opremu poput telefona, kompjutera)
administrativne troškove (iznajmljivanje prostorija, tajništvo, produkciju 10 kopija završnog izvješća)
Isplaćuju se na temelju Time Sheets

17. Prihvatljivi troškovi
Per diems – pokrivaju smještaj, obroke, prijevoz u mjestu (gradska vožnja)
Plaćaju se po noćenju ako se aktivnost odvija van mjesta stanovanja (u pravilu ne vrijedi za lokalne stručnjake)
Uključuju i dan putovanja (čak i vikend)
Ne primjenjuju se na sudionike studijskih putovanja
Do visine iznosa objavljenog na EuropeAid
web stranici

18. Prihvatljivi troškovi
Troškovi putovanja
- međunarodni - ekonomska klasa (avion), 1. klasa (vlak) - boarding pass, putna karta
- lokalni - ukoliko je predviđeno ugovorom
- isključivo međugradski prijevoz – gradski prijevoz je pokriven iz per diem-a
- svi troškovi uključeni u cijenu karte (npr. naknade agencija, naknade za plaćanja kreditnim karticama i sl.) su prihvatljivi

19. Prihvatljivi troškovi
Services
- računi moraju glasiti na ugovaratelja ili člana konzorcija (ne na stručnjaka ili neku treću firmu)
- računi koji glase na druge valute preračunavaju se u EUR po tečaju za mjesec u kojem je račun izdan Web site – BUDGET
- računi moraju biti u originalu

20. Neprihvatljivi troškovi
PDV
Troškovi nastali van razdoblja implementacije
Troškovi koji prelaze ugovorene iznose
Troškovi koji nisu predviđeni ugovorom

21. Pitanja?

22. Korisni linkovi

23. HVALA NA PAŽNJI!
Davorka Žagar, Ured za financije i računovodstvo, savjetnik,
Ines Gruica Devčić, Ured za pripremu i provedbu projekata, voditelj odjela,