1. TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI
11 Disember 2012

2. ALLOCATION FOR HIR-MOHENo
Faculty
Proposed & Approved by MOHE
No. of projects
Allocation for Cycle 1
Expenditure
Balance
% SPENT
Allocation for Cycle 2 RM 1
MEDICINE
129,697,000 20
72,919,330
18,522,873
54,396,457
25.40 17
18,677,800
1,100,657
17,577,143
5.89 5 2
ENGINEERING
200,000,000 62
52,837,469
13,485,721
39,351,748
25.52 23
65,108,120
3,998,070
61,110,050
6.14 27 3
SCIENCE
79,904,130 13
60,014,503
19,350,577
40,663,926
32.24 12
0.00 4
DENTAL
28,287,330 22
13,194,753
4,323,021
8,871,732
32.76 8
15,092,351
1,214,782
13,877,569
8.05
COMP. SCIE.
27,268,000
9,126,490
1,538,888
7,587,602
16.86 6
3,201,200
626,872
2,574,328
19.58
CHANCELLORY
125,000,000 10
104,341,948
42,380,412
61,961,536
40.62 9
6,289,250
382,248
5,907,002
6.08 7
SOC. SCIE. -
BUILT ENV.
Secretariat (Balanced Revised 68% )
4,329,517
Balance of Cycle 3
TOTAL :
590,156,460
140
316,764,010
99,601,492
212,833,001
31.44 75
108,368,721
7,322,629
101,046,092
6.76 53

3. EXAMPLES
ACCOUNT
YEAR
ALLOCATION
EXPENDITURE
BALANCE
STATUS J
420,500.00
352,244.30
68,255.70
CLOSED
COMMITMENT
H A00003
2011
1,056,140.00
461,065.93
49,301.95
ACTIVE
193,527.82
2012
4,994,720.00
511,970.31
1,206,236.60
815.04
C/F 2011
5,044,021.95
VM LAB
(3,325,000.00)
TOTAL BUDGET
1,719,021.95
B A00003
3,325,000.00 -

4. SAGA SYSTEM FOR BUDGET

5. PENGURUSAN PEROLEHAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

6. GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN
Akta Prosedur Kewangan 1957
Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120)
AKTA
Arahan Perbendaharaan (AP , )
Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)
Surat Arahan Perbendaharaan (SAP)
ARAHAN & PEKELILING
MOF
Surat Edaran Bendahari
Manual Perolehan / Manual e-Procurement
Arahan Kerja UM-PT05-PK02 (Urusan Perolehan)
PERATURAN UM
GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

7. PRINSIP PEROLEHAN Akauntabiliti Awam (Public Accountability)
Diuruskan secara telus
(Transparent)
Nilai faedah yang terbaik
(Best Value for Money)
Saingan terbuka
(Open Competition)
Adil dan saksama
(Fair Dealing)
Integriti (Integrity)
PRINSIP PEROLEHAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

8. i. Perancangan Perolehan ii. Memastikan peruntukan diluluskan
iii. Penyediaan Spesifikasi Tidak
Menjurus Kepada Sesuatu
Jenama/Model
iv. Proses Perolehan Yang Betul
v. Jaminan/Warranti
vi. Penyelenggaraan
vii. Kesediaan Tempat/Ruang
PERANAN KETUA PTJ/PI
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

9. Kontrak Panel Rujuk www.treasury.gov.my
PERANCANGAN PEROLEHAN
Jadual Perancangan/Perlaksanaan Perolehan
Kajian Pasaran
Anggaran Kos
Kod Bidang MOF (Pembekal)
Item Kontrak Pusat/Sistem Panel (MOF)
Penyediaan Spesifikasi
Rundingan Terus/Kolaborasi/Pemindahan Dana (MOF)
Barangan Import (MITI)
Barangan Ex-Stock (MOF)
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Kontrak Panel Rujuk

10. Sebutharga AP 170.1/AP190(b)/SPP 5/2009
Pembelian Terus SPP 12/2007
Sebutharga AP 170.1/AP190(b)/SPP 5/2009
Tender Terbuka AP 171.1/190(c)/181(a)/SPP 5/2007
Kontrak Pusat AP178/SPP 5/1974
Rundingan Terus SAP 2002/2008
Panjar Wang Runcit SPP 2/2002
KAEDAH PEROLEHAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

