1. CHƯƠNG 4 BỘ XỬ LÍ VĂN BẢN (MS WORD)
Khoa Công nghệ thông tin
Đại học Sư Phạm Hà Nội

2. MỤC TIÊU
Quản lý và tổ chức văn bản dài và có cấu trúc để vận dụng trong các công việc như:
Viết chuyên đề môn học
Viết khóa luận tốt nghiệp
Soạn giáo án
…..
11/20/2018
FIT.HNUE

3. NỘI DUNG 4.1 Màn hình làm việc 4.2 Định dạng văn bản
4.3 Định dạng nâng cao
4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
4.5 Bảng biểu
4.6 Trộn văn bản
4.7 Tạo mục lục và tham chiếu tự động
11/20/2018
FIT.HNUE

4. 4.1 Màn hình làm việc Thẻ Home Thanh tiêu đề Thanh thước kẻ
Con trỏ soạn thảo
Thanh trạng thái
11/20/2018
FIT.HNUE

5. Các thẻ lệnh trên thanh Ribbon (dải lệnh):
4.1 Màn hình làm việc
Các thẻ lệnh trên thanh Ribbon (dải lệnh):
File
Home
Insert
Page Layout …
Các lệnh trong một thẻ được chia thành các nhóm. Ví dụ: Thẻ Home gồm các nhóm lệnh Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing.
11/20/2018
FIT.HNUE

6. 4.1 Màn hình làm việc Thẻ Home
Hầu hết mỗi nhóm lệnh đều có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải được gọi là nút mở hộp thoại (Dialog Box Launcher). Khi nháy chuột vào nút này sẽ mở ra hộp thoại tương ứng với nhóm lệnh.
Một số nút lệnh có hình mũi tên nhỏ trỏ xuống phía bên phải. Khi nháy chuột vào mũi tên này sẽ mở ra một danh sách các lựa chọn tương ứng.
11/20/2018
FIT.HNUE

7. 4.2 Định dạng văn bản 1. Tổng quan:
Các thành phần văn bản trong Word gồm: Chữ (font), đoạn (paragraph), chỉ mục (Bullets, Numbering) và trang (page)
Mỗi thành phần có quy định về định dạng riêng
Lệnh định dạng:
Chữ: Home\Font
Đoạn: Home\Paragraph
Chỉ mục: Home\Paragraph
Lệnh định dạng trang: Page Layout\Page Setup, Insert\Header & Footer
11/20/2018
FIT.HNUE

8. Lưu ý: Chọn bảng mã trước khi đánh chữ
4.2 Định dạng văn bản
2. Định dạng chữ
Khởi động bộ gõ tiếng việt (Vietkey hoặc Unikey)
Chọn kiểu gõ Telex
Chọn bảng mã tương ứng:
Unicode: Times New Roman, Arial, gõ chữ hoa giữ Shift hoặc bật sáng Capslock
TCVN3: .VnTime, .VnTimeH, .VnArial, . VnAristote
Lưu ý: Chọn bảng mã trước khi đánh chữ
11/20/2018
FIT.HNUE

9. 4.2 Định dạng văn bản 2. Định dạng chữ (tiếp)
Cách 1: Sử dụng các nút lệnh trong nhóm Font trên thẻ Home
Chọn phông chữ
Chọn kiểu chữ
Chọn cỡ chữ
Chọn tô màu
Chọn màu chữ
11/20/2018
FIT.HNUE

10. 4.2 Định dạng văn bản 2. Định dạng chữ
Cách 2: Nháy chuột vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải tại nhóm Font trong thẻ Home để mở hộp thoại Font
Chọn kích cỡ font
Chọn font
Chọn kiểu font
Các kiểu gạch chân
Chọn màu font
Hiệu ứng ảnh hưởng lên chữ
Qui định font đã chọn trở thành mặc định cho lần sau
Vùng xem trước kết quả
11/20/2018
FIT.HNUE

