1. תוכניות שירות במודול רכש של אלף
קורס למכללות המאגד
מכון מופת,
13 בינואר 2014
איגור טברוג

2. Copyright Statement
All of the information and material inclusive of text, images, logos, product names is either the property of, or used with permission by Ex Libris Ltd. The information may not be distributed, modified, displayed, reproduced – in whole or in part – without the prior written permission of Ex Libris Ltd.
TRADEMARKS Ex Libris, the Ex Libris logo, Aleph, SFX, SFXIT, MetaLib, DigiTool, Verde, Primo, Voyager, MetaSearch, MetaIndex and other Ex Libris products and services referenced herein are trademarks of Ex Libris, and may be registered in certain jurisdictions. All other product names, company names, marks and logos referenced may be trademarks of their respective owners.
DISCLAIMER The information contained in this document is compiled from various sources and provided on an "AS IS" basis for general information purposes only without any representations, conditions or warranties whether express or implied, including any implied warranties of satisfactory quality, completeness, accuracy or fitness for a particular purpose.
Ex Libris, its subsidiaries and related corporations ("Ex Libris Group") disclaim any and all liability for all use of this information, including losses, damages, claims or expenses any person may incur as a result of the use of this information, even if advised of the possibility of such loss or damage.
© Ex Libris Ltd., 2008
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

3. סדר היום
היום נדון בשירותים הכי נפוצים במודול רכש שרוב הלקוחות משתמשים יום-יום וגם בשירותים שלא השתמשתם עד היום.
מודול רכש כולל 32 שירותים.
לצערי לא נוכל להראות לכם את כולם. לכן רצינו למיין אותם כדי להציג שירותים הכי חשובים והכי שימושיים.
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

4. סדר היום שליחת הזמנות לספק (p-acq-14)
תזכורות לספקים (p-acq-12; p-acq-19)
דו"חות סטטיסטים (p-acq-02; p-acq-03; p-acq-16)
פתיחת שנה תקציבית חדשה
(p-acq-05; p-acq-06; p-acq-07)
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

5. סדר היום: מיון ספריות בכל העולם משתמשים בד"כ ב-2 בלוקים של שירותים:
דו"חות (כולל שליפות והדפסות)
שירותים תפעולים, שמאפשרים אוטומציה של תהליכי רכש:
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

6. שרותי רכש
שרותי הרכש רשומים בתפריט שירותים ומסודרים בתפריטי משנה לפי נושאים. הפעלת השירותים הנה תלוית הרשאות.
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

7. סדר היום: מיון בנוסף קיימים בלוקים אחרים:
התארגנות לשנת פיננסית חדשה. היום יפעת כבר הסבירה איך להשתמש בשירותים הללו;
סטטיסטיקות;
EDI;
שירותים כללים;
ניהול קבצי נתונים
אחרים
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

8. דו"חות במודול רכש
דו"ח הכי שימושי ברכש הוא - שליפת הזמנות כללי (acq-02-01)
שירות זה מפיק קובץ ובו מספרי הרשומות האדמיניסטרטיביות של כותרי הזמנות שנבחרו על פי קריטריונים שונים לפי בחירתכם. תוצאת השליפה תהיה קובץ פלט המכיל רשימה של מספרי הרשומות, ללא פרטים נוספים. כדי להפיק דוח מודפס, יש להשתמש בשירות המשלים הדפסת רשומות רכש (acq-03).
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

9. דו"חות במודול רכש
כמוכן בספריות אקדמיות משתמשים בשליפת הזמנות שטרם קבלו חשבוניות (acq-02-04)
תוצאת השליפה תהיה קובץ פלט המכיל רשימה של מספרי הרשומות, ללא פרטים נוספים. כדי להפיק דוח מודפס, יש להשתמש בשירות המשלים הדפסת רשומות רכש (acq-03).
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

10. דו"חות במודול רכש
כדי להדפיס את התוצאות ששלפתם ניתן להשתמש בהדפסת רשומות רכש (acq-03)
שירות זה נועד להדפסה של פרטֵי ההזמנות שנשלפו באמצעות טופס שליפת הזמנות כללי (acq-02). ניתן להדפיס שדות שונים על פי בחירה.
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

