1. SISTEMA INTERNE KONTROLE
DOKUMENTOVANJE
SISTEMA INTERNE KONTROLE

2. Treba da razumijete Definiciju dijagrama toka
Grafičko predstavljanje sistema interne kontrole
Metodologiju pravljenja dijagrama toka
Vrste dijagrama toka
Standardne simbole dijagrama toka
Analizu dijagrama toka
Prednosti i nedostatke dijagrama toka
Narativne opise interne kontrole
Upitnike interne kontrole

3. Oblasti na koje se treba usredsrediti
Interna kontrola
Procese koji zahtjevaju veliki rad
Kašnjenja
Cikluse preispitivanja
Kretanje dokumentacije
Dupliranje ili izostavljanje

4. Definicija sistema
Sistem (proces, posao, funkcija ili djelatnost) je niz, skup ili zbir ideja, dijelova, djelatnosti i / ili ljudi koji su vezani ili međusobno povezani radi ostvarenja ciljeva.

5. VRSTE INTERNIH KONTROLA
Organizacione kontrole: mora postojati dobro definisana organizaciona struktura koja pokazuje kako se odgovornost i ovlašćenja raspoređuju.
Podjela dužnosti: osnovni oblik kontrole je podjela odgovornosti tako da nijedno lice ne može u potpunosti evidentirati i obraditi transakciju. Ovo se može postići odvajanjem funkcije davanja ovlašćenja, funkcije evidentiranja, i funkcije čuvanja.
Fizičke kontrole: one obezbjeđuju da pristup sredstvima i evidenciji bude dozvoljen samo ovlašćenom osoblju.
Davanje ovlašćenja i odobrenja: za sve transakcije potrebno je ovlašćenje i odobrenje od strane odgovornog lica. Ograničenja koja se tiču ovlašćenja potrebno je navesti u pismenoj formi.

6. VRSTE INTERNIH KONTROLA
Aritmetičke i računovodstvene kontrole: obuhvataju one kontrole koje provjeravaju aritmetičku tačnost evidencije kao što su kontrolni računi, poravnanja i kontrole dokumenata koje iz toga slijede.
Osoblje: ispravno funkcionisanje sistema zavisi od zaposlenja dobro motivisanog, kompetentnog osoblja koje posjeduje neophodan integritet za obavljanje svojih poslova.
Nadzor: važan aspekt svakog sistema kontrole je postojanje procedura za nadzor od strane rukovodstva.
Kontrole rukovodstva: njih vrši rukovodstvo van svakodnevnog rada sistema. Primjer za to je nadzor pomoću kontrole budžeta.

7. OD INTERNOG REVIZORA SE ZAHTJEVA DA:
Ima neku formu opisa sistema.
Bude u mogućnosti da identifikuje koje procedure se zahtjevaju za odgovarajuće upravljanje takvim sistemom.
Evaluira da li te kontrole postoje i da li zaista funkcionišu.

8. Dokumentovanje sistema interne kontrole
Grafičko dokumentovanje
Upitnici interne kontrole
Narativni opisi

9. Dokumentovanje internih kontrola
Bez obzira koji se metod koristi za dokumentovanje internih kontola, proces je u osnovi isti i koristi ove korake:
Intervjuisanje zaposlenih u određenom odjeljenju i
bilježenje primijenjenih operacija.
Pripremanje sistemske dokumentacije (narativni opisi,
grafičko dokumentovanje itd.)
Slijediti tok jedne ili više transakcija kroz sistem da bi se
lakše potvrdila tačnost dokumentacije
Razmatranje kontrolnih karakteristika
Identifikovanje dobrih strana i slabosti internih kontrola.

10. Dokumentovanje sistema ima tri glavna cilja:
Identifikovati kontrole unutar sistema koje potom mogu da se ispitaju
Obezbijediti informacije koje su neophodne da podrže preporuke za linijske direktore u vezi sa unapređenjem efektivnosti i efikasnosti sistema.
Obezbijediti osnovne informacije za nove članove tima revizije.

11. Grafičko dokumentovanje
Grafičko dokumentovanje sistema sažima tok dokumenata kroz organizaciju ili odjeljenje identifikujući na taj način interne kontrole koje se odnose na određene procese i aktivnosti.

