1. Suradnici u učenju - Partners in Learning,
Upravljanje projektima, 7. dio Projektna dokumentacija i praćenje realizacije projekta
Darko Jureković, PMP
Suradnici u učenju - Partners in Learning,
Microsoft Hrvatska
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

2. O današnjem predavanju
Današnja tema je: projektna dokumentacija i praćenje realizacije
Govorit ćemo o:
Pojmovima metodologije i metode
Usporedbi procesa i procedura
Organizacijskim modelima

3. Što je DISCIPLINA?
Prema PMI rječniku: područje djelovanja koje potrebuje posebna znanja i vještine te koja ima skup pravila koje upravljaju samim djelovanjem.
Primjeri disciplina:
Strojno inženjerstvo
Računalno programiranje

4. Što je METODOLOGIJA?
Sustav (praktičnog, operativnog) djelovanja, tehnika i procedura koje koriste djelatnici pojedinih disciplina.
Usmjerena na utvrđivanje (normiranje) procesa (načina ili metoda djelovanja) koji se primjenjuju unutar discipline.
U području upravljanja projektima postoje različite metodologije.

5. A što je METODA?
Uspostavljene, uobičajena, na zdravom razumu utemeljena ili propisana praksa ili uređeni sustav povezanih procesa kojima se ostvaruju željeni ciljevi željenom točnošću i učinkovitošću.

6. Projektna dokumentacija
Skup dokumenata koji opisuju projekt te bilježe aktivnosti na njemu i promjene tijekom njegovog trajanja
Namijenjena komunikaciji unutar projektnog tima i komunikaciji voditelja projekta sa ključnim ulagačima (sponzor, naručitelj)

7. Postoje različite metodologije
Six Sigma
Microsoft Solution Framework
Prince 2
ITIL
IBM Fastlane
MIT Methodology
SCRUM

8. Još nekoliko korisnih hiperveza

9. Funkcionalna organizacija
Članovi projektnog tima rade u okviru iste organizacije (odjela, uprave) i slijede njezine procedure i pravila.
Projekt se realizira kao jedna aktivnost funkcionalnog odjela organizacije

10. Funkcionalna organizacija
Prednosti
Mogući nedostaci
Članovi tima se već poznaju
Postoji sustav upravljanja
Jasna podjela ovlasti i zaduženja
Raspoloživost članova projektnog tima
Izdvojenost projekta (postoji u okviru odjela u kojem se realizira)
Ograničeni resursi
Birokratiziranost procedura
Nema fokusiranosti na projekt
Problemi s prioritetima

11. Projektna organizacija
Članovi projektnog tima nemaju drugih zaduženja u okviru organizacije u kojoj rade.
Puno radno vrijeme angažirani su na projektu.
Odgovorni su samo za rad na projektu i nemaju drugih linija odgovornosti u okviru organizacije

12. Projektna organizacija
Prednosti
Mogući nedostaci
Pojednostavljena komunikacija
Jasna zaduženja
Usmjerenost (fokusiranost) na projekt
Mogućnost više sličnih istovremenih projekata
Problemi sa članovima tima nakon završetka projekta
Različiti projekti unutar organizacije mogu se nadmetati za iste (ograničene) resurse

13. Matrična organizacija
Zaposlenici u organizaciji mogu biti istovremeno angažirani na različitim aktivnostima te ovisno o svojim zaduženjima istovremeno su članovi različitih dijelova iste organizacije
Ovaj oblik organizacije pokušava povezati prednosti funkcionalne i projektne organizacije
Najčešći oblik poslovanja u današnjim organizacijama
Voditelji različitih projekata moraju se uskladiti kod dodjele zadataka članovima njihovih timova.

14. Matrična organizacija
Prednosti
Nedostaci
Jasan fokus u svakom trenutku
Fleksibilnost raspolaganja resursima
Prilagodljivost potrebama i promjenama
Veća mogućnost novih poslovnih izazova i osobnog razvoja pojedinaca
Sukobi interesa različitih usporednih projekata
Otpor završetku projekta
Složen sustav upravljanja (podložnost “političkim igrama”)
Otežano prepoznavanje i nagrađivanje najboljih

15. Procesi i procedure
PMI definira projektni proces kao skup aktivnosti koje dovode do zajedničkog ishoda (rezultata)
Procedura je (pr)opisan i konačan slijed aktivnosti (zadataka) koje je potrebno učiniti utvrđenim redoslijedom kako bi se postigao željeni cilj
Pomažu u vođenju projekta i realizaciji zadataka
Omogućavaju praćenje statusa projekta
Omogućavaju reakcije na promjene, kada nastupe

16. Administrativne procedure
Primjeri:
Pisanje izvješća
Praćenje troškova
Potrebno ih je utvrditi (propisati) prije početka rada na projektu – mogu se koristiti procedure (i predlošci) organizacije u kojoj se projekt realizira

17. Administrativne procedure
Ako procedure ne postoje, treba ih razviti:
Kako se dodjeljuju zadaci
Kako se mjeri napredak projekta
Što je potrebno prikupiti (od informacija) za utvrđivanje statusa projekta
Kako se mjeri kakvoća projektnih proizvoda
Kako se komunicira na projektu
Kako se bilježe promjene projektnog plana
Kako se utvrđuju (i potvrđuju) troškovi na projektu
Kako se sastavljaju izvješća te kome se podnose