11. דו"חות במודול רכש
התוצאה של הדפסת הרשומות רכש (acq-03) נראת בצורה הזאת:
ניתן להוסיף תורים נוספים אך הם יהיו קצרים מדי.
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

12. שירותים תפעולים נתחיל משליחת הזמנות לספק (acq-14)
שירות זה מאפשר שליחת רשימת הזמנות לספק. ברשימה תיכללנה כל ההזמנות שסוג משלוח ההזמנה שלהן הוא LI (רשימה), ושסטטוס ההזמנה שלהן הוא RSV (ממתינה למשלוח לספק)
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

13. שירותים תפעולים
שירות זה מעדכן סטטוס ההזמנה מ-RSV ל-SV וגם שולח רשימת ההזמנות בצורה מרוכזת לספק:
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

14. שירותים אחרים
עדכון קודים של ספקים להזמנות כתבי עת(acq-26) . שירות הזה מאפשר לעדכן קודים של ספקים בהזמנות וגם במנויים.
שירות הזה מחליף קודים לספקים אם הזמנות לכל סטטוסים פרט לCLS (closed), VC (vendor cancelled) או LC (library (cancelled
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

15. שירותים אחרים
לאומת שירות הקודם acq-27 הוא שירות הרבה יותר מורכב. הוא מאפשר לשנות ספק ע"י סגירת ההזמנות ופתיחת הזמנות חדשות לכתבי עת.
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

16. שירותים אחרים
שינוי סטטוס ההזמנה ותאריך צפוי להגעה(acq-28) . שירות הזה מאפשר להשאיר תאריך ללא שינוי לסטטוסים הבאים: NEW, WP, PS, WB, QSV, DNB, or RSV.
RN-
I choose few enhancements:
Not included in this session:
?new Retrieval of ADAM Records (Z403) (adam-10)
?new Cataloging Services – Retrieve Records by Direct Index (ret-06)
?new Report of New and Updated Catalog Records -by Cataloger (com-03)
Services – Print Trigger Report (com-01) - new output sorting routines
Included:
acq-32
Item Status Filter (cir-04, 06, 16, 50, 51, 52)
Recall Filter (cir-10/50/51/52)
Services – Retrieve Record Keys (manage-70)

17. Load Invoice and Line Items (acq-32)
New service that allows creating new general invoice/s and line item
records based on an input file.
Batch Activities:
Applies to an input file (in XML) which is placed in the ADM library/scratch directory and is populated with pre‐defined XML tags including invoice and line item information.
Based on the input data, new general invoice and line item records are created in Aleph and all necessary actions are performed.
Produces an output report detailing the successful and failed actions of the batch execution.
For monograph and standing orders, the batch service enables the registering of material arrival and the production of arrival slips.
See also – slg-acq

18. Load Invoice and Line Items (acq-32)

19. Retrieve Record Keys (manage-70)
9 new types
Input file:
This file can be created by another service (for example, p-ret-01, ret-03), or by the Save on Server option in the Search function in GUIs or in the Web OPAC.
Note : The BIB,HOL,ADM,ORDER,ITEM,BARCODE keys are in the following format [record key][library]. For example, a valid item key is USM50. Note that the output of the General Retrieval Form (ret-adm-01) does not include the library suffix.
Convert Library (required only for BIB and HOL) If the conversion is of the type BIB-TO-XXX or XXX-TO-BIB, specify the BIB library to which the bibliographic records in the input or output file belong. If the conversion is of the type HOL-TO-XXX or XXX-TO-HOL, specify the HOL library to which the holding records in the input or output file belong. If the conversion is of the type HOL-TO-BIB or BIB-TO-HOL, specify the BIB library to which the bibliographic records in the input or output file belong. For other types of conversion, leave the field blank.