11. Tender Sebutharga SEBUTHARGA & TENDER
Perolehan melebihi RM500 sehingga RM500,000
e-Procurement
Tender
Perolehan melebihi RM500,000
Iklan akhbar
Rujuk Procurement Framework
SEBUTHARGA & TENDER
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

12. Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

13. Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

14. Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

15. Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

16. Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

17. Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

18. Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

19. Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

20. Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

21. Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor / pembekal SETELAH MENDAPAT KELULUSAN KHAS Perbendaharaan Malaysia (MOF)
Pembekal, tunggal Pembuat tempatan, Kolaborasi, Pemindahan Dana dll
Kelulusan MOF terlebih dahulu
Permohonan dan justifikasi -Borang Lampiran K
-Surat kelulusan peruntukan
- Surat pelantikan sah sole agent oleh sykt prinsipal
JKuasa Rundingan Harga
Lemb Perolehan B/JSUM memuktamadkan harga
-Surat Tawaran/Surat Setujuterima Tawaran
-Perjanjian/
MoA
-Pembekalan barang dan perkhidmatan
RUNDINGAN TERUS
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

22. ISU DAN CABARAN….. Perkara Isu Tindakan
Laporan penilaian teknikal & harga
Penyediaan laporan ambil masa yang lama, lewat diterima dan tidak lengkap, tidak tandatangan secara bersama
-JK Penilaian bermesyuarat/sediakan laporan penilaian dalam tempoh 2 minggu dari tarikh tutup iklan
-Jadual perbandingan spesifikasi/harga
Tempat dan lokasi peralatan
Peralatan yang telah diterima tidak dapat dipasang kerana tiada tempat yang sesuai
Pastikan kesediaan tempat dan lokasi yang sesuai utk menempatkan peralatan sebelum proses pembelian
Kerja-kerja renovasi dan pembelian perabot
Tidak mendapat kelulusan dari Jkuasa Renovasi dan Perabot
Kelulusan JK Renovasi dan Perabot sebelum membuat panggilan sebutharga
Penyediaan syarat/spesifikasi perlu merujuk kepada JPPHB
ISU DAN CABARAN…..
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

23. ISU DAN CABARAN….. Perkara Isu Tindakan
Pembelian untuk item yang sama dibuat secara berasingan
Pecahkecil perolehan
Merancang perolehan terlebih dahulu dan mengelakkan dari memecahkecil perolehan
Barangan Import
Pembelian tanpa mendapat kelulusan MITI bagi barangan import >RM50 ribu
Mengemukakan surat permohonan, borang A dan katalog asal kepada Bhg Perolehan untuk dihantar kepada MITI
Penyediaan spesifikasi
Spesifikasi adalah menjurus kepada jenama/model
-JK Penyediaan Spesifikasi
-rujuk contoh2 spesifikasi JPPHB/PTM/Perolehan
ISU DAN CABARAN…..
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

24. Perkara
Isu
Tindakan
Pembelian tertumpu kepada pembekal/kontraktor yang tertentu sahaja
Pihak PTj seringkali memilih pembekal/kontraktor yang sama sahaja bagi setiap perolehan
Sykt tidak mempunyai kelayakan
Pemilihan pembekal/kontraktor mestilah dibuat secara telus berdasarkan syarat kod bidang memenuhi spesifikasi dan best value for money
Rundingan Terus
Perolehan secara rundingan terus >RM50 ribu dilaksanakan tanpa mendapat kelulusan MOF terlebih dahulu
Kenalpasti perolehan secara rundingan terus
Kemukak permohonan dan justifikasi, Borang Lampiran K dan dokumen yang berkaitan kepada Bhg Perolehan untuk kelulusan MOF
Perolehan secara Sebutharga
Permohonan tidak lengkap
Tiada sebutharga dari pembekal, warranti
Tiada surat permohonan
Tidak melalui sistem eProcurement
Tiada borang syor setuju terima
Tiada jadual perbandingan yang terperinci
Tempoh sahlaku sebutharga yang telah tamat
Tiada surat lantikan sah daripada syarikat prinsipal
Mengemukakan permohonan lengkap kepada Bhg Perolehan berdasarkan checklist
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