12. DEFINICIJA DIJAGRAMA TOKA
Dijagram toka (flowcharts) “su grafički prikazi aktivnosti koje se odvijaju prilikom izvršenja nekog posla”. Njima se prikazuje struktura sistema sa stanovišta funkcija, dokumenata, postupaka i izvještaja. Dijagrami toka uobičajeno se pripremaju za pojedina odjeljenja ili funkcije u preduzeću.
U vezi primjene dijagrama toka u internoj reviziji, može se reći
da je dijagram toka:
sredstvo koje osigurava jednostavan i sažet pregled
sistema i njegovih ključnih elemenata,
sredstvo pomoću kojeg interni revizor može analizirati
sistem i utvrditi njegove jake i slabe strane,
tehnika za oblikovanje novog, efektivnijeg i efikasnijeg sistema i
vodič za revizora u fazi planiranja i obavljanja interne
revizije.

13. Dijagrami toka su grafički prikaz sistema svih:
Dokumenata
Knjiga računa
Protoka dokumenata
Protoka informacija
Aktivnosti
Interne kontrole.

14. Upotreba dijagrama toka
Obrada dokumenata
Određivanje stvarnih i željenih pravaca
Može identifikovati probleme i potencijalna poboljšanja
Može identifikovati slabosti u kontroli
Može se primijeniti na cjelokupan proces, proizvod, osobu ili odjeljenja

15. Revizor treba da odgovori na sljedeća pitanja:
Kako se procesi izvršavaju?
Koje su kontrole ključne?
Da li su procesi dobro oblikovani u smislu upravljanja rizicima i njihovim održavanjem na prihvatljivom nivou?
Ako to nije tako, gdje su nedostaci u dizajniranju procesa?

16. Metodologija pravljenja dijagrama
dijagrami toka trebaju biti jednostavni, tako da su cijela struktura ili tok jasni na prvi pogled,
mora postojati usklađenost simbola, tako da svaki simbol predstavlja jednu moguću interpretaciju,
smjer prikaza bi trebao biti od gore prema dole i s lijeva na desno,
ne smije biti nedorečenosti,
glavni tok treba završiti u donjem desnom uglu, a ne u sredini stranice,
linije za povezivanje smiju se presjecati samo tamo gdje je to neophodno, kako bi se sačuvala jednostavnost prikaza.

17. Smjernice za pravljenja dijagrama
Radni papir podijeliti na dvije ili tri kolone
Kratki narativni opisi slijede redoslijed obrade
Unijeti radno mjesto lica koje obavlja operaciju
Koristiti simbole za dokumentaciju
Naznačiti kada nastaje neka transakcija
Unijeti krajnje odredište dokumenta
Naznačiti mjesta koja predstavljaju dobre strane ili slabosti
Unositi samo bitne kontrole

18. Savjeti za pravljenja dijagrama
Neka bude jednostavan.
Nemojte se opterećivati samim izgledom već imajte na umu zbog čega
vam je potreban dijagram toka.
Nacrtajte ga brzo odnosno ugrubo tj. u toku razgovora ili dok pregledate uputstva.
Pravite dijagram procedure iz pisanog uputstva samo kada procjenjujete uputstvo.
Pravite dijagram onoga što se zaista dešava a ne onoga što bi trebalo
da se dešava (ljudi vam govore ono što oni misle da želite da čujete).
Neevidentirane izmjene procedura su rezultat plana ili greške.
U toku crtanja dijagrama provjerite da li nedostaju procesi, dokumenta ili provjere.
Upamtite KAKO, GDJE, ŠTA, KADA, AKO.
Logički razmišljati o procesima.
U pripremu dijagrama uključiti najširi krug zainteresovanih osoba.

