1. Upravljanje projektima, 5. dio Timovi i komunikacija
Darko Jureković, PMP
Suradnici u učenju - Partners in Learning,
Microsoft Hrvatska
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

2. O današnjem predavanju
Ovo je peto predavanje u nizu od ukupno 9
Današnja tema je: TIM I KOMUNIKACIJA.
Sljedeća tema je: UPRAVLJANJE RIZICIMA

3. O današnjem predavanju
Govorit ćemo o:
Uspostavi tima
Upravljanju ljudskim resursima (razvoju tima)
Upravljanju komunikacijom
Upravljanju sukobom

4. Izvori prezentacije Complete Idiot’s guide to Project Management
MSF – Microsoft Solutions Framework – službeni MS udžbenik i prezentacije
PMBOK – službeni PMI priručnik o upravljanju projektima
Iskustva stečena u radu na PiL projektima

5. Uporaba prezentacije
Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL
U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.

6. Zašto projekti ne uspijevaju?
Nejasni ili neusklađeni ciljevi
Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača
Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe)
Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora
Loša procjena rizika
Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

7. Jason Hiner, TechRepublic1
5 glavnih razloga za neuspjeh projekata:
Neuspjeh promjene kulture poslovanja
Nedostatak posvećenosti projektu
Neuspjesi s prošlih projekata
Neodgovarajuće planiranje
Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi

8. Mitch Betts, ComputerWorld Online Why IT projects fail 2 (Zašto ne uspijevaju IT projekti)
Ljudi rješavaju probleme
Ljudi stvaraju probleme.
Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za rješavanje problema određuje hoće li oni biti riješeni ili ne!
Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima.

9. Michael Krigsman, IT Project Failures (Neuspjesi IT projekata) 3
Složenost projekata
Politički problemi
osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata
Organizacijski problemi
Zatvaranje očiju pred problemima

10. John McCormick, Baseline 4
NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI!

11. David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5
Opseg, opseg, opseg
Taštine
Loša komunikacija
Nedostatni proračuni
Zaboravljeni korisnici
Sponzor koji nestaje
Manjak planiranja
Dobra stara “viša sila”

12. Zašto projekti ne uspijevaju? 7
Nejasni ili neusklađeni ciljevi
Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača
Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe)
Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora
Loša procjena rizika
Preuzeto iz službenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji

13. “12 zlatnih pravila” 8 za uspješnije projekte, 1. dio
ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu)
izabrati najbolji mogući tim
održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije
realistična procjena potrebnih resursa
realističan vremenski plan aktivnosti na projektu
Preuzeto iz knjige “The Complete Idiot's Guide to Project Management”, 3. izdanje,
Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker (izdanje prosinac 2003)

14. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio
ne izlaziti izvan opsega projekta
voditi računa o ljudima
stalna podrška sponzora
spremnost na promjene i inovacije
dobra međusobna komunikacija
stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika)
potencijal za - vođenje

15. Komunikacija na projektu?
"Projekt je kasnio, a proračun je prekoračen"
"Stvoreno je ono što nam ne treba"
"Ne udovoljava našim očekivanjima – nismo zadovoljni"
"Nismo u potpunosti razumjeli što trebamo raditi"
"Nismo dobili informacije potrebne za obavljanje posla"
"Nismo znali koliko rad ostalih članova tima utječe na naš rad"
"Ne funkcionira pravilno u našem okruženju"
"Prekomplicirano je za korištenje"
"Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme"
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

16. 1. Komunikacijski kanali u grupi
(N * (N-1))/2
Broj članova grupe
Broj komunikacijskih kanala 2 1 3 4 6 5 10 15 7 21 8 28

17. 1. Komunikacijski kanali u grupi3 2 1 4 6 5 10

18. 2. Osnovni projektni tim
Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja.
Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama.
Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.