25. Perancangan perolehan
Perkara
Isu
Tindakan
Perancangan perolehan
Pihak PTj tidak membuat perancangan perolehan bagi setiap barangan hendak dibeli
Jadual pelaksanaan perolehan
Kajian pasaran, import
Tentukan kaedah perolehan
Penilaian prestasi pembekal
Pihak PTj tidak membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul
Membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul dan tepat supaya pembekal/kontraktor yang berprestasi baik sahaja akan disyorkan
Peruntukan
Peruntukan tidak lulus dan mencukupi
Semak kelulusan peruntukan terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu pembelian
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

26. Penyediaan spesifikasi dalam e-procurement
jelas dan mudah difahami supaya pembekal mendapat gambaran mengenai kehendak Universiti;
keupayaan minimum barangan itu perlu dinyatakan
Nama dagangan/jenama atau buatan (model) tidak boleh digunakan. Jika tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan” hendaklah digunakan
Naiktaraf kepada jenama sedia ada- tajuk perolehan perlu jelas agar tidak memberi anggapan perolehan menjurus kepada jenama
Menentukan dan keperluan dokumen yang diminta dinyatakan dengan jelas cth. katalog,sebutharga, perincian warranti dan penyelenggaraan
Muatnaik surat akuan pembida semasa permohonan dibuat
Surat lantikan sah yang masih sah laku daripada agen prinsipal perlu dilampirkan – PENTING agar peralatan yang diterima adalah original dan warranti dan penyelenggaran diberikan
Penyediaan spesifikasi dalam e-procurement
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari

27. BAHAGIAN PEMBAYARAN & PERBELANJAAN

28. PEKELILING ARAHAN PERBENDAHARAAN (PEKELILING & SURAT PEKELILING)
GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN KEPADA KETUA PTj
SURAT EDARAN & PEKELILNG DALAMAN UM
ARAHAN KERJA

29. PROSES BAYARAN Kelulusan Peruntukan Syor Setuju Terima Borang Pesanan
Nota Penghantaran
Inbois

30. PEMULANGAN INBOIS Dokumen Tak Lengkap/ Pengesahan Bayaran
HIR.Pemulangan.pdf
Tidak Melalui E-procurement
Tiada Syor Setuju Terima (SST)
Tiada Kelulusan / Salah Peruntukan
Pembayaran Bukan Tahun Semasa Tanpa Komitmen
Jumlah PO Berbeza Dengan SST
Perlu Revise PO & Batalkan PO Asal

31. DOKUMEN BAYARAN HINGGA 50 RIBU
Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset  
Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap)  
Nota hantaran yang telah disah penerimaan  
Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj  
Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan
Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit  
Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan)  
Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan)  
Surat Pemangkuan ( jika berkenaan)
HIR.INVOIS.BAWAH.RM50K.pdf

32. DOKUMEN BAYARAN > 50 RIBU
Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset  
Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap)  
Nota hantaran yang telah disah penerimaan  
Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj  
Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan
Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit  
Surat pemfaktoran (jika berkenaan)
Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan)  
Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan)  
Surat Pemangkuan ( jika berkenaan)
Surat kelulusan dari Bahagian Perolehan
Dokumen Perjanjian yang telah dimatikan stem
Surat tawaran & Surat Setuju Terima Tawaran
Sijil Pentauliahan bagi perolehan peralatan melebihi RM 200,000
HIR.INVOIS.MELEBIHI.RM50K.pdf

33. DOKUMEN BAYARAN KAKITANGAN
Borang pendahuluan/ tuntutan perjalanan yang telah diluluskan oleh Ketua PTj
Surat kelulusan peruntukan/Dokumen sokongan perjalanan
Surat kelulusan dari Bahagian Sumber Manusia bagi perjalanan luar negara staf
Surat kelulusan dari Timbalan Naib Canselor( A& A) bagi perjalanan luar negara pelajar
Resit asal
Online
umportaltuntutan modul pendahuluan diri
Umportaltuntutanmodul tuntutan perjalanan
HIR.Claim.pdf