19. Faze revizijskog procesa
Polazeći od standarda interne revizije, iterativni proces reviziranja odvija se u četiri faze:
planiranje interne revizije,
ispitivanje i ocjena poslovanja,
izvještavanje o obavljenoj internoj reviziji i
praćenje realizacije preporuka

20. Standard: 2201 – Razmatranja pri planiranju
Planirajući zadatke, interni revizori moraju
razmotriti:
ciljeve aktivnosti koja se pregleda i načine na
koje aktivnost kontroliše svoje djelovanje,
značajne rizike za aktivnost, njene ciljeve, resurse i ostvarivanje te načine na koje će se potencijalni učinak rizika odražavati na prihvatljivom nivou,
adekvatnost i efektivnost upravljanja rizikom aktivnosti, kao i sistema kontrole upoređenih sa relevantnim okvirom ili modelom kontrole,
prilike za postizanje značajnih poboljšanja kod upravljanja rizikom i kontrolnih sistema aktivnosti.

21. Prednosti i mane dijagrama toka

22. Prednosti Lakoća razumijevanja Brže
Primijete se propusti, slabosti u kontroli, nedostaci

23. Mane Neophodno je vrijeme kako bi se savladala metodologija
Samo osoba koja priprema dijagram ga i razumije
Bespotrebno detaljisanje

25. Simboli
Početak / Završetak
Proces / Aktivnost
Odluka Dokument

26. Nastavak toka na istoj strani
Ručna radnja
Ulaz / Izlaz
On-Page Connector
Nastavak toka na istoj strani
C-4/2 A
Off-Page Connector
Nastavak toka na drugoj strani A
OFF-LINE DATOTEKA
A-abecedna, N-numerička

27. Bilješke, komentar, tumačenja
Broj bilješke
Tok dokumenata
Tok informacija
The height of the text box and its associated line increases or decreases as you add text. To change the width of the comment, drag the side handle.
Bilješke, komentar, tumačenja
Priprema

28. Magnetni disk
On-line spremanje
Direktan pristup arhivi
Sravnjenja, pregledi, upoređenja
Ručni unos

29. Crtanje dijagrama toka
Uvijek koristiti običnu olovku (ili drugo
sredstvo koje se može izbrisati)
Postaviti niz vertikalnih linija (kolona)
Sačuvati posljednju lijevu kolonu za opise

30. Dijagram toka

31. PRIMJERI DIJAGRAMA TOKA

32. 1.2011 Nabavno odjeljenje Prijemno odjeljenje Računovodstvo
Od Nabavnog odeljena
Od Prijemnog odeljenja Od
dobavljača
Početak
Narudžbenica bez
podataka o količini
Zahtev Narudžbenica
Izveštaj o prijemu
Faktura Otpremnica
Zahtev za
nabavku
Prijem zahteva za
nabavku i provera da li je zahtev u
skladu sa planom nabavke Od
dobavljača
Regisrar zahteva
Otpremnica
Profaktura
Usaglašavanje dokumenata i provera cene i količine, upoređenje fakture sa narudžbenicom i izveštajem o prijemu i
Prijem, brojanje i provera kvaliteta robe Da
Izdavanje i isporuka
Da li ima na zalihama?
Izveštaj o prijemu
odobrenje plaćanja Ne
Prikupljanje i obrada ponuda i izbor dobavljača
Lista odabranih
dobavljača
Unos naziva
dobavljača, količine, cene i
broja narudžbenice
Plaćanje dobavljaču
Četiri primerka:
Dobavljaču
Računovodstvu
Odeljenju za nabavku
Šefu Odelj. za prijem
Izveštaj o isplati P
Program za obradu narudžbenica 1
Knjiženje u datotekama
Narudžbenica Četiri primerka:
Dnevnik prijema
Dobavljaču
Računovodstvu
Odeljenju za nabavku
Odeljenju za prijem P
Datoteka narudžbenica
Datoteka
dobavljača
Datoteka
Arhiva N
Slanje narudžbenice dobavljaču
glavne knjige
1.2011
Arhiviranje
po broju
Dobavljač
Kraj
narudžbenice
Slika 2. Primjer dijarama toka nabavke

