1. איתור ספקים מרצה : שם טוב יגאל כל הזכויות שמורות © למשה אמון .
איתור ספקים מרצה : שם טוב יגאל כל הזכויות שמורות © למשה אמון .

2. מקורות לאיתור ספקים
כפי שציינו במצגת העוסקת בדרישות רכש תחילתו של התהליך מול הספקים הינו ביצירת ה"גירוי" ע"י שליחת בקשות להצעה (RFQ)*, כאמור צעד זה מוגדר כ – S.O.P. (Steps Of Purchasing), למעשה אלה הם הצעדים הראשונים לתהליך ההרכשה בפועל.
בדרך של שליחת מסר לשוק ניתן לאתר ספקים פוטנציאליים המסוגלים לענות לדרישות הארגון בהספקת שרות או מוצר או טובין.
*RFQ= Request For Quotation

3. בבקשות להצעה קיימים מספר שלבים והם:
בקשה לקבלת מידע– R.F.I. = Request For Information, בשלב זה עדיין אין הגדרה לעצם הרכישה כי אם לקבלת מידע על קיום הפריט, מידע זה נחוץ להרכשה כדי להעבירו לשיווק או מכירות בארגון, לשם הכנת בקשות להצעה בשלבים מאוחרים יותר. RFP= Request For Proposal , שלב זה מוגדר כטרום רכישה, אבל הינו שלב מתקדם בו מספקים נתוני אמת אבל עדיין ברמת המבחן של ההספקה. שלב זה מוגדר גם כ - BID/NO BID או GO/NO GO, מענה הספק ליכולתו לבצע הספקה ולציין מחיר לפני מו"מ.
תהליך זה הוגדר בתרגומים רבים בארץ כבל"מ (בקשה להצעת מחיר). אין ספק שמדובר ביכולת הספק לספק ולא בבקשה להצעה שמבקשת הקצאת הכמות (RFQ) ועל בסיס זה מתקבלים כל הנתונים להפקת ההזמנה!!

4. R.F.Q. = Request For Quotation , קרוי בעברית בל"מ = בקשה להצעת מחיר (1), תשובתו של הספק על גבי מסמך זה מהווה למעשה את נכונותו של הספק להתחייב להספקה ולמחיר.
הבקשה להצעה הינו מסמך מקור ומהווה חלק בלתי נפרד ממסמכי תיק הרכש(2).
בקשה להצעת מחיר בהגדרת העסקים הפרטיים הפכה להיות "בקשה להצעה או בקשה להקצאה" וזאת בגלל התחיקה בבג"צ שהגדירו שדין בקשה להצעת מחיר כדין מכרז! ומכאן שקיימת חובה לנהוג על פי חוק המכרזים?
תיק הרכש למעשה יפתח עם קבלת הדרישה לאחר שנבדקה במלאי הארגון ונתקבלה ההחלטה לרכוש מכוון שלא ניתן לספק מהמלאי הקיים. תכולת התיק תכיל את כל מסמכי המקור המוגדרים על פי חוק והנחוצים לשלטונות המס!!! תיק רכש יש לשמור 7 שנים כמוגדר למסמכי מקור.

5. מה נכיל בבקשה להצעה - RFQ
נתוני הספק, מק"ט פנימי וספק, תאור הפריט, יח' מידה לרכש, כמות, איכות מבוקשת, מועד הספקה מבוקש, צריך להוסיף גם את הנתונים הבאים:
נקודת מסירה מבוקשת,
אמצעי אריזה מבוקשים, ( נושא זה מחייב ידע מקיף לאופן אריזתו של הטובין לתנאי השינוע המבוקשים).
רמת בדיקות איכות מבוקשת,
תנאי ביטוח המשלוחים המבוקשים,
תנאי תשלום, (מוכתבים ע"י הלקוח או הספק)

6. גמישות או חוסר גמישות למועד ההספקה,
בשאילתה: הבנק להעברת התשלום והרפרנט שלו בארץ,
תעודות מבוקשות, (מקור – COO,תקן, עקיבה בייצור – COC, חומרים מסוכנים, וטרינרית, דליקים, חומצתיים, ועוד).
כדי לבחור ספק עלינו להכיר בכל הצרכים המבוקשים, כפי שציינו בהכנת הדרישה והפקת הבקשה להצעה וכן להוסיף לעצמנו מידע על המשתמש הסופי, מידע זה יהיה נחוץ באחד משלבי הרכישה.