20. Retrieve Record Keys (manage-70)
Nine new convert routines have been added to the existing service “manage-70 retrieve record keys”:
BIB-TO-HOL - converts BIB record numbers to HOL record numbers
ITEMS-TO-HOL - converts item record keys to HOL record numbers
BARCODE-TO-HOL - converts item BARCODE identifiers to HOL record numbers
HOL-TO-BIB - converts HOL record numbers to BIB record numbers
HOL-TO-ITEM - converts HOL record numbers to item record keys
HOL-TO-BARCODE - converts HOL record numbers to item BARCODE identifiers
BARCODE-TO-BIB - converts item BARCODE identifiers to BIB record numbers
BIB-TO-BARCODE - converts BIB record numbers to item BARCODE identifiers
ADM-TO-BIB – converts ADM record numbers to BIB record numbers
These are the convert routines that existed before version 20:
<display>ADM-TO-ITEM</display>
<display>ADM-TO-ORDER</display>
<display>BARCODE-TO-ITEM</display>
<display>BIB-TO-ADM</display>
<display>BIB-TO-ITEM</display>
<display>BIB-TO-ORDER</display>
<display>ITEM-TO-BIB</display>
<display>ORDER-TO-BIB</display>

21. משלוח רשימת הזמנות אל הספק (acq-14)
שירות זה מאפשר משלוח רשימת הזמנות לספק. ברשימה תכללנה כל ההזמנות שסוג משלוח ההזמנה שלהן הוא LI (רשימה), ושסטטוס ההזמנה שלהן הוא RSV (ממתינה למשלוח לספק).
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

22. משלוח רשימת הזמנות אל הספק (acq-14) - תוצאה
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

23. דוגמה לשרות רכש: תמצית תקציב
הפרמטרים המשמשים להרצת
שרותים דומה. הם כוללים קבצי
פלט ופילטרים שונים.
ניתן לתזמן את מועד הרצת
השרותים במרווחי זמן
קבועים.
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

24. דו"ח המופק בהרצת השרות (acq-16)
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

25. שליפת הרשומות במודול רכש (acq-02-01)
שירות זה מפיק קובץ ובו מספרי הרשומות האדמיניסטרטיביות של כותרי הזמנות שנבחרו על פי קריטריונים שונים לפי בחירתכם. תוצאת השליפה תהיה קובץ פלט המכיל רשימה של מספרי רשומות, ללא פרטים נוספים. כדי להפיק דוח מודפס, יש להשתמש בשירות המשלים הדפסת רשומות רכש
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

26. שליפת הרשומות במודול רכש (acq-02-01) דוגמה
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

27. הדפסת רשומות רכש (acq-03)
שירות זה נועד להדפסה, או לשמירה בקובץ, של פרטֵי ההזמנות שנשלפו באמצעות אחד משירותי
השליפה שלעיל.
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

28. הדפסת רשומות רכש (acq-03)
קובץ פלט תוכלו לראות בניהול משימות:
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

29. תהליכים המבוצעים בסוף השנה
פתיחת תקציבים שנתיים חדשים – (acq-05)
העברת יתרות כספיות מתקציבי השנה שעברה לתקציבי השנה החדשה. - acq-07))
שריון התקציבים החדשים בגין הזמנות פתוחות
(acq-06-a) עבור הזמנות ספרים
(acq-06-b) עבור הזמנות כתבי עת והזמנות קבועות.
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

30. פתיחת תקציבים שנתיים לפתיחת תקציבים שנתיים לשנת התקציב הבאה:
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

31. חידוש "שריונים" תקציביים
שריון תקציבים שנתיים חדשים בגין הזמנות ספרים
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

32. העברת יתרות תקציב
הערה: קיימת אפשרות להעברת יתרה שלילית מתקציב השנה הקודמת לתקציב השנה החדשה
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

33. סטטיסטיקות רכש שרות המפיק דוח סטטיסטי המסכם את מספר ההזמנות
לטווח תאריכים בשנה מסוימת
ומפלטר עפ"י תת-ספריה.
הדו"ח מכיל את העמודות הבאות:
סוג חומר
חודש
שיטת רכש
תוכניות שירות במודול רכש של אלף

34. תרגילים לשלוף רשומות של ספק KAEFER בתת-ספריה LAM בסטטוס הזמנות SV
להדפיסם בשירות acq-03
לשלוח הזמנות לספקים (acq-14)
תוכניות שירות במודול רכש של אלף