1. Uvod u upravljanje projektima
Darko Jureković, PMP
Suradnici u učenju - Partners in Learning,
Microsoft Hrvatska
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

2. O današnjem predavanju
Cilj: upoznati polaznike s osnovnim pojmovima upravljanja projektima.
Dio tečaja koji u najsažetijem obliku traje najmanje 6 do 8 školskih sati.
Unaprijed hvala na prijedlozima i savjetima za poboljšanje ovog predavanja i cijelog tečaja.

3. Projekti u školstvu
Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti!
Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti.
Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

4. Potrebno je znanje o upravljanju projektima!
Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata.
Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije.
Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči.
Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.

5. Nastavnici u projektima
Snažne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad. Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi.
Projekt je izvannastavna aktivnost. Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne rade na projektu stalnim intenzitetom.
Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često dovodi do pogrešaka u postavljanju rokova i procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata, kao i u predviđanju i procjeni rizika!

6. Osnovni pojmovi u upravljanju projektima
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

7. O čemu govorimo ...
Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti
Definicija projekta – što projekt jest, što nije
Osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta
Što je proizvod projekta, odnosno projektna isporučevina
„Trokut prilagodbe“

8. Što je PROJEKT? Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim:
jasnim i ostvarivim ciljem
konačnim trajanjem
raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva)
željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda

9. Razlika projekata i ostalih aktivnosti
Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti.
Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa
Primjeri projekata: organizacija dana škole, organizacija državnog natjecanja, organizacija maturalnog izleta, upisi ...

10. Što su PROGRAMI? Program = skup povezanih projekata
usklađeno upravljanje pojedinim projektima
koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata
primjer: program “Suradnici u učenju” traje nekoliko godina i obuhvaća projekte suradnje obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju u okviru pojedinih nastavnih godina

11. Što je CILJ projekta? Cilj projekta je NEŠTO
čega prije realizacije projekta NIJE BILO,
čega bez projekta NE BI bilo,
vrijedno ulaganja u projekt.
Dobro postavljeni ciljevi su:
Jasno određeni (opisani)
Mjerljivi
Dostižni
Ostvarivi
Vremenski uokvireni

12. Što su to RESURSI projekta?
Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni cilj ...
Ljudi
Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...)
Vrijeme
Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni!

13. Sudionici projekta Naručitelj(i) projekta Sponzor(i) projekta
Ulagač(i) u projekt
Voditelj(i) projekta/projekata/programa
PROJEKTNI TIM - članovi tima
Osobe zadužene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.

14. Naručitelji projekta
Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje
Određuju cilj projekta.
Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja:
postavlja zahtjeve za provedbom projekta
odobrava rezultate projekta
pokriva troškove projekta
koristi se rezultatima projekta
razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja:
interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta

15. Voditelj projekta zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te
odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta.
Za vođenje projekta potrebno je imati:
Komunikacijske vještine
Stručnost u predmetnom području projekta
Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

16. Sponzor projekta
osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta
“najvažniji saveznik voditelja projekta”
razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora:
interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi

17. Ulagači “stakeholders”
svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac …
osobe (pojedinci ili ustanove)
kojima je u interesu uspješna realizacija projekta
koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta
koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe
ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta

18. Nadzor projekta uspostavlja se zbog:
praćenja provedbe projekta
davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta
izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja
nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta

19. Vremenski okvir projekta
Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj!
Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta.
Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti.
Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

20. Mjerila uspješnosti projekta
rok
troškovi
kakvoća
KAKVOĆA / KVALITETA
Trokut
prilagodbe
Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju.
TROŠKOVI
VRIJEME

21. “Trgovanje” mjerilima uspješnosti
Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu.
Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene.
Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene.

22. Podsjetimo se ...
Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima
Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti.
Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici.
Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće.
Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

23. Sada nekoliko riječi o tome ...
kako dobro opisati ciljeve projekta ...
što su preduvjeti za uspjeh projekta ...

24. Ciljevi projekta trebaju biti …S
SPECIFIC
SPECIFIČNI M
MEASURABLE
MJERLJIVI A
ACHIVEABLE & AGREED UPON
DOSTIŽNI I
USUGLAŠENI R
REALISTIC
REALISTIČNI T
TIME-ORIENTED
VREMENSKI ODREĐENI

25. Školski primjer: JFK i Mjesec
Govor pred Kongresom SAD,
“Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju”
Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja možemo prepoznati?

26. Većina projekata NIJE uspješna!
Propali
Problematični
Uspješni
23%
49%
28%
2000
28%
46%
26%
1998
40%
33%
27%
1995
31%
53%
16%
1994
Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim
tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994.
Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

27. Zašto projekti ne uspijevaju?
Nejasni ili neusklađeni ciljevi
Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača
Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe)
Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora
Loša procjena rizika
Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

28. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 1. dio
ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu)
izabrati najbolji mogući tim
održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije
realistična procjena potrebnih resursa
realističan vremenski plan aktivnosti na projektu

29. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio
ne izlaziti izvan opsega projekta
voditi računa o ljudima
stalna podrška sponzora
spremnost na promjene i inovacije
dobra međusobna komunikacija
stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika)
potencijal za - vođenje

30. Podsjetimo se ...
što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren
za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci
Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt

31. Upravljanje projektima može:
olakšati ono što radimo.
unaprijediti način rada.
ubrzati postizanje ciljeva/rezultata.
sniziti troškove rada.
potaknuti promjenu.
Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...

32. Projektni ciklus - procesni model
Završetak implementacije
Projektni proizvod se uvodi u uporabu
Osmišljanje
Potvrda o otklonjenim neispravnostima
Prihvaćena Vizija / Opseg projekta
MSF
Provjera (kontrola) i utvrđivanje eventualnih pogrješaka
Planiranje
Dovršetak proizvoda
Prihvaćeni projektni planovi
Realizacija

33. Umjesto zaključka
Upravljanje projektima je jedna od vještina koje nastavnici (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nužno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angažman očekuje.
Potreban dio stručnog usavršavanja svih.
Fleksibilnost i dosljednost su potrebni.

34. Primjeri nekih projekata u školama
Upisi
Tiskanje svjedodžbi
Izrada školskih web stranica
Sudjelovanje u programima/projektima:
Učenička natjecanja
LIDRANO
CARDS projekti

35. Školski projektni zadaci
projekt realiziran u okviru programa PiL u RH
primjeri korištenja dijelova softverskog paketa MS Office 2003 u nastavi različitih predmeta.
timski rad grupe nastavnika: Saida Deljac, Lidija Kralj, Snježana Babić
javno dostupan na adresi:

36. Školski projektni zadaci

37. “Kako raditi školske projekte”
obrazovni sadržaj za samoučenje
govori o projektima u nastavi, ne o upravljanju projektima
autorica: Saida Deljac, ŽTŠ Zagreb
Javno dostupan na:

38. Kako provoditi školske projekte?

39. Dodatni resursi MSF dokumentacija hrvatskom jeziku:
MSF stranice na Microsoft.com:
Project Management Institute (PMI):
Udruga za projekt menadžment PMI Hrvatska
Hrvatska udruga za upravljanje projektima
by Ratko Mutavdžić