11. 4.2 Định dạng văn bản 3. Định dạng đoạn
Căn biên đều, chọn khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng phù hợp
Dùng lệnh: Nháy chuột vào mũi tên mở hộp thoại tại nhóm Paragraph trong thẻ Home để mở hộp thoại Paragraph
Ngắt dòng và trang
Các kiểu căn biên
cơ sở outline
Độ lệch của đoạn so với lề trái và phải
Dòng đầu, “thân” đoạn tiến (lùi) bao nhiêu
Khoảng cách của đoạn so với đoạn trên và dưới
Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn
Qui định chi tiết về tab
11/20/2018
FIT.HNUE

12. Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20…
4.2 Định dạng văn bản
3. Định dạng đoạn (tiếp)
Đưa văn bản qua trái, qua phải
Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20…
Người đăng ký
(Ký và ghi rõ họ tên)
Di chuyển cả khối sang phải
Căn giữa
Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20…
Người đăng ký
(Ký và ghi rõ họ tên)
11/20/2018
FIT.HNUE

13. 4.2 Định dạng văn bản 3. Định dạng đoạn (tiếp)
Tạo khung viền và làm nền cho đoạn
Bước 1: Chọn đoạn văn cần tạo khung
Bước 2: Mở hộp thoại Borders and Shading: nháy chuột vào mũi tên nhỏ của nút lệnh Border trong nhóm Paragraph trong thẻ Home
Màu nền cho đoạn
Chọn kiểu đường
Độ đậm của đường
11/20/2018
FIT.HNUE

14. 4.2 Định dạng văn bản 4. Định dạng chỉ mục Đánh dấu đầu dòng:
Chọn các đoạn cần đánh dấu
Nháy chuột tại mũi tên nhỏ của nút lệnh Bullets trong nhóm Paragraph (thẻ Home)
Qui định font
Chọn một kiểu bullets
Dùng hình ảnh
Dùng kí tự khác trong bảng Symbol
Tạo ra một kiểu đánh dấu mới
11/20/2018
FIT.HNUE

15. Xem trước định dạng đánh số
4.2 Định dạng văn bản
4. Định dạng chỉ mục
Đánh số tự động đầu dòng:
Chọn các đoạn cần đánh dấu
Nháy chuột tại mũi tên nhỏ của nút lệnh Numbering trong nhóm Paragraph (thẻ Home). Nháy vào Define new number format… để tạo ra một kiểu đánh số tự động mới.
Qui định font
Chọn một kiểu bullets
Chọn kiểu số
Xem trước định dạng đánh số
11/20/2018
FIT.HNUE

16. Chọn một kiểu đánh chỉ mục
4.2 Định dạng văn bản
4. Định dạng chỉ mục (tiếp)
Đánh chỉ mục nhiều mức:
Nháy chuột vào mũi tên nhỏ của nút lệnh Multilevel List
Nhấn phím Tab để chuyển đến mức chỉ mục sâu hơn
Chọn một kiểu đánh chỉ mục
Tạo một kiểu chỉ mục mới
11/20/2018
FIT.HNUE

17. Nháy chuột để mở hộp thoại Page Setup
4.2 Định dạng văn bản
5. Định dạng trang
Định dạng trang: nháy chọn thẻ Page Layout, nhóm Page Setup
Lề trái, phải, trên dưới đúng qui định, đúng khổ giấy
Định dạng lề
Chọn hướng giấy
Chọn khổ giấy
Nháy chuột để mở hộp thoại Page Setup
11/20/2018
FIT.HNUE

18. 4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột
Khi nào cần chia cột trong văn bản? (Bài báo theo chuẩn IEEE, trình bày theo trang web, vì lí do trình bày,...)
11/20/2018
FIT.HNUE

19. 4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột (tiếp)
Lệnh Page Layout\Page Setup\Columns...
Chọn kiểu chia cột
Nút lệnh Columns
Chọn số cột cần chia
Xem trước kết quả chia cột
Điều chỉnh độ rộng của cột
11/20/2018
FIT.HNUE

20. 4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột (tiếp)
Soạn thảo văn bản có chia cột: hình, bảng vẫn thuộc trong cột
11/20/2018
FIT.HNUE

21. 4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột (tiếp)
Soạn thảo văn bản có chia cột: hình ảnh thuộc giữa hai cột, hoặc hình ảnh làm nền (back ground)
11/20/2018
FIT.HNUE