7. מקורות לאיתור ספקים
בדרך של שליחת מסר לשוק ניתן לאתר ספקים פוטנציאליים המסוגלים לענות לדרישות הארגון בהספקת שרות או מוצר.
באיתור ספקים נעזר, הן ממקורות חיצוניים והן ממקורות פנימיים.
המקורות החיצוניים – מסופקים בכלי איתור, בהודעות בעיתונות, בעיתונות המקצועית, מביקורי ספקים המציעים מרכולתם, מידע אישי וממאגר היסטורי של הארגון.

8. נוסיף למקורות חוץ גם פרסומים מסחריים ורשמיים, נספחים כלכליים, משלחות בחו"ל וחברות סחר.
מקורות פנימיים – יתקבלו משני מישורים האחד ממידע פנים ארגוני והשני מלקוחות הארגון, נבחן מקורות אלה:
מקורות מתוך הארגון: המידע הנאגר אצל הקניינים כידע אישי, מידע המתקבל ממחלקות אחרות בארגון, מפרסומים המתקבלים בארגון.

9. מידע שמתקבל מלקוחות הארגון – בחירה של ספק למוצר מועדף של הלקוח, שינויים הנדרשים ע"י הלקוח בתחומי האיכות והמחייבים לרכוש על פי הנחיות הלקוח מספק מוגדר על ידו.
מקורות המסופקים ע"י הספקים: דיווחים תקופתיים של הספק, פרסומי תדמית, מידע מרשם החברות, מידע מהרשות לניירות ערך, מידע עסקי מלקוחות אחרים.
המקורות הרשמיים: התאגדויות מקצועיות, מדריכי טלפונים, פרסומים מקצועיים, מאגרי מידע מרכזיים, קטלוגים, מתווכים ועוד.

10. המקורות המזדמנים: מנהלי מכירות וסוכנים, קניינים אחרים, תערוכות וירידים, ימי עיון, כלי התקשורת וידע אישי.
מקורות חוץ: פרסומים מסחריים ורשמיים, נספחים כלכליים, משלחות בחו"ל וחברות סחר.
מאגרי המידע משמשים מקור חשוב לאיתור ספקים, לקבלת מידע מקיף על מעמדם, עיסוקם, מנהליהם ובמקרים רבים גם לקוחותיהם.
חברות מידע רבות פועלות בשוק העולמי אבל העיקריות בתחום העסקי תעשייתי הן: Dun & Bradstreet, Kompass, Thomas Register.

11. העיתונות המקצועית מהווה (עדיין) מקור חשוב לקבלת מידע מקיף ואמין על מקורות ההספקה, על אף שהאינטרנט כובש שטחים נרחבים בתחום זה.
נציין כאן שפעמים רבות קיים פער בין המידע המפורסם לבין המציאות בפועל, לשם כך על אנשי הרכש לבחון היטב את המידע המסופק להם.
נקודה נוספת שחייבת התייחסות היא, התאגדויות חדשות בהן תאגידים גדולים בולעים ארגונים אחרים, למצב חדש זה שתי פנים:

12. החוסן הכלכלי של התאגיד הגדול יחזק את הזיקה לארגון הקטן ויוסיף לו נקודות זכות בעת קבלת ההחלטה.
בליעה זו תיצור "מונופול" קרי ספק יחיד! ובכך
מאבדים את היכולת לתחרות בשוק.
הכלי הנוסף הינו "טבלת אמת" שמכילה בתוכה בנוסף לנתונים הבסיסיים, גם נתוני מידע משקללים את התנהגותם, מיקומם, אמינותם של הספקים שאת הצעותיהם נבחן.

13. צריך לזכור, אנו נמצאים בעידן של תהפוכות מהירות עם שינויים שעשויים להוסיף או לגרוע מיכולתו ואמינותו של ספק זה או אחר, וזאת; בגלל בעיות כלכליות, שינוי מען או ארץ, שינויי בעלות, ועוד. מצב שבהכרח מחייב התיחסות בעת קבלת החלטה לרכישה.
על כל האמור לעיל צריך לזכור שטבלת האמת צריכה להיבנות לכל פריט ו/או מוצר בנפרד ואין לאחד פריטים שונים באותה טבלה, גם אם הם נרכשו מאותו ספק באותה ההזמנה.

