1. Uvod u projekte, 2. dio O uspješnim i neuspješnim projektima
Darko Jureković, PMP
Suradnici u učenju - Partners in Learning,
Microsoft Hrvatska
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

2. O današnjem predavanju
Zašto većina projekata ne uspijeva?
odnosno
Kako najboljim namjerama popločati put do pakla sebi i drugima

3. Izvorišta ovog predavanja
MSF – Microsoft Solutions Framework – službeni MS udžbenik i prezentacije
PMBOK – službeni PMI priručnik o upravljanju projektima
Iskustva stečena u radu na PiL projektima
Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL

4. Što je uspješan projekt?
Samo onaj koji:
Završi u planiranom roku
Ne prekorači planirani proračun (budžet)
Ima kao rezultat ono što je naručitelj tražio, s očekivanom (unaprijed utvrđenom) razinom kakvoće

5. Mjerila uspješnosti projekta
rok
troškovi
kakvoća
KAKVOĆA / KVALITETA
Trokut
prilagodbe
Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju.
TROŠKOVI
VRIJEME

6. Većina projekata NIJE uspješna!
Propali
Problematični
Uspješni
23%
49%
28%
2000
28%
46%
26%
1998
40%
33%
27%
1995
31%
53%
16%
1994
Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim
tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994.
Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

7. Jason Hiner, TechRepublic1
5 glavnih razloga za neuspjeh projekata:
Neuspjeh promjene kulture poslovanja
Nedostatak posvećenosti projektu
Neuspjesi s prošlih projekata
Neodgovarajuće planiranje
Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi

8. Mitch Betts, ComputerWorld Online Why IT projects fail 2 (Zašto ne uspijevaju IT projekti)
Ljudi rješavaju probleme
Ljudi stvaraju probleme.
Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za rješavanje problema određuje hoće li oni biti riješeni ili ne!
Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima.

9. Michael Krigsman, IT Project Failures (Neuspjesi IT projekata) 3
Složenost projekata
Politički problemi
osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata
Organizacijski problemi
Zatvaranje očiju pred problemima

10. John McCormick, Baseline 4
NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI!

11. David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5
Opseg, opseg, opseg
Taštine
Loša komunikacija
Nedostatni proračuni
Zaboravljeni korisnici
Sponzor koji nestaje
Manjak planiranja
Dobra stara “viša sila”

12. Judi Harris, “Zašto telekolaborativni projekti ponekad ne uspijevaju” 6
Nedostatak potrebne podrške
Izvanjski poticaj za projekt
Usmjerenost tehnologiji, a ne sadržaju
Previše složena ili općenita vizija projekta
Nedovoljno razrađen vremenski plan
Nedostatak vremena potrebnog za realizaciju

13. Zašto projekti ne uspijevaju? 7
Nejasni ili neusklađeni ciljevi
Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača
Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe)
Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora
Loša procjena rizika
Preuzeto iz službenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji

14. “12 zlatnih pravila” 8 za uspješnije projekte, 1. dio
ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu)
izabrati najbolji mogući tim
održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije
realistična procjena potrebnih resursa
realističan vremenski plan aktivnosti na projektu
Preuzeto iz knjige “The Complete Idiot's Guide to Project Management”, 3. izdanje,
Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker (izdanje prosinac 2003)

15. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio
ne izlaziti izvan opsega projekta
voditi računa o ljudima
stalna podrška sponzora
spremnost na promjene i inovacije
dobra međusobna komunikacija
stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika)
potencijal za - vođenje

16. Geek & Poke

17. Komunikacija na projektu?
"Projekt je kasnio, a proračun je prekoračen"
"Stvoreno je ono što nam ne treba"
"Ne udovoljava našim očekivanjima – nismo zadovoljni"
"Nismo u potpunosti razumjeli što trebamo raditi"
"Nismo dobili informacije potrebne za obavljanje posla"
"Nismo znali koliko rad ostalih članova tima utječe na naš rad"
"Ne funkcionira pravilno u našem okruženju"
"Prekomplicirano je za korištenje"
"Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme"
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

18. Projekti u školstvu
Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti!
Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti.
Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

19. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 1.
Snažne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad.
Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi.
Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim!

20. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 2.
Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često dovodi do pogrešaka u
postavljanju rokova i
procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata te
u predviđanju i procjeni rizika!

21. Zapažanja o nastavnicima na projektima, 3
Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne procjene vremena i troškova)
Sklonost odustajanju pri prvim poteškoćama!
Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ PROBLEMA!