33. BYU - Financial Services Function: Student Loan Accounting ARP06
Revision: 0 Effective Date:
Notes:
Loan Procedures
1 Pursue signature; if necessary
Phone contact
Letter
Place in priority file
Student Loan Specialist
From Cashier
2 If long term, must have:
Co-signer signature
Student signature
Co-signer affidavit
Notary stamps
Co-signature may be
waived by financial aid for:
International Students
Other special circumstances
3 Collection hold is evaluated
- Receive Promissory Notes from Cashier
Promissory Notes
4  Enter date stamped or date received.
Enter amount of loan request if less than note
- Check for student signature and date 1
UCA 3
Sscreen
5 If tuition posted, date is uploaded to UCA student account daily. If tuition is not posted, data waits for posting.
- Phone contact
Signature and date? 2
N file until corrected.
- Place in priority Y
6 Short term and long term loans are filed separately.
Credit or Collection 3
hold?
- Phone contact
Y Place in priority
file until corrected. N
- Process 4
- Enter date and initials
UCA N310
Screen
- File Notes 5
Promissory Notes 6
File
Drawing1:DAG:9/3/01:10/20/01

34. Brigham Young University
Process Flow Chart
Process Map
Brigham Young University
Tech Data Proprietary
Department:
Bookstore
Process:
Cash Receipts Processing
Document Level: 5
Dept. A
Dept. B
Dept. C

35. 36 Notes: BYU - Financial Services
Process Heading
Define specific process being documented.
 12pt.
Bold
Left Justify
BYU - Financial Services
Function: Student Loan Accounting ARP06
Revision: 0 Effective Date:
Loan Procedures
1 Pursue signature; if necessary
Phone contact
Letter
Place in priority file
Address
Process Title
Place heading in Background page.
Center, 12 pt., Arial Font, Bold.
Include Primary Department (i.e., Financial Services, Purchasing), Function and file name.
Student Note Clerk
Correction
Right JustifyClerk
8 pt.
Arial Font
From Individual Title
Cashier
Promissory from Cashier
Bold
2 If long term, must have:
Co-signer signature
Student signature
Co-signer affidavit
Notary stamps
Co-signature may be waived by financial aid for:
Note Text
8 pt.
 10 pt.,
Bold,
- Receive  Underline,
Notes
Left Justify
Personnel Separator
Form Titles
8 pt.
Centered
Note # of copies
Separate personnel &/or
departments with dotted
line (line pattern 2).
Promissory Note (3 Copies)
International Students
Other special circumstances
3 Collection hold evaluated is
mped -
received. signature
oan CA
To Format Bullets,
Create text with paragraph returns;
Highlight text;
Select bullet icon and insert bullets;
Select Format
4  Enter date sta or date
Check for student
and date 1
Enter amount of l
request if less than  Select Text
Screen
UCA 3
note
Select Paragraph
Set Left Indentation at 2 mm,
5 If tuition posted, Right at 0 and First at -2 mm.
-Send to address
date is uploaded to U Close menu bar.
Signature and date?
Promissory Note (3 Copies) N
correction clerk.
student account daily. If tuition is not posted, data waits for posting. 2 A Y
6 Short term and long term loans are filed separately.
Text in Symbols
Credit or Collection 3
hold?
- Phone contact
Y Place in priority  8 pt.
file until corrected.  Set off steps with
- Receive Promissory Notes from Cashier
-Correct address and
dash (-).
Note Numbers
Use note numbers from standard stencil Indent text, then place note.
To indent text:
Pro
Ent initial
File
return. N
From text or pointer mode highlight text box, er date and
cess 4 A
Select Format
Select Text
Select Tabs
Set default tab to 6 mm.
Close and initial tab to start text in box.
UCA N310
Screen s
Notes 5
Promissory Note (3 Copies)
Show distribution
of form copies
Off-page reference is to page number then related reference letter. In this instance it is to page
Insert page using View-Header/ Footer option. I does not show up on draft but does in Print Preview and when printed.
Promissory Note
Insert footer on background page. Format is pathname\preparer’s initials\date prepared\current date. This is in 6pt type, left and top justified.
Promissory Note
(1 Copies)
(2 Copies)
2, off page reference A. 6
File 2 A
C:\Documents and Settings\auddag\My Documents\Projects\ Documentation\BYUH Documentation\Flow chart guide.vsd:DAG:9/3/ 01:02/28/03
Page 1 of 1 36