34. MODUL ONLINE PENDAHULUAN TUNTUTAN
Permohonan perlu dibuat mengikut kategori
Surat kelulusan perlu dimuat naik ke dalam sistem
Peruntukan yang tepat perlu dikenalpasti
Perlu sampai ke Bendahari 3 hari bekerja sebelum tarikh bermulanya aktiviti
Laporan perlu dikemukakan dalam tempoh 14 hari selepas tamat aktiviti
TUNTUTAN
Tuntutan perlu dibuat mengikut kategori
Surat kelulusan dan resit asal perlu dimuat naik ke dalam sistem
Tuntutan yang mempunyai pendahuluan diri perlu dikemaskini dengan tepat
Tuntutan boleh dibuat sehari selepas tarikh berakhirnya aktiviti

35. ALIRAN PROSES PEMBAYARAN
PTj kemuka daftar inbois & dokumen ke Bendahari
Bendahari semak dokumen & maklumat dalam Sistem
Luluskan Dokumen Untuk Bayaran
Post Transaksi Bayaran Dalam Sistem
Penyediaan EFT/Cek kepada pembekal

36. Report –Reconciliation

37. Budget Allocation
Purchase Order
Invoice-Expenses
Income
REPORT

38. Issue Over spending One line budget? Wrong balance figure
Cannot issue PO
Wrong charge
Charges for what
Over spending
One line budget?
Sample Of Report

39. Moving Forward SAP System Application & Product E-Procurement

40. Project Progress and Key Activities
Baseline configuration
System management
Detailed configuration
Development of programs, interfaces, etc.
Data migration Strategy and Plan
Training Documentation
Final integration Test
User Acceptance test
User roles and authorizations
Train the Trainer Training
System management
Finalized Actual Cut Over Plan
Handover
Set-up of project planning
Project procedures
Project kick-off
Technical infrastructure planning
100%
80%
20%
Develop system environment
SAP Overview
Define business structure
Business process definition
User roles
Blueprint Sign-Off
Production support
Continuous KPI management
Project close-out

41. UMFMIS SAP Module Scope
Payroll
Procurement
Finance and Performance Management
Payroll
Staff Loan
Purchasing
General Ledger
Accounts Payable
Accounts Receivable
Asset Accounting
Treasury/Cash Management
Cost Centre Accounting
Profit Centre Accounting
Internal Order
Fund Management
Receipting
Billing
iHRIS, OT System, WOB and UM Portal
eProcurement
Student Loan, EFT (banks), ISIS, e-Advance and RGMS
UMFMIS Project Kick Off

42. 1. UMFMIS Applications Overview
Account Payable
Account Receivable
Cost Center Accounting
Profit Center Accounting
Fund Management
Asset Accounting
General Ledger
Project System
Cash Management
Treasury Management
Purchasing
Payroll
E-Procurement Portal
User Portal

43. 2.Financial Data Flow (Example – Posting of An Expense)
GL Account (Expense)
Cost Element (Expense)
Cost Center
Account (Expense)
Profit Center
Cost Element Group
Cost Center Group
Reporting _______ _______ _______ _______
_______ _______
Account Group
Profit Center Group
Commitment Item
Fund Center
Commitment Item Group
Fund Center Group
F M D E R I V E R
B U D G E T C H E C K
COMPANY CODE
CONTROLLING AREA
FINANCIAL MANAGEMENT AREA
D E B I T P O S T I N G
GL Account (Reconciliation)
Account (Reconciliation)
Profit Center (Doc. Split)
C R E D I T P O S T I N G
Vendor (AP Subledger)
GENERAL LEDGER VIEW
COST CENTER ACCOUNTING
FUND MANAGEMENT
PROFIT CENTER ACCOUNTING
B221001
ADA12020
B221000
Financial Statement Version

44. SUPPLIER + REQUESTER + FINANCE
3. Purchasing Data Flow (General)
FUND MANAGEMENT
PURCHASING
ACCOUNT PAYABLE
Budget Availability Checked
Purchase Requisition Created
Purchase Order Created
Invoice Posting
*Continue to Financial Dataflow
E-Procurement Portal
Request or Application to Purchase
Check the request & the budget available
Commit the budget for the request
Approve the request to purchase
Enter GR information. Indicator updated by Requester
Enter INV information. Requester to confirm. Finance to approve.
REQUESTER
ADMINISTER
ADMINISTER
APPROVER (Depending Rules)
SUPPLIER
+ REQUESTER
SUPPLIER + REQUESTER + FINANCE

45. Soft Live-Dec 2012
Live-Jan 2013

46. SEKIAN TERIMA KASIH THANKS