14. הטבלה בנויה למבחן הפריט מול מספר ספקים, כך תהיה ההתייחסות לספק, כאשר נבצע באותה טבלה מבחן לאמינותו או יכולתו של הספק לשם ביצוע הרכישה או דירוגו והכנסתו לרשימת הספקים המאושרים. - בהמשך מוצגות שתי טבלאות הקשורות אלה באלה, יחד עם זאת בסוף המצגת צורפו טבלאות עם נתונים שאותן נתרגל כדי להבין את נושא בחירת הספק, נוסיף לכך את האפשרויות לדירוג ספקים בפורמט של הטבלאות.

15. טבלת אמת לבחירת ספק טבלה זו מיועדת לבחירת ספק לפריט/מק"ט, הכותרת תחיל את הנתונים של הפריט.
תאור ספק A B C D
הערות
מחיר ליח'
סה"כ מחיר להזמנה
תנאי תשלום
התחיבות למינימום
מעמד הספק *
מיקום גאוגראפי
נקודת המסירה
מיסוי
רמת הטיב %
נכונות לקבל טובין בחזרה, ועוד.

16. טבלה לקביעת ספק נבחר או הערכת ספקים מקיבוץ נתונים לדוגמה: 1) עלות, איכות, אמינות וגיבוי הנדסי ) מחיר, איכות, גיבוי שרותים ואמינות ) עלות, תובלה, חוסן פיננסי, שרותי תמיכה. ועוד
נושא ספק
ניקוד לשקלול A B C D
הערות
סה"כ ניקוד לספק
החלטה שנייה

17. סיווג הספקים, כלי בחינה למעמדם,
מעמדם של ספקים בא להבטיח לנו מול מי אנחנו עומדים ומה היא רמת האחריות של הספק למוצרים ו/או השירותים שהוא מספק.
בהמשך נבחן כל ספק ומעמדו וזאת כדי למנוע אי הבנות בעת הרכישה.
לאנשי הרכש חשוב להבין שאחריותו של הספק היא מוגבלת על פי הנחותיו של היצרן.
בעיה נוספת שאנו קוראים לכל המספקים "ספקים" מבלי לוודא את מעמדם.

18. יצרן – MANUFACTURER:
הגדרה זו נכונה לגבי יצרנים שאינם מפיצים, הפצת מוצריהם נעשית בדרך כלל באמצעות צד ג'.
היצרן נושא באחריות על מוצריו ומזוהה בשמו או במותג. אחריותו למוצר היא גורפת.
(נמצא יצרנים שמפיצים את מרכולתם, יצרנים אלה מוגדרים כיצרנים שהם גם ספקים).

19. ספק – SUPPLIER:
מוגדר כמספק הטובין, עשוי להיות גם היצרן. נושא באחריות המוצרים המופצים על ידו ברמת היצרן – אחריות גורפת.
ספקים שאינם יצרנים, תוצרתם מיוצרת בשיטת ה – O.E.M. (1) , הפצת המוצרים נעשית תחת המותג של הספק. (1) O.E.M.= ORIGINAL EQUIPMENT MANUFACTURER.

20. מפיץ מורשה – FRANCHISE DISTRIBUTOR:
מוגדר גם "כמין זכיין", מעמדו בדרך כלל כמעמד יצרן/ספק בכל הקשור לנושא האחריות, עם יתרונות בהספקה ברכישת כמויות קטנות או הזמנות בערך נמוך.
כאשר המפיץ נושא באחריות גם לכמויות הקטנות הנרכשות ממנו.
אצל המפיצים המורשים לא נמצא מוצרים מתחרים כי אם מוצרים משלימים שלגביהם הוא רק מפיץ.
קיימת אפשרות למציאת מוצרים מתחרים כאשר חברת האם היא אחת.

21. מפיץ – DISTRIBUTOR:
מסווג כמקור אמין ובעל אחריות כלפי לקוחותיו אבל חייב באישור היצרן/הספק כדי למלא אחר האחריות.
מפיצים הינם המשלים של מפיצים מורשים / זכיינים.
למפיצים יתרון נוסף שההנחות הניתנות על ידם אינן תחת ביקורת, ולא קיימת עליהם החובה למכירה במחיר מוכתב.
(מצב שבהחלט יכול להיות אצל המפיצים המורשים או זכיינים.)

