1. Iniţiere în Managementul IT
Seminar de instruire
Iniţiere în Managementul IT
Prezentat: Valentina Jardan
Preluat: Centru de eGuvernare
IDSI,

2. Iniţiere în Management IT
Scopul seminarului
Diseminarea informaţiei studiate
Analiza stării de management al proiectelor în IDSI
Propuneri şi plan de imbunătăţire a managementului proiectelor în IDSI

3. Iniţiere în Management IT
Câteva reguli de bază
Intrebaţi, intrebaţi şi iar intrebaţi – deoarece ne amintim:
50% din ceea ce vedem şi auzim,
80% din ceea ce spunem,
90% din ceea ce spunem şi facem,
Luaţi notiţe ori de câte ori consideraţi dumneavoastră că ceva e important
Participaţi şi dumneavoastră
Cu exemple
Incercând să vă puneţi în diverse situaţii

4. Agenda Managementul Proiectelor IT
Iniţiere în Management IT
Agenda
Managementul Proiectelor IT
Ce este un proiect şi care sunt calităţile managerului de proiect
Definiţia unui proiect de succes
Triunghiul / Trapezul de aur
Ingredientele managementului de proiect
SDLC
Metodele managementului de proiect
Planul de proiect
Planificarea costurilor şi a resurselor
Planificarea comunicării şi a calităţii
Managementul riscurilor
Managementul schimbării
Denumirea evenimentului, locatia, data

5. Definiţia unui proiect
Iniţiere în Management IT
Definiţia unui proiect
Un proiect este o serie de activităţi relaţionate care sunt indeplinite pentru a
realiza un obiectiv specific.
Construcţia unui pod
Realizarea unui sistem informatic
Reorganizarea/restructurarea unei companii
Lansarea unui nou produs pe piaţă
Proiectarea şi implementarea unui sistem de management (al calităţii, al mediului etc.)
Atributele principale ale unui proiect sunt:
Un scop unic
Un punct de plecare definit
Un set concret de obiective
Un set de ieşiri şi livrabile, pentru a satisface obiectivele
Un punct de sosire unde se îndeplinesc obiectivele
Beneficii (la modul ideal cuantificabile şi mai mari decât costurile)
Denumirea evenimentului, locatia, data

6. Calităţile unui manager de proiect
Iniţiere în Management IT
Calităţile unui manager de proiect
Responsabil
De încredere
Disponibil
Inteligent
Sociabil
Abordabil
Cu un bagaj de cunoştinţe specific proiectului
Skilluri: leadership, motivaţie, bun planificator,
negociator, capabil să delege.

7. Calităţile unui manager de proiect
Iniţiere în Management IT
Calităţile unui manager de proiect
Project Management-ul este o meserie care necesită atât abilităţi
native (gândire analitică, atitudine orientată spre rezolvarea
proactivă a problemelor), cât și dobândite (planificare, control,
motivare, managementul riscurilor, managementul calităţii etc.).
Personalul cu astfel de abilități este rar, iar în lipsa unei investiţii
reale în formarea unor astfel de manageri, majoritatea organizațiilor
apelează la soluții de compromis, promovând în astfel de poziții
personal administrativ.

8. Iniţiere în Management IT
Proiecte de succes
Un proiect poate fi considerat de succes atunci când:
Duce la indeplinirea obiectivelor
Este livrat în timpul estimat
Este livrat în bugetul estimat
Livrează un sistem conform specificaţiilor, inclusiv atunci când e vorba de calitate
Aduce valoare în raport cu investiţia (value for money)
Mulţumeşte sponsorii proiectului şi părţile cointeresate
În concluzie, un proiect de succes este dezvoltat la costul
estimat, în timpul specificat, conform cu specificaţiile.

9. Triunghiul / Trapezul de aur
Iniţiere în Management IT
Triunghiul / Trapezul de aur

10. Ingredientele managementului de proiect
Iniţiere în Management IT
Ingredientele managementului de proiect
Responsabilităţi clare: este esenţial ca rolurile şi responsabilităţile să fie clar definite, documentate şi agreate;
Obiective clare şi scop limpede: trebuie să se ştie ce se livrează şi de ce;
Control: orice proiect poate fi controlat, e nevoie însă de metodă;
Proceduri pentru schimbare: schimbarea face parte din viaţa noastră, şi ea trebuie controlată;
Raportare şi comunicare: comunicare eficientă şi eficace cu sponsorii proiectului şi transparenţa înseamnă evitarea conflictelor şi rezolvarea problemelor.

