1. Skupinsko delo na spletu
QuickPlace
Skupinsko delo na spletu
Andreja Pucihar
Gregor Lenart

2. Značilnosti rešitev za podporo skupinskemu delu
Rešitve za povečanje možnosti skupinskega sodelovanja in povečanju produktivnosti med člani delovnih skupin
Namenjene so manjšim skupinam uporabnikov
Čas uporabe rešitve je omejen oz. določen (projektno ali akcijsko usmerjeno delo)
Enostavno nameščanje in začetek uporabe
Minimalne zahteve po IT in podpori
Omogočajo uporabnikom enostavno oblikovanje, upravljanje in prilagajanje rešitve

3. Značilnosti rešitev za podporo poslovanja in skupinskega dela
Rešitve za podporo poslovanja:
Pomembna na nivoju nalog organizacije
Upravljajo jih informatiki
Zagotovljena so sredstva, planiranje in podpora
Veliko število uporabnikov (več 100 – več 1000)
Uporaba za več let
Rešitve za podporo skupinskega dela
Pomembna na nivoju nalog delovne skupine
Upravljajo jih uporabniki
Ni namenjenih dovolj sredstev, planiranja in podpore
Manjše število uporabnikov (5 – 150)
Krajši čas uporabe

4. ? ? ? Načini sodelovanja delovnih skupin Diskusije Skupna raba datotek
…kakšno podporo uporabljajo pri svojem delu? ?
Koledar
Skupna raba datotek
e-pošta ? ?
Usklajevanje
Diskusije
Sledenje nalog

5. Značilnosti QuickPlace
Program za podporo sodelovanja delovnih skupin
prek spleta
Omogoča izdelavo varnega delovnega prostora na
spletu
Omogoča takojšnje sodelovanje delovnih skupin
Delovne skupine uporabljajo QuickPlace za:
Usklajevanje: ljudi, nalog, planov in virov
Sodelovanje: deljenje idej, diskusije, razčlenjevanje problemov, skupno izdelovanje, rabo, upravljanje dokumentov
Komunikacijo: akcije in odločitve, zajemanje znanja, njegovo ponovno uporabo in upravljanje znanja

6. Uporabnost za uporabnika 1
Omogoča takojšnje sodelovanje delovnih skupin
Ni potrebnega dodatnega usposabljanja za
uporabo – enostaven uporabniški vmesnik
(dostop prek brskalnika)
Ni potrebnega posebnega znanja za nastavitve
uporabnosti rešitve
Uporabnost strežnik – odjemalec (centralen
dostop do informacij)
Prilagodljivost rešitve glede na potrebe uporabnikov
Delo “off-line”
Shared Space
Secure collaboration is created INSTANTLY - teams are up and running immediately
Shared Content
Discussion, documents & revisions maintained in single location. Multiple authoring options means flexible interface to content submission and existing desktop applications / tools
Shared Sense of Time
New project management and chat capabilities pulls the team together - everyone knows status of their mission / goal / tasks
Shared Process and Identity
Flexible customization options allow for a workspace that easily adapts to team requirements - No HTML Development skills required
Shared Knowledge
When the project is done, the learning and resulting structure is saved as a reusable asset for the next team and initiative

7. Uporabnost za uporabnika 2
Skupen delovni prostor
Varno sodelovanje delovnih skupin
Takojšnja uporaba
Skupna raba vsebin
Diskusija, upravljanje dokumentov
Uporaba obstoječih namiznih rešitev (na primer MS Office)
Skupno upravljanje časa
Nove možnosti za vodenje projektov
Vsakdo je v vsakem času seznanjen s stanjem nalog

8. Uporabnost za upravljavce
Nizki stroški upravljanja
ni potrebne podpore odjemalcem
dostop prek brskalnika
ni potrebnih namestitev novih programov
Omogoča osredotočenje na pomembne naloge
Povečuje učinkovitost uporabnikov
osredotočenje na nalogo ne na tehnologijo
Temelji na standardih
Je varna rešitev

9. Uporabnost za razvijalce
Omogoča visoko stopnjo prilagajanja rešitve
Uporaba HTML jezika za prilagajanje rešitve
Vključevanje HTML dokumentov
Uporaba Jave, LotusScript ali C jezika za
programiranje

10. Oblikovanje delovnega prostora
Oblikovanje varnega delovnega prostora na spletu v
30 sekundah
Vpis spletnega naslova, uporabniškega imena, gesla
in e-poštnega naslova
Različne vloge uporabnikov – omejitve dostopa
readers,
authors
managers
Oblikovanje delovnega prostora
s predlogami

11. Prilagajanje rešitve uporabnikom
Spreminjanje izgleda vsakega delovnega prostora
Možna uporaba izgleda podjetja
Prilagajanje elementov
Logo, navigacija, ozadje strani, fontov, gumbov
Each QuickPlace can be uniquely decorated with QuickPlace Design Themes which can be further "tweaked" with custom backgrounds, logos, buttons, and playful fonts. Use the looks we have supplied, or use your own custom designs for logo, page background, sidebar, etc.
These easy to use "personalization" tools give you the ability to create a QuickPlace that is totally unique and reflects the "personality" of your team WITHOUT any special graphic design skills
AND, each room within your QuickPlace can have a different theme or look