19. Osnovni tim - preporuke
odabir članova prema sposobnostima i vještinama te motivaciji za rad u timu
izbjeći, ako je moguće, nametanje članova tima izvana (npr. od sponzora ili naručitelja)
osigurati sredstva za kvalitetnu međusobnu komunikaciju (portal projekta, sastanci)
izgraditi kulturu otvorene i iskrene komunikacije

20. Model projektnog tima – 6 uloga
Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje,
Model projektnog tima – 6 uloga
Komunikacija
Provjera rješenja
Briga o rokovima
Briga o korisniku
Odgovornost prema naručitelju
Praćenje aktivnosti
Razvoj rješenja
© 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

21. Organizacija i podjela uloga u timu
Tim nije hijerarhijski organiziran
Svaka uloga sa sobom nosi i odgovarajuća zaduženja, odgovornosti i radnu autonomiju
Jasna zaduženja, zajednička odgovornost (za uspjeh ili neuspjeh zajedničkog projekta)
Dvosmjerna komunikacija u timu: pričanje i slušanje

22. Ključni koncepti i iskustva kod oblikovanja projektnih timova
Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje,
Ključni koncepti i iskustva kod oblikovanja projektnih timova
Ključni koncepti
Tim suradnika
Usmjerenost cilju i korisnicima
Spremnost na učenje i sučeljavanje s poteškoćama
Dokazana iskustva
Mali, interdisciplinarni timovi
Omogućen (po potrebi) zajednički rad na jednom mjestu
Kreiranje rješenja zajedničkim sudjelovanjem svih članova tima
© 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

23. Izbjegavajte hijerarhijske timove
Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje,
Izbjegavajte hijerarhijske timove
© 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

24. Ostali sudionici projekta – vanjske interesne grupe
Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje,
Ostali sudionici projekta – vanjske interesne grupe
Pokrovitelji projekta – pojedinci koji potiču i odobravaju projekt i rezultate projekta
Klijenti (poslovni pokrovitelji) – pojedinci koji od rješenja očekuju dobivanje poslovne vrijednosti
Krajnji korisnici – pojedinci ili sustavi koji izravno stupaju u interakciju s rješenjem
Operacije – organizacija odgovorna za nadolazeću operaciju rješenja nakon isporuke
© 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

25. Prilagodba veličine tima
Preporučena veličina osnovnog tima: do 7 članova
Kombiniranje uloga. Neke je uloge moguće kombinirati već unutar timova od samo 3 člana
Nije dobro kombinirati određene uloge sukobljenih interesa (npr. razvoj rješenja i provjeru rješenja)
“Skaliranje” timova (ako imate više od sedam članova):
Podjela u grupe - funkcionalni pod-timovi (više ljudi na istoj ulozi)

26. Kombinacije 6 uloga N M T Praćenje aktivnosti Razvoj Ispitivanje
Briga o rokovima, ograničenjima
Skrb za korisnika
Odgovornost prema naručitelju N M T
Razvoj rješenja
Ispitivanje rješenja

27. Prošireni projektni tim
Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje,
Prošireni projektni tim
Poslovni fokus
Korisnici
Služba pomoći
Korisnički
doživljaj
Upravljanje
proizvodom
Klijent
Test
Projektni tim
Operacije
i grupe za podršku
Razvoj
Pokrovitelj projekta
Upravljanje
verzijom
Upravljanje
programom
Tehnološki projektanti i koordinacijski odbori
Tehnološki fokus
© 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

28. Načini povećanja timova
Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje,
Načini povećanja timova
Velike timove podijelite u manje koji imaju manje troškove rada procesa, upravljanja i komunikacije te omogućuju bržu implementaciju
Postavite voditelje podtimova
Za upravljanje cjelokupnim projektom koristite osnovni tim
Osnovni se tim sastoji od vođa timova i upravljanja programom
Osnovni tim koordinira i sinkronizira podtimove
© 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

29. Odgovornost prema naručitelju
Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje,
Primjer: Mali timovi
Mali tim, kombinirane uloge
Skrb o korisniku
Provjera rješenja
Praćenje aktivnosti
Razvoj rješenja
Provjera
Odgovornost prema naručitelju
Briga o rokovima
© 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

30. 3. Upravljanje ljudskim resursima i razvoj tima

31. 4 koraka Planiranje projektne organizacije
Sastavljanje projektnog tima
Razvoj vještina projektnog tima
Upravljanje projektnim timom tijekom rada na projektu