11. System Development Life Cycle (1)
Iniţiere în Management IT
System Development Life Cycle (1)
Ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor
• Initiation – iniţierea:
Identificarea unei nevoi care nu poate fi satisfăcută decât printr-un proiect
Request for work – cerere de lucru (sau cerere de sistem)
• Feasibility study – studiul de fezabilitate:
Este proiectul fezabil din punct de vedere cost/beneficiu?
Pot fi indeplinite constrângerile?
Constrângeri tehnice
Constrângeri de timp
Constrângeri de buget
• Project set-up – Instanţierea proiectului:
Daca proiectul e fezabil – un comitet sau altă entitate numeşte un project manager

12. System Development Life Cycle (2)
Iniţiere în Management IT
System Development Life Cycle (2)
• Requirements analysis and specification – analiza cerinţelor şi
specificaţiile proiectului:
Identificarea cerinţelor, structurarea şi prioritizarea lor
MoSCoW (Must Could Should Won’t)
• Design – Proiectarea:
Elaborarea specificaţiilor funcţionale
Elaborarea specificaţiilor non-funcţionale (performanţă, securitate, capacitate, disponibilitate etc.)
• Construction – Construcţia:
Aici se instalează, configurează, dezvoltă cod etc.

13. System Development Life Cycle (3)
Iniţiere în Management IT
System Development Life Cycle (3)
• Acceptance testing – Testarea de acceptanţă:
Făcută de beneficiari, în conformitate cu cerinţele – de obicei în urma unei instruiri
Se testează dacă proiectul dezvoltat corespunde cu aşteptările captate în cerinţe
• Go-Live - Punerea în producţie:
Sistemul este pus în producţie şi utilizatorii incep să îl folosească
• Maintenance – Mentenanţa şi intreţinerea:
Sistemul intră în operaţiuni
80-90% din viaţa unui sistem este reprezentată de partea operaţională

14. Iniţiere în Management IT
SDLC în acţiune

15. Managementul de proiect şi SDLC-ul
Iniţiere în Management IT
Managementul de proiect şi SDLC-ul
Fiecare dintre fazele de mai sus reprezintă o inşiruire de activităţi, executate de nişte resurse într-un timp dat şi într-un anumit buget
Fiecare proces din fazele SDLC poate produce deliverables (livrabile); acestea – sau alte puncte ale proiectului – pot fi milestone-uri (pietre de hotar) pentru acesta şi pot decide soarta proiectului
Este aşadar sarcina managerului de proiect să ţină sub control elementele triunghiului / trapezului de aur

16. Metodele principale ale managementului de proiect
Planificare şi estimare
Planificarea este baza controlului proiectului, cea care dă încredere echipei
Monitorizare şi control
Am atins milestone-urile, am indeplinit activităţile, suntem în buget şi în timp?
Managementul neconformităţilor
Toate problemele care pot afecta gradul de succes al proiectului vor fi identificate şi cunoscute
Managementul schimbării
Scăparea de sub control al schimbărilor poate afecta şi chiar compromite proiectul (vezi triunghiul/trapezul de aur)

17. Metodele principale ale managementului de proiect
Iniţiere în Management IT
Managementul riscurilor
Orice activitate umană are riscuri, riscurile trebuie gestionate
Nu trebuie confundate cu neconformităţile sau problemele, riscurile nu s-au intâmplat încă, au doar potenţialul de a se întâmpla
Asigurarea proiectului
Un set obiectiv de proceduri care să asigure că principiile de control vor fi menţinute pe intreaga durată a livrării
Organizarea proiectului
Roluri şi responsabilităţi clare
Managementul schimbării afacerii
Managementul sponsorilor (matricea de influenţă / interes)