22. 4.3 Định dạng nâng cao 2. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn 11/20/2018
FIT.HNUE

23. 4.3 Định dạng nâng cao 2. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn
Đặt con trỏ trong đoạn
Nháy chuột vào mũi tên vào nút lệnh Insert\Text\ Drop Cap
Chọn kiểu chữ lớn
Chọn phông chữ lớn
Độ cao của chứ
11/20/2018
FIT.HNUE

24. 4.3 Định dạng nâng cao 3. Tô bóng mờ
Thẻ Home\Font\Text Highlight Color
11/20/2018
FIT.HNUE

25. 4.3 Định dạng nâng cao 4. Định dạng Tab
Một loạt dấu chấm có điểm dừng giống nhau
11/20/2018
FIT.HNUE

26. 4.3 Định dạng nâng cao 4. Định dạng Tab (tiếp)
B1: Làm xuất hiện hộp thoại Tabs
Nháy kép chuột trên thước xuất hiện hộp thoại Tabs
B2: Clear all
B3: Đặt vị trí dừng cho Tab tại Tab stop position
B4: Chọn kiểu canh lề cho chữ sau dấu Tab tại Alignment
B5: Chọn kiểu Tab tại Leader
B6: Chọn Set
B7: Quay lại bước 3 nếu muốn đặt thêm Tab
B8: Chọn Ok
11/20/2018
FIT.HNUE

27. 4.3 Định dạng nâng cao 4. Định dạng Tab (tiếp) B2: B3: B4: B5: B6:
11/20/2018
FIT.HNUE

28. 4.3 Định dạng nâng cao 5. Định dạng trang
Chèn tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer)
Chọn thẻ Insert, nhóm Header & Footer
Nháy vào mũi tên nhỏ trong nút lệnh Header, Footer, nháy chọn một kiểu tiêu đề phù hợp
Tiêu đề trên
Tiêu đề dưới
Chèn số trang
11/20/2018
FIT.HNUE

29. 4.3 Định dạng nâng cao 5. Định dạng trang
Thẻ Header & Footer Tools\Design
11/20/2018
FIT.HNUE

30. Chèn STT trang bằng lệnh Insert\Page Numbers ...
4.3 Định dạng nâng cao
5. Định dạng trang
Chèn STT trang bằng lệnh Insert\Page Numbers ...
Xác định vị trí xuất hiện số trang
11/20/2018
FIT.HNUE

31. Nháy chọn Format Page Numbers… để mở hộp thoại Page Number Format
4.3 Định dạng nâng cao
5. Định dạng trang
Nháy chọn Format Page Numbers… để mở hộp thoại Page Number Format
11/20/2018
FIT.HNUE

32. 4.3 Định dạng nâng cao Chèn chú thích ở chân trang
5. Định dạng trang
Chèn chú thích ở chân trang
Lệnh Refference \Insert Foot notes
11/20/2018
FIT.HNUE

33. 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
1. Chèn ký tự và biểu tượng đặc biệt
, , , , , …
Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn  chọn Insert\Symbol\
11/20/2018
FIT.HNUE

34. 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
2. Chèn công thức toán học
Insert\Equation
11/20/2018
FIT.HNUE

35. 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
3. Chèn ảnh
Insert\Picture: Chèn ảnh từ file
Insert\Clip art: Chèn ảnh nghệ thuật
Thẻ Picture Tools
11/20/2018
FIT.HNUE

36. 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
4. Vẽ hình
Insert\Shape
11/20/2018
FIT.HNUE

37. 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
4. Vẽ hình (tiếp)
Lệnh: Insert\Smart Art
11/20/2018
FIT.HNUE

38. 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
4. Vẽ hình (tiếp)
Thẻ SmartArt Tools\Design
Thẻ SmartArt Tools\Format
11/20/2018
FIT.HNUE

39. 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt
5. Chèn chữ nghệ thuật
Nháy vào nút lệnh Word Art trong thẻ Insert
11/20/2018
FIT.HNUE

40. 4.5 Bảng biểu Tổng quan Các thao tác làm việc với bảng Chèn bảng
Thao tác trên bảng
Định dạng bảng
Các phép tính đơn giản trong bảng
Sắp xếp dữ liệu trong bảng
11/20/2018
FIT.HNUE