12. Organiziranost delovnega prostora
Spletne mape
Vsebina vezana na delovno skupino
Več možnosti za organiziranje map:
Seznam dokumentov
Diskusija (nadrejen in podrejen dokument)
Pregled celih dokumentov
Delovne sobe
Privatni prostor znotraj QuickPlace
Dostop le določenim članom delovne skupine
Response List
Headline
Ordered List
Slide Show
As you add content to your QuickPlace you will quickly find that you need a better way to organize related information. QuickPlace gives you the ability to do this using folders. Create a folder for all your marketing information. Or create a slide show folder and add pictures of all your products under development
You may also need to add more private content which only a small subset of the overall team needs to see. Create a new room in your QuickPlace and restrict access to only those who are involved in that aspect of the project. other team members won't even know the room exists!

13. Dodajanje vsebin Oblikovanje strani, ki vsebujejo:
tekst
slike
grafični tekst s posebnimi učinki
Uporaba obstoječih vsebin v obstoječih oblikah
MS Word, Powerpoint & Excel, ali HTML
Vstavljanje datotek v katerikoli obliki
Objavljanje vsebin z možnostmi obveščanja
uporabnikov, uporaba skupinskega
koledarja, …

14. Dodajanje vsebin Vstavljanje spletnih strani (HTML)
Oblikovanje MS Office datotek
Vstavljanje MS Office vsebin
Oblikovanje grafike

15. Podpora komuniciranju
Povezanost z Lotus Sametime tehnologijo
Ni potrebnih posebnih nastavitev na strežniku
Java applet skrbi za komunikacijo med strežnikom in
odjemalcem

16. Skupinsko upravljanje nalog in koledarja
Omogoča sledenje nalogam in akcijam na podlagi nosilca
nalog, datumov in statusa
Avtomatično obveščanje prek e-pošte
Omogoča revizijo dokumentov
A QuickPlace page can contain richly formatted text, pictures (.GIF or .JPG) and text headlines with special effects such as shadow, glow, font changes and even animations...and you can spell check the page too!
Pages can also contain file attachments and URL links to other pages in the QuickPlace or any valid URL
HTML and MS Word files can be imported so existing content can be re-used.
When a page is published in QuickPlace you can use options such as notification, or you can give others the ability to edit a page you created

17. Objavljanje novosti v delovni skupini
“Področje za objavljanje novosti v delovni skupini
Omogoča dnevno ali tedensko pregledovanje novic
Možnosti za avtomatsko obveščanje članov delovne skupine
o objavljenih novostih
Člani delovne skupine imajo možnost pregleda novih
dokumentov, nalog in članov skupine
Team News - Keeping The Pulse
QuickPlace automatically publishes a Team Newspaper for us on a weekly basis. The Team Newspaper is both ed to each member and maintained within the QuickPlace for ongoing reference. It provides the team an active pulse of what is going on within our project.
The Team Newspaper is personalized for each user - hilighting the tasks which he or she is personally responsible for and which are due within the next day or week. Team News keeps abreast of:
New members
New postings
Personal tasks due All tasks due
Calendar events
Updated postings

18. Prilagajanje rešitve uporabnikom
Nastavljanje uporabniškega vmesnika
Oblikovanje različnih oblik dokumentov
Dodajanje delovnega toka dokumentov
Uporaba in oblikovanje MS Office dokumentov
Različne možnosti prikazov dokumentov

19. Uporabnost programa
Delovni prostor skupine: enostaven delovni prostor za
podporo dela skupine v intranet in/ali ekstranet povezavah
Vodenje projektov: določanje in sledenje nalogam, urnikom, planom in njihovem uresničevanju, organiziranje
sestanke, …
Diskusija: na voljo je prostor za diskusijo, so-avtorstvo
dokumentov, omogoča odločanje, sledenje akcijam in
nalogam, …

20. Uporaba programa
Planiranje in organiziranje dogodkov: planiranje dogodkov, vključevanje poročil, fotografij,...
Knjižnica dokumentov delovne skupine: skupinsko
upravljanje dokumentov, predstavitev, urnikov,
organiziranje dokumentov na centralnem prostoru,
enostavno pregledovanje in iskanje dokumentov, …
Spletna stran delovne skupine: enostavno dodajanje
vsebine

21. Uporaba programa
Svetovalni projekt: delovna skupina svetovalcev lahko v svoj delovni prostor poveže naročnika
Razvojni projekt: zajemanje zahtev, diskusija o oblikovanju, pripravljanje predstavitev, pisanje in pregledovanje specifikacij, planiranje urnikov, upravljanje nalog, analiziranje konkurence, razvoj nadaljnjih nalog, planiranje in poročila o testiranju, …