1. Comunica eficient prin e-mail
Pentru a descoperi cum anume sa elaboram si sa transmitem mesaje prin , astfel incat sa ne atingem scopurile urmarite, este interesant de vazut, la inceput, cum putem descrie, in cateva elemente, acele -uri primite, pe care le-am considerat bine concepute si transmise. Atunci cand cauti o informatie intr-un pe care l-ai primit in urma cu cateva saptamani, ce anume te ajuta sa o gasesti repede? Lasand la o parte spam-urile*, pe care dintre mesajele din inbox le citesti mai intai? Dar carora le dedici mai mult timp? Cine iti trimite mesaje si cu ce frecventa ti se comunica mesaje prin ? Cum iti este adresat un mesaj trimis prin cu CC* sau care a fost transmis unor destinatari multipli? Cum poti descrie, in cateva cuvinte, asteptarile pe care le ai de la comunicarea prin ?
*spam - transmiterea de mesaje electronice nesolicitate, avand de cele mai multe ori un caracter comercial, de publicitate; practica intalnita in industria e-marketing; ** CC - carbon copy (CC sau C.C.) - procedura de trimitere a unui cu o copie pentru un al doilea recipent (o a doua persoana, diferita de destinatarul mesajului). Asa cum stim, cei mai multi oameni nu se simt in largul lor cand au de redactat un discurs ori cand trebuie sa trimita un mesaj scris. Numai ca, in special in mediul profesional (dar si in alte conjuncturi), mesajele trimise prin se dovedesc a fi adeseori cea mai buna modalitate de comunicare (in unele cazuri, poate, chiar unica varianta acceptata protocolar). Asadar, comunicarea in scris, prin este nu doar un instrument util, aflat la indemana

2. noastra, ci si un canal de transmitere rapida de informatii si un mediu de influentare subtil! Cateva detalii cu privire la mediile de comunicare sunt utile in intelegerea specificului -urilor si ne ajuta sa vedem cat de puternica este legatura (determinarea) intre mijlocul de comunicare si efectele produse de mesaj.
In cateva cuvinte, orice mediu sau mijloc de comunicare este o extensie a simturilor si a mintilor noastre si ne impacteaza direct, informandu-ne si influentandu-ne comportamentul. Un cercetator al fenomenului media (M. Mc Luhan) a lansat faimoasa declaratie 'The medium is the message.' Astfel, mesajul este modelat de catre mediul, mijlocul, canalul de comunicare prin care este transmis. Eficienta unei comunicari depinde, in mod substantial, de cat de adecvat a fost ales mediul de transmitere a mesajului. Mai mult, mediul in sine (in acest caz, internetul) constituie mesajul. Important de tinut minte si de folosit, atunci cand trimitem un , este criteriul hot media - cool media (mediu foarte cald - mediu rece).

3. Un mediu de comunicare cald (televiziunea, cinema-ul, video-conferinta) face posibila transmiterea de mesaje care solicita un efort minim de completare din partea receptorului sau a destinatarului. Un mediu rece (mediile scrise, radio-ul) il solicita pe cel care primeste mesajul sa faca un extra-efort de percepere si interpretare. Posta electronica este un mediu rece, in acest sens. E un truc util de reamintit, ori de cate ori suntem in fata computerului si avem de transmis -uri ale caror continut si mod de trimitere ne pot afecta propria imagine si relatiile cu ceilalti. Citeste in pagina 2 cateva sfaturi pretioase despre o comunicare eficienta prin .
Toti stim cum sa folosim ul in ziua de azi. Un studiu efectuat in Romania arata chiar ca 40% din comunicarea comerciala este facuta cu ajutorul ul. Toti credem ca stim sa trimitem uri, acesta fiind unul din lucrurile de baza pe care trebuie sa stim sa le facem la actualul nostru job. Dar oare chiar stim sa trimitem uri eficiente, sa obtinem ceea ce vrem din corespondenta noastra pe ?
Cred ca ti s-a intamplat si tie ca ul pe care l-ai trimis unei persoane sa nu fi fost corect interpretat, sau sa fi fost interpretat ca fiind nepoliticos. In cazul in care acest lucru iti este strain, sigur te-ai ciocnit macar o data sa nu ti-se raspunda in timp util la un mail sau sa iti fie ignorat mailul important pe care l-ai trimis. Pentru a evita aceste neplaceri si pentru a avea parte de corespondenta cat mai eficienta pe , trebuie sa fii atenta la care lucruri de baza, foarte usor de respectat.