18. Planul de proiect
În cursul fazei de instanţiere o serie de documente vor fi elaborate pentru a alcătui un plan de proiect
Planul de proiect este setul de documente care descrie cum vor fi controlate şi coordonate procesele din proiect
Planul de proiect centralizează toate documentele de planificare folosite pentru a gestiona şi coordona proiectul
Planul definește:
Scopul proiectului
Graficul de execuţie al proiectului
Costul proiectului
Altele: riscuri, achiziţii, resurse umane, planul de comunicare şi planul de calitate

19. Documentul de iniţiere a proiectului
Iniţiere în Management IT
Documentul de iniţiere a proiectului
Un punct de start bun este Project Initiation Document
Introducere, ţeluri, obiective şi livrabile
Lista pesoanelor din proiect (project organization chart) împreună cu rolurile lor
Sponsori, manageri, beneficiari
O structură de proiect (modul în care proiectul va fi impărţit şi executat)
O lista de milestone-uri (cu date calendaristice specificate)
Factori critici de succes şi criterii de finalizare
O secţiune de control managerial
Riscuri şi presupuneri
Planul de comunicare
Secţiune de aprobări şi autorizări (sign-off)

20. Iniţiere în Management IT
Graficul de execuţie
Probabil technica cea mai populară de
management de proiect
Definiţia activităţilor de proiect, clare şi agreate
Impărţirea activităţilor (Work Breakdown Structure)
Identificarea duratelor şi a eforturilor
Luarea în calcul a constrângerilor şi dependenţelor
Monitorizarea atentă şi constantă a progresului
De obicei, planul de proiect este prezentat sub formă de diagrama Gantt

21. Graficul de execuţie - exemplu
Iniţiere în Management IT
Graficul de execuţie - exemplu

22. Planificarea costurilor şi a resurselor
Iniţiere în Management IT
Planificarea costurilor şi a resurselor
Imediat ce activităţile sunt cunoscute, costurile pot fi estimate
În termen de cantităţi
Planificarea de costuri trebuie făcută pe cât posibil asemănătoare cu cea de activităţi
Estimarea costurilor cu resursele umane poate fi dificilă
Costurile interne nu sunt cunoscute întotdeauna
Costurile externe pot varia destul de mult
Resursele trebuie şi ele estimate
Oameni şi competenţe
Echipamente şi instrumente
Birouri şi spaţii de lucru

23. Abordări pentru estimare
Folosirea unui expert în materie
Riscuri reduse la nivel de activităţi
Riscuri mai ridicate la nivel de estimate (experţii sub- estimează)
Bottom-up: de jos în sus
O metodă analitică, destul de mare consumatoare de timp
Bazată pe estimarea activităţilor
Se face împreună cu echipa de proiect
Top-down: de sus în jos
Folosită pentru proiecte de un anumit tip, de care au mai fost făcute
Bazat pe cunoştinţe acumulate

24. Planificarea comunicării şi a calităţii
Iniţiere în Management IT
Planificarea comunicării şi a calităţii
Planul de comunicare include
Fluxul de comunicare
Cum vor fi folosite instrumentele de comunicare
Cine cu cine comunică
Orice proiect trebuie sa aibă un plan de calitate
Cu criterii obiective de calitate
Criteriile trebuie să fie SMART
(Specific,Măsurabil, Aprobat, Realist, Timp, Evaluat, Revăzut)
ISO 8402 defineşte calitatea ca fiind: totalitatea trăsăturilor şi caracteristicilor unui produs sau a unui serviciu care constau în abilitatea acestuia de a satisface cerinţele formale sau informale.