37. Procedura za donošenje poslovnih odluka

38. Procedura za odobravanje plasmana

39. Procedura za odobravanje plasmana

40. Procedura za odobravanje plasmana

41. Vertikalni prikaz procesa
Tok postupka, opis aktivnosti, odgovornosti i prateći dokumenti daju se u sljedećoj formi:

42. Opis elemenata vertikalnog prikaza procesa
Matrica nadležnosti treba utvrditi odgovornost za izvršenje i rok u kojem je pojedinu aktivnost potrebno izvršiti. Nadležnost za izvršenje je potrebno odrediti u svakoj aktivnosti, dok se rok određuje za aktivnosti u kojima je vremenski rok od bitnog značnja ili je određen zakonom, odnosno podzakonskim aktom.
Prateći dokumenti – su dokumenti ili zapisi koji nastaju tokom odvijanja procesa i provođenja postupka, kao npr. zapisnik sa javnog otvaranja ponuda, ugovor i sl.

43. ANALIZIRANJE DIJAGRAMA TOKA

44. Treba analizirati sljedeće
Pouzdanost i integritet finansijskih i operativnih informacija.
Efektivnost i efikasnost operacija
Zaštitu imovine
Usklađenost sa zakonima, pravilnicima i ugovorima

45. Oblasti na koje se treba usredsrediti
Interna kontrola
Procese koji zahtjevaju veliki rad
Kašnjenja
Cikluse preispitivanja
Kretanje dokumentacije
Dupliranje ili izostavljanje

46. Interna kontrola
Da li bi interna kontrola registrovala ovaj segment nedostatka?
Da li ova osoba ili odjeljenje može da napravi grešku ili izmijeni podatke koje sistemi kontrole neće primijetiti?
Na koji način se kontroliše pristup sistemu?
Da li se primjenjuje princip svako kontroliše svakoga?
Da li postoji razdvojenost odobrenja zahtjeva od isplate ili odobrenja zahtjeva i potvrde prijema na račun?
Da li postoji razdvajanje poslova vezanih za odnose sa klijentima i pratećih poslova?

47. Usaglašenost
Da li je navedeni sistem u skladu sa sistemom koji je naveden u internom uputstvu?
Da li je dozvoljeno odstupanje od uputstva?

48. Efikasnost i efektivnost
Da li postoji bolja alternativa za postizanje istog rezultata?
Da li postoji višak dokumenata, knjiga i izvještaja?
Da li su isti podaci upisani/unijeti u sistem više od jednog puta?
Da li je redoslijed aktivnosti logičan?
Da li se aktivnosti mogu kombinovati?
Šta prouzrokuje kašnjenja?      

49. NARATIVNI OPISI

50. Narativni opisi
Oni opisuju sistem interne kontrole.

51. Narativni opisi
Izrada opisa poslovnih procesa je upravljački alat kojim se s jedne strane prati određeni proces od početka do kraja, odnosno s druge strane proces se prikazuje između različitih odjeljenja, sektora, tijela i rukovodioca.
Opis procesa sastoji se od: ulaza u proces, aktivnosti i izlaza procesa.
Nadalje, opis procesa omogućuje rekonstrukciju svih pojedinačnih transakcija i operacija provedenih u okviru jednog konkretnog procesa, odnosno verifikovanje navedenih transakcija i operacija od njihovog početka do završetka, s ciljem omogućavanja rekonstrukcije svih pojedinačnih aktivnosti i njihova odobrenja. Obuhvata sisteme dokumentovanja, izvještavanja, računovodstva i arhiviranja.

52. Narativni opisi
Svrha opisa procesa jeste pomoć revizorima (i rukovodstvu) da procijene adekvatnost upravljanja i kontrole, zatim mogućih gapova, preklapanja ili dupliranja posla između organizacionih jedinica. Opis procesa daje jasan pogled na:
procese,
ciljeve tih procesa,
povezanosti jednog procesa sa drugim procesima,
aktivnosti procesa,
vrijeme provođenja aktivnosti u okviru procesa,
potencijalne gapove kontrola i/ili preklapajuće kontrole i
zakonske, finansijske i druge dokumente na kojima se aktivnosti u okviru procesa temelje, odnosno koji im služe kao podloga.