41. 4.5 Bảng biểu Chèn bảng: Nút biểu tượng Insert Table
Thao tác trên bảng
Chèn, xóa dòng, cột, ô
Thay đổi kích thước dòng và cột
Hòa nhập ô; Tách ô và Tách bảng
Thêm hoặc xóa một số đường kẻ trong bảng
Chia ô góc (tiêu đề) trong bảng theo đường chéo
11/20/2018
FIT.HNUE

42. 4.5 Bảng biểu Định dạng bảng Thẻ Table Tools\Design
Thẻ Table Tools\Layout
11/20/2018
FIT.HNUE

43. 4.5 Bảng biểu Các phép tính đơn giản trong bảng
Mỗi ô trong bảng có một tọa độ: B2, B3, C2, C3, …
Các phép tính đơn giản: cộng, trừ, nhân, chia
Đưa con trỏ về ô chứa kết quả, sau đó chọn lệnh: Table Tools\Layout\Formula  Nhập công thức
11/20/2018
FIT.HNUE

44. 4.5 Bảng biểu Các phép tính đơn giản trong bảng Tính tổng:
Ô B5 chứa tổng cột B: Nhập công thức =SUM(ABOVE)
hoặc =SUM(B2:B4)
hoặc =B2+B3+B4
Ô F2 chưa tổng hàng 2: Nhập công thức =SUM(LEFT)
hoặc =SUM(B2:E2)
hoặc =B2+C2+D2+E2
Tính giá trị trung bình:
Ô B6: Nhập công thức =AVERAGE(B2:B4)
Ô G2: Nhập công thức =AVERAGE(B2:E2)
11/20/2018
FIT.HNUE

45. 4.5 Bảng biểu Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Sắp xếp các hàng trong bảng theo một cột nào đó
Dữ liệu trong cột có cùng một kiểu: Text, Number hoặc Date
Nếu dữ liệu ở các hàng trong một cột khác kiểu thì chỉ được sắp xếp theo kiểu Text
11/20/2018
FIT.HNUE

46. Chọn cột cần sắp xếp
4.5 Bảng biểu
Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Các bước sắp xếp:
1/ Chọn các hàng cần xếp
2/ Dùng lệnh: Table Tools\Layout\Sort
 Chọn sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào: Text, Number hay Date
 Chọn thứ tự sắp xếp: Ascending: tăng dần Descending: giảm dần
Chọn cột cần sắp xếp
Chọn kiểu dữ liệu
11/20/2018
FIT.HNUE

47. 4.5 Bảng biểu
Chèn đồ thị
B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn đồ thị, nháy chuột vào nút lệnh Chart trong thẻ Insert.
B2: Chọn một mẫu đồ thị trong hộp thoại Insert Chart
B3: Nhập dữ liệu cho đồ thị trong trang bảng tính Excel
11/20/2018
FIT.HNUE

48. 4.5 Bảng biểu
Chèn đồ thị
11/20/2018
FIT.HNUE

49. 4.5 Bảng biểu
Chèn đồ thị
11/20/2018
FIT.HNUE

50. 4.6 Trộn văn bản Tư liệu nguồn: Word, Excel Tư liệu mẫu Word
Tư liệu kết quả sau khi trộn thư
11/20/2018
FIT.HNUE

51. 4.6 Trộn văn bản Một số quy định trước khi trộn văn bản:
Phải có 2 file
File thứ nhất: Bảng chứa tư liêu nguồn không có tên bảng, tạo trong Word hoặc Excel
File thứ 2: Chứa tư liệu mẫu, tạo trong Word
Sau khi trộn: xuất hiện tệp đã được trộn  lưu tệp
11/20/2018
FIT.HNUE

52. 4.6 Trộn văn bản 2. Ba bước chính để trộn văn bản
Bước 1: Soạn thảo tư liệu nguồn trên Word hoặc Excel
11/20/2018
FIT.HNUE

53. 4.6 Trộn văn bản 2. Ba bước chính để trộn văn bản (tiếp)
Bước 2: Soạn thảo tư liệu mẫu trên Word
11/20/2018
FIT.HNUE

