1. Konferencijų turizmo skatinimas Lietuvoje. Nauja rinkodaros priemonė.
Jolanta Beniuliene
VšĮ Vilniaus turizmo informacijos centras ir konferencijų biuras

2. Renginio koncepcija
VIZIJA - pozicionuoti Vilnių ir Lietuvą, kaip vartus į regioną tarptautinių konferencijų organizavimui
PRIEMONĖ - kasmetinė kontaktų mugė, vykstanti Vilniuje, 2 dienų trukmės
FORMATAS - “face to face” susitikimai pagal išankstinį grafiką
MODELIS - PPP – renginys įgyvendinamas remiantis viešo ir privataus sektorių bendradarbiavimo principu

3. Geros praktikos pavyzdys – “Conventa” Liubljanoje www.conventa.si
Dalyvių ir paslaugų tiekėjų skaičius:
22-23 January Exhibitors 157 Hosted buyers
21-22 January Exhibitors 266 Hosted buyers
19-20 January Exhibitors Hosted buyers
18-19 January Exhibitors 245 Hosted buyers

4. Prezentacijos pavadinimas
Renginio ypatumai
Prezentacijos pavadinimas
Kasmetinė tarptautinė kontaktų mugė – paroda Baltijos šalių regiono paslaugų tiekėjams
100 + kvalifikuotų užsienio renginių organizatorių
100 + kvalifikuotų renginių organizatorių iš Lietuvos
50 + regiono paslaugų tiekėjų
Iš anksto abipusiai suderintas ir patvirtintas susitikimų grafikas
Paraleliai vykstanti edukacinė programa
Vakaro programa neformaliam bendravimui
Pažintiniai turai į kitus Lietuvos bei kaimyninių valstybių miestus

5. Paslaugų tiekėjai iš regiono
Prezentacijos pavadinimas
Renginių organizavimo vietos ( muziejai, parodų salės ir kt. )
Viešbučiai
Agentūros
Konferencijų biurai
Laisvalaikio paslaugų organizatoriai (sveikatinimo, sporto, aktyvaus turizmo sektoriai ir kt.)
Specializuotų paslaugų tiekėjai (įrangos nuomotojai, stendų projektuotojai ir kt.)
Žiniasklaida

6. Užsienio kliento “paketas”
Prezentacijos pavadinimas
atranka vykdoma pasitelkiant į pagalbą atskirų rinkų tarpininkus : Skandinavijos šalyse, Didžiojoje Britanijoje, Vokietijoje, Prancūzijoje, Rusijoje, Lenkijoje bei kitose Europos šalyse
Privaloma kliento motyvacija organizuoti renginius Baltijos regione
Privaloma ne mažiau 8 susitikimų kasdien
Privaloma dalyvauti vakaro programose
Privaloma dalyvauti viešbučio, kuriame gyvena, apžiūrėjime
Suteikiama galimybė registruotis į pažintinius turus

7. Vietos renginių organizatoriaus “paketas”
Atstovauja Lietuvos ir užsienio kapitalo įmones, kurios turi savo srities renginių organizavimo požymių
Duomenų bazę sudaro Vilniaus konferencijų biuras
Privalomi ne mažiau 4 iš anksto suplanuoti susitikimai per dieną
Galimybė dalyvauti vakaro programoje
Be galimybės registruotis į pažintinius turus
Prezentacijos pavadinimas

8. Užsienio klientams suteikiama
Nemokami skrydžiai
Nemokamas apgyvendinimas viešbučiuose
Visi pasitikimai ir pervežimai
Visi maitinimai ir kavos pertraukėlės
Vakaro programa
Pažintiniai turai ( išlaidas nuo Vilniaus dengia kito miesto organizatorius )

9. Sėkmės prielaidos
Vilniaus paslaugų tiekėjai ( renginių organizavimo vietos, konferencijų biurai, viešbučiai, agentūros ir kt.) bendradarbiauja siekdami bendro tikslo, prisideda prie renginio organizavimo savo paslaugomis ir darbu
Finansinė parama iš Vilniaus miesto savivaldybės bei Valstybinio turizmo departamento
Eksperto pagalba ir projekto pristatymas tarptautiniam Konferencijų turizmo sektoriui

10. Preliminarus biudžeto poreikis
Užsienio klientų logistikos organizavimo išlaidos Lt
Darbuoto samdymas Lt
Rinkodara Lt
Parodinio ploto įrengimas Lt
Maitinimas ir vakaro programos Lt
Eksperto paslaugos Lt
Kitos išlaidos ( svetainė, aplikacija, registracijos sistema, leidyba ir kt.) Lt
VISO: Lt

11. Privataus ir viešo sektorių įnašai
Litexpo įnašas - renginio vieta nemokamai
Viešbučių įnašas - užsienio klientų apgyvendinimas (vertė apie Lt)
Agentūrų įnašas – nemokama logistinė pagalba, darbo sąnaudos
Vilniaus miesto savivaldybės įnašas – Lt ( eksperto samdymas, darbuotojo samdymas, stiliaus ir svetainės sukūrimas ) + Konferencijų biuro darbo sąnaudos visus metus
Įplaukos iš parodos dalyvių registracijos mokesčio ( 50 dalyvių x 1500 Eurų = Eurų, atitinkamai Lt )
Poreikis:
LR Ūkio ministerijos ir Valstybinio turizmo departamento įnašo vertė – Lt – Lt ( ekvivalentas 100 – 120 užsienio klientų kelionės išlaidų į abi puses apmokėjimui )