4. Cu cat mai simplu, cu atat mai bine Trimite intotdeauna urile ca "Plain Text", in special atunci cand este vorba despre uri in interes de serviciu. In cazul in care alegi sa le trimiti ca "HTML" exista un risc crescut ca acestea sa fie blocate accidental de filtrele anti-spam ale destinaului. In plus, mailurile trimise ca HTML pot avea probleme de formatare, putand ajunge la destinatar intr-o forma deloc estetica, prost aliniate sau cate si mai cate. Semneaza ca un profesionist! Mailurile tale trebuie sa fie intotdeauna semnate. Chiar daca destinatarul cunoaste adresa ta de , este mai politicos si mai placut sa incluzi si o semnatura de a ta. Semnatura nu trebuie sa aiba mai mult de 4 randuri, pentru a nu arata prea incarcata. Trebuie musai sa includa datele la care destinatarul te poate contacta precum si numele sau chiar logoul companiei tale. Un exemplu de semnatura profesionista ar fi urmatoarea: Maria Ionescu Andromeda SRL Website: Telefon: (021) Fa-l sa fie citit Ai nevoie ca ul tau sa fie citit de catre destinatar si in anumite cazuri chiar ai nevoie sa fie citit in cel mai scurt timp posibil. Primul pas pentru a obtine acest lucru ar fi sa nu uiti sa trimiti mesajul respectiv cu un "subject" adecvat. "Subjectul" sau titlul mesajului trebuie sa contina o descriere succinta a subiectului mesajului. Nu trebuie nici sa fie o descriere lunga, nici sa fie una scurta si complet lipsita de legatura cu subiectul real al ului. Trebuie sa fie cat mai scurt si la obiect. Un subiect arhi-utilizat cum ar fi "Buna" sau "Urgent" nu o sa il puna in nici un caz pe ganduri pe utilizator, iar acesta nu va deschide prioritar mailul tau.
Fa-l usor de citit! Asigura-te ca mailul pe care il trimiti este usor de citit. Foloseste paragrafe scurte si ordoneaza-ti ideile cat mai logic. Incearca sa nu scrii prea mult, asa ca exclude informatiile inutile. Mailurile foarte lungi arata inestetic si sunt plictisitoare: nu depasi 50 de randuri in mailul pe care il trimiti. In cazul in care raspunzi la un