22. סוכן מורשה – AUTHORIZED AGENT:
הינו נציגו של הספק אצל הלקוחות, מיצג את הלקוחות אצל הספק, כמו כן משמש כתחנת איסוף ההזמנות עבור הספק.
סוכנים מורשים בדרך כלל אינם מחזיקים מלאים, לפעמים ימצא אצלו מלאי חרום אבל לא מעבר לזה.
נזהה אותו ע"י כרטיס ביקור או מנשר שיתקבל מהחברה אותה הוא מייצג.
רמת אחריותו היא בדרג שני כמו למפיץ, חייב באישור היצרן/ספק לשם טיפול במסגרת האחריות.

23. סוכן – AGENT: הינו נציג מכירות עם אישור מכירה של הספק / היצרן.
אינו משמש ככתובת לטפל בבעיות איכות או תקלות טכניות.
לאחר המכירה הטיפול באחריות עוברת למותג המוצר או לחב' שירותים.
רמת אחריותו מוגדרת ברמה השלישית שלמעשה הטיפול הוא בידי הקונה.

24. חברת סחר – TRADE COMPANY:
חברה המספקת שירותי רכש כצד ג', הינה מתווך בפועל. חברות אלה קמו בגלל הצורך בביצוע רכישות באמצעות גורם שלישי.
כאשר הלקוחות רוצים להימנע מחשיפה או זיהוי, משמשות חב' הסחר ככיסוי לעצם הרכישה ובכך נמנעת החשיפה.
בדרך כלל חברת סחר אינה נושאת באחריות למוצר.
חברות הסחר חזרו לעולמנו לאחר מלחמת השחרור עם החרם הערבי.

25. מתווך – DEALER OR JOBER:
עוסקים בחיפוש ותיווך לצורך מכירה, אינם נושאים באחריות למוצר ואף לא לטיב. משתמשים באמצעי זה כאשר לא ניתן להשיג הטובין בגלל: א – כמות קטנה מאוד, ב – טובין שאינו נמכר לארץ ואף לא ניתן להשיגו
באמצעות חברות סחר, ג – כאשר חשיפת ארץ רוכשת מהווה בעיה.
אוכלוסיה זו גדלה מתוך אנשי הרכש בהכירם את הצרכים, ובידעם את המקורות.

26. ספק יחיד – SINGLE SOURCE:
מהווה מונופול שאין לו מתחרים, נושא בכל האחריות כמו ספק/יצרן.
צריך להבחין בין ספק יחיד עם מוצר או מוצרים ייחודיים לבין ספק יחיד שהוכתב להיות ספק יחיד.
לסוג הראשון נשייך חברות שיש להן מוצרים שהשקיעו בהם רבות ובכך נהיו ספקים יחידים.
לעומת הדגם השני שהוא למעשה ספק "קתולי" בגלל ההחלטה להיצמד לספק ובכך לחיות לאורך כל חיי המוצר עם אותו ספק.

27. קבלן משנה – OUT SOURCING:
הינו מיקור חיצוני לייצור והספקה של מכלול או טכנולוגיה משלימה או פרויקט שלם בשיטת – מסירת מפתחות – TURN KEY PROJECT, אחריותו כאחריות ספק/יצרן.
בנושא קבלני משנה נעסוק בפרק נפרד מכוון שלא מדובר רק בייצרן כי אם במי שהופך להיות שותף לעשייה או שהוא למעשה הופך להיות המייצג של הארגון במתן שירותים.
הקשר עם קבלני המשנה הוא על בסיס חוזה שההזמנה למעשה היא נספח לו.

28. מקורות להערכת ספקים.
תהליך הערכת הספקים בא לבחון את היכולות של הספק ב: תחומי הייצור,בתחום הטכני, הפיננסי, המסחרי ואיכות הסביבה. (בתחום הפיננסי ודוחות כספיים הנושא יטופל במסגרת היבטי מימון.)
המקורות לקבלת המידע בכל אחד מהתחומים לעיל הם באמצעות כל אותם אמצעים שהגדרנו באיתור הספקים. כן ניתן לשלוח בקשות לקבלת מידע ישירות מהספקים עצמם באמצעות שאלונים.