53. Primjer opisa kreditnog procesa
ŠTA SVE TREBA OPISATI:
POPUNJAVANJE ANKETNOG LISTA I OCJENA POSLOVNE IDEJE
PODNOŠENJE ZAHTJEVA ZA KREDIT/ JEMSTVO
OBRADA KREDITNOG REFERATA
OCJENA POSLOVNOG PLANA
SAČINJAVANJE PREDLOGA ODLUKE
DOSTAVA REFERATA I IZVJEŠTAJA KREDITNOM ODBORU I DONOŠENJE ODLUKE
OTVARANJE KREDITNOG DOSIJEA
SAČINJAVANJE I POTPISIVANJE UGOVORA I PRIBAVLJANJE INSTRUMENATA OBEZBJEĐENJA
ZAHTJEV ZA ODOBRAVANJE SREDSTAVA BANKE I PRENOS NA RAČUN DOBAVLJAČA
OBRAČUN NAKNADA ZA USLUGE, POREZA NA PROMET I KAMATA I ISPOSTAVLJANJE NALOGA
MONITORING

54. koja proizlazi iz procesa
Dokumentacija
koja proizlazi iz procesa R. B.
Šifra obrasca
Naziv obrasca
Čuvanje
Mjesto
Vrijeme 1.
DI-02-01/1
Anketni list
Odjeljenje sredstava i plasmana u filijali
5 god. nakon otplate kredita 2
DI-02-01/2
Zahtjev za odobravanje kredita ili jemstva
- II - 3.
DI-02-01/3
Zapis o procjeni ponuđenog obezbjeđenja 4.
DI-02-01/4
Referat za obradu zahtjeva za kratk.kredit/jemstvo-šira verzija 5.
DI-02-01/5
Referat za obradu zahtjeva za kratk.kredit/jemstvo-uža verzija 6.
DI-02-01/6
Referat za obradu zahtjeva za srednjoročni kredit ili jemstvo 7.
DI-02-01/7
Izvještaj o kreditnoj analizi 8.
DI-02-01/8
Izvod izvještaja o kreditnoj analizi 9.
DI-02-01/9
Predlog odluke za odobravanje srednjeročnog kredita ili jemstva 10
DI-02-01/10
Kontrolna lista za monitoring
11.
DI-02-01/11
Kontrolna lista za monitoring na poslovima kreditnih odnosa sa inostranstvom

55. UPITNICI INTERNE KONTROLE

56. Upitnici interne kontrole
Upitnici služe za opisivanje sistema interne kontrole. Oni vode revizora u ispitivanju odgovornosti menadžera u vezi specifičnih i opštih internih kontrola. Upitnici se obično osmišljavaju da negativan odgovor pokazuje potencijalnu slabost interne kontrole. Negativan odgovor će prouzrokovati da revizor odredi da li postoje kompenzatorske kontrole koje bi nadoknadile negativan odgovor 

57. Primjer upitnika interne kontrole prodaje
Red. br.
Pitanja DA NE
N/P
Primjedbe 1.
Da li je prodaja pravilno autorizovana? 2.
Da li je otpremljena roba fakturisana? 3.
Da li su sve fakture pravilno pripremljene? 4.
Da li su fakture evidentirane? 5.
Da li sve fakture prati dokumentacija? 6.
Itd... 59

58. Pitanja za provjeru znanja nakon pređenog poglavlja
Navedite tri načina dokumentovanja interne kontrole? Koja od ova tri načina je vizuelni način dokumentovanja?
Opišite metodologiju pravljenja dijagrama toka (flowchart)? Šta sadrži dijagram toka?
U koje svrhe služi dijagram toka? Kada revizori prave dijagrame toka?
Da li opise procesa i dijagrame toka treba da prave organizacije u javnom sektoru?
Koji se standardi simboli koriste za dijagram toka i šta je njihovo značenje?
Kako se zove knjiga u kojoj se nalaze svi opisi procesa javnog preduzeća?
Kada i kako interni revizori koriste upitnike interne kontrole u svom radu – koja je to faza procesa revizije?
Koje su prednosti dijagrama toka?
Da li interni revizori treba da čuvaju dijagrame toka u stalnom dosijeu? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.