5. mail prin "reply" nu pastra mesajul original la care raspunzi
mail prin "reply" nu pastra mesajul original la care raspunzi. Risti sa obtii un mail mult prea lung. Nu toate programele de au acelasi suport iar anumite artificii incluse de tine in este posibil sa nu fie vazute si de destinatar, sau este posibil ca acesta sa le primeasca intr-un cu totul alt format decat cel intentionat de tine. Cu cat sunt mai incarcate, cu atat mesajele ajung mai greu. Daca celui caruia ii trimiti mesajul nu ii merge atat de bine conexiunea la internet, mesajul s-ar putea sa ajunga foarte greu. Evita deci textele inflorate si pozele inutile si inzorzonate. Politete prin In limbajul de zi cu zi, esti obisnuit sa fii politicos in relatia cu persoanele oficiale sau cu superiorii. Stii de asemenea ca persoanelor mai in varsta trebuie sa te adresezi cu o formula de politete. Dar oare stii sa fii la fel de politicos si atunci cand scrii un mail? Incearca sa nu uiti de regula folosirii persoanei a doua plural atunci cand vrei sa fii politicos, nici atunci cand comunici in scris. Nu sunt putine cazurile de relatii care au devenit un pic mai incordate datorita unor adresari considerate nepoliticoase. Ar fi bine sa eviti nu doar persoana a doua singular, ci si emoticonurile sau adresarea directa. Codul bunelor maniere prin Suna surprinzator, dar bunele maniere la trimiterea unui exista si trebuie respectate. O regula de baza, formulata foarte concis, spune ca "nu este civilizat sa transmiti unei persoane prin lucruri pe care nu ai avea curaj sau nu ai fi dispus sa i-le comunici si fata in fata". Cred ca cele mai multe dintre noi rosesc sau zambesc subtil cand citesc aceasta ultima afirmatie. De cate ori nu ti s-a intamplat sa ai de cerut ceva unui coleg de serviciu si sa iti fi fost rusine sa ii ceri in persoana, asa ca ai apelat la un ? Am auzit chiar si despre cazuri in care unii angajati au cerut mariri de salariu sau si-au inaintat demisia prin intermediul ului. Nu abuza! Pentru a mentine relatii cat mai armonioase cu colegii de birou, este mai bine sa eviti comunicarea prin . Comunicarea prin are rolul de a mari distanta sociala dintre oameni, asa ca ar fi preferabil sa comunici "pe viu" cu cei de la serviciu, pentru a-ti asigura relatii amicale cu ei. Este celebra povestirea cu doi colegi de birou care veneau dimineata la serviciu si se salutau intai pe mail si abia mai tarziu prin viu grai. Doar nu vrei sa ajungi asa! De asemenea, sunt anumite lucruri care nu se vorbesc prin . Spre exemplu, condoleantele trebuie intotdeauna transmise prin viu grai.

6. Ataseaza cu cap! Atunci cand trimiti un atasament mentioneaza-l in corpul mesajului. Este posibil ca destinatarul sa nu fie atent si sa ignore atasamentul. In plus, astazi sunt foarte raspandite atasamentele virusate si cel caruia i-ai trimis mailul poate crede ca este vorba despre un atasament virusat. Atasamentul ar fi bine sa poata fi deschis cu unul dintre programele de foarte mare raspindire. De aceea, este de preferat sa folosesti extensii pentru atasementele tale cum ar fi TXT (plain-text - NotePad), JPG/GIF (pictures), PDF (Adobe Acrobat Reader), DOC (Microsoft Word/WordPad document), XLS (Excel spreadsheet). Asta pentru a fi sigur ca destinatarul are programul cu care sa poata deschide atasamentul respectiv. Nu uita ce stii despre scrisori Chiar daca nu este vorba despre o scrisoare, trebuie sa pastrezi anumite reguli specifice acesteia. Prin urmare, asigura-te ca mailurile pe care le trimiti au formula de adresare si formula de incheiere. Nu trebuie sa fie ceva formal. Un "Buna X," si un "Numai bine," sunt suficiente. Ai grija la ce scrii Nu uita ca nu este o idee buna sa lasi dovezi scrise, in general, mai ales daca este vorba despre lucruri deloc magulitoare. Nu scrie nimic impotriva regulilor organizatiei din care faci parte si mai ales nu iti barfi colegii sau superiorii prin . Si aici ma refer si la poantele minore. Ar fi mai bine sa te abtii, mai ales ca niciodata nu se stie cine cui da "forward". Fii serios, daca vrei sa fii luat in serios N trimite mesaje de tip spam in mod frecvent la toata agenda de adrese. Chiar daca o gluma ti-se pare teribil de amuzanta, gandeste pe termen lung si da-ti seama ca daca oamenii sunt obisnuiti ca tu le trimiti astfel de mesaje vor fi obisnuiti sa ignore mailurile venite de la tine.