32. Planiranje Planiranje Utvrditi uloge i odgovornosti u timu
Sastaviti opis poslova za svakog člana projektnog tima
Sastavljanje organizacijske MAPE projekta

33. Sastavljanje projektnog tima
Provjera raspoloživosti potencijalnih članova
Utvrđivanje stručnosti potencijalnih članova
Odabir i podjela zaduženja

34. Izvori utjecaja voditelja projekta
Utjecaj dodjelom formalnog zaduženja
Stručnošću i iskustvom s prethodnih projekata
Percepcija voditelja unutar projektnog tima

35. Stilovi upravljanja Autokratski Birokratsko-konzultativni Demokratski
Samostalno donošenje odluka bez savjetovanja
Birokratsko-konzultativni
Samostalno donošenje odluka uz savjetovanje
Demokratski
Grupno odlučivanje
Slobodni
Malo (ili bez) uplitanja u rad pojedinaca

36. Upravljanje ciljevima
Ciljevi projekta su usklađeni sa ciljevima organizacije
Uspostava ciljeva
Mjerenje postignuća
Prilagodba u slučaju odstupanja

37. Upravljanje iznimkama
Usmjerenost na aktivnosti na “kritičnoj stazi”
Veća mogućnost kašnjenja s projektom

38. Kako motivirati članove tima?
Teorije X i Y
Teorija Z
McClellandova teorija
Maslovljeva hijerarhija potreba

39. McGregorova Teorija X Autoritaran pristup
“iz perspektive šefova i poslovne organizacije”
Polazišna pretpostavka: ljudi ne vole raditi i izbjegavaju posao. Treba ih natjerati na rad u skladu sa zadanim ciljevima i to prijetnjom kazne.

40. Teorija Y Suradnički pristup
Polazišna pretpostavka: ljudi prihvaćaju i traže odgovornost.
Odgovara kreativnim misliocima te samostalnim osobama koje znaju rješavati poteškoće

41. Teorija Z “Japanski stil upravljanja” (autor: Ouchi)
Daje članovima projektnog tima slobodu
Vjeruje u odgovornost i predanost pojedinaca
Članovi su odani timu te interesima i ciljevima tima i organizacije

42. McClellandova teorija
Ljude različitih potreba motivira se na različite načine
One s dobrim rezultatima motivira se poslovnim i stručnim IZAZOVIMA
One koji su društvene naravi motivira se SURADNJOM na projektu
One koji žele upravljati može se motivirati OVLASTIMA koje dobivaju na projektu

43. Maslovljeva hijerarhija potreba
Ljudi ne rade samo zbog novca ili sigurnosti.
Motivacija proizlazi iz nezadovoljenih potreba.
Kad zadovoljimo jednu, druga postaje izvor motivacije.

44. Maslovljeva hijerarhija potreba
Najniža razina potreba: fiziološke potrebe
Potreba za sigurnošću
Društvene potrebe – pripadanje
Potreba za priznanjem/potvrdom vrijednosti
Najviša razina potreba: samoostvarenje

45. Što je UPRAVLJANJE? Organizacija posla i resursa
Usmjerenost na zadatke
Balansiranje autoritetom i odgovornošću
Provedba nadzora nad radom tima
Davanje uputa o tome što raditi i kada

46. Što je VOĐENJE Stvaranje i dijeljenje vizije
Nadahnjivanje i motiviranje
Olakšavanje rada
osiguranjem resursa potrebnih za uspješan rad
otklanjanjem prepreka

47. ZAPAMTITE: Potrebno je
uložiti vrijeme u razvoj projektnog tima
osigurati članovima tima upoznavanje s metodologijom rada na projektu
Kultura projektnog rada mora biti prihvaćena u poslovnom/radnom okruženju

48. 3. Upravljanje vremenom

49. Praktični savjeti, 1. dio
Sastavite popis zadataka koje treba napraviti tijekom tjedna/radnog dana.
Zapišite nove zadatke/obveze kako se pojavljuju tijekom dana.
Na kraju dana pregledajte popis te neučinjeno prenesite u sljedeći dan ili dane koji slijede, ovisno o prioritetima/važnosti.