12. Balansas
Poreikis Lt
Įnašai (Vilniaus miestas, LRUM, dalyviai Lt
Nepadengtas skirtumas Lt*
* Skirtumui padengti reikėtų planuoti didinti dalyvių skaičių plečiant regiono ribas, ieškoti papildomų rėmėjų
* Dalis mokėtinos sumos už paslaugas persikels į 2013 metus

13. Laiko planavimas Planuojama renginio data – 2013 metų vasario mėn.
Planavimo ir pasirengimo trukmė – 12 mėnesių
2012 m. kovo mėn. sutarties sudarymas su ekspertu
2012 m. kovo mėn. pirmas renginio paskelbimas tarptautinei bendruomenei
2012 metų kovas – birželis: bazinės informacijos parengimas, sutarčių su viešbučiais, agentūromis sudarymas, projekto pristatymas partneriams iš regiono, tarpininkų įvairioms rinkoms samdymas
2012 birželis – liepa rinkodaros kampanija, sutarčių pasirašymas su potencialiais parodos dalyviais
2012 m. rugsėjis – registracijos sistemos parodos dalyviams ir potencialiems klientams atidarymas, klientų samdymas per tarpininkus
2012 m. lapkritis – gruodis klientų kelionės ir apgyvendinimo organizavimas
2013 susitikimų grafikų atvėrimas parodos dalyviams, papildomų susitikimų užklausos, grafikų tvirtinimas
2013 vasario mėn. - renginys

14. Nauda Lietuvai
Atitikimas makroekonominiams ir geopolitiniams Lietuvos tikslams – tapti regiono lyderiu
Tikėtina didelė grįžtamoji nauda Lietuvos žinomumui didinti tarptautiniame lygmenyje
Planuojamas renginys – pagrindinė metų rinkodaros priemone Konferencijų turizmui skatinti
Sudaryta galimybė pristatyti savo paslaugas tarptautinei bendruomenei smulkesniems paslaugų teikėjams iš visos Lietuvos
Vietinės verslo bendruomenės stiprinimas
Turizmo infrastruktūros išnaudojimas ne turistinio sezono metu bei ekonominės naudos gavimas iš užsienio parodos dalyvių
Glaudesnių verslo ryšių su kaimyninėmis valstybėmis užmezgimas
Perspektyvinė ekonominė nauda valstybei ir verslui pritraukus daugiau Konferencijų turizmo srities renginių

15. Regiono geografija
Baltijos regionas – susiaurėja iki trijų Baltijos šalių formato
Baltijos jūros regionas – Europos Komisijos siūlomas regiono apibrėžimas, nepakankamai žinomas Europoje, nesuprantamas verslui
Šiaurės Rytų Europos Regionas – Lietuva jame tampa nematoma
* Pirminis tikslas – 2013 metais apjungti Lietuvos, Latvijos, Estijos, dalies Rusijos ir Lenkijos paslaugų tiekėjus.

16. Paul Kennedy MBE Paul Kennedy is Director and Owner of Kennedy Integrated Solutions a meetings industry consultancy. His consultancy focuses on destination, event and venue strategic business development and his client list is principally international. He is currently Strategic Business Consultant for the Slovenian and Sicilian Convention Bureaux, The Saudi Commission for Tourism, and the Conventa Trade show. He is, through his consultancy Chairman of the Centaur Exhibitions Travel Group of shows with exhibitions in the business travel sector in both the UK and Germany. He is currently working on development projects in the UK and Italy and also has a particular interest in emerging destinations within the meetings and events sector. Paul is very well known throughout the global meetings industry having been Group Exhibition Director for Reed Travel Exhibitions global portfolio of meetings and incentive events. Paul restructured and expanded this struggling business to become the leading group of industry B2B events in the world taking place annually in Europe, Middle East, Asia, Australasia and the then planned event for 2011 in North America hosting a total of some 25,000 participants. Each of the shows was award winning and had enjoyed a sustained period of growth. Paul is also well known for his period as Managing Director of the multi award winning Commonwealth Conference and Events Centre winning a total of eight UK awards. A strong advocate of strategic partnerships both as a vehicle for corporate development and in providing high quality customer service Paul ensures his businesses have been, and are, very close indeed to the clients and market they serve and ensures a close focus on strategic supply chain management. Paul has served on a number of boards and panels including four years of the Board of Directors of Meeting Professional International (MPI), and the UNWTO Steering Committee on the economic impact of the meetings industry. In December 2008 he was appointed as Advisor to the Beijing Municipal Government and in September 2009 to the Board of Deeper Blue, an international event management company. He also serves on the Advisory Board of MPI UK, the Advisory Board for Cairo Expo City and the Egypt Expo and Conventions Authority and the Croatian Meeting Professionals Association In June 2000 Paul became the first ever European to win an MPI International award as Leader of Tomorrow and then the first person ever to win both this award and the Marion N. Kershner award as Chapter Leader. He was voted UK Meeting and Incentive Personality of the Year Award in 2001 a year in which he was awarded and presented with the Member of the Most Excellent Order of the British Empire (MBE). Paul was placed in the Top ten of the C&IT magazine Power 50 of the leading figures in the UK conference and incentive industry for three successive years , and also in 2008 placed in the top ten of the most influential people in the global meetings industry. A regular speaker and presenter Paul has presented as far a field as the USA, Canada, Australia, China, Singapore, the UAE, Oman, Jordan and in over a dozen European countries. Paul is a judge for the UK Meetings Industry Marketing Awards, and has been a regular columnist for magazines in the Europe, Africa, The Middle East and Asia. Paul has a degree in Economics, a postgraduate Diploma in Management Studies and is a Fellow of both the Chartered Institute of Management and the Institute of Leadership and Management and a member of MPI and SITE. His company is a full member of ICCA

17. Dėkojame už dėmesį