18. Administrativne procedure
Rizik pretjerane administracije na projektu je u početku velik, moguće ju je (temeljem iskustva) smanjiti u hodu
Ne trebaju vam sve informacije nego samo one potrebne za procjenu ostvaruje li se projekt u skladu sa planom i je li potrebno reagirati korektivno i kako

19. Svrha praćenja na projektu
Promjena je neizbježna pojava tijekom realizacije projekta. Potrebno ju je mjeriti i upravljati njezinim učincima
Praćenje je prikupljanje informacija potrebnih za mjerenje napretka projekta prema cilju te za prilagodbe potrebne za postizanje projektnih ciljeva u skladu sa dogovorima i očekivanjima
(Istoznačnice “kontrola” i “nadzor” nose negativne konotacije)

20. Savjeti za uspješno praćenje
Plan projekta je polazni vodič za praćenje
Sve dijelove plana projekta je potrebno održavati točnim (bilježiti sve promjene)
Kvalitetna komunikacija i pružanje potrebnih informacija koliko, kada i kako su potrebne
Pratite utrošeno vrijeme, realizaciju, troškove i performanse u odnosu na proračun i odobreni plan projekta
Budite stalno uključeni u provedbu

21. Što sve pratimo? Realizaciju zadataka u usporedbi s planom
Opseg obavljenog u usporedbi s opsegom plana
Kakvoću učinjenog u usporedbi sa zahtjevima
Troškove u usporedbi sa planom potrošnje
Ponašanje tima i pojedinih članova tima te ulagača (sponzora i naručitelja)
Povezanost i suradnju u timu

22. Slika govori više od riječi
Koristite boje kako biste označili odstupanja od plana:
Crveno – veliko odstupanje (obavezno odmah reagirati)
Žuto – malo odstupanje (pratiti)
Zeleno – u skladu s planom
Ozbiljni problemi su odmah uočljivi i možemo se ponajprije posvetiti upravo njima

23. Što praćenjem postižemo
Možemo stanje projekta i promjene na projektu predstaviti timu i ulagačima
Osiguravamo obrazloženja za promjene
Uspoređujemo trenutno stanje plana s izvornim (početnim)

24. Izvješća o stanju na projektu
Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL
U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.

25. Održavanje projektne dokumentacije
Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL
U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.

26. Upravljanje promjenom
Zadaća voditelja projekta nije boriti se protiv promjena nego procijeniti njihov učinak te donijeti (ili predložiti i od sponzora zatražiti) odluku o tome kako na njih reagirati.
Upravljanje promjenom povezano je usko s praćenjem projekta

27. 6 pravila upravljanja promjenama
U fazi planiranja utvrditi način / postupak donošenja odluka o promjenama
Predvidite i način donošenja odluka u izvanrednim okolnostima
Zadužiti osobu (ili osobe) na projektu za praćenje promjena i procjenjivanje njihovog učinka
Voditelj projekta mora imati mogućnosti donošenja odgovarajućih odluka

28. 6 pravila upravljanja promjenama
Vodite dnevnik promjena (dio projektne dokumentacije)
Uspostavite sustav predlaganja i procjenjivanja promjena

29. Zapamtite
Promjene treba očekivati i zato treba izgraditi sustav uvođenja promjena u projekt.
Promjene se odražavaju ili/i na proračun i na trajanje i na opseg projekta i zbog toga je potrebno mijenjati (prilagođavati) projektne planove.
Iako promjena ne mora biti štetna za projekt, potrebno je oduprijeti se nepotrebnim promjenama

30. Promjena i ...
Sukobi - unutar tima (odnosno na projektu) često su izazvani upravo promjenama kako unutarnjim, tako i vanjskim
“Trokut cjenjkanja” – utvrdite:
Je li promjena opravdana ili je utemeljena u uzrocima koji se nalaze izvan projekta i utvrđenih ciljeva
Jesu li ciljevi projekta ostali nepromijenjeni
Može li se projekt i dalje završiti uspješno

31. Upravljanje kakvoćom
Kakvoća / kvaliteta znači podudaranje sa zahtjevima (očekivanjima) naručitelja
Stupanj kakvoće (“grade”) je oznaka kojom uspoređujemo proizvode iste namjene ali različitih osobina (karakteristika)
Upravljanje kakvoćom podrazumijeva praćenje svakog od rezultata projekta kako bi se provjerilo / utvrdilo odgovara li početnim zahtjevima

32. Paretov zakon
Razmjerno malen broj uzroka izazvat će razmjerno velik broj poteškoća (“defekata”)
Poznatiji i kao “80/20” načelo – 80% problema izazvano je sa 20% uzroka
Paretov dijagram jedan je od načina za upravljanje kakvoćom

33. Paretov zakon http://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_chart
Uzroci odstupanja slažu se ovisno o broju odstu- panja koje izazivaju.
Na taj način se utvrđuju prioriteti za akciju

34. Pitanja i odgovori?
Q&A

35. © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved.
“Keep on dreaming, and forcing us to dream too.” – Bill Gates
HVALA NA POZORNOSTI!
© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved.
This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.