54. 4.6 Trộn văn bản 2. Ba bước chính để trộn văn bản (tiếp)
Bước 3: Tiến hành trộn thư. Sử dụng thẻ Mailings
11/20/2018
FIT.HNUE

55. 4.6 Trộn văn bản Chi tiết cách thực hiện
B1: Nháy vào nút lệnh Select Recipients để chọn danh sách nguồn.
B2: Đặt con trỏ soạn thảo tại nơi cần chèn, nháy vào nút lệnh Insert Merge Field để chọn một trường phù hợp.
B3: Lặp lại bước 2 cho đến khi chèn đủ thông tin
B4: Nháy vào nút Preview Results để xem kết quả mẫu.
B5: Nháy vào nút Finish & Merge để xuất kết quả trộn ra máy in hoặc ra một tệp văn bản.
11/20/2018
FIT.HNUE

56. 4.7 Tạo mục lục và tham chiếu tự động
Tạo mục lục tự động
Xác định mức cho các tiêu đề
Chèn mục lục tự động
Tham chiếu tự động
Cho hệ thống hình vẽ
Cho hệ thống bảng
Cho hệ thống “caption” khác
11/20/2018
FIT.HNUE

57. 1. Tạo mục lục tự động
Xác định mức cho các tiêu đề
Cách 1: Sử dụng Outline
Nháy chọn thẻ View, chọn lệnh Outline để chuyển về chế độ xem Outline
Xác định mức cho từng tiêu đề
Xác định mức cho tiêu đề
11/20/2018
FIT.HNUE

58. 1. Tạo mục lục tự động
a) Xác định mức cho các tiêu đề
Cách 2: Sử dụng định dạng theo Heading
Định dạng tiêu đề theo Style Heading 1, Heading 2, … theo đúng phân cấp.
Heading 1 định dạng cho tiêu đề mức cao nhất
Heading 2 định dạng cho tiêu đề mức thứ hai
11/20/2018
FIT.HNUE

59. 1. Tạo mục lục tự động
Tạo mục lục
Nháy chọn thẻ View, đánh dấu vào ô Navigation Pane để xem tiêu đề ở khung Navigation bên trái.
Tạo mục lục theo các bước:
B1: Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn mục lục
B2: Nháy chuột chọn References\Table of Contents\Table of Contents
B3: Chọn một mẫu mục lục trong danh sách hoặc nháy chọn Insert Table of Contents để mở hộp thoại Table of Contents, định dạng cho mục lục và nháy nút OK.
11/20/2018
FIT.HNUE

60. 1. Tạo mục lục tự động
Tạo mục lục
Show page numbers: hiện thị số trang bên phải tiêu đề.
Right align page numbers: số trang được đặt sát lề phải trang.
Tab leader: chọn kiểu gạch ngang từ tiêu đề đến số trang.
Use hyperlinks instead of page numbers: các tiêu đề trong mục lục có liên kết đến nội dung trong tệp văn bản.
Formats: các kiểu mẫu mục lục.
Show Levels: số mức tiêu đề trong mục lục.
11/20/2018
FIT.HNUE

61. 1. Tạo mục lục tự động
Tạo mục lục
Cập nhật mục lục
Nháy chọn References/Table of Contents/Update Table. Xuất hiện hộp thoại Update Table of Contents.
Khi chỉ thay đổi số trang, tiêu đề không đổi thì chọn Update page numbers only
Khi có thay đổi tiêu đề trong mục lục thì chọn Update entire table.
Nháy chọn nút OK để thực hiện cập nhật.
11/20/2018
FIT.HNUE

62. 2. Tham chiếu tự động
Mục đích, ý nghĩa: Tạo các tham chiếu đến hệ thống Caption (cho bảng, hình vẽ, …).
11/20/2018
FIT.HNUE

63. 2. Tham chiếu tự động
Lệnh chèn caption: References\Caption\Insert Caption
Chọn caption cho đối tượng
Tạo một caption mới
Qui định chỉ số của Caption
Tạo bảng tham chiếu tự động: References\Captions\Insert Table of figures
11/20/2018
FIT.HNUE

64. Hết chương 4 Thank you