22. Pogreške nastavnika kao voditelja projekata
Pogreške u komunikaciji:
Ne komuniciraju dovoljno niti redovito
sa članovima projektnog tima te
sa ulagačima u projekt
Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju
Pogreške u planiranju:
Krive (preoptimistične) procjene vremena
Loša ili nikakva procjena rizika
Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traženo daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)

23. Česte pogreške sponzora
Uključivanje u rješavanje sukoba unutar projektnog tima (Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit ćete optuženi za favoriziranje ovog ili onog člana projektnog tima i za razbijanje tima kao cjeline”)

24. Česte pogreške sponzora
Davanje preporuka voditelju kod odabira članova projektnog tima (Savjet: “Izbjegavati! Može rezultirati paralelizmom komunikacije voditelja i članova projektnog tima sa sponzorom!”)

25. Česte pogreške sponzora
Izostanak očekivane potpore voditelju projekta (“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva. Ako voditelj projekta to treba ili očekuje, dajte mu/joj potrebne punomoći javno i pred svima!”)

26. Gdje griješe članovi projektnog tima
Olako prihvaćaju i preuzimaju obveze bez prethodnog promišljanja o tome mogu li ih zaista i izvršiti u zadanom (predviđenom) roku
Ne smatraju potrebnim izvijestiti voditelja i ostale članove projektnog tima o kašnjenju sa realizacijom vlastitih zadataka
Školske i druge obveze su redoviti izgovor i opravdanje kod kašnjenja s realizacijom – ovo govori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti na ljestvici poslova i zadataka

27. Dodatni uočeni problemi, 1.
Međusobno nepovjerenje i sukobi članova projektnog tima – sukobi taština i “osobnih agendi”
Nadmetanje u projektnom timu, umjesto suradnje
Drugačije mišljenje doživljava se kao kritika
Kritika se doživljava apriorno negativno
Neslaganje se doživljava kao neprijateljstvo

28. Dodatni uočeni problemi, 2.
Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh projekta
Umjesto rješenja poteškoća traži se krivca/krivce (rezultat je naravno - konflikt)
Zajednička odgovornost za uspjeh povlači i pravo svih da prime (podijele) priznanje za taj uspjeh

29. Savjeti o ulasku u projekte
Život je naš najdragocjeniji resurs
Ulažite ga promišljeno u sve, pa tako i u projekte
Ulazite u projekte ako je to opravdano i svrhovito:
Osobni i stručni izazov
Predstavlja korist za učenike, školu, zajednicu
Prilika za učenje i stjecanje novih znanja i vještina
Ciljeve projekta prepoznajete kao “svoje”
Postoje temeljni preduvjeti potrebni za uspješnost projekta (konsenzus o ciljevima, rokovima, resursima i kakvoći konačnog rezultata projekta)

30. Savjeti o pokretanju projekta, 1
Vodite računa da ciljevi budu na samom početku projekta jasno definirani, mjerljivi, ostvarivi i realistični, vremenski uokvireni te da su svi sudionici na projektu već na samom početku projekta suglasni oko ciljeva koji se projektom žele postići.

31. Savjeti o pokretanju projekta, 2
Na početku – “Glave na hrpu!” 
Neka službeni početak projekta bude organiziran kao prvi sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako su članovi projektnog tima iz različitih škola i dijelova Hrvatske).
Kasnija komunikacija je moguća i “on line”.

32. Savjeti o planiranju projekta, 1
Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju prije nego što pristupite samoj realizaciji projekta!
Vrijeme uloženo u planiranje vraća se kroz uštedu vremena u samoj realizaciji i kasnijem ispravljanju pogrešaka

33. Savjeti o planiranju projekta, 2
U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite računa o zbivanjima tijekom školske godine tijekom kojih je otežana realizacija projekta zbog pojačanog angažmana članova tima na ispunjavanju svojih nastavnih obveza (zaključivanje ocjena, upisi, natjecanja …)

34. Savjeti o planiranju projekta, 3
Ako nije dio projektnog učenja, projekt je izvannastavna aktivnost.
Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne mogu raditi na projektu stalnim opterećenjem /intenzitetom.

35. Savjeti o planiranju projekta, 4
Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju “rezervno vrijeme”
Kako će realizacija nekih aktivnosti na projektu sigurno kasniti, “rezervnim vremenom” štitite svoj tim i projekt od kašnjenja projekta u cjelini!

36. Savjeti o planiranju projekta, 5
Kada napravite svoj projektni proračun, povećajte prije razgovora s naručiteljem iznos za 10%-20%
Kako ste zbog manjka iskustva vjerojatno ispustili neki od stvarnih troškova, ovim povećanjem omogućavate njihovo pokrivanje

37. Savjeti o formiranju tima, 1.
Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije potrebne za svaku ulogu, a tek tada razmišljajte o tome tko bi od kolega odgovarao pojedinoj ulozi.