25. Câteva cuvinte despre riscuri
Iniţiere în Management IT
Câteva cuvinte despre riscuri
Atunci când e vorba de riscuri, avem la dispoziţie un set de activităţi:
Identificarea şi prioritizarea riscurilor
Evaluarea expunerii la risc
Activităţi de reducere a riscurilor şi acţiuni de contingenţă
Riscurile tipice pentru sistemele informatice
Menţinerea înregistrărilor despre riscuri

26. Managementul riscurilor
Iniţiere în Management IT
Managementul riscurilor

27. Prioritizarea riscurilor
Iniţiere în Management IT
Prioritizarea riscurilor
Prioritatea este un produs între Impact şi Probabilitate
Impactul: efectul advers produs de realizarea riscului
Probabilitatea: care este şansa ca un risc să se realizeze
Sa nu uităm de Legile lui Murphy când e vorba de probabilitate:
If anything can go wrong, it will.
Prioritizarea ajută PM-ul să ia o acţiune:
Acceptarea riscului
Prevenirea riscului
Reducerea riscului
Transferarea riscului
Planul de contingenţă
(Ignorarea riscului nu este o opţiune)

28. Evaluarea gradului de risc
Iniţiere în Management IT
Evaluarea gradului de risc

29. Monitorizarea şi controlul – registrul de riscuri
Iniţiere în Management IT
Monitorizarea şi controlul – registrul de riscuri

31. Project managerul în acţiune
Iniţiere în Management IT
Project managerul în acţiune
Monitorizare şi control
• Execuţia planului de proiect
a. Monitorizarea progresului în raport cu planul de proiect
b. Evaluarea progresului real în raport cu progresul planificat
c. Identificarea deviaţiilor şi variaţiilor de la plan
d. Aplicarea acţiunilor corective
Repetitia a,b,c,d este cunoscută şi ca ciclul de control.

32. Acţiuni corective
Creşterea intensităţii activităţilor, a duratei lor sau urgentarea acestora
Replanificarea
Extinderea perioadei de desfăşurare a proiectului (dead-line)
Creşterea numărului de resurse
Reducerea scopului
Oprirea proiectului

33. Reprezentarea grafică a progresului
Iniţiere în Management IT
Reprezentarea grafică a progresului

34. Procesul de management al schimbării
Formularea unei cereri de schimbare
Revizuirea cererii de schimbare
Determinarea fezabilităţii
Avizarea sau respingerea cererii de schimbare
Implementarea şi inchiderea cererii de schimbare
Necesitate: Formularul cererii de schimbare

35. Iniţiere în Management IT
Concluzii
E nevoie de project management pentru:
- A livra proiectele în timp şi în buget
- A ţine echipa de proiect concentrată pe scop
- A estima graficul de livrare, resursele şi duratele
- A îndeplini cerinţele de comunicare
- A gestiona riscurile
- A documenta
- A monitoriza şi a controla
- A negocia şi a controla schimbarea

36. Iniţiere în Management IT
Lecţii de PM invăţate
Contract de BCDR (business continuity & disaster
recovery)
• Iniţial angajament scurt, de 20 de zile/om
• Valoare mică, consultanţă pură, 4 servicii angajate
• După 4 luni şi aproximativ 40 de zile/om ne-am blocat
• Un PM senior a făcut o evaluare şi a rezultat un
document tip lecţii de învăţat (lesson learned)

37. Lecţii invăţate de IDSI ?
Iniţiere în Management IT
Lecţii invăţate de IDSI ?

38. Aforisme
”Dumnezeu îi ajută pe cei ce se ajută singuri” (Benjamin Franklin)
”Lumea este plină de binevoitori: unii doresc să muncească și toți ceilalți doresc să-i lase să o facă” (Anonim)

39. Domeniile managementului de proiect
Iniţiere în Management IT
Domeniile managementului de proiect

40. Project Management - Size of the Project
Iniţiere în Management IT
Project Management - Size of the Project
Classification
Work Effort (Days)
Probability of HR Turnover through Project Duration
HR Budget
Project Management Guidelines
Small
<50
Low to None
<$25,000
Basic
Medium
51–199
Low
$25,000– $150,000
Full
Large
200 +
>$150,000
Complex Large
>1 Year
High
>$1,000,000

41. Modelul de productivitate
Iniţiere în Management IT
Modelul de productivitate

42. Iniţiere în Management IT
Propuneri
Elaborare, implementare şi respectarea a unui plan de proiect (Orice proiect să fie plasat în Twiki (structura de documente))
Să se respecte triunghiul de aur
Să se respecte SDLC
Management al schimbarii – document standardizat

43. Mulţumesc pentru atenţie!
Iniţiere în Management IT
Mulţumesc pentru atenţie!