29. להערכת ספקים מספר מקורות בארגון. הראשון שבהם הוא מאגר המידע של הארגון.
הבא אחריו נעשה על ידי איסוף המידע המתקבל מהקבלה וביקורת הקבלה של הארגון.
נוסיף מקור נוסף והוא אנשי הרכש עצמם, על אף שמידע זה יכול להיות מאוד סובייקטיבי, בהחלט ניתן להתייחס אליו בסינון ובמינון נכון.
מבחן נוסף הוא ע"י סיקור ספקים הן בביקורים והן בשאלונים. (Audit)
מקור נוסף הוא ההסמכה שניתנה לספק ע"י מפעל גדול או גוף כלכלי ארצי.

30. תהליכים נוספים להערכת ספקים:
הערכה הטכנית, ממנה נלמד את היכולות הטכניות של הספק, נכיר את האמצעים הטכניים העומדים לרשותו ויכולות הקיבול.
הערכה המסחרית, תיתן לנו את המסגרת הכספית, מועדי ההספקה, תנאי התשלום ונכונותו לתנאים חוזיים.
מבחן יכולתו של הספק הוא גם במידע העסקי שניתן לאסוף מלקוחות אחרים של אותו ספק. (בנושא זה נעסוק במידע עסקי ומאגרי מידע)

31. נושא הערכת הספקים מהווה שלב חשוב בתהליכי הרכש, שלב המאפשר כלים לבחירת הספקים המתאימים וזאת באמצעות המידע הנאגר במערכות המידע של הארגון.
חשוב לזכור שמידע זה הינו מידע רגיש וצריך לאבטח אותו ולמנוע גישה חופשית אליו.
כלל אתי מחייב שמירת סודיות ומניעת העברת מידע על ספקים לגורמים מתחרים ומכאן האבטחה הנדרשת.

32. המשך הערכה וכללי הצטיידות:
כפי שציינו לעיל איסוף המידע איננו רק נחלת מידענים, הוא קשור גם באנשי הרכש, עליהם לאסוף מידע בתחומים כלכליים, שווקים ומוניטאריים, המהווים כלי בסיסי בקבלת החלטות בעת ההצטיידות.
הרכש מצווה למעקב ולאיסוף מידע על המתרחש בתחומים אלה.
ההצטיידות בארגון קשורה קשר הדוק בשינויים החלים בשווקים, על הרכש להיות מודע להתרחשויות ולידע את מקבלי ההחלטות בארגון.

33. סיכום לפרק זה:
בקבלת ההחלטה לבחירת הספק לא הגדרנו את התכונות של הספק שיבחר לצורך ההספקה או הצטיידות בפועל, השארנו זאת להחלטת המבצע, קרי; להרכשה של כל אחד מהארגונים או התאגידים.
על אף שהגדרנו תכונות ותחומי אחריות לכל אחד מהספקים הפועלים בשוק והעשויים להיות "ספקים פוטנציאלים", יתכן שלא איתרנו ספקים שלא ידענו עליהם, או שלא ניתנה לנו הרשות ע"י גורמי ההנדסה, האחזקה או הבטחת האיכות לסחור עימם, ובכך הפסדנו מקורות הספקה.

34. במסגרת הגדרת הספקים לא ציינו את משרדי הייצוג של הספקים, מכוון שמשרד מיצג הינו "השולחן הקדמי" של הספק/יצרן (FRONT DESK), ומהווה חלק אורגאני מישותו של הספק, לכן הוא לא נכלל בהגדרות הספקים.
בפרק זה נסינו להצביע על התהליכים המובילים משלב איסוף הנתונים ועד לקבלת ההחלטה.
סימנו כל אחד מהשלבים ודרכי הניווט במשימותיו של הרכש, כן הארנו בנושא הערכת ספקים לשם בנית מאגר הספקים.

35. משימה חשובה נוספת היא
שמירת הקשר עם הספקים בשלבים שלפני ההצטיידות ולאחריה, בשלבי הצטיידות נוספת.
קשר זה הינו הדדי כאשר, הספקת מידע ע"י הספק כשרות טרום קניה "Service Before Buying" ומאידך, המידע המסופק ע"י הלקוח לספק המהווה "Customer Future Provision or Information", על כל אלה, על הרכש לידע את הספקים בשינויים הארגוניים שחלים בארגון או הרכב סל המוצרים של הארגון והשינויים העשויים לחול בו.