38. Savjeti o formiranju tima, 2.
Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane kolege. Ne namećite i ne postavljajte ljude u uloge u kojima se sami ne vide ili ne osjećaju ugodno.

39. Savjeti vezani uz timski rad, 1
Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture projektnih timova (jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i rade)

40. Savjeti vezani uz timski rad, 2
Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i odgovornost svih članova tima.
U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh pojedinog člana, već samo ukupni uspjeh ili neuspjeh čitavog projektnog tima!

41. Savjeti vezani uz timski rad, 3
Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju biti jasno podijeljene (i odijeljene).
Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to treba napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini.

42. Savjeti kod procjene rizika
Uvijek se može dogoditi da netko od kolega zbog nepredviđenih događanja (bolovanje, npr) ne može više sudjelovati na projektu.
Pokušajte za svaku ulogu pronaći / osigurati barem još jednog (“zamjenskog”) kandidata ili člana tima.

43. O projektnoj dokumentaciji
Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju urednom i točnom
Početno ulaganje vremena u ovaj posao vraća se kroz:
Olakšanu komunikaciju s ulagačima
Korištenje dokumentacije na sljedećim projektima

44. Kako se nositi s dodatnim zahtjevima
Naučite reći NE!
Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem!
Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati uvjete pod kojima se on odvija to se neizbježno odražava na njegov uspjeh i traži promjene u početnim planovima

45. Kako se nositi s dodatnim zahtjevima
Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za promjenom opsega ili rokova osigurati i dodatne resurse (ili produljenje vremena ili suglasnost s nižom kvalitetom konačnog proizvoda), projekt ne može završiti uspješno!

46. Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta?
Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh zajednička, onda i uspjeh pripada svima.
Ako je projekt bio uspješan, nemojte zaboraviti pohvaliti i istaknuti sve koji su sudjelovali na njemu.

47. Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta?
Održite zaključni sastanak na kojem ćete projekt proglasiti formalno zaključenim!
Održite ga mjesec dana nakon što su radovi na projektu završili. Do tada će se strasti i eventualni konflikti unutar tima stišati.
Formalno zatvaranje projekta potrebno je i zbog članova projektnog tima i zbog vanjskih ulagača u projekt te korisnika

48. Što ako se projekt prekine prije završetka?
Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima.
Objasnite im što se dogodilo i što je još potrebno napraviti do formalnog zatvaranja, a što se od planiranog neće realizirati.
Izbjegnite raspravu o krivnji i krivcima.

49. Što ako se projekt prekine prije završetka?
Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju dokumentaciju o stanju realizacije u trenutku prekida (potrebno i korisno za mogući novi projekt a ujedno je i potvrda o učinjenom)
Procijenite gdje i kako bi se već ostvareno na projektu ipak moglo iskoristiti.

50. Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na uspješnost projekata
Definicija projektnog neuspjeha, (Definition of Project Failure, Kris Johnson): uspjeh projekta i uspješnost njegovih rezultata nisu isto

51. Dodatni resursi, 1. MSF dokumentacija hrvatskom jeziku:
MSF stranice na Microsoft.com:
Project Management Institute (PMI):
Udruga za projekt menadžment PMI Hrvatska
Hrvatska udruga za upravljanje projektima
by Ratko Mutavdžić

52. Dodatni resursi, 2.
Standish Group, preuzeto (ključni pojam za pretraživanje: Extreme Chaos)
TechRepublic Webcasts, Jason Hiner, Top Five Reasons why Project Management fails preuzeto
Mitch Betts, ComputerWorld Online, Why IT projects fail preuzeto
Michael Krigsman, ZDNET; IT Project Failures preuzeto

53. Dodatni resursi, 3.
John McCormick, Baseline, Projects Don’t Fail, People Do preuzeto
David Garrett, Certification Magazine, 10 Reasons That Projects Fail (And How to Avoid Them); , preuzeto
Harris, J. (2000). Taboo topic no longer: Why telecollaborative projects sometimes fail. Learning and Leading With Technology, 27(5), , preuzeto
Kris Johnson, Definition of Project Failure, prezeto

54. Upravljanje projektima iz manje stresnog kuta
Dilbert, ili, duhovito o ozbiljnom i svakodnevnom i u projektima i u tvrtkama: (materijal zaštićen i korištenje bez naknade ograničeno na osobnu uporabu)
Geek & Poke, One Year in a IT Project, _project/ (korištenje moguće u skladu s licencijom Creative Commons)
Grantland, Project Cartoons to improve Project Management 1, (korištenje ilustracija u prezentacijama se naplaćuje)