50. Praktični savjeti, 2. dio Vodite računa o rokovima.
Prioritete utvrđujte na mjesečnoj i tjednoj bazi.
Rješavajte se nepotrebnog (bacajte, brišite)
Papiri
Datoteke (“spržiti” na CD/DVD mjesečno ili kvartalno)

51. Što je korisno pratiti na projektu
Vodite vlastiti dnevnik aktivnosti.
Uspoređujte procijenjene sa stvarnim trajanjem pojedinih zadataka/aktivnosti.
Uočite kašnjenja (u odnosu na plan) i pokušajte otkriti / utvrditi razloge.

52. 4 grupe zadataka / poslova
HITNI I BITNI
Njih rješavate prve
Za njih odvajate dulje vremenske cjeline u komadu
BITNI zadaci koji nisu hitni
Rješavaju se kroz dulje vremensko razdoblje
Vodeći računa o rokovima
HITNI, ali nebitni
Rješavate kao drugu grupu na ljestvici prioriteta poslova u danu ili tjednu
“Razbijate” ih u manje vremenske cjeline
Zadaci koji nisu ni hitni ni bitni
Njima se bavite tek na kraju, kada vam to preostalo vrijeme dopusti.
Većina njih će se riješiti i sama od sebe nakon nekog vremena. ;-)

53. Sastanci, sastanci, sastanci ...
Nemojte zaboraviti: sastanak od sat vremena traje u stvarnosti 3-4 sata!
Sat do sat i pol za pripremu i distribuciju dnevnog reda
Sat vremena za sam sastanak (ako se pridržavate satnice, naravno)
Oko sat vremena za pripremu i distribuciju zapisnika sa sastanka sa dogovorima i zaduženjima

54. Kako izbjeći produljenje sastanka?
Agenda / dnevni red – potrebno poslati barem jedan dan unaprijed
Utvrditi koliko, tko i o čemu može govoriti u predviđenom vremenu
Utvrdite o čemu je potrebno postići dogovor tijekom sastanka
Moderator treba prekidati “zastranjivanje”

55. Kako izbjeći produljenje sastanka?
Naglasite da se razgovara samo o temema iz dnevnog reda
Kada predviđeno vrijeme sastanka istekne, upoznajte s time sudionike i provjerite:
Žele li nastaviti sa sastankom
Žele li prekid i nastavak u drugom terminu

56. Što nakon sastanka? Obavezno poslati zapisnik: O čemu se razgovaralo
Što se je dogovorilo
Tko je za što zadužen do sljedećeg sastanka
O čemu se nije stiglo razgovarati
Za kada je dogovoren sljedeći sastanak te
Nacrt sljedećeg dnevnog reda i rok prihvaćanja

57. Tipovi sastanaka
Redoviti i informativni – gdje smo u odnosu na plan projekta?
“Brainstorming” odnosno namijenjeni rješavanju nekog otvorenog pitanja ili problema –
zašto kasnimo,
kako adresirati neki nepredviđeni rizik i sl.

58. “Potrošači” vremena Slučajni prekidi kolega:
Pozivi na kavu
“Jesi li čula?”
“Čuj, treba mi ...”
“Imaš minuticu?”
Pretpostavljeni i njihovi trenutni prioriteti i prohtjevi

59. “Tihi sat” i “Otvorena vrata”
“Tihi sat” – naglasite da je to vrijeme u kojem radite važne stvari i ne želite nikakva prekidanja i ometanja
“Otvorena vrata” – vrijeme u kojem obavljate rutinske poslove i u kojem ste otvoreni za razgovor s kolegama i o projektu i o drugim temama i pitanjima od značaja za posao

60. 4. Upravljanje komunikacijom

61. Osnovno o komunikaciji
Određena PERCEPCIJOM (doživljajem)
80% vremena kojeg voditelj projekta provede radeći na projektu je komunikacija!

62. Pitanja prije svake komunikacije
Kome je ova informacija potrebna?
Kako će se sugovornik osjećati kada dobije informaciju?
Kako bismo željeli da se sugovornik osjeća nakon što dobije informaciju?
Na koji je način najbolje prenijeti informaciju?

63. Pitanja prije svake komunikacije
Tko je najbolja osoba za prenošenje ove informacije?
Koja je razina detalja potrebna?
Kada je potrebno prenijeti informaciju?
Kako ćemo dobiti povratnu informaciju?
Što je cilj ove komunikacije?

64. Oblici komunikacije na projektu:
Telefonski razgovori & govorne poruke
Elektronička pošta (e-pošta)
Neformalna komunikacija
rukom pisane poruke, usputni razgovori
Formalna komunikacija:
sastanci, izvješća, dopisi i prezentacije
Telekonferencije

65. Telefonski razgovori Prednosti Nedostaci
Pogodno za kratku, fokusiranu komunikaciju koja traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag
Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove
Ne jamči dostupnost druge osobe kada je potrebno hitno prenijeti poruku.
Šanse da telefonom od prve dobijete osobu koju tražite su samo 25%.
Neočekivani pozivi mogu izazvati negativne reakcije.

66. Govorne poruke Prednosti Nedostaci
Pogodno za kratku, fokusiranu komunikaciju koja NE traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag
Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove
Ne jamči primitak poruke

67. Elektronička pošta Prednosti Nedostaci
Ostavlja pisani trag (u elektroničkom, ne nužno pisanom obliku).
Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz vrlo niske troškove.
Moguće dobiti potvrdu primitka poruke.
Vjerodostojnost poruke.
Informaciju je moguće jednostavno i brzo proslijediti svima kojima je potrebna.
ASINKRONA komunikacija - poruka ne mora biti pročitana na vrijeme.
Poruka ne mora biti pročitana, shvaćena ili doživljena u cijelosti.
Poruku e-pošte je moguće izgubiti.
Stil pisanja i upotrijebljene riječi mogu dovesti do pogrešnog iščitavanja i shvaćanja poruke (nedostatak neverbalnih poruka može dovesti do nesporazuma).
Duge poruke odbijaju čitatelje.
Rizik: mogućnost prosljeđivanja drugima

68. Pisane poruke Prednosti Nedostaci
Kratki izrazi pohvale ili zahvalnosti.
Osobnog su karaktera – prihvaćaju se kao pozitivan prinos komunikaciji.
Brzina, jednostavnost, kratkoća, niski troškovi.
Može ih se previdjeti.
Ograničene na zajednički prostor boravka/rada/kretanja

69. Usputni razgovori Prednosti Nedostaci
Izravan kontakt i angažman na rješavanju dnevnih/tekućih pitanja
Neformalna, opuštena atmosfera razgovora
Velik broj ljudi smeta ako ih prekidate dok rade nešto drugo – nemojte ih prekidati prečesto niti zbog pitanja koja nisu istinski važna.
Mogućnost zaboravljanja ili različitog tumačenja dogovorenog.
Potreban napor za održavanje fokusa razgovora.

70. Formalni sastanci Prednosti Nedostaci
Formalni sastanci omogućavaju razmjenu mišljenja i ideja te dogovore o otvorenim pitanjima.
Potrebno ih je učinkovito pripremati i voditi.
Mogu postati prostor za konfrontaciju.
Mogu postati neproduktivni.
Nisu svi sudionici sastanka podjednako otvoreni i opušteni u javnom iznošenju vlastitih ideja i razmišljanja.

71. Formalna izvješća i zapisnici
Prednosti
Nedostaci
Važan, pregledan i sažet izvor informacija o statusu projekta.
Trajan i služben oblik bilježenja informacija.
Poruka mora biti na primjeren način izložena kako bi se izbjegli:
Nesporazumi
Sukobi
Mogu se zlorabiti u slučaju sukoba na projektu

72. Prezentacije Prednosti Nedostaci
Za prijenos informacije većem broju sudionika u istom vremenu.
Moguća uporaba grafičkih elemenata u prezentaciji.
Kvalitetno odrađene, pridonose percepciji tima i projekta kao uspješnih.
Potrebne dobre pripreme i prezentacijske vještine.
Pozornost sudionika se može lako izgubiti.
Loše pripremljene ili odrađene, mogu imati negativni učinak.

73. Telefaks poruke Prednosti Nedostaci
Važan, pregledan i sažet izvor informacija o statusu projekta može se prenijeti na veće udaljenosti i u kratkom vremenu.
Nisu primjereni za prijenos osjetljivih i povjerljivih informacija, jer nemate nadzor nad postupkom zaprimanja poruke na drugom kraju veze.
Ne jamče prijenos poruke do prave osobe i na vrijeme.

74. Telekonferencije Prednosti Nedostaci
Ušteda na troškovima, omogućavaju komunikaciju u realnom vremenu na velikim udaljenostima.
Omogućavaju uključivanje većeg broja sudionika.
Bolje od telefonske komunikacije (više oblika informacija se može prenositi istovremeno)
Potrebno je uložiti određeno vrijeme i trud u ovladavanje tehnologijom.
Veze preko Interneta podložne su smetnjama. Moguće su smetnje i izobličenja.
Potrebne su dobre organizacijske pripreme za učinkovitu provedbu jednog sastanka ili prezentacije na ovaj način.

75. Što, kada i kako?
Ozbiljna i teška pitanja raspravite u živo. Većina ljudi ne voli se izjašnjavati o takvim pitanjima u pisanom obliku!
Razgovore o nezadovoljavajućim učincima članova projektnog tima ne raspravljajte plenarno, nego u užem krugu, bez iznošenja detalja u javnost.

76. Što, kada i kako?
Elektronička pošta je vrlo dobra za svakodnevnu operativu, ali ne šaljite preveliki broj poruka istim osobama u jedinici vremena (sat, dan) jer postoji vjerojatnost da neće sve čitati.
Previše elektroničke pošte odvlači pozornost od stvarnog posla i važnijih zadataka.

77. Savjeti za učinkovite poruke
Najavite važne informacije unaprijed.
Budite sažeti.
U uvodu navedite bitno.
Na kraju navedite što je potrebno napraviti i tko se za to smatra zaduženim.
Pročitajte poruku nekoliko puta prije nego što kliknete na gumb “pošalji”! 

78. ZAPAMTITE:
Pisana komunikacija potrebna je zbog praćenja aktivnosti na projektu, ali nosi određene rizike
Većina ljudi više voli osobnu komunikaciju (“u živo”) u odnosu na pisanu
“Riječi lete, napisano ostaje”

79. ZAPAMTITE:
FORMALNA komunikacija (sastanak, službeni dopis, izvještaj) mora biti unaprijed osmišljena i isplanirana!
Slušanje nije manje važno od pričanja – valja naučiti SLUŠATI
Poruke ne bi trebale sadržati samo negativne sastavnice

80. 5. Upravljanje sukobom

81. Osnovno o sukobima Teško ih je izbjeći Uzrok je uvijek u ljudima
Mogu biti i korisni
Postoje načini za njihovo razrješavanje

82. Što je to “sukob unutar projekta”?
Zbivanje u kojem ljudi i njihovi prioriteti ili problemi ugrožavaju uspješan završetak projekta

83. Vrste sukoba
Osobni (intrapersonalni) – nezadovoljni smo svojom ulogom ili angažmanom na projektu
Između osoba – dvije ili više osoba se međusobno ne slažu
Unutar grupe – sukobi interesa ili rivalstvo pojedinaca ili dijelova grupe
Među grupama – sukobi među odjelima

84. Izvori sukoba, 1. dio Nepodudarni interesi Nedostatak fokusa
Administrativni problemi
Osjećaj nesigurnosti u dodijeljenoj ulozi
Nepoznavanje tehnologije
Raspodjela uloga

85. Izvori sukoba, 2. dio Problemi s proračunom Problemi s rokovima
Problemi s planovima
Različiti komunikacijski stilovi
Sukobi osobnosti

86. 5 načina razrješavanja sukoba
Povlačenje
Izglađivanje
Kompromis
Nametanje rješenja
Sučeljavanje sukobljenih strana

87. Pitanja i odgovori?
Q&A

88. © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved.
“Keep on dreaming, and forcing us to dream too.” – Bill Gates
HVALA NA POZORNOSTI